物业设施设备档案管理制度

　　设施设备档案管理制度

　　1 目的

　　对设施设备技术资料进行控制，确保设施设备的可追溯性。

　　2 适用范围

　　适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。

　　3 职责

　　3.1 工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。

　　3..2 工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。

　　3..3 各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。

　　4 操作步骤

　　4.1 技术资料的收集

　　4.1.1 新购设备技术资料的收集

　　4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时，工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。

　　4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料，工程技术部档案员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。

　　4.1.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。

　　4.1.2 新管理小区技术资料的收集

　　公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后，接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。

　　4.1.3 其他技术资料的收集

　　4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。

　　4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。

　　4.2 技术资料的存档

　　4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。

　　4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。

　　4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。

　　4.3 技术资料的使用

　　4.3.1 技术资料如有分发需要，应由工程技术部经理确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“技术资料发放表”。

　　4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料，必须出示部门负责人的批条，并经工程技术部经理同意。

　　4.4 技术资料的作废

　　4.4.1 符合作废条件的技术资料应予以处理

　　以下情况技术资料要进行作废处理:

　　a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止;

　　b) 已被淘汰的设备的技术资料;

　　C) 因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。

　　4.4.2 技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。

　　4.4.3 已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。

　　4.4.4 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章，同时填写“作废技术资料处理记录表”，并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。

　　4.4.5 因任何目的需要保留的作废文件，须经工程技术部经理批准后，加盖“保留”章后方可保留。

　　5 记录

　　技术资料发放表

　　技术资料登记表

　　作废技术资料处理记录表

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篇2：酒店设施设备管理制度：设备台账、档案资料管理制度

　　酒店设施设备管理制度：设备台账、档案资料管理制度

　　1.设备建立台账范围

　　凡价值在2000元以上，连续使用一年以上，安全寿命周期内都需要技术管理的固定资产，都应列入设备台账;

　　2.设备分类及编号应按照各部门设备功能分为七大类;采用五级号码制：

　　生活服务设备-S 信息设备-*

　　文娱保健设备-W 环境美化设备-H

　　保安设备-B 交通运载设备-J

　　其他设备-Q

　　设备编号说明：

　　(1)设备的统一编号即为各部门固定资产编号，为了统一方便，号码顺序从1开始(不从0开始);

　　(2)如有报废和调拨出部门，其编号应永久保留，并说明调出原因，不要用新购进或其他设备来填补报废设备的旧编号;

　　(3)设备的附件或附属设备不必另外单独编号，而可以在主机编号之后编附机号;

　　(4)每台设备都必须在明显处装订上固定资产编号或喷上编号;

　　3.设备管理类别划分原则及代号

　　(1)重点设备：用A表示;凡具备下列条件之一者，为重点设备：

　　a.负荷高、耗能大、连续性运行的设备;

　　b.对经营质量影响大的设备;

　　c.停机后，对经营及酒店声誉有严重影响的设备;

　　d.修理复杂程度高的设备;

　　e.备品、配件供应困难的设备;

　　f.出现故障或事故严重影响人身安全的设备;

　　g.对环境保护及作业有严重影响的设备;

　　h.单台(套)设备原值在五万元以上的设备;

　　例：锅炉、变压器、高低压配电设备、压力容器、大型制冷机组、大型空调设备、电梯等;

　　(2)重要设备：用B表示;凡具备下列条件之一者，为重要设备：

　　a.多班运行或开机时间长的设备;

　　b.需要经常或定期调整的设备;

　　c.故障停机对酒店经营有影响的设备;

　　d.故障频次多或停机时间长的设备;

　　e.有一定修理复杂程度的设备;

　　f. 配件供应周期长的设备;

　　g.对操业人员安全及环境污染有影响的设备;

　　h.单台(套)原值在一万元以上的设备;

　　例：各种泵、通风机、音响设备、灯光设备、计算机、运输车辆等;

　　(3)一般设备：用C表示;凡属下列情况之一的设备，为一般设备：

　　a.负荷低、开机时间短;

　　b.对生产、经营质量影响不大的设备;

　　c.修理复杂程度低或不维修设备;

　　d.故障停机不影响经营的设备;

　　e.不构成重点、重要设备的其他设备;

　　例：彩电、风机盘管、分体空调、窗式空调等;

　　4.设备台账内容

　　(1)使用单位：填写单位名称及酒店编号;

　　(2)管理类别：按上面的规定填写;

　　(3)设备名称：按设备铭牌填写;

　　(4)设备编号：按上面的规定填写;

　　(5)相关设备编号：填写与本设备相关设备的编号;

　　(6)固定资产编号：按固定资产账上填写;

　　(7)规格型号：按设备铭牌填写;

　　(8)总电功率：填写本设备需要的总电功率;

　　(9)制造单位：按设备铭牌填写;

　　(10)出厂编号：按设备铭牌填写;

　　(11)出厂日期：按设备铭牌填写;

　　(12)启用日期：填写实际投入使用的日期;

　　(13)安装地点：填写设备安装的具体地点;

　　(14)设备原值：按固定资产账填写;

　　(15)预计残值：按固定资产账填写;

　　(16)计提折旧：填写累提的折旧额;

　　(17)使用年限：填写预计使用的年限;

　　(18)设备现状：填写"在用"或"封存"、"闲置"、"报废"等;

　　(19)备注：填写其他需要说明的内容。

　　5.设备台账卡由工程总监/经理或项目主管填制，总监秘书负责保管存档。

　　6.设备情况发生变化，及时修正台账记录。

　　7.根据台账，定期对的所有设备进行盘查，做到账物相符。

　　8.设备技术档案管理

　　(1)所有重点、重要设备以及列入计划检修的一般设备，都应建立技术档案;特种设备技术档案的建立，应符合劳动管理部门的要求，按劳动局要求的格式建立，其他设备按和管理公

　　司要求建立;

　　(2)设备技术档案由工程总监/经理秘书负责收集、修订、整理立卷、归档和借阅;做到技术档案能及时、准确地反映设备的运行状况;

　　(3)应根据设备技术档案所记载的设备信息，及时分析、研究指导设备维护、检修及改造、更新。

　　9.设备技术资料管理

　　(1)酒店技术资料由工程总监/经理秘书负责收集、整理、核实、登记和保管，坚决杜绝资料散落个人手中的现象;

　　(2)设备技术资料应包括的主要内容：

　　a.设备选型及技术经济论证材料;

　　b.上级及领导批准购置的文件;

　　c.设备购置合同;

　　a.设备出厂合格证;

　　e.设备装箱单及开箱验收记录;

　　f.设备安装、调试记录及竣工图;

　　g.设备使用说明书及进口设备说明书中文译本;

　　h.设备图纸和备件图册

　　10.使用设备技术资料，使用部门一般使用复印件，如不便复印，可将资料归档后，经工程总监/经理批准，指定负责人，由使用者办理长期原件借用手续，存放于使用部门。

　　11.设备技术资料一般不送档案室归档(或将复印件送档案室归档)，存放于工程部技术档案柜。

　　12.资料档案的管理

　　(1)维护档案室的清洁环境和资料的保管环境;

　　(2)借还资料档案的手续清楚，送阅、交办的文件要及时，并有责任催办;

　　(3)文件、资料归档要及时，做到每月整理一次，每年清理一次，分门别类做好归档并做好记录;

　　(4)遵守保密规定，未经有关领导授权或批准，一切文件资料不得外传外借

　　13.资料档案的使用规定

　　(1)查阅资料档案应在档案室指定环境范围内进行，未履行借阅登记手续，任何人不得擅自将资料带离档案室;

　　(2)在使用资料档案时，使用人不得吸烟、喝水、吃食物，以免造成损坏;

　　(3)不得在资料档案上勾画、涂抹，不得对档案有撕损、剪切等破坏行为，必须保证资料档案的完好无损;

　　(4)资料档案在档案室外未被使用时，不得长时间摆放在桌面上，应及时放入专用档案柜中保存;

　　(5)未经许可不得擅自拍照、抄录、复印;

　　(6)借阅资料档案时间一般以一周为一个借阅期限，重要资料以一天为限，特殊情况应由部门总监/经理签署意见并注明使用时间，到期未还，管理人员负责催还。