行政办事中心会议大厦会议服务流程

　　行政办事中心及会议大厦会议服务流程

　　1、目的

　　为更好弛协助行政办事中心各部门做各项会议服务工作，明确内部各岗位工作职责，规范操作流程。

　　2．范围

　　适用于行政办事中心会务服务

　　3．职责

　　3.1部门经理全面监督会议、参观接待工作流程：

　　3.2分管经理助理负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作：

　　3.3客户服务中心

　　A．负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务部负责人安排落实并跟踪服务过程。

　　B．中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门／人(目前为行政事务科叶敏杰先生处)。

　　C．根据会议组织方要求联系落实会议用水(用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购)、用花、会标等代购事宜：

　　D．会后根据会议准备中产生的费用额，制作《行政中心会议费用清单》并附上发票交由会议组织方报销。

　　3.4技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作；

　　3.5安全部负责会场周边警戒，控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作；

　　3.6会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。

　　3.7清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。

　　4．会议／接待保密规定

　　4．I甲方的会务／接待内容不得向外界透露任何信息。

　　4.2会务／接待中产生录音、录象、文件资料，在会务／接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理；

　　4.3甲方有保密要求的会务接待，按甲方要求执仃。

　　5．会议场所分类及要求

　　5.1根据行政办事中心各类会议场所特点，现将各类会议场所分为A、B、C三类。

　　5.2分类要求：

　　A类(40座以下小型接待室、座谈式会议室)：各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心(TEL：2830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

　　B类(150座以下课堂式会议室)，各会议主办单位需至少提前半天致电客户服务中心(TEL,2830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

　　C类：戏院式会议厅(主楼203人会议厅、电视电话会议室、主楼一楼多功能厅、北楼500人会议厅)各会议主办单位需至少提前一天向机关事务局申报；由会议主办单位向机关事务局提出申请，并填写《租用会议室申请表》；客服中心凭机关事务局《租用会议室申请表》传真件要求，进行会议安排确认，确保会议室无重复安排，时间衔接合理：

　　如会场要求有大型喷画及特殊会场布置，客服中心应在第一时间通知机关事务局，并要求会议主办方将会场布置方案送机关事务局审批，方可安排施工；

　　u客服中心应向会议主办方确定服务要求及服务内容，填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。

　　u根据会议要求，机关事务局可免费提供主席台后绿色背景植物临时摆放。

　　u特别说明：物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水、电池、等代购代订服务。

　　6．方法和过程控制

　　6.1客户服务中心(或项目管理专员)：

　　6.1.1电话预定

　　当各办公单位通过电话进行会议预定时，客服中心值班人员(或专员)应要求会议组织方明确：

　　A会议时间B．会议地点C．会议组织单位D．联系人／电话E．会议主题

　　F．服务要求(含：会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、主席台摆位)等，根据以上要求填写《行政中心会议服务通知单》，如有代订、代购服务的，凭机关事务局《租用会议室中请表》传真件代订要求通知物业服务中心相关部门进行准备，同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。

　　代订、代购项目有：瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识(喷绘)、复印等。

　　6.1.2口头(书面)预定

　　A、当各办公单位直接与物业服务中心相关人员进行口头或书面预定时，接洽人员需及时做好相关记录或根据其书面要求补填写《行政中心会议服务通知单》并及时交客户服务中心进行通知落实。

　　B、东、西楼各客服助理接到工作人员会议预定，应在第一时间通知客服中心；由客服中心统一填写《行政中心会议服务通知单》、发布会议信息、通知相关责任人进行服务、东、西楼客服助理负责全程跟进。

　　C．客服中心接到东、西楼会议信息时，除按要求及流程安排外，应在第一时间通知相关楼栋客服助理跟进(会议大厦由客服助理安排，中心只记录信息进行发布)。

　　6.2工

程技术部：

　　接获会议通知后，应根据会议通知中设备方面的要求，提前对设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

　　如属C类会议，按以下流程进行：

　　1)空调设备

　　技术人员在会议前两小时开启相关会议室空调风柜；会议前一小时开启空调设备，视具

　　体情况提前开启其他必要区域的通道并视会场人数和温度加开主机和水泵。

　　2)会场照明设施

　　会议开始前一小时开启所有场地灯。

　　3)舞台灯光、音响设备

　　A)严格按照会议主办方要求进行调试，一股技术要求灯光开启不要太强或太弱。

　　B)严格按照会议主办方的要求稳固摆放麦克风，按照设备开机程序开启音响设备，并逐一调试每个麦克风音量，力求均衡无反馈声和嘈杂音。

　　C)根据会议主办方要求准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做好

　　标识。

　　4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

　　6.3安全部：

　　接获会议通知后，根据要求提前一小时开启相关区域门锁(详见《会议厅室使用管理规定》及责任范围内电源，包括：大堂、电梯厅等，安排人员在会议区域进行巡查，及时制止噪音及闲杂人员进出。

　　如属C类会议，按以下流程进行：

　　1)岗位设置

　　在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位。

　　2)标识指引

　　协助客服负责人摆放人员指引标识和车位导向标识。

　　3)现场控制

　　根据会议主办方要求控制人员出入，并对现场消防安全情况进行全面监控。

　　4)所有准备工作完成后．需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

　　6.4会务部：

　　接获会议通知后，及时到客户服务中心领取《行政中心会议服务通知单》，并根据要求进行准备。

　　如属C类会议，按以下流程进行准备：

　　1)现场布置

　　接获会议通知后，根据通知要求，提前组织人员清洁相关区域；并根据会议主办方要求，提前布置会场。

　　2)物资准备

　　根据会议人数，提前准备热水瓶、茶壶(两个)、茶叶、烟灰盅、纸巾、纸杯、托盘、毛巾(两条，大、小各一)等会务用品；并视会议、接待人数和主办方要求，摆放瓶装饮用水和水果等。

　　3)会务准备

　　在会议开始前，会务人员提前1小时到场准备茶水、摆好杯子，待宾主到场后即斟茶。

　　4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

　　7．记录表格

　　DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心会议服务通知单》

　　DGWY(行政中心)-G-04-F2《会议采购通知单》

　　DGWY(行政中心)-G-04-F3《会议费用清单》

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篇2：行政中心会议大厦会议服务流程

　　行政中心会议大厦会议服务流程

　　1．目的

　　规范会议大厦会议服务接待，满足会议组织方之要求，提升会议接待服务的效率和水平，最大限度内提高客户满意度。

　　2．适用范围

　　行政中心会议大厦会议服务

　　3．职权与职责

　　3.1部门经理或分管经理助理对会议大厦会议服务接待进行指导。对整个会议服务加以督察，并负责各部门间的统筹协调。

　　3.2会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴，并具体协调会议期间安全部、会务部、技术部及清洁分包方的分工协作和任务安排，且对每次会议服务进行总结以持续改进。

　　3.3技术保障部负责会议前后的灯光、音响、空调等设备的调试和运行，就会议组织方之要求提供技术支持和现场维护，确保各项设备正常工作。

　　3.4安全管理部负责外围指引(如外围无交警则须提供车辆指引服务)、门岗查验、现场巡查、地下车库指引及紧急事件处理，全面负责会议期间的安全保卫工作。

　　3.5会务部负责会议前的会场布置与会议准备、会议期间服务及会后清理工作。

　　3.6清洁分包方全面负责会场清洁卫生及周边区域的清洁清扫、花草养护及卫生清理工作。

　　4.会议大厦会议场所分类及用途说明

　　4.1主会场

　　接待450人一1200人的大型会议、晚会等。

　　4.2二楼报告厅

　　接待100-450人的报告会议、学习会议、讨论会议等。

　　4.3主席团会议厅

　　定向接待政协、人大常委会议。

　　4.4新闻发布会场

　　接待30-100人的中型会议。

　　4.5分组会议室(包括贵宾室、休息室)

　　接待30人以下的小型会议、接见会议等。

　　5、过程和方法控制

　　5.1会议大厦客服助理

　　5.1.1在接到机关事务局会务服务通知后，会议大厦客服助理应积极筹备，并应合理安排组织单位到相关会场参观。

　　5.1.2在机关事务局的许可下，会议大厦客服助理应详细说明该会场的布置、功能、费用、使用情况及我方所能提供的服务项目．使组织单位对该会场有所全面了解。

　　5.1.3经机关事务局书面确认同意后，会议大厦客服助理应在当天知悉会议组织方，并将该会议名称、组织单位、人数、会议时问与地点、联系人与联系电话等信息记录在《会议信息记录表》上(见附表一)。

　　5.1.4凡是经由机关事务局批准或其自行确定的会议，会议大厦客服助理应及时与会议组织方联系，就该次会议的技术、安全、会务、清洁及代办服务等具体要求进行了解，并详细记录在'会议大厦会议服务通知单》上(见附表二)。

　　5.1.5会议大厦客服助理制作完《会议大厦会议服务通知单》后，应至少提前2天通知安全、技术、会务、清洁部门。各部门在接到通知后·应马上组织人力、物力作好前期准备工作，若无特殊情况。各部门应于会议前l天准备就绪。

　　5.1.6会议开始前，会议大厦客服助理应到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况，如未达到《会议大厦会议服务通知单》所列之要求，应通知相关部门人员立即整

　　改，并将有关情况告知部门主管。

　　5.1.7会议期间，会议大厦客服助理应负责现场的监控、巡查和协调，及时处理现场急发事件·如属重大事件，应及时上报部门经理或分管经理助理，并通知各部门主管。

　　5.1.8会议结束后，会议大厦客服助理应统筹会场的现场清理工作，发现遗失物品

　　应及时与组织单位或当事人取得联系。同时，制作好《会议大厦会议费用确认单》(见

　　附表三)转组织单位责任人签字确认，以便事后追缴会议费用。

　　5.2技术保障部

　　5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后，应根据通知中技术保障方面的要求，提前对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

　　5.2.2各设备项操作流程如下：

　　1)空调设备

　　a、技术人员应于会议前1天作好空调设备的检修工作，确保空调设备能够正常运行；

　　b、会议当天，应至少提前1小时开启空调风柜及空调机组，并视具体情况提前开启其他必要区域的通道，

　　c、会议进行当中，应全程跟踪温控，保证室温适中，包括会场、休息室及周边过道等区域；

　　d、会议结束后，关闭所有空调系统，并对各设备进行例行检修。

　　2)会场照明设施

　　5.1.6会议开始前，会议人厦客服助理应到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况。如未达到《会议人厦会议服务通知单》所列之要求，应通知相关部门人员立即整改，并将有关情况告知部门主管。

　　5.1.7会议期间，会议人厦客服助理应负责现场的监控、巡查和协调，及时处理现场急发事件，如属重大事件，应及时上报部门经理或分管经理助理，并通知各部门主管。

　　5.1.8会议结束后，会议大厦客服助理应统筹会场的现场清理工作，发现遗失物品应及时与组织单位或当事人取得联系。同时，制作好《会议大厦会议费用确认单》(见附表三)转组织单位责任人签字确认，以便事后追缴会议费用。

　　5.2技术保障部

　　5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后，应根据通知中技术保障方面的要求，提前对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

　　5.2.2各设备项操作流程如下：

　　1)空调设备

　　a、技术人员应于会议前1天作好空调设备的检修工作，确保空调设备能够正常运行；

　　b、会议当天，应至少提前1小时开启空调风柜及空调机组，并视具体情况提前开启其他必要区域的通道，

　　c、会议进行当中，应全程跟踪温控，保证室温适中，包括会场、休息室及周边过道等区域；

　　d、会议结束后，关闭所有空调系统，并对各设备进行例行检修。

　　2)会场照明设施

　　a、技术人员应于会议前l天检查会场入口、出口、场内、过道、天顶等区域照明是否正常：

　　b、会议当天，应提前l小时开启所有相关区域灯光；

　　c、会议结束后，负责关闭所有照灯。

　　3)会场灯光、音响设备

　　a、技术人员应于会议前1天调试好所有灯光及音响设备，如发现故障，应及时排除或更换；

　　b、技术人员应严格按照会议组织方要求进行调试，并配合会议组织方技术人员进行各设备的调试和使用，并注意灯光的扭转方向避免破坏周边的舞台设施．如避免幕布被烤焦现象发生；

　　c、严格按照会议组织方要求摆放麦克风及其他设备，按照设备开机程序开启音响系统，并逐一调试每个麦克风音量，力求均衡无反馈声和嘈杂音，并保证各设各在会议期间的正常使用(如及时更换电池)。

　　d、根据会议组织方要求准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做

　　好标识，会后要根据会议方的要求对录音带进行保存或移交。

　　e、所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至会议大厦消防控制中心。由会议大厦消防控制中心值班人员进行检查核实。

　　5.2.3会议结束后，各设备技术人员应统计此次会议的技术物资损耗情况，并上报会议大厦客服助理·由会议大厦客服助理汇总物资损耗并计费于该次会议费用中。

　　5.3安全管理部

　　5.3.1收到会议通知后．应根据要求提前1小时开启相关区域门锁及责任范围内电源，包括：大堂、电梯厅、会场等，其作业标准为：

　　1)岗位设置

　　在原有岗位基础上根据会议通知要求

至少提前半小时增设相关警卫岗位，包括正门岗、东门岗、会场口岗、会场机动岗、巡查岗、地下车库岗、地下车库指引岗。

　　2)标识指引

　　协助摆放会场指引标识和车位导向标识。

　　3)现场控制

　　根据会议组织方要求控制人员出入及岗位查验，并对现场消防安全情况进行全面监控。

　　4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至会议大厦消防控制中心，并由消防控制中心当班人员进行检查核实。

　　5)会议结束后。应马上封闭会议现场，检查现场是否有物品、文件资料遗漏，并将有关情况及时上报消防控制中心及会议大厦客服助理。

　　5.4会务部

　　5.4.1其作业标准和流程分别为：

　　A、会议大厦主会场：

　　接到通知后，到仓库领取相关会议需使用物资。

　　会议前1个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开。

　　会议席摆水：

　　会议前一天将矿泉水摆到一楼会议席桌面，按实际参会人数摆放，如要用到楼座，将水放置于座椅扶手处即可。(如会议组织方要求不摆水或只摆某一部分，按其要求摆放即可)主会场主席台使用过滤茶水。

　　会议前一天摆放好会议签到台，签到台一般摆放在正门大厅的两侧，具体摆放方式及摆放地点按会议组织方要求进行；(签到台要求布置桌布及围裙)会议开始前一天摆放好公共区域的烟灰盅；

　　需摆放烟灰盅的区域包括正门与东门三个服务台、一楼主会场入口处附近、主会场两侧洗手间附近。烟灰盅用活动长条桌摆放，每张长条桌摆放三个，会议进行中由服务台会务人员负责更换，服务台台人员负责检查会议区域内洗手间纸巾准备情况；准备主席台茶水用具；(如主席台未安排座位席且主办方未要求供应茶水可不准备)会议开始前天将茶水用具摆放在舞台两侧准备好的长条桌上，物资包括水杯、杯垫、开水瓶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓；(物品准备数量根据与会人数而定)所有物资准备在主席台两侧临时茶水台；

　　会议前一个小时摆放主席台上茶杯及杯垫，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢；

　　主会场一般连同贵宾室或休息室一起使用，贵宾室服务流程见第五部分《分组讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》；

　　9)会议开始前1个小时礼仪岗及负责引导人员上岗：

　　10)会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水。然后加入适量白开水浸泡：

　　11)会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；

　　12)会议中加茶；一般为30分钟加一次，但需根据现场的实际情况灵活掌握；

　　13)会议结柬：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》：

　　14)清点并归还会务物资；

　　15)会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员。蓝色代表着普通会务服会务人员，黄色表示如需用到楼座需增加的会务人员)。日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

　　B、会议大厦报告厅：

　　1)接到通知后，到仓库领取相关会议使用物资；

　　2)提前1个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开；

　　3)会议用水；

　　会议前一天即应按照会议组织方要求将矿泉水放置在报告厅座椅扶手处；

　　会议前一天摆放好签到台；签到台一般摆放在二楼报告厅旁大厅，具体摆放方式及摆放地点按会议组织方要求进行；

　　公共区域摆放烟灰盅；

　　烟灰盅摆放的区域包括报告厅侧面休息处的茶几上，如与会人员较多可在报告厅周围摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰盅；会议进行中会务人员要及时更换；检查会议区域内洗手间纸巾准备情况：

　　主席台茶水用具：

　　会议开始时一个时将茶水用具摆放在二楼7号化妆间，物资包括水杯、杯垫、开水瓶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、自毛巾、小碟、水桶、垃圾篓：(具体物资准备数量根据主席台人数而定)席台上茶杯及杯垫：提前一个小时完成，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢：报告厅一般连同报告厅休息室一起使用，报告厅休息室服务流程见《分姐讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》：

　　会议开始前一小时礼仪人员上岗；

　　会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡；

　　开始倒茶：主席台人员就座后开始上茶(装8分杯足够)。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；

　　会议中加茶；一般为30分钟加一次，但需根据现场的实际情况灵活掌握；

　　会议结束：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资。及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》：

　　清点并归还会务物资；

　　会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。

　　日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

　　C、会议大厦主席团会议厅：

　　接到通知后，到仓库领取相关会议使用物资；

　　提前1个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开；

　　会议用水准各：

　　主席团会议厅全部使用过滤好的茶水，并于每个座位上摆放一个装满过滤好的茶水的小保温瓶；

　　会议开始前一天摆放好签到台，签到台一般摆放在二楼主席团会议厅门口的右侧(玻璃门台阶以下)，如会议组织方有特殊要求可作灵活变动；

　　公共区域摆放烟灰盅；如与会人员有此需要可在主席团会议厅门口右侧准备茶水用具；面(玻璃门外)摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰盅；会议开始前一天将茶水用具准备好。并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、小暖水壶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓、小推车；(具体物资数量根据与会人员的人数而定)会议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫，摆放好已装好茶水的小暖水壶，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢；

　　主席团会议厅一般连同秘书室一起使用，秘书室提前一个小时将门打开，检查清洁卫生后，随时作好茶水服务的准备。秘书室内提前准备好5张折叠椅；

　　会议开始前1个小时上岗礼仪人员上岗；

　　会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡

　　会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀

　　释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；

　　会议过程中不需要加茶，正门需要有服务人员随时准备提供服务；

　　将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》；

　　清点并归还会务物资；

　　会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。

　　日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

　　茶水准备

　　D、会议大厦新闻发布厅：

　　接到通知后，到仓库领取相关会议使用物资：

　　2)提前一个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开：

　　会议用水准备：

　　新闻发布厅的用水一般有两种方式：第一种为主席台提供过滤茶水，座位席发放矿泉水；第二种为全部席位都提供过滤茶水。

　　如果采用第一种方式，会务人员需存会议开始前_一天小时将矿泉水摆放在新闻发布厅

　　内窿椅扶手处，主席台的茶水提前15分种泡好，主席台人员就座后上茶。如果全部席位

　　用茶水，会务人员需按要求提前准备好茶水用具；

　　议开始前一天摆放好签到台：签到台一般摆放新闻发布厅门口的右侧(靠墙摆放)，

　　如会议组织方有特殊要求可作灵活变动；

　　公共区区、域摆放烟灰盅：

　　如与会人员有此需要可在新闻发布厅门外两侧摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰盅：

　　准备茶水用具；

　　会议开始前一天将茶水用具准备好，并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶

、垃圾篓：．

　　会议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢：

　　主席团会议厅一般连同秘书室一起使用，秘书室提前一个小时将门打开，检查清洁卫生后，随时作好茶水服务的准备。秘书室内提前准备好5张折叠椅：

　　礼仪人员上岗；会议开始前1个小时上岗：

　　会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡：

　　会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；

　　会议过程中每隔30分钟加一次茶；

　　会议结束：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》；

　　清点并归还会务物资；

　　会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。

　　日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

　　E、会议人厦分组讨论厅、贵宾室、休息室：

　　接到通知后，到仓库领取相长会议使用物资：

　　提前一个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将室内门、窗、灯打开，于会议开始前30分钟将窗关闭：

　　检查室内卫生情况：

　　会议用水准备：全部提供过滤茶水：

　　公共区区域摆放烟灰盅；分组讨论厅楼层内的公共休息区在会议开始前一个半小时摆放好烟灰盅及纸巾盒，每张茶几摆放2个烟灰盅、一盒纸巾，会议进行过程中由就近分组讨论厅的服务人员及时清理；

　　准备茶水用具；

　　会议开始前一天将茶水用具准备好，并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓；

　　议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢；

　　会议开始前一个小时检查会议区域内洗手间的卫生及纸巾放置情况并及时处理：

　　礼仪人员上岗：会议开始前1个小时上岗；

　　会议开始前十五分钟开始泡茶：将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡；

　　室内会务人员全部准备工作完成后到门口迎接与会人员；

　　开始倒茶：与会人员进入会议室开始倒(茶装8分杯足够)。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水：

　　会议过程中每隔30分钟加一次茶；

　　会议结束：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》；

　　清点并归还会务物资；

　　会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

　　5.4.2上茶水的顺序：

　　A、正式大会(特指设置主席台的会议)：按照先主席台后会议席，由前排至后排的总体原则上茶。

　　B、圆桌及讨论厅会议

　　1)内部会议。如领导集中坐一起，先给领导上茶，然后按照顺时针或逆时针方向上茶；如果没有明显的界限，从级别最高的领导开始，按照顺时针或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。

　　2)与来访单位会议。如果主宾分开，先客人再主人；如果主宾混坐，从级别最高的客人开始．按照顺时针方向或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。

　　3)与分承包方会议。如果甲乙方分开，先甲方再乙方；如果甲乙方混坐，从甲方级别最高领导开始按照顺时针方向或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。

　　5.5环境管理部

　　5.5.1部门主管在接到会议通知后，应组织人员于会议前1天做好规定区域清洁卫生。

　　5.5.2清洁区域应包括大厅、大厅至会场沿途路线、

　　会场、休息室、洗手间等，对地面、门窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席台、茶几、沙发、花盆、垃圾筒等应加以清理。

　　5.5.3会议结束后，应组织清洁人员清理会议现场

　　包括垃圾袋、饮用水瓶、花草、废纸、废物等，若发现顾客遗失物品或文件资料等应及时上报消防控制中心或会议大厦客服助理。

　　5.6质量记录表格

　　DGWY(行政中心)-G-05一F1《会议大厦会议信息记录表》

　　DGWY(行政中心)-G-05一F2《会议大厦会议服务通知单》

　　DGWY(行政中心)-G一05一F3《会议大厦会议费用确认单》

篇3：商务中心会议接待服务规程

　　商务中心会议接待服务规程

　　服务部门接到客户使用会议室通知后，应与客户保持不间断的联系并与其他部门协作，共同配合，直至会议结束。

　　一．会议前准备

　　1．服务清洁部：会议前2天确认会议，请客户填写会议接待委托服务表，书面通知公司其他部门。会议前1天布置会场，会务接待员做好引领工作。

　　2．工程部：会议前1天，确认会场所有设施、设备完好，包括灯光、音像、话筒、多媒体投影等。

　　3．保安部：会议前1小时，确保大厦道路畅通，安排好外来参加会议车辆的停放。

　　4．服务部：会议前1天清扫会场，并落实检查。

　　二．会议进行中

　　1．服务部：按要求不间断的茶水服务，随时处理会议期间突发事件。

　　2．工程部：负责会议期间一切设施、设备完好工作。根据会议进程，按要求播放音乐，调节灯光，控制气氛。

　　三．会议结束后

　　1．服务部：开门送客，整理会场主席台，向客户开具发票。

　　2．工程部：收集齐会场使用设备上锁保管。

　　3．服务部：清扫会场。

篇4：物业项目会议服务员岗位工作职责

　　物业项目会议服务员岗位职责

　　1.0岗位职责

　　1.1严格遵守物业各项规章制度。

　　1.2工作时禁止做与工作无关的事。

　　1.3工作时不得擅离职守，非部门经理批准不得外出。

　　1.4上班一律着工作服，佩带工牌，衣冠整洁。

　　1.5严格按照服务程序服务，标准使用托盘，检查会议室设施及安全防火隐患。

　　1.6工作期间不许接打私人电话。

　　1.7举止端庄，不得拉手、搭肩、插兜遇到宾客主动让路，出入电梯让客人先行。

　　1.8无论任何场所遇到任何人都要主动问好。

　　1.9严格遵守考勤制度，有事须提前请假，病假带病假条，不得无故旷工、迟到、早退。

　　1.10不得大声喧哗、追逐打闹、串岗聊天、占用公用物品或私自使用客人设备。

　　2.0职务描述

　　2.1负责向客户介绍会议场地及会议场所设备设施。

　　2.2接到会议单后根据客户要求进行布场工作。

　　2.3为客户提供相应的会议服务，除客户特殊说明。

　　2.4每日巡视会议室安全情况,及时准确地做好巡视记录.将巡楼过程中发现的问题及时通报各相关部门,进行处理。

　　2.5对客户提出的疑问及诉求做好解释、处理工作。

　　2.6每月做好会议服务帐单的结算工作并报公司财务部。

　　3.0工作内容及标准

　　3.1工作时间：8：３0-17：３0（工作时间要根据会议时间进行调整）

　　3.2提前十分钟上岗，做好准备工作。

　　3.3会议工作流程：

　　3.3.1准备工作

　　1)接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、会议人数及布置要求。

　　2)根据会议人数和要求，确定会议的台型，并按照客人要求摆场。

　　3)根据要求将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、茶杯、烟缸、纸、笔、小毛巾等）

　　4)检查台型是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全摆放符合标准。

　　5)将打印好的指示牌摆放在待定位置。

　　6)按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、投影仪等。

　　7)会议开始前半小时各准备工作完成（备好充足开水、调试音响、开启照明、控制空调温度）

　　8)开会前十五分钟在门口迎接客人。

　　3.3.2会议中服务

　　1)客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

　　2)先到达的客人入座以后提供茶水服务，会议人员到齐后送上小毛巾。

　　3)会议中通常每十五分钟为客人添加茶水、更换烟缸等，特殊情况可按客人要求服务。

　　4)会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

　　5)会议期间服务员要站于会议室门口，以便于随时解决客人会议中的服务要求直至会议结束。

　　3.3.3会议结束的收尾工作

　　1)会议结束服务员应站在门口，微笑着向客人道别。

　　2)客人离开会议室后，仔细检查一遍会场，看是否有客人遗忘的东西和文件等，烟缸内的烟头是否熄灭，会议室的设备设施是否有损坏，并做好记录。

　　3)将会议用具，设备设施整理好，关闭空调、电灯、门窗，并锁好会议室的门。

篇5：大厦(写字楼)会议接待服务标准

　　大厦（写字楼）会议接待服务标准

　　1.0目的

　　为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。

　　2.0适用范围

　　适用于大厦各类会议接待工作。

　　3.0职责

　　3.1客户部负责会议接待的具体实施。

　　3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；

　　3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；

　　3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；

　　4、程序

　　4.1会议的分类

　　根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。

　　4.2会议接待服务标准

　　1） 每天安排一名会议接待员于早上8：00上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。

　　2） 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。

　　3） 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。

　　4） 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；

　　5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。

　　6） 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。

　　7） 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；

　　8） 会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

　　9） 接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。

　　10） 会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。

　　11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。

　　4.2.2一类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）：

　　1) 会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预订会议人员联系，了解会议的需求，并要求对方在《会议物资需求表》、《会议费用结算表》中签字确认。

　　2) 按客户要求申购会议物资。

　　3) 申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。

　　4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

　　5) 按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。

　　6) 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；

　　7) 客户部主任或客户服务经理，必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

　　8) 如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。

　　9) 会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、《会议费用结算表》到我部收费员处开发票。

　　10) 将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到我司收到该费用为止。

　　4.2.3临时会议：

　　1) 接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。

　　4.3会议工作流程

　　4.3.1服务热线值班人员下班前将OA网上收*议的信息填写在《商务接待活动登记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。

　　4.3.2服务热线值班人员每20分钟对OA网进行临时会议信息的收集，并将新信息及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在《商务接待活动登记表》中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在《商务接待活动登记表》上。无语音、投影系统的会议不用填《会议接待设备准备工作表》。

　　4.3.3会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应将前一天的《商务接待活动登记表》、《会议接待设备准备工作表》交服务热线值班人员统一归档。

　　4.3.4服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，

　　5分钟内将《会议接待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。

　　4.3.5参观接待、二类会议、电视电话会议的

　　会议接待工作，应在管理中心发出通知后进行。客户部对接会议使用方，确定会议议程，转交弱电组、严格按议程准备及配合。

　　4.3.6领导日常办公会议、参观接待、二类会议及4电视电话会议，由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导发布信息。

　　备注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。

　　4.4弱电技术员的日常维护及会前准备

　　4.4.1原则：保证会议系统的设备正常运行

　　4.4.2措施：

　　1) 每周维护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估。

　　2）会议前半小时按照服务热线提供的《会议接待设备准备工作表》，对会议室会议系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，由会议接待人员进行复核。

　　3） 领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。

　　4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），进行最后一次试音”，验证会议系统。