商务大厦会务管理程序

　　商务大厦会务管理程序

　　1会议服务工作内容；

　　1、会议服务工作2、VIP服务工作部分；3、总台服务工作。

　　1.1会议服务工作部分的三个步骤：

　　一、会前准备。二、会议服务。三、会后清洁工作。

　　1.2VIP服务工作部分的三个步骤：

　　一、准备工作。二、服务工作。三、收尾清洁工作。

　　1.3咨询台服务工作部分的三个步骤：

　　一、开档工作。二、服务工作。三、收尾工作。

　　2会议服务工作部分

　　1会前准备

　　1、务员要掌握当天所有会议时间、会议地点、会议要求、会场布置、会议参加人数等会议细则。

　　2、服务员在会议预定时间1小时前到岗，并复查会议室内的卫生及会议室布置是否符合要求。会议桌面的物品铺设，地面清洁程度，衣帽服务设备，工作台的布置等都是检查的内容。

　　A、会议桌稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无灰尘、无污迹。

　　B、桌布及围裙清洁平整无污迹。

　　C、椅子稳固、完好、无变形、无破损、无灰尘、无污迹。

　　D、地面无破损、无污迹、无异味。

　　E、衣帽车清洁无灰尘，衣架摆放整齐一致。

　　F、工作台摆放位置合理。

　　G、物品铺设整齐完全符合会议要求。

　　3、检查会议室的设备、灯光等情况，如有问题应及时汇报并由咨询台服务人员通知工程部进行修理。

　　A、会场温度以保持22摄氏度-24摄氏度为宜。

　　B、会议要求使用的设备到位，并摆放合理。话筒线、电线等无妨碍客人行动，否则立即联系工程部加以解决。

　　C、会场内灯光按会议要求开启，无损坏、无闪跳，如有问题应及时向领班汇报，并填写工程维修单送工程部，由工程部加以解决。

　　4、检查铺台及物品准备是否规范。

　　2会议服务

　　1、会议开始前30分钟服务员应站立于会议室门前迎候客人。客人进入会议室时，服务员应面带微笑并主动打招呼和拉门，指引客人入场。会议服务要求：态度好、效率高、服务周到规范化。当客人陆续到达会场后，服务员开始服务。

　　A、倒水时服务员站立于客人的右后侧。将水杯放于桌上，用右手为客人倒水，若需要拿取杯子，则应捏于杯子的底部。水的量应保持与杯口有1-1.5cm的距离。

　　B、在为客人倒热茶时，服务员应左手提热水瓶，站立于客人的右

　　后方，向所要服务的客人进行示意后，轻拿起杯子在客人身后倒水。

　　C、如有毛巾服务，应注意将热（冷）毛巾置于毛巾篮中，用托盘从客人的右方送上，放于客人右侧的桌面上。

　　D、服务员要主动提供衣帽服务。

　　2、会议进行时，服务员应站立在门外，面朝客人进入会场的方向。以解决会议期间会议室发生的突发问题。要求：服务员要采用标准的站立姿势，面带微笑并主动向过往的客人及酒店工作人员主动问好。

　　3、特别注意要主动了解客人的需求。

　　4、在会议过程中，每隔15分钟左右，服务员进入会议室为客人倒水、调换烟缸。

　　5、在客人会间休息期间，应主动为客人打开会议室的门。

　　6、午间休会，须进行会场整理工作。

　　7、撤换会场中已经使用过的矿水、水杯等。

　　8、换或添加纸、笔。

　　9、换会场中的毛巾。

　　10、不得随意乱动客人物品。

　　11、在结束整理工作后，为客人锁上会议室的门，等待会议客人到达时再开门。

　　12、通常情况下，客人采用自助形式，服务人员要主动清洁桌面，使用托盘收取咖啡杯等器皿。

　　13、议结束时，为客人打开会议室的门。

　　14、客人仍在本酒店用餐的，服务员应主动热情地指引方向。

　　15、发现客人有遗忘的物件应及时上交于协调员。

　　3会后工作

　　1、去所有脏杯子和矿水瓶等物品，将需进行清洗的器皿交由会议后勤组处理。

　　2、检查台布、台裙，发现有污迹，要及时更换。

　　3、通知会议后勤组拆除台型。

　　4、通知清洁部的PA组进行会场清洁工作。

　　5、及时检查会场硬件设施是否完好，如有问题，向协调员汇报。

　　6、配合物保员做好物品的领用，归还，外借以及物品盘点工作。

　　3总台服务工作部分

　　1、开档工作

　　1.1早上8：30到岗

　　1.2要做好开门、开灯工作。

　　A、同时开启会议室的两扇门，无会议的会议室不需开。

　　B、参观所有会议室只需开启筒灯。

　　1.3行区域的卫生工作。

　　总服务台的卫生清洁。

　　A、服务台稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无脱落、无灰尘、无污迹。

　　B、橱门内与抽屉内整齐无不需要的物品，无垃圾灰尘。

　　C、桌面无污迹，无多余及枯萎的插花。

　　D、检查总服务台对面的沙发、茶几、和周围墙面的清洁；检查公共电话亭的清洁；检查公共场所地毯的清洁程度。发现问题用《内部工作流转单》及时通知物业PA进行整理。

　　2、服务工作

　　1将对外开放参观的会议室打开，并检查清洁卫生工作。

　　2在工作期间时刻注意公共区域内杂物并及清理，保持会议区域的清洁。

　　3检查走道灯和会议室内设备及灯的损坏情况，如有损坏，应报工程部维修。

　　4总台服务人员服务期间，要保持标准的站姿。

　　5见到客人及物业工作人员要主动微笑并问好。

　　6客人进行询问时要耐心讲解，决不可向客人说"不"，需协调的各项事宜可向领班汇

报。接听电话时要用规范语言。要求：接听快、态度好、业务熟、准确无差错。

　　7因工作需要要离开总台，须将台卡翻至"请稍候"，需离开10分种以上必须向协调员或当班主管请示。

　　8负责在总台上放置会议中心宣传资料架并负责领放资料。

　　9用餐时间由协调员具体安排。

　　3、收尾工作

　　3.1下班之前服务人员应将所有会议室的灯、门关闭。

　　3.2收电话和钥匙，发现地毯有污迹通知物业部PA组在夜间清洗。

　　3.3及时整理总柜台内的垃圾桶，并套好干净的垃圾袋。

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篇2：安防部会务理论学习技能培训演练管理规定

　　安防部会务、理论学习、技能培训与演练管理规定

　　a.每周组织一次部门会议,总结一周工作情况,公布奖罚决定,布置工作重点与任务；

　　b.安防部每周组织一次理论学习，学习公司规章制度、案例、法律知识、业务技能及本部门的补充规定；

　　c.每周一次队列、步伐及体能训练，时间不少于1小时，本部门进行细化规定；

　　每月组织一次军体拳或擒拿格斗训练，遇重要节日活动时视情况增加训练次数与强度；

　　d.每半年组织一次消防演练，包括灭火器的使用，紧急疏散等。

篇3：接待和会务管理工作座谈会讲话

　　在接待和会务管理工作座谈会上的讲话

　　同志们：

　　为了认真传达贯彻全市接待工作会议精神,回顾总结我区接待和会务管理工作，研究探索新形势下接待和会务管理工作的规律特点，进一步提升我区接待和会务管理水平,使之与建设“一区三基地”的目标要求相适应，管委会决定召开全区接待和会务管理工作座谈会。朱主任对这次会议很重视，亲自到会并要作重要讲话。下面，我主要就做好接待工作讲三点意见。

　　一、肯定成绩，增强信心，充分认识做好接待工作对推进我区各项工作的重要作用

　　接待工作是一个地区社会、经济、人文、地理等资源优势的综合体现，是经济社会发展水平的整体反映，是当地文明建设的微缩景观。东钱湖旅游度假区成立以来，区党委、管委会高度重视接待工作，在完善机制、配备人员、理顺关系、提供保障等方面都给予了重点倾斜。负责接待工作的同志紧紧围绕开发建设中心，着眼区域特点,充分发挥接待工作的窗口、桥梁作用，着力提高接待能力与水平，较好地完成了各项接待任务。

　　一是服务大局，促进了东钱湖的开发建设。随着我区基础设施不断完善,功能项目不断增加,区域的影响力不断提高，来东钱湖的领导和客人越来越多。作为承担礼仪、交际、公关职能的接待系统，坚持从为党委、管委会中心工作服务的大局出发，以认真、严谨、周到的服务，精心安排好每位领导和来宾的吃、住、行，细致落实好每批领导和来宾的调研点、考察点和游览点，既让领导和来宾在有限的时间内，尽可能多地了解到了东钱湖的自然风光、文化底蕴和开发优势，同时又保证了领导和来宾有时间、有精力、有愿望、有针对性地指导、帮助和支持我区的开发建设。一般地说,上级领导视察考察后,都会对我们区开发建设的宏观问题和具体困难提出指导性意见。如“一区三基地”的目标定位就是市政府主要领导来我区调研后提出的，为我区今后的发展指明了方向。

　　二是发挥职能，展示了东钱湖的良好形象。据统计，20**年，我区公务接待任务共187批3480人次，其中省部级以上领导带队的有43批368人次;20**年，公务接待任务共203批4100人次，其中省部级以上领导带队的有27批910人次;20**年1--6月，公务接待任务共156批3100人次，其中省部级以上领导带队的有27批450人次。从以上统计可以看出，我区的公务接待任务呈逐年上升的趋势。在完成接待任务的过程中，无论是参与接待的领导，还是各部门具体从事接待的同志，都自觉从展示东钱湖、宣传东钱湖和推介东钱湖的目标出发，把接待工作作为连接内外的“第一窗口”和“第一形象”，注重凸显接待工作的区域特色、时代特征和文化内涵，集中展示了我区干部群众的精神风貌和文明程度，反映了我区的经济社会发展水平，体现了我区历史文化和特征优势，展现了东钱湖人民热情、好客、文明的良好形象，圆满完成了包括接待党和国家领导人在内的不同层次和规格的接待任务。同时，我们还成功参与了宁波市组织的旅洽会、浙洽会、服装节等重大活动的接待工作，在展示东钱湖的同时,为宁波市赢得了荣誉。

　　三是构建平台，加强了东钱湖与各方的交流。接待工作是送上门的工作，抓住机会，提供优质服务，可以与省内、国内乃至世界范围内经济、科技、文化、教育等方面的专家学者建立起广泛的联系，创造出丰厚的经济效益与社会效益。为了加强与各地专家学者的联系，我区接待部门和接待人员迎难而上，勇于创新，主动工作，较好发挥了接待工作聚集人气“操作台”、招商引资“立交桥”和对外联系“高速路”的作用，积极为我区与其他地区特别是旅游区开展情况交流、信息沟通和增进联系创造了条件。不少投资商就是通过接待看到了区域优势、政府诚信，确定将项目落户在了东钱湖。

　　总之，我区的接待工作经历了一条接待硬件从简到全、接待队伍从无到有、接待任务从轻到重、接待水平从低到高的不平凡过程，取得了显著的成绩，成为了加快推动我区建设和发展一项不可或缺的重要工作。接待工作成绩的取得，既是区党委、管委会高度重视的结果，也是接待系统的同志协同努力的结果。值此机会，我代表区党委和管委会，对在接待工作中积极努力、做出贡献的同志们表示诚挚的感谢!

　　同时，我们也应该清醒地看到，在我区的接待工作中，也存在不少薄弱环节和问题，例如接待机制不够完善、接待管理不够规范、部分接待人员素质不高等等,这些问题都或多或少地影响了接待功能的发挥,甚至影响了区域的形象，需要我们作为提升旅游品质工程的重要内容认真加以改进。

　　二、大处着眼，小处入手，不断提高接待能力和水平

　　接待工作不是全局但事关全局，不是中心却影响中心，是党委和政府工作的重要组成部分。接待工作的重要地位，对我们旅游度假区性质的单位来说，尤为明显。如何才能做好接待工作呢?朱主任结合我们旅游度假区的实际，提出了“文明、规范、节俭”的目标要求。落实朱主任的要求，希望大家要重点强化“六种意识”。

　　一要强化政治、大局意识。公务接待工作是政治性、原则性很强的工作，不仅关系到东钱湖的工作全局，而且可能影响到全市乃至全省更大区域的工作。接待系统的每位同志一定要跳出接待工作就是迎来送往的思维定势，自觉从维护东钱湖和宁波市形象、实现领导决策意图、服务中心工作的全局高度，认真完成好每一项接待任务。特别是对一些重要的接待任务，尤其要善于从政治的角度来分析思考问题，强化政治敏锐性和严肃性，细致把好警卫、保密、健康、安全等每一个环节，确保接待优质高效、安全文明、万无一失。

　　二要强化规范、创新意识。做好接待工作规范是基础，创新是动力。讲规范，就是要按照上级的有关规定要求，进一步统一经费管理，统一接待标准，统一协调指挥、统一调配人员等，促进接待工作制度化、规范化。讲创新，就是要积极借鉴其他地区公务接待的经验做法，通过创新与完善，探索出一条既彰显东钱湖特色，又与时代同步的接待工作新路子。根据市委办公厅《关于进一步规范和改进党政机关国内公务接待工作规定》,管委会办公室起草了《东钱湖旅游度假区公务接待管理办法(征求意见稿)》，明确了公务接待的组织机构、适用范围、基本要求、工作程序、接待标准、报销程序等问题，请各部门认真审阅讨论，提出修改意见，办公室综合修改后提交主任办公会议审议。

　　三要强化服务、奉献意识。服务是接待工作的本质，接待工作做得好不好最终要通过服务的质量和效果来体现。每位接待人员要牢固树立全心全意为客人服务的思想，自觉把为来东钱湖的领导和来宾提供优质高效、安全文明的服务作为目标追求，针对不同客人年龄、性别和工作特点，开展主动服务、超常服务、个性化服务，并确保每一项服务都做得扎扎实实，一丝不苟。

　　四要强化细节、实干意识。细节决定成败，实干决定结果，接待工作尤为如此。拟制方案、衔接协调、陪同考察、安排食宿等，每个环节都要细致、全面、不留死角，事前踩点、踏勘现场和事中安全保卫等，要做到眼见为实、耳听为虚、现场落实、加强检查。接待工作是一项非常辛苦的工作，接待人员必须要有吃苦受累的思想准备，培养埋头苦干、任劳任怨的作风，切忌遇事想当然、做事讲浮夸、做表面文章。

　　五要强化特色、文化意识。人以文化论素质,旅游区以文化论品味。搞好接待工作，除了要周密计划、严密组织、热情接待、周到服务外，很重要的一项内容，是要突出特色，提高文化品味。东钱湖有着丰富的文化底蕴，急需我们挖掘整理和宣传。要搞好特色文化的宣传，关键是要提高接待人员的文化素质。各部门一定要高度重视这项工作，使政府机关、景区景点、宾馆饭店及旅行社参与接待的人员，尽快熟悉东钱湖的人文历史、自然风光、经济社会的基本情况和地区特色文化的要诣，通过系统准确的介绍，使领导和来宾对东钱湖有比较全面的了解，口口相传，扩大影响。

　　六要强化节俭、廉洁意识。提高接待质量和水平并不是讲排场、讲派头，不能认为领导重视了，就可大手大脚花钱。我们在接待工作实践中，既要充分展示经济社会发展和开发区建设的成就，还要大力发扬艰苦朴素的优良作风，坚持从有利公务、简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费的原则出发，按标准接待、按规格接待、按程序接待，真正把有限的接待经费花到刀刃上，做到节俭而不怠慢客人，俭朴而不失礼仪。

　　三、加强领导、协同配合，努力构建重视支持接待工作的良好氛围

　　接待工作是一项系统工程，牵涉面广，内容繁杂。要做好接待工作，就必须形成“党政领导挂帅、接待部门牵头、有关部门配合”的工作格局。

　　一要加强组织领导。各部门各单位都要牢固树立“接待出形象、接待出环境、接待出效益、接待出生产力”的思想，进一步加强对接待工作的领导，加大对接待工作的力量投入，及时研究解决接待工作中出现的新情况新问题，进一步营造有利接待工作开展的良好氛围。管委会办公室要抓紧完成接待办的调整任务，明确负责接待工作的分管领导和专门从事接待工作的具体人员，发挥好公务接待牵头部门的作用。

　　二要密切部门协作。做好接待工作不仅是接待部门的任务,也是各部门各单位的共同职责。各部门的上级业务系统领导来检查考核、www.pmceo.com专家学者来评审论证，都有一个接待问题，对口部门都必须认真接待安排好。尤其是重大的接待任务，往往涉及很多部门和单位，需要大家密切配合、齐心协力才能圆满完成。如安全警卫、食品卫生、交通管理、环境整治、水上管理、导游解说、餐饮住宿、游览组织等任务，需要公安部门、社管部门、交通部门、环保部门、湖区管理部门、行政执法部门、旅行社和宾馆饭店、景区景点负责完成。应该说，在以前的重大接待任务中，各部门各单位协调还是很好的，表现出了应有的大局意识。希望大家牢固树立大接待观念，继续发扬精诚团结、协同作战的优良传统，遇事多交流、多沟通，工作中多一份理解与支持，共同把接待任务完成好。同时，区接待办要主动加强与相关部门的沟通联系，搞好对各部门各单位接待工作的业务指导,并善于把有限的接待资源整合起来，充分发挥各种社会资源优势。机关部门要重视与宾馆饭店、景区景点等服务单位建立长期良好的合作关系，实现社会与经济效益双赢。同时，有关接待服务单位也要注意搞好内部设施的建设和完善，及时更新接待装备，提高接待质量和效益。

　　三要加强管理和监督。财政部门要加强对接待经费的预算管理,严格收费和报销制度;办公室要严格对预算的执行管理,实行严格的经费审批制度;监察部门要加强对公务接待的检查监督,对违犯规定,在群众中造成不良影响的单位和人员,要严肃处理;各级领导干部要带头执行有关规定,发挥表率作用,始终保持“为民、务实、清廉”的良好形象。

　　四要加强队伍建设。要把提高接待人员的综合素质作为提升接待水平的突破口来抓，采取服务培训、技能竞赛等多种形式，使接待人员逐步专业化、规范化，真正成为东钱湖旅游形象代言人，更好地适应形势任务发展需要。各级领导都要关心接待人员的成长进步，形成关心支持接待工作的良好氛围。

　　同志们：前段时间，市政府主要领导明确提出要把东钱湖建设成为“一区三基地”的目标，区党委在年初要求要实现“五个突破”和“两个转轨”，这些都对接待工作提出了新的更高的要求。接待系统每位同志都要正确认识接待工作在东钱湖发展中的重要地位，正确认识自己肩负的重要使命和责任，正确认识接待工作面临的新情况和新问题，紧紧围绕东钱湖开发建设这个中心，开拓创新，积极努力，推动接待工作再上新台阶，为早日实现东钱湖宏伟的发展目标作出新的更大的贡献!

篇4：公司规范公务接待差旅会务开支管理通知

　　z城投发〔20**〕4号

　　公司关于规范公务接待差旅会务开支管理的通知

　　公司各部室、z房产公司：

　　根据*zz县委办公室、zz县人民政府办公室《关于印发〈机关国内公务接待管理实施细则〉的通知》（安办〔20**〕46号）、zz县财政局《关于印发〈zz县党政机关差旅费管理暂行办法〉的通知》（安财行〔20**〕451号）、《关于印发〈zz县县直机关会议费管理办法〉的通知》（安财行〔20**〕452号）等文件精神，经研究，现将有关制度调整强调如下：

　　一、国内公务接待管理

　　（一）严格审批控制。公务外出必须按规定程序报批。具体程序：部室外出人员填报《公务外出审批单》→办公室审签→分管副总经理审批同意。重大公务活动外出，还须总经理审批同意。要求派公车或租车的，须同步填报《公务用车登记表》或《租车申请单》，按相同程序审批。

　　（二）实行公函制度。公务外出需对方单位接待的，由办公室出具公函，部室外出人员携带外出。公务接待原则上必须由来人单位出具公函方可安排接待，接待部室必须据实填报《公务接待审批单》。

　　（三）依规乘坐交通工具。公务外出人员应当严格按照规定等级乘坐交通工具。一般性公务，公司不派公车或租车，外出人员乘坐公共交通的凭据报销。

　　（四）实行对口接待。根据公司的具体业务构成，原则上由对口部室负责接待，由对口部室申请，办公室统一安排。办公室明确专人一名，负责接待安排。

　　（五）严格接待审批。公务接待活动要从严把关，从紧控制，实行统一管理。由对口部室填报《公务接待审批单》→办公室审签→分管副总审批。重要公务接待，还须总经理审批同意。

　　（六）严格控制陪同人员。原则上，部室对口公务接待，陪同人员不超过3人。经正、副董事长或总经理同意的公务接待，陪同人员按需决定。

　　（七）严格食宿标准。严格按照标准安排接待住宿用房，不得超标准安排接待住房，不得提供香烟和高档酒水；不得使用私人会所、高消费餐饮场所。一般公务接待，住宿标准不得超过330元/人·天，伙食费不得超过130元/人·天。

　　（八）如实填写接待清单。公务活动结束后，接待部室应当如实填写完整《公务接待审批单》。审批单与派出单位公函要相一致，一起作为财务报销凭证。

　　上述规定中未尽事项参照*zz县委办公室、zz县人民政府办公室《关于印发〈zz县党政机关国内公务接待管理实施细则〉的通知》（安办〔20**〕46号）执行。

　　二、差旅费管理

　　（一）建立健全公务出差审批制度。出差必须按规定报经公司有关领导批准，从严控制出差人数和天数；严格差旅费预算管理，控制支出规模；严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游，严禁异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研。

　　（二）出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

　　（三）住宿标准。省内市外出差，290元/人·天；市内县外出差，260元/人·天；县内出差，160元/人·天。

　　（四）伙食补助费。伙食补助费按出差自然（日历）天数包干补助。省内市外出差，100元/·天；市内县外出差，80元/人·天；县内出差，80元/人·天。出差人员应当自行用餐。凡由接待单位统一安排用餐的，应向接待单位交纳伙食费。

　　（五）市内交通费。市内交通费按出差自然（日历）天数包干补助。省内市外出差，80元/人·天；市内县外出差，60元/人·天；县内出差，20元/人·天。由公司派车或租车的，不予补助市内交通费。由接待单位或其他单位提供交通工具的，应按规定标准向接待单位或其他单位交纳相关费用。

　　（六）城市间交通费、住宿费在标准限额内凭发票据实报销。伙食补助费和市内交通费按规定标准包干补助，不凭票报销；当天往返的，按一天计算。未按规定支出差旅费的，超支部分由个人自理。差旅费报销时应当提供《公务外出审批单》。

　　（七）公司财务部应当严格按规定审核差旅费开支，对未经批准出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销。实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费。

　　上述规定中未尽事项参照zz县财政局《关于印发〈zz县党政机关差旅费管理暂行办法〉的通知》（安财行〔20**〕451号）执行。

　　三、会议费管理

　　严格参照zz县财政局《关于印发〈zz县县直机关会议费管理办法〉的通知》（安财行〔20**〕452）执行。

　　四、zz房产公司根据工作实际，制定相关制度，经公司审批同意后实行。

　　五、上述规定自印发之日起正式实行。

　　特此通知。

　　附件《公务接待审批单》《公务外出审批单》《公务用车登记表》《租车申请单》

　　zz县城镇建设投资开发有限责任公司办公室

　　二○一五年二月九日

篇5：医院会务管理规定

　　会务管理规定

　　一、院办公室负责承办院长办公会、院务会、全院职工大会及院领导委托承办的其他各类会议。

　　二、党委会由党委办公室承办。

　　三、其他业务性会议，分别由医务科、科教科、护理部等有关部门承办。

　　四、院长办公室负责草拟下周会议活动安排表，报院长审定，于本周末发至各有关科室。各有关科室据此按时参加或组织会议，承办会议者负责会务。

　　五、院长召集的各种专题会议，由院长办公室秘书跟踪记录。

　　六、会务组织程序：

　　(一)按每周会议安排表准备好会议室;

　　(二)拟好会议议程，开会前一天呈送会议主持人;

　　(三)通知到会领导，会前半小时加催;

　　(四)会议承办者提前半小时到达会议室(会场)，按时清点到会人数，及时催请未到者。

　　七、做好会议记录。院长办公会、院务会及部分专题会议会后，要整理会议纪要。纪要一般在会后一日内完成印发。

　　八、院会议室由院办公室统一管理和安排使用。当同时召开的会议较多时，院办公室做好协调工作。