物业项目业主信息管理制度(3)

　　物业项目业主信息管理制度（三）

　　1、管家负责区域内业主服务档案的收集、汇总、信息更新；

　　2、管家助理负责统计每日业主领房、入住、整改、装修备案、服务信息的整理并录入物业管理软件，集中交房起六个月内每周、之后每月以“信息简报”的 形式通报各部门；

　　3、业主的信息以纸质和电子档案形式存放于管家助理处，专人保管。其中， 电子文档必须设密码，不得拷备，纸质文档不得复印。

　　4、 管家必须将负责区域内业主的电话保存至工作手机内， 信息保存时需有房 号、业主姓士尊称等信息。管家可以获得各自分管区域内的纸质业主档案。工作 手机必须设置信息加密功能，以免手机丢失外漏业主资料。

　　5、监控室预留一份业主清单，供外来人员来访时联系之用。该业主清单只有 房号及业主姓名二项信息。

　　6、所有纸质档案受控发放，管家部由管家领用，监控岗由礼宾部主管领用。

　　7、管家岗位调、离职时，纸质档案收回，工作手机收回，由管家部主管负责 监督交接。

　　8、监控岗人员调、离职时，纸质档案由礼宾部主管负责监督交接。 注： 业主档案管理及归档要求， 详见公司质量体系文件中 《业主档案管理规程》 。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：业主入住手续办理规程(3)

　　业主入住手续办理规程（三）

　　1、目的

　　为业主快速、有序地办理入住手续。

　　2、适用范围

　　适用于规范业主入住手续的办理。

　　3、操作人员及技能要求

　　3.1操作人员：客服主管，接待主管，水、电维修工。

　　3.2技能：经过物业公司专项培训合格后方可上岗。

　　4、作业频度

　　工作时间内，随到随办

　　5、工作标准

　　快速、准确、有序、及时

　　6、作业指导

　　6.1客服主管负责接待，查验业主提供的资料：入住通知书、领钥匙单、购房发票原件及复印件、购房合同原件及复印件，身份证原件及复印件（非业主人员另需业主书面委托书及双方身份证原件、复印件）及其他有关有效证件。

　　6.2核对正确无误后，请业主填写《业主基本情况登记表》，签订《管理规约》、《前期物业管理协议》，若业主同时办理装修手续的情况下应填写《装修申请表》、《装修保证书》、《消防安全责任书》、《房屋装饰装修管理协议》，并负责将双方签字确认过的《前期物业管理协议》、《房屋装修管理协议》各返还业主一份。

　　6.3发放《住户手册》、《房屋装修装饰管理规定》、《使用说明书》和《质量保证书》。

　　6.4接待专员负责预收3-6个月物业服务费，并开据相应的票据。

　　6.5客服主管发放钥匙、图纸等资料，业主在《物品发放登记表》上签字。

　　6.6客服主管及水电维修工协同业主验收房屋

　　6.6.1抄写水、电、气表读数。

　　6.6.2电工陪同业主一一验收室内各项配电设施，发现问题客服主管认真作好记录并负责协调处理。

　　6.6.3由水工负责冷、热水管试压试验及闭水实验，按照国家标准执行，确保试压合格及下水畅通。

　　6.6.4客服主管陪同业主对房屋土建进行全面验收，发现问题，作好记录并协调处理。

　　6.6.5由客服主管告知业主有关注意事项。

　　6.6.6由业主在《验房表》上签字，并书面记录存在的工程问题。

　　6.7将领钥匙单、业主基本情况登记表、前期物业管理协议、业主公约、验房表、房屋装修管理协议、装修申请表、装修保证书、消防安全责任书、业主身份证复印件（被委托人身份证复印件及业主书面委托书）、照片、发票复印件、合同复印件等分类、归档。

　　6.8接待专员将业主档案输入电脑，以备查询和费用收取工作。

篇3：小区业主入住指南(3)

　　小区业主入住指南（三）

　　一、请您持《入住通知书》、正式购房合同、购房人身份证原件、照片、购房人书面委托办理收房事宜的委托书原件、被委托人身份证件原件以及所有与购房有关的票据到开发商指定地点办理验证、交纳房屋尾款和委托办理"两证"事宜，领取《交房通知书》。

　　二、请您凭《交房通知书》到现场物业管理处签定《前期物业管理服务协议》，签收入住资料，并仔细阅读《住户手册》、《装修指南》等小区物业管理有关规定；同时，按有关规定缴纳物业管理各项费用后，领取房屋钥匙。

　　三、领到钥匙后，物管人员会陪同您检查、验收房屋及其设施配件的完好情况、确认水、电、气表底数。对检查中发现的问题由物管人员反馈开发公司，并督促其尽快整改完善。

　　四、整改完善期间，如果您不能到场，可委托物业管理处督促开发商整改完善；完工后，物业管理人员会对施工质量进行检查；检查合格后，管理处会立即通知您到场验收，双方签字确认。

　　五、入住后，如果您需要对房屋二次装修，在动工前，须按政府有关规定与物业公司签订《房屋装修管理服务协议》；并按照相关规定办理二次装修手续。届时敬请装修施工人员仔细阅读、严格遵守本小区《业主临时公约》、《住户手册》、《装修指南》有关规定。

　　六、您乔迁新居前，如有不便请提前通知管理处，我们会为您乔迁提供必要的帮助和配合。

　　搬家过程中，请监督搬运人员勿粗心大意，避免损坏公共设备设施，并请在搬运后，将包装废弃物自行清理干净，维护公共部位的整洁。

　　欢迎您入住新居，并为您提供良好的物业服务！

　　业主办理交房入住手续流程图

　　在开发公司办理交费手续

　　在物业公司办理收房手续

　　业主报修流程（保修期）

篇4：新城小区业主使用人服务和管理措施

　　新城小区业主及使用人的服务和管理措施

　　1业主档案、业主投诉的管理模式

　　●业主档案管理模式

　　a、收集业主和住户的档案必须基于工作管理的需要，它包括有关交房资料、房屋产权、身份证明、家庭成员情况以及其它各方面。为了方便管理，以上资料必须收集完整。

　　b、资料收集完整后，由管家（客服助理）录入"物业管理软件"中，建立"住户档案资料"。

　　由公司网管分配物业管理软件的使用权限，原则上客服经理和客服助理可调阅住户档案资料。其余人员无此权限。

　　C、在业主和住户资料的保存期间，由客服助理经常对业主和住户的个人资料进行及时更新，

　　确保内容准确。这项工作应当由客户服务中心作为每年业主/住户资料更新的特别项目来完

　　成，或随时由指定的资料管理员或者相关人员进行。对于过时的资料（比已搬离的业主和住

　　户的资料），其保留时间不超过三年保存期。

　　c、对业主和住户资料应当采取严格的保密措施，只允许客服经理或客服助理查阅业主和住

　　户的档案资料。档案资料必须通过人工操作和电脑操作系统严格管理。

　　d、业主和住户本人有权了解由指定授权人负责保存的各种个人资料及其目的。

　　●业主投诉的管理模式

　　为及时有效地处理业主和住户的投诉和意见，持续改进并提高服务质量，客户服务经理将具体负责此项工作。

　　业主投诉管理流程图：

　　否　是

　　2业主入住手续的办理

　　我们以流程图的形式做说明：

　　3针对其它服务对业主的管理制度

　　●代理业户办理产权证的管理规定

　　●代理业户出售、出租的管理规定

　　●代理业户出席业主委员会的相关规定

　　●关于**号业主出租的财务报告（**年度）

　　●出租房产的定期检查制度

　　●出售、出租房产的法律援助规定

　　●其它管理制度

篇5：小区业主入伙办理作业指导书(4)

　　小区业主入伙办理作业指导书（四）

　　1.0目的

　　通过对业主入伙时各项工作进行明确分工，确保业主入伙时各项手续能顺利办理，使业主满意。

　　2.0范围

　　适用于**居小区业主入伙工作的管理。

　　3.0职责

　　3.1管理处主任全面负责业主入伙的各项组织工作。

　　3.2管理处主任助理负责接待、引导业主办理入伙手续，落实各项工作。

　　4.0作业工具

　　无

　　5.0作业准备

　　5.1准备相应表格，请业主填写并签章：《业主公约》、《治安消防责任书》、《业主、住户成员登记表》，并请业主签署《委托银行代收费用合同书》。

　　5.2准备相应资料提交给业主：《业主公约》、《装修申办程序及注意事项》等。

　　6.0作业内容

　　6.1业主入伙

　　6.1.1接待人员需审核并复印留存以下资料：

　　1）入伙通知书（留存原件）；

　　2）房产证或房地产买卖合同并留存复印件（附所购物业红线图）；

　　3）如属个人买卖，应提供业主身份证或护照，留存复印件；

　　4）如属企业购买，应提供营业执照（留存复印件上加盖企业公章），如法人代表亲临办理，应提供法人代表身份证或护照；

　　5）如属业主或企业法人的代理人，应验证其身份证或护照（留存复印件）及授权委托书（留存原件）。

　　6.1.2入伙手续办理

　　1）填写《业主基本情况表》；

　　2）签署《业主公约》及《治安消防责任书》；

　　3）签署《委托银行代收费用合同书》；

　　4）发放《业主公约》、《装修申办程序及注意事项》；

　　5）收集业户上述入伙资料，建立档案并妥善保管，档案内容应包括：《入伙通知书》、《房地产买卖合同》（复印件）或《房产证》（复印件）、《红线图》、身份证复印件、《收楼验收表》、《收楼书》、《治安消防责任书》、《业主基本情况表》、《业主公约》。若业主为企业单位，还需提供；企业法人营业执照复印件、法定代表人证明书、法人授权委托证明书、经办人身份证复印件。

　　6）如业主产权转让后新业主入伙，不须提交入伙通知书、红线图，并无须收楼发放钥匙。其他均参照1）~5）办理。

　　6.2业主特约代办服务

　　如业主需要管理处提供已开设的特约、代办服务项目（如私家花园绿化养护、泳池养护），则管理处主任助理应与其签订养护协议，并安排提供服务。

　　6.3业主入住

　　6.3.1当业主提出入住请求时，管理处主任助理应审核业主的入住资格，包括有关业主的证明文件、入伙手续是否办理齐全。

　　6.3.2若审核具备入住条件，管理处主任助理负责业主入住的具体工作安排，包括与业主商定入住时间、物资的搬运及放行、水电的供应等，维修组、保安队、保洁员应全力配合入住工作。

　　7.0相关文件

　　《业主公约》

　　《治安消防责任书》

　　《业主、住户成员登记表》

　　《委托银行代收费用合同书》

　　《装修申办程序及注意事项》

　　《**居绿化养护协议》

　　《**居泳池养护协议》