VK物业文件法律审核操作指引

　　1.目的

　　为规范公司文件法律审核操作过程，实现流程公开透明化，特制定本操作指引。

　　2.适用范围

　　适用于上海公司各部门送至客户服务中心的文件法律审核工作，对各部门相关人员和客户服务中心法务人员均有指导作用。

　　3.术语与定义

　　3.1法律审核: 审查文件内容是否符合法律规定，条款有无遗漏，形式是否符合法律规定的要求，文字是否准确、严谨。

　　4.职责

　　4.1客户服务中心:由相关法律人员负责对公司各部门呈送文件进行审核,出具审核意见。

　　4.2相关部门:负责受审文件的准备,并根据客户服务中心法律人员出具的审核

　　意见进行修。

　　4.3分管领导:对审核后修改文本进行确认。

　　5.工作程序

　　5.1上海公司各部门文件需法律审核的，由经办人定稿,并报部门领导批准。

　　5.2经办人应当提前一天告知客户服务中心的法务人员,填写<<文件审阅单>>,进行审核预登记,以便客户服务中心的法务人员作好相关工作安排。

　　5.3经办人应在规定的时间内按时发送受审文件的电子版本以供法务人员审核。

　　5.4对于不符合合同/协议起草规范(见附件)的受审文件将被退回修改。

　　5.5进行审核

　　5.5.1客户服务中心法务人员根据法律审核规范对呈送文件进行仔细审阅,于二

　　个工作日内予以答复。

　　5.5.2对于需要讨论汇总意见的文件,由客户服务中心法务人员及时召集相关部门经办人进行及时商讨,达成共识,确定修改意见。

　　5.6审核完成后，客户服务中心法务人员将以电话或其他形式通知经办人领取审核意见, 经办人需在登记表上签字，审核意见复印稿将留客户服务中心存档。

　　5.7经办人根据审核意见详细核对受审文件, 作出相应调整，并于一个工作日内将修改稿发送客户服务中心，客户服务中心法务人员经过复验，审核通过的，进行确认并在<<文件审阅单>>上签字。

　　5.8对于复验审核不通过的，将由客户服务中心法务人员与相关人员及时沟通，直至审核完成。

　　6.相关责任

　　6.1对于没有进行预登记的文件审核，客户服务中心法务人员对审核时间的延误概不负责，并将对缺省登记进行记录，统计结果报送部门第一负责人。

　　6.2相关人员未在确定的时间内按时发送受审文件的电子版本供审核的，客户服务中心法务人员对审核时间的延误概不负责，并将对延迟时间进行记录，统计结果报送部门第一负责人。

　　6.3退回的不符合文字基本要求的受审文件，相关人员应及时进行修改，如同一文件被重复退回，退回相关数据将被记录，统计结果报送部门第一负责人。

　　7相关表格

　　7 .1《文件审阅单》

　　7.2《销售文件审阅单》

　　7.3《招投标文件》

　　7.4《文件法律审核登记表》

　　7.5《合同/协议起草规范》

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篇2：企业法律风险防范:合同审核管理篇

企业法律风险防范—合同审核管理篇

曹燕贻

由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及了大量的法律专业问题。所以，企业应专门成立法律顾问部门，来统一审核管理合同的签订和管理合同的履行。 那么，作为一个企业的合同审核，到底该如何来审核和管理合同呢？笔者根据自身的从事法律顾问和法律纠纷处理的经验，对合同的审核和管理主要应从以下几个方面着手：

第一，企业应成立一个合同管理部门，统一归口审核和管理各业务部门、各单位分口管理的模式。

对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。 具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有供销、基建、技改等)和所属各单位(主要有各个分公司、驻外机构)作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。 要使该统一合同管理模式有效运行，则必须要建立健全的企业内部规章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。在这个统一合同管理模式中，着重要注意以下几方面：

其一，对企业公章或合同章的保管。根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定，企业的公章和合同章具有法定的法律效力。换句话说，企业公章等于企业的签字。在合同中，就算没有企业法定代表人或者授权人的签字，只要盖上了公章或者合同章，也可以认为，该企业已经认可了该合同的有关条款，该合同对该企业就有了法律的约束力。当然，如果是企业内部职工私自使用公章为自己谋取利益，则企业无须承担责任。《最高人民法院关于企业职工利用本单位公章为自己实施的民事行为担保企业是否应承担担保责任问题的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113号）对此有规定。但值得注意的是，对如何界定职工的私自使用行为，企业对此负有举证的义务，这点在实际上是有相当的困难的。

其二，对企业职工合同签订授权的管理与控制。几乎所有的企业都会存在这个问题，由于市场经济的各类信息变幻莫测，许多机会瞬间即逝，因此，企业不可能将所有的合同签订都集中于企业的某人身上，这就会产生权力授予与权力控制的矛盾，如何来制衡该矛盾，是企业管理机制的问题，不是法律问题。这里要讲的是如何来制约和约束职工签订合同的权力，以避免表见代理的产生，避免对企业带来被动的局面。 在实际操作过程中，企业往往是给那些驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给于相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同，以方便其在适当的时候签订合同。这其实就是企业的一种授权行为，但是很不完善的。因为，企业在授权的同时，对其的权力行使的上限并没有公示，这就会很容易产生狭义无权代理或表见代理行为。 因此，笔者建议，企业应在空白介绍信中明确规定该销售代表或该分公司可以签订合同的金额上限，以及该销售代表或该分公司有权独立签订合同的时间期限。这样就可以有效防止狭义无权代理或表见代理行为的发生。在他们的职务停止或者调整岗位后，一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴，同时务必以最快的速度通知和他有业务往来的关系客户。

其三，对企业的被解聘主要负责人的防范。如果企业解聘企业的负责人比如说总经理，则应在解聘的同时在公开化的媒体上公告，并应及时明确告知与企业有主要或者重要经济往来关系的客户，以防止表见处分的发生。

第二，把合同分类，对重要的合同要做重点审核和管理