小区业主档案管理规定(6)

　　小区业主档案管理规定（六）

　　为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定：

　　1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；

　　3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；

　　4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；

　　5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象；

　　6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；

　　7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：业主档案管理工作规定(二)

　　1.目的

　　1.1规范业主档案的管理工作

　　2.适用范围

　　2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

　　3.职责

　　3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.程序要点:

　　4.1由客服组前台对业户档案的管理,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。

　　5.业主档案内容。

　　5.1收楼资料;

　　5.2收楼证明书;

　　5.3管理规约签约页;

　　5.4楼宇遗留记录;

　　5.5业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

　　5.6《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

　　5.7《物业服务合同》

　　5.8《业主家庭情况登记表》

　　5.9《物品资料及钥匙签收表》

　　5.10《业主证领用登记表》

　　5.11《业主收楼房屋检查情况表》

　　5.12《违章处理通知单》

　　5.13 业主的有关证件复印件。

　　5.14 其它应保存的资料。

　　6. 业主档案袋的整理

　　6.1业户资料整理、分类:

　　6.2 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

　　6.3 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写"业主档案资料情况"表;

　　6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:

　　6.5 业户资料归档时间和更新:

　　6.6 客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

　　6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

　　6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;

　　6.9 客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

　　6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

　　6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。

　　7.业户资料查阅及印取: