金融中心(大厦)业主档案资料管理规定

　　金融中心（大厦）业主档案资料管理规定

　　1.目的：

　　规范业主档安资料的管理。

　　2.职责范围

　　2.1文员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

　　3.管理规定

　　3.1档案的文件材料，必须字迹清楚、真实、齐全。

　　3.2业主资料要及时归档，归档时要注意整齐，层次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得随意丢失。

　　3.3业主档案的内容包括：业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。

　　3.4档案资料属于保密文件，应妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印。

　　3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出，如遇特殊情况调出，须填写《文件借阅、复制记录表》，并督促借调人及时归还。

　　3.6档案的管理环境必须做到"三防"即：防火、防潮、防变质。

　　3.7日常档案资料检查中发现破损现象应立即进行修复处理。

　　质量记录：

　　1．《文件借阅、复制记录表》ZC-05/B05

编辑：www.pmceo.Com

篇2：花园业主档案管理标准作业规程(5)

　　花园业主档案管理标准作业规程（五）

　　1.0目的

　　规范业主档案的管理工作。

　　2.0适用范围

　　适用于客户服务中心业主档案的管理。

　　3.0职责

　　3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0程序要点

　　4.1业主档案内容。

　　4.1.1经业主签署后的《业主公约》。

　　4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　4.1.3《业主家庭情况登记表》。

　　4.1.4《物业分户移交验收单》。

　　4.1.5《业主证领用登记表》。

　　4.1.6《业主人住验房表》。

　　4.1.7《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

　　4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　4.1.9业主的有关证件复印件。

　　4.1.10业主产权确认登记（产权证书）。

　　4.1.11其他应保存的资料。

　　4.2档案盒（夹）的制作。

　　4.2.1根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　JCH-KH-业主档案：表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。

　　4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

　　4.3业主档案袋的制作。

　　4.3.1准备适量的26cm*34cm左右尺寸的档案袋。

　　4.3.2将写有"栋号、楼层号、房号"的标贴纸贴在档案袋封面上。

　　4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

　　4.6按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　4.7业主档案的跟踪。

　　4.7.1当发生下列情况变化时，客户服务中心队管理员应将变化情况记录在业主档案中：

　　a)通讯电话联络方式发生变化时；

　　b)业主发生更替时。

　　4.7.2业主档案跟踪管理，由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

　　4.7.3对产权发生变更的业主，管理处应及时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。

　　4.8业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。

　　4.9业主档案应永久保存。

　　4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。

　　4.11本规程执行情况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。

　　5.0记录

　　6.0相关支持文件

　　6.1《档案管理标准作业规程》。

篇3：小区(大厦)业主档案管理制度(6)

　　小区（大厦）业主档案管理制度6

　　1.0业主档案构成规定

　　1.1业主档案

　　1.1.1业主个人资料

　　1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

　　1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话

　　1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式

　　1.1.1.4 身份证件复印件

　　1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件（企业）

　　1.1.1.6业主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人办理收楼：委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成员资料(住宅物业)

　　1.1.2.1家庭成员姓名，各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式

　　1.1.2.3与业主关系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自联系方式

　　1.1.3产籍资料

　　1.1.3.1购房合同复印件

　　1.1.3.2房地产权书复印件

　　1.1.3.3房屋面积测绘资料

　　1.1.3.4收楼通知书

　　1.1.3.5收楼证明书及确认书

　　1.1.3.6收楼验收表

　　1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表

　　1.1.3.8钥匙托管书

　　1.1.3.9防火责任书

　　1.1.3.10精神文明公约

　　1.1.3.11业主(临时)公约

　　1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有)

　　1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则)

　　1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书

　　1.1.3.15房屋租任凭或转让协议

　　1.1.4物业使用资料

　　1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)

　　1.1.4.2单元物业使用记录

　　1.1.4.3单元物业维修保养记录

　　1.1.4.4单元物业维修派工单

　　1.1.4.5单元物业投诉记录

　　1.1.4.6各种业主委托书、授权书、申请书、保证书

　　1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件

　　1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照（企业）、税务登记证（企业）、法人代码证（企业）、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约)

　　2.0业主档案管理规定

　　2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理，客户主管负管理责任

　　2.2业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存

　　2.3业主档案应按照《业主档案构成规定》逐步安善内容

　　2.4业主档案应保持完整、准确并及明更新

　　2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜，且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蚀等安全措施

　　2.6 对业主档案的保管要按照"栋号、楼层号、房号"先后顺序进行编号、分类、集中存放

　　2.7业主档案的顺序登记在与内容有关和〈业主楼案目录〉中，按照〈目录〉依次排列存放管理

　　2.8对保管的业主档案进行登记造册、编号，每月检查一次，发现缺少应立即查找，并确介档案的完整性

　　2.9建立业主档案移交制度，交接双方应共同清点并签字留据

　　2.10业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时，应将变化情况及时记录在业主档案中

　　2.11业主档案属绝密档案，任何人不得外泄。特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经客户主管办理手续生方可查阅

　　2.12业主档案应永久保存，并注意适时更新

　　2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于)：业主个人资料、家

庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等

　　2.14违反本规定，视情节处以10-100元处罚，造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重处罚

篇4：赛迪大厦业主档案管理规程

　　赛迪大厦业主档案管理规程

　　1．目的

　　建立健全业主档案,掌握用户动态，便于用户管理与针对性服务。

　　2．范围

　　适用于赛迪大厦内所有用户的档案管理。

　　3．职责

　　3.1客务主管负责客户档案的建立与管理。

　　4．程序

　　4.1用户档案内容

　　4.1.1入驻资料

　　A.用户姓名、单元号及其他有关资料；

　　B.用户签字的《赛迪大厦业主公约书》副本；

　　C.用户其他资料复印件。

　　4.1.2迁出资料

　　业主、搬迁登记单。

　　4.2客户档案管理

　　4.2.1用户由物业部上门办理入驻登记，并向业主（用户）提供《赛迪大厦业主公约书》及《用户手册》等文件。

　　4.2.2客务主管与用户签定《管理公约书》。

　　4.2.3客务主管将各种资料按顺序编号登记在《卷内文件目录》。

　　4.3用户档案的保管及查阅

　　4.3.1用户档案分入驻档案及迁出档案，按统一编号存放。

　　4.3.2文件柜钥匙由客务主管保管。

　　4.3.3用户档案只允许赛迪大厦管理人员查阅。

　　4.3.4查阅人必须进行登记后方可查阅。

　　5.监督执行

　　由物业部经理监督执行。

　　6.支持性和相关性文件

　　JC/ZY4.9-0406-1998(1)《管理公约书》

　　7.质量记录及表格

　　JC/JL4.5-0103-01-1998(1)《卷内文件目录》

　　JC/JL4.5-0103-02-1998(1)《档案查阅登记表》

　　JC/JL4.5-0103-03-1998(1)《赛迪大厦用户档案目录》

　　JC/JL4.5-0103-04-1998(1)《用户档案》

　　JC/JL4.5-0103-05-1998(1)《赛迪大厦业主（用户）情况统计表》

　　JC/JL4.9-0402-01-1998(1)《用户迁出登记单》

篇5：业主档案管理标准作业规程(6)

　　业主档案管理标准作业规程（六）

　　1.0目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

　　3.0职责

　　3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0程序要点

　　4.1业主档案内容

　　4.1.1　经业主签署后的《业主公约》。

　　4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　4.1.3《业主家庭情况登记表》。

　　4.1.4《钥匙领用登记表》。

　　4.1.5《业主证领用登记表》。

　　4.1.6《业主入住验房表》；

　　4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

　　4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　4.1.9业主的有关证件复印件。

　　4.1.10其他应保存的资料。

　　4.2档案盒（夹）的制作

　　4.2.1根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　╳╳╳--╳·╳--S·W-业主档案：表示物业管理有限公司╳╳管理处公共事务部管理的业主档案。

　　4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

　　4.3业主档案袋的制作

　　4.3.1准备适量的26cm╳34cm左右尺寸的档案袋。

　　4.3.2将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。

　　4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

　　4.6按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　4.7业主档案的跟踪

　　4.7.1当发生下列情况变化时，公共事务部管理员应将情况记录在业主档案中：

　　通讯电话联络方式发生变化时；

　　业主发生更替时。

　　4.7.2业主档案跟踪管理，由公共事务部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

　　4.8业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅需报管理处经理批准，经公共事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

　　4.9业主档案应永久保存。

　　4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　4.11本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

　　5.0记录

　　《业主档案目录》

　　6.0相关支持文件

　　《档案管理标准作业规程》