小区普通信件投送规定(1)

　　小区普通信件投送规定（一）

　　规定适用于现居住在**内客户信件的日常投送；

　　由政府邮政部门投送到**的信件一律由前台接收；

　　任何投递给客户的信件，任何人不得私自拆看、私藏或销毁；

　　收到的信件由每日早班物业助理指定专人负责信件的分拣及投送，通常情况下，此工作应由管理部员工完成。今后将每日固定一名人员负责信件的分拣及投递工作；

　　一封信件在投递前均应在《邮件投送记录表》上完成登记工作，分拣人员应先仔细核对收件人的姓名及单元号，再检查该名客户是否对邮件有特殊的要求（如放前台等）；登记的同时在信件上用铅笔标注清楚单元号；

　　完成登记工作后，应再检查一遍信封上的客户姓名是否与当前居住在该单元的客户姓名相符，之后再按客户的邮箱位置进行投送；

　　如有单元号，但收信人姓名标注不清楚，或不能确认收信人是否仍居住在该单元的，可通过检查客户档案来确认，如仍不能确认，可以通过电话方式与客户联系，或通过其他相关部门进行确认，如招商部人员等；

　　如已确认不是投送到**内客户的信件，可在信件上贴上退信条并标注“退”字，加盖**邮件“收发章”后，在第二天交还邮局送信人员；

　　能够确认以前曾居住在**内客户的信件，如果原客户留有联系方式，可以通过电话通知原客户到**取信，如无任何联系方式，可按本规定第“H”条做退信处理；

　　递件的人员在投递信件时，应同时检查客户的信箱是否完好，信箱破损或信箱锁损坏时，应及时通知客户，客户同意维修后通知工程部进行维修；

　　需要更换信箱锁时，应提前告之客户，并将更换后的信箱锁一把交客户，由客户签收，并将客户手中的旧钥匙收回，剩余的存物业部，为避免混乱将原存底钥匙销毁；

　　发现客户长时间未取信件，可先检查客户的档案是否已退房或外出渡假，如客户未退房，可将放不下的信件暂存前台，并于每日联系客户电话，及时通知客户领取信件；

　　长期在**的客户要退租时，应主动询问客户离开后的信件该如何投递，通常情况下，可请客户留下联系电话，当有客户信件时，以电话方式通知客户或客户的委托人来前台取信。

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篇2：小区邮政快件挂号信包裹包裹单投送规定

　　小区邮政快件、挂号信、包裹及包裹单的投送规定

　　程序适用于现居住及工作在**内客户邮政快件、挂号信、包裹及包裹单、汇款单的日常投送；

　　接收到的快件由每日早班物业助理指定专人负责，通常情况下，该人员负责日常信件的分拣及投送；

　　挂号信、快件、包裹及包裹单、汇款单均为紧急物件，要在联系到客户的第一时间内送出；

　　快件到达后，应由前台人员迅速确认该快件的收件人是否为**内的客户，当确认为**内的客户后，方可接收，否则由送件人员收回；

　　所有由政府邮政部门投送到**的邮政快件（仅限于EMS）、汇款单、包裹单一律由前台接收，接收时应加盖**“邮件收发章”（在暂时没有邮件收发章时，可由前台收件人员签收）；

　　对于DHL、FD*、UPS等非国家邮政部门的速递邮件，应由前台人员协助送信人员联系客户，如客户在家，可由送快件的人员直接将快件送到客户手中；

　　如果当时客户不在家，可通过电话方式联系到客户或其公司，由客户告诉送信人员该如何处理；如客户明确表示可由前台人员代替接收后，方可代替客户进行签收工作；

　　通知客户领取快件时，可通过电话方式联系客户，如客户暂时不在，则每日19:00之前，每隔1小时做一次电话通知，晚22:00之前，每隔半小时做一次电话通知，也可以手写快件通知单的形式投送到客户的信箱内，通知客户速到前台领取快件；

　　任何投递给客户邮政的快件、挂号信、包裹及包裹单、汇款单，任何人不得私自拆看、私藏或销毁；

　　所有要客户领取的转交物均要在《邮件投送记录表》中登记，在客户领取时由客户进行签收；

　　对于不能当日送出的快件，应注明原因，并于次日继续联系客户，直至送出为止。

　　值班经理/物业助理随时监督前台人员递送物件情况，保证所有物件递交的安全及准确性。

篇3：ISO9000文件之住户信件收发管理程序

　　公 司 程 序 文 件 版 号: A

　　修改号: 0

　　EJ -QP4.15 信件收发管理 页 码: 1/2

　　1.目的:

　　为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中，特制定本程序。

　　2.适用范围:

　　适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。

　　3.引用文件:

　　3.1 质量手册第4.9、4.13章

　　3.2 ISO9002标准第4.9、4.13章

　　4.职责：

　　收发员负责每日信件、报刊的收发，确保不丢失。

　　5.工作程序

　　5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》,让邮递员签字证明。

　　5.2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。

　　5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中,由住户签收。

　　5.4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。

　　5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。

　　5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。

　　5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。

　　5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。

　　5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。

　　5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。

　　5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收

　　发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。

　　5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。

　　5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

　　6.支持性文件与质量记录:

　　6.1《代住户订阅登记表》 EJ-QR-QP4.15-01

　　6.2《代住户订阅单》二联 EJ-QR-QP4.15-02

　　6.3《住户信件、报刊发放登记表》 EJ-QR-QP4.15-03

　　6.4《报刊信件缺损登记表》

篇4：P物业报刊信件收发管理程序

　　报刊信件收发管理程序

　　1.目的

　　对邮件、报刊收发实施控制，确保客户及时收到邮件报刊。

　　2.适用范围

　　适用于邮件和报刊的收发。

　　3.引用文件

　　3.1质量手册第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　3.2ISO9002标准4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　4.职责

　　4.1保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。

　　4.2保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事宜。

　　5.工作程序

　　5.1客户办理信箱使用申请手续

　　5.1.1客户需要使用本大厦内的信箱时，到物管部办理申请，物管部通知财务室收取费用。

　　5.1.2物管部凭财务收费票据，填写《国企大厦室内维修委托单》，通知工程部装配信箱锁;安装完成后，物管部通知客户领取信箱锁匙。

　　5.1.3在使用信箱期间，信箱和锁匙由客户自行保管，锁匙损坏或遗失的，由保安部向工程部出单维修更换，客户按规定的标准到财务室交纳维修费用。

　　5.2 客户办理报刊登记手续

　　5.2.1每年十月份，物管部需在告示牌内通知客户到邮电局办理下一年度的报刊预订手续。

　　5.2.2客户需要提供收发报刊服务时，凭《报刊订阅收据》的复印件到收发室办理登记手续，由收发员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、代号、起止日期、联系电话，并且保留收据复印件，以方便今后查询。

　　5.3 收发过程

　　5.3.1对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、电报、包裹等特殊邮件，收发员需要在邮电部门的签收单上签字或盖章，并登记在《邮件收发登记表》中，当日送于客户。

　　5.3.2平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。

　　5.3.3对于挂号信、包裹、汇款单、电报等有价邮件，如果超过二十天无人领取，大厦收发员通过投递员退回邮电局，投递员在《邮件收发登记表》上签字。

　　5.4接到客户投诉后，保安部经理立即调查清楚投诉的原因并在当日给客户答复解决问题的办法。由于收发员的责任以致客户这些邮件丢失或给人冒领，造成收件人损失的，责令收发员及时向客户道歉或赔偿，并协助客户追查遗失邮件。由于邮电局投递方面的责任，由保安部经理与邮电局联系协商解决，记录在《客户投诉登记表》中。

　　6.质量记录及支持文件

　　6.1 《邮件收发登记表》

　　6.2《报刊订阅登记表》

　　6.3《客户投诉登记表》

　　6.4《国企大厦室内维修委托单》

　　邮件收发登记表

　　序号日期楼层

　　房号姓 名邮件

　　名称编号签 收备 注

篇5：物业公司信件收发管理程序

公司程序文件版号: A
修改号: 0
EJ -QP4.15物业公司信件收发管理程序页码: 1/2

1.目的:
为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中，特制定本程序。

2.适用范围:
适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。

3.引用文件:
3.1 质量手册第4.9、4.13章
3.2 ISO9002标准第4.9、4.13章

4.职责：
收发员负责每日信件、报刊的收发，确保不丢失。

5.工作程序
5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》,让邮递员签字证明。
5.2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。
5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中,由住户签收。

5.4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。
5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。
5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。
5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。
5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。
5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。

5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。
5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收
发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。
5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。
5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《代住户订阅登记表》EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住户订阅单》二联EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住户信件、报刊发放登记表》EJ-QR-QP4.15-03
6.4《报刊信件缺损登记表》EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物业管理服务规范用语》EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物业管理服务规范行为》&nbs