后勤物业邮件投递管理制度

　　后勤物业邮件投递管理制度

　　一、投递条件

　　1.收发室的服务对象为根据学校机构设置的部处院系、学生班级等单位用户。

　　2.学校单位用户可到收发室申请办理邮件投递手续，其办理流程为：

　　（1）新设立的部处院系、新生班级到收发室申请一个免费信箱，收发室核实情况是否属实。

　　（2）收发室分配信箱，由单位或学生班级指定的专人签字领取信箱钥匙。

　　（3）收发室自信箱开通之日起安排投递。

　　二、投递方式

　　各类邮件的投递方式分为信箱投递和窗口领取两种。

　　1.信箱投递：指按照邮件封面书写的信箱投递至对应信箱的投递方式。

　　信箱投递的邮件包括：普通信件、印刷品、报纸等。

　　2.窗口领取：指以适当方式通知收件人到收发室窗口，凭证件签字领取邮件的投递方式。

　　窗口领取的邮件包括：特快专递、挂号信（印刷品）、包裹单、汇款单等。

　　三、投递频次

　　1.挂号邮件：每个工作日投递两个频次。

　　2.报纸信函：每个工作日投递一个频次。

　　3.杂志刊物：每个月至少投递一个频次。

　　4.外部投递：每周五个频次（节假日除外）。

　　收发室各类邮件的投递频次，可根据邮局投递频次和自身工作情况予以相应调整。

　　四、投递时限

　　投递时限是指邮局将各类邮件送至收发室后，收发室投递邮件不应当超过的最大时间限度。

　　1.特快专递：4个工作时内通知完毕。

　　2.报纸：4个工作时内投递完毕。

　　3.包裹单：8个工作时内通知完毕。

　　4.普通信函：8个工作时内投递完毕。

　　5.汇款单：16个工作时内通知完毕。

　　6.挂号信（印刷品）：16个工作时内通知完毕。

　　7.银行卡：7个工作日内通知完毕。

　　8.杂志刊物：7个工作日内通知完毕。

　　如遇节假日、用户要求变更投递时限、收发室工作特殊情况等，各类邮件的投递时限可予以相应调整。

　　五、投递深度

　　1.针对具备投递条件的单位用户，挂号邮件采取窗口领取的方式投递；普通邮件则采取信箱投递的方式投递。

　　2.针对收件地址写为门牌号码等不具备投递条件的邮件，挂号邮件采用窗口领取的方式试投；普通邮件则投递至该楼房的物业主管部门，www.pmceo.com如其拒收按疑难邮件处理。

　　3.针对要求从现有免费信箱分户单独投递的用户，由用户向收发室提出信箱租赁申请，收发室将提供有偿服务。

　　4.针对要求将邮件从信箱投递延伸至室内的用户，收发室将延长投递深度，提供有偿服务。

　　六、特约服务

　　针对有特殊需求的用户，收发室在日常服务标准的基础上，采取有偿的方式为用户提供特约服务。

　　1.信箱租赁：具体规定参见收发室信箱出租管理办法。

　　2.延伸服务: 如用户需将邮件从信箱投递改为投递至室内，延长服务深度，收费标准为每年每户200元。

　　3.代为投递：如用户有代为投递邮件的需求，收发室可代为分发并投递至相应信箱，收费标准为每件0.5元。

　　七、投递管理

　　1.各单位用户应设置专人定期开启本单位信箱领取邮件。在领取挂号邮件时，应点核邮件无误并出示有效证件，经收发室工作人员确认后签收。

　　2.领取邮件的有效证件包括居民身份证、户口簿和工作证等。遇特殊情况，经收发室主管批准后可相应办理。

　　3.各单位邮件领取人员对于各种邮件负有保护和及时传送的责任，不得私拆、隐匿、毁弃邮件或者撕揭邮票。

　　4.用户误收的邮件应当及时退还收发室；用户误拆的邮件应及时退还收发室并说明情况，对误拆邮件的内容要保守秘密。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：园区邮件接收通知单使用方法(1)

　　园区邮件接收通知单使用方法（一）

　　管理中心前台为使**的客户能够准确、及时、方便地收到邮件，在通过电话无法与客户取得联系的情况下，由物业部工作人员以《邮件接收通知单》通知客户联系物业部以便取得邮件；

　　当物业部收到投递给**内客户的邮件，在确认邮件的收取人当前在**后，除普通的信件根据客户的要求投入信箱或保留在前台外，其他的邮件根据邮件本身的性质可做如下处理：

　　收到的邮件为UPS、DHL、EMS等紧急邮政速递文件，在确认收件人的单元后，应立即通过电话方式联系客户到前台收取邮件或由物业人员将快件送至客户单元；

　　收到包裹或其他邮件因体积太大等原因无法投入到客户信箱内时，可通过电话与客户取得联系，由客户选择到物业部收取邮件或由物业部人员将快件送至客户单元；

　　对于收到邮件后，如无法在当时联系到客户，则由物业部人员根据邮件的性质填写《邮件接收通知单》，并同时在《邮件接收通知单使用记录》上登记，物业部人员根据《邮件接收通知单》（BSPF-PRO-FG03-04-AO-a）右上角的红色序号顺序使用《邮件接收通知单》；

　　物业部人员填写好《邮件接收通知单》之后，可亲自将《邮件接收通知单》的首联（白色）放入客户公寓户门的门缝，放入时请将《通知单》头部向外，从门缝正中平推入，纸张外边距离户门外沿1~2公分；

　　物业部人员将《邮件接收通知单》的第二联（绿色）用透明胶条粘贴在邮件的背面，并将邮件保存在物业部的妥善位置；

　　客户在看到《邮件接收通知单》后，可选择：

　　亲自到物业部领取邮件，届时物业部人员应在核实客户身份后，请客户交回《邮件接收通知单》的首联，并请客户在“客户签署”一栏内签字，如客户忘记携带《邮件接收通知单》的首联，则物业部人员可请客户在邮件上粘贴的《邮件接收通知单》第二联上“客户签署”一栏内签字，但应将此联取下保存于物业部；

　　电话通知前台将邮件送到单元，此时物业部人员自己将相应的邮件送到客户的单元，同时取回有客户签字的首联《邮件接收通知单》；

　　客户收到邮件后，物业部人员须将完成情况在《邮件接收通知单使用记录》上填写完整；

　　物业部人员在交接班时，清点《邮件接收通知单使用记录》上的未交送邮件是一项必须的工作内容，一旦在交接过程中发现丢失邮件等情况，应立即报告物业助理，并将追究交班人的责任；

　　对于投送《邮件接收通知单》72小时后客户仍未取走的邮件，物业部人员应以电话方式联系客户，通知他邮件保存在前台，望其尽快领取；无论是否联系到客户，工作人员均应将联系的日期、时间、经办人记录在粘贴邮件上的《邮件接收通知单》第二联的空白位置；

　　已完成的《邮件接收通知单》由值班经理审核后交给物业助理，由物业助理按序号倒序排列装订后妥善保管，以便查询所用。

篇3：住户邮件分拣工作规定

　　邮件分拣工作规定

　　1 前台接待将邮局送来的邮件按照普通邮件、重要邮件分类。

　　2一般平信、报刊、印刷品可放在信箱里;住户要求放在大堂的，由前台接待妥善保管并在《信息接待记录》上写明交接情况。

　　3接到邮局或快递公司送来挂号信，必须让管家与业主取得联系，业主有要求代

　　收，方可代为签收。

　　4接到快件及挂号信后，当班人员立即登记在《信息接待记录》，妥善保存。

　　5对已迁走客户的普通邮件最多保存两周，管家要将迁走的客户普通邮件单独存放，

　　在两周之内用电话通知对方;若无法联络客户，超过两周将不予以保存，将所有平信退回原址。

　　6质量记录及表格

　　《房屋维修单》

　　《信息接待记录》

　　《外部报修记录》

　　《投诉记录表》

篇4：小区邮件收发规定

　　. 小区邮件收发管理规定

　　1、收到邮件后,首先核对邮件是否完整,如不完整务必请邮递员出具证明,而后核对业主(住户)和房屋是否符合。

　　2、每天做好邮件收取工作,认真填写《小区邮件分发登记表》

　　3、将挂号信、包裹单、汇款单等各类邮件分门别类投送,避免遗漏、出错。

　　4、如有特快传递或主要邮件,应立即设法通知业主(住户),若业主(住户)在家,立刻将快邮送上门。

　　5、业主(住户)办邮寄包裹时,要问清室号,姓名以及收人的姓名、详细地址、邮寄方式,并做好代办服务。

　　6、邮件退回,及时通知有关业主(住户),并做好退回邮件记录。

篇5：物业项目邮件收发制度

　　物业项目邮件收发制度

　　1、写字楼邮件收发制度

　　1.职责范围

　　1.1管理处在楼内适当位置为所有业主统一设置邮件箱。

　　1.2所有外订邮件、报刊杂志均由物业管理处统一对外接收，并负责分发到相应的邮箱。需要由业主签收的邮件，也由管理处专设的收发员接受后，再送业主签收。

　　1.3在正常工作日，每天上午送达的邮件、报刊杂志应在10：30分前分发完毕。

　　1.4在双休日及法定假日，一概不收发邮件及报刊杂志，双休日的邮件及报刊、杂志周一收发。法定节假日的邮件、报刊杂志上班后第一天收发。

　　1.5管理处综合组收发员负责邮件及报刊杂志的收发工作。邮件的接收、分发都必须分类仔细登记，特快专递、包裹、挂号信等由业主亲自签收。收发员要保证送到写字楼的所有邮件及报刊杂志不破、不损、不少，及时送达业主。

　　2.质量记录：

　　2.1《收发记录本》C7.5.1-5.17-A

　　2、住宅小区邮件收发制度

　　1.职责范围

　　1.1管理处综合组人员负责年末或年初为业主提供杂志信息，按时收缴年度杂志费。

　　1.2管理处综合组人员在为业主办理订购手续时，须认真填写《报刊订购记录》，以备查阅。

　　1.3管理处综合组人员应主动和邮局保持联系，如遇缺少或漏发等情况及时协调解决。

　　1.4安保组当班安保人员在收到邮件时，须及时清点并认真准确地将信件、报刊分拣后投入信箱。

　　1.5安保组当班安保人员对重要信件、刊物或贵重物品，须在24小时内送交业主，填写《贵重物品收发登记》，并请业主签字。

　　1.6安保组安保人员在班期间应保证业主的邮件无遗失、无破损、无污迹。

　　2.质量记录：

　　2.1《报刊订购记录》C7.5.1-5.18-A

　　2.2《贵重物品收发登记》C7.5.1-5.19-A