物业服务首问责任制实施细则

　　首问责任制实施细则

　　目的：

　　消除客户服务、接待工作中，因部门、人员职责不清而产生的相互推委，时效性差问题，提升客户服务质量，提高顾客满意度。

　　定义：

　　由客户提出服务要求的第一接待人员，通过全程陪同或责任有效移交方式，保障服务要求得到及时、高效处理的制度。

　　实施范围：

　　咨询、投诉、求助、业务办理等所有客户向物业管理人员提出服务需求的事项。

　　实施人员：

　　物业所有员工。

　　实施方式：

　　培训：

　　各管理部通过培训的形式，使所有员工了解并熟悉本管理部各部门(此处所指部门，为管理部下一级行政单位，以下同)职责。

　　操作人员：

　　秩序维护员、保洁员、维修员等操作人员接到的客户服务需求，如属自身职责范围，直接提供服务，如不属自身职责范围，转移至直接上司，由直接上司负责处理。

　　管理人员：

　　秩序维护主管、保洁领班及管理人员接到的客户服务需求：

　　咨询类内容，如电话咨询，礼貌告知其物业相关电话;如来访，须通过电话了解相关政策、规定后，直接给予答复，直至客户满意。不得以非本人或本部门职责为由和简单、生硬的态度，推托首问责任。

　　处理类服务需求，如属自身职责范围，直接提供服务;

　　如不属自身职责范围，但属单一部门责任，转移至责任部门，由责任部门主管负责处理;

　　如不能清楚判定属何部门责任或多部门责任，则转移至管理部客户关系主管处。

　　客户关系主管：

　　客户关系主管接到客户服务需求后，正确判定服务需求事项的所属部门，并批转相应部门，由责任部门主管负责处理;

　　如属多部门责任，则填报“客户接待事项协调单”，指定主办部门，由主办部门负责处理。

　　需跨管理部处理的服务需求，报管理部经理，由管理部经理协调处理。

　　责任部门：

　　妥善处理客户服务需求;

　　如首问责任人责任转移错误，责任接受部门必须向客户主动承担处理责任(隐藏内部问题)，不得再次转移至其它部门，然后填报“客户接待事项协调单”，报客户服务主管协调处理，处理结果由首问责任接受部门回复客户。

　　服务需求转移方www.pmceo.com式：

　　方式一：首问责任人协调，使责任部门主管与客户通过电话实现直接沟通。

　　方式二：责任部门主管直接到客户所在现场提供服务;

　　方式三：需至服务现场办理的，首问责任人在征得客户同意的情况下，由其陪同引领至

　　责任部门现场。

　　过程与效果控制：

　　首问责任人所处理的客户服务需求，须在本部门《接待业主情况记录》上进行登记，并由其所在部门客户服务主管负责跟踪事件的处理结果并记录。

　　接受服务需求部门接受首问责任人转移后，在本部门《接待业主情况记录》记录，并明确记录首问人员;事件处理结束后，须及时通知部门客户服务主管完成时间及情况。使其结束首问责任。

　　管理部在管理督查、公司在内审过程中，通过《接待业主情况记录》的检查，监控首问责任执行情况与客户服务需求处理情况，认定违规责任。

　　对于未按本细则规定的人员及部门，按公司即时奖罚规定给予处理。

　　说明：

　　本细则用于规范客户接待过程中服务需求的接待职责认定过程，对于处理过程及控制，

　　投诉事件按公司《投诉处理作业指导书》要求操作，其它服务需求按相关体系文件要求操作。

　　本细则自发布之日起实施。

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篇2：首问责任制

首问责任制

目 的

1、规范内部管理,倡导细节文化,提高业主满意度。
2、将日常小细节工作纳入制度化建设,使员工养成良好习惯。
3、通过员工良好的习惯,影响业主配合管理。

范 围

本制度适用于**物业管理服务有限公司各管理项目。

内 容

1、凡属第一时间内,业主将相关投诉信息反馈予相关当事人(不分工种和职务),称之为首问责任人。
2、当首问责任人接到业主投诉时,必须认真聆听和记录,并限制于15分钟内,反馈相关部门按规定期限处理。相关部门处理问题后,限期2天内,反馈予首问责任人,以便首问责任人回应或回访业主。
3、首问责任人接到反馈信息后,限期2天内,必须回应或回访业主,若业主满意,则视为定案;若业主不满意的,首问责任人须及时向相关负责部门主管反馈信息。
4、属相关责任人部门不按时处理问题或引发投诉的,部门经理(主管)须追查原因,分析情况,追究首问责任人或相关责任人负责任,视其程度轻重,警告、扣罚或解雇处理。
5、相关部门或责任人已按时处理问题,但不按规定期限内反馈首问责任人,导致信息传导及工作脱节的,须向物业公司主管领导汇报,并给予相关责任人员警告一次(扣罚半天基本工资)。

中山市**物业管理服务有限公司

篇3：首问责任制管理规定

1.目的

为更全面地做好客户服务工作,使服务意识深入人心,提高物业中心服务质量,以树立公司的良好形象。

2.适用范围

适用于本公司各物业服务中心接待客户及日常运作工作。

3.职责

3.1物业经理负责监督本制度的实施情况。

3.2客户服务主任负责落实本制度的实施及检查。

3.3物业中心所有员工依据本责任制开展服务工作。

4.管理制度

4.1首问责任制是指:首问责任人必须尽自己所能给客户提供最佳和满意的服务,直至问题最后解决或给予明确答复的责任制度。

4.2首问责任人是指:当客户来物业中心,或打电话给管理要求服务时,客户所接触到的第一位员工。

4.3首问责任人要以认真、负责的态度和礼貌用语接待来电、来访者,急客户所急、想客户所想,尽职尽力为其排忧解难。

4.4首问责任人对属自己职责范围内的工作要认真全程接待,耐心准确地做好解答,自己不清楚的,应弄清楚后再答复。不属于本岗位职责的事项,要负责转达到有关领导、有关部门和有关职能岗位,找到具体责任人交待办理,并搞好跟踪服务,直至问题解决。

4.5属于电话咨询或举报的,接听电话的工作人员为首问责任人,首问责任人应将反映的事项、来电人姓名、联系电话等登记在册,并告知办理的相关部门。

4.6接待办事。首问责任人应告知有关事宜的办理规定、程序要求和时限。对能当场办理的,应当立即办理,未能及时解决的,也应告知预计解决时间。做到二次办结,不让客户多跑一趟。

4.7接待过程中,不得使用"不知道"、"没办法"、"不归我管"等用语,不得以任何理由或借口搪塞、推诿、"踢皮球",首问责任人要耐心解释。

4.8来电、来访者要求解决的问题若不属于物业中心管理范围或本人职责范围,不得以此为由予以搪塞、推诿、或敷衍了事。首问责任人应及时与相关人员联系,当无法联系上相关人员时,应将对方姓名、电话号码及具体询问疑点记下,并答应尽早给予答复。

4.9对来找领导的客户或办事者,首问责任人要将来者领到物业中心接待室等候,同时,询问事由,及时向要找的领导汇报。

4.10物业中心将不定期进行抽查,如因首问责任人不负责任,造成不良影响和后果,将追究首问责任人及其所在部门负责人的责任。

4.11员工不仅要精通本职业务,而且要了解物业中心服务办理程序,以便更好地执行首问责任制。

　　5．相关文件和记录：

　　5．1《客服前台工作台账》WI-NWGZ-AL.KF-06-01

　　5．2《客户投诉/建议/意见记录表》WI-NWGZ-AL.KF-06-05

　　5．3《首问责任制操作流程图》

篇4：酒店首问责任制解读

　　酒店首问责任制解读

　　一、 什么是首问责任制：

　　首问责任制是指：首问责任人必须尽自己所能给宾客提供最佳和满意的服务，直至问题最后解决或给予明确答复的责任制度。

　　二、 首问责任制对象：

　　客人来酒店，或是打电话给酒店要求提供服务时，客人所接触到的第一位员工。

　　三、 首问责任制内容:

　　依据管理程序，及时办理服务对象所需要办理的事务;热情接待、引导客人到所需要办理部门;负责解释没能达到目地原因。

　　四、 首问责任制要求：

　　1、热情接待， 客人提出的咨询、投诉问题，无论是否属于本部门、本单位范围的情况，首问负责部门或个人都必须主动热情，不得以任何借口推诿、拒绝、搪塞客人或拖延处理时间。

　　2、认真办理， 凡客人投诉的问题，属于本部门范围内的，一律在本部门解决。首问负责部门或个人能立即答复的，必须当即答复客人并认真做好解释工作。对由于客观原因不能当即答复的，或不属于本人职责范围内的问题，在处理时应做到， 向客人说明原因，并取得客人的谅解。

　　3、礼貌侍人， 凡客人咨询、投诉的问题，在本部门无法解决的，应详细记录客人提出的问题，留下客户姓名、地址、联系电话，并填写好投诉、查询处理单，在1小时以内转交(传真)给相关部门处理，同时传报给质检部，以便监督检查和汇总考核。

　　4、讲究效率， 接到处理单的部门、必须立即指定责任人处理。并根据处理的不同难度在1个工作日内将处理结果答复客人，同时将处理结果反馈至发单部门及首问负责部门或个人及质检部。

　　5.及时协调， 客户咨询、投诉的问题比较复杂、本部门无法解决或涉及两个以上(含两个)部门无法解决时，报相关职能部门协调解决，

　　6. 首问负责人、或部门在处理客人投诉、咨询时，要尽可能在本部门范围内解决。确属无法解决时，才可以转至其他部门处理。客人投诉处理单如果报至质检部、公司分管副总经理、公司总经理，即视为投诉问题“矛盾升级”。 质检部在汇总评比时要对各部门处理投诉问题“矛盾升级”情况予以统计通报。

　　7、 凡客人投诉处理单在本部门传送时，除首问负责人签名签时外，各部门要对处理情况由负责人或指定负责人签名签时签章确认。

　　8、 首问负责人在得到处理部门的反馈意见后，要及时回访客人，核实处理部门答复客人情况。质检部要对投诉处理情况和回访客人情况进行抽查。

　　9、 答复客人提出的问题时，既要准确、又要掌握政策，坚持实事求是的原则。对于不清楚、掌握不准确的问题，应及时请示相关领导并给客人一个准确的解答。

　　10、质检部按“首问责任制”考核处罚办法，对客人咨询、投诉的处理过程进行监督、检查、考核，并定期在大厦内进行通报。

　　11、任何部门或个人都无权拒绝接受转交的客人投诉处理单，如确非本部门职责范围内的，应签注明确意见退还转交部门或转交下一个部门处理。在处理客人投诉、咨询、查询中，如发生拒绝、推诿、扯皮现象，对双方责任单位和责任人同等处罚。

　　12、若“处理单”明显不属于本部门受理，但首问责任人(或部门)仍执意要转至某部门导致延误处理时限的，一经查实，质检部要给予通报批评并予以相应经济处罚。

　　13、在受理、处理客人投诉、咨询问题时，“客人投诉记录表”以班组为单位负责填写，每月汇总质检部;后勤部门以科室为单位负责填写并按月汇总质检部。

　　五、首问责任制处罚制度

　　"首问负责制"实行责任考核，即对人或部门考核是建立在责任制基础上的，一旦引起客户投诉，要按各环节出现的问题承担相应的责任，受到相应的处罚。具体由质检部负责监督检查和汇总考核。

　　(一) 首问负责部门或个人借故推辞客人，引起客户不满造成二次投诉的，一经核实，扣罚责任人当月效益工资**元;与客人发生争吵造成不良影响的，按《重大服务质量事故处罚办法》予以处罚。

　　(二) 相关支撑部门拒www.pmceo.com绝接受转诉或超时限查处的，一经核实，由质检部对相关责任部门通报批评，并扣罚责任人当月效益工资**元。

　　(三) 对客人提出的问题由于处理不当，造成客人重复投诉或*的，由质检部追查责任，并根据不同情况对责任部门或责任人予以处罚：1：对责任部门进行通报批评;2：对责任部门领导扣罚当月效益工资**元;3：对责任人下岗。

　　(四) 对客户投诉、咨询的问题，按工作职责划分，本应由本部门解决但不认真解决处理，推卸责任，将处理单转至其他部门，拖延处理时间的，一经查实，由质检部对相关责任部门通报批评，并扣罚责任人当月效益工资**元。

　　(五) 由于处理不当被上级主管部门通报批评或新闻媒体曝光的，一经核实，按照《重大服务质量事故处罚办法》进行处罚

　　六、首问责任制公约

　　接待宾客 周到热情

　　问明情况 记录详尽

　　本职范围 当场解答

　　复杂问题 及时转达

　　第一受理 责任不推

　　有问而来 满意而归

　　七、附则

　　(一) 凡涉及到首问负责制与现有岗位职责不一致的，在岗位职责中增加“有接受客人咨询、投诉，并负责处理的职责”。以前相关程序如有与本细则冲突的，以本细则为准。

　　(二) 除公司质检部外，公司各部门都必须明确1-2名

　　专门负责处理客人咨询、投诉问题的专(兼)职人员。

　　(三)质检部负责对公司各部门首问负责制落实情况进行统计、汇总、评比和奖励。具体考核办法有质检部另行制定下发。

　　酒店管理中的首问负责制

　　实践证明，首问负责制的推出，不仅仅是一种酒店服务形式，而是通过这种形式，折射出了酒店为宾客服务的真实内涵。

　　一，首问负责制的主要内容

　　凡是酒店在岗工作的员工，第一个接受宾客咨询或要求的人， 就是解决宾客咨询问题和提出要求的"首问责任者。"按照首问负责制的要求，应该做到以下几点：一是属于本人职责范围内的问题，要立即给宾客的询问以圆满答复，给宾客的要求以妥善的解决;二是虽是本人职责范围内的问题，但因宾客的原因，目前不能马上解决的， 一定要耐心细致地向宾客解释清楚，只要宾客的原因不存在了，就应马上为宾客解决问题; 三是属于本人职责范围之外的问题和要求，"首问责任者"不得推委，要积极帮助宾客问清楚或帮助宾客联系有关部门给予解决。必须做到环环相扣，手手相接，直到宾客的问题得到 圆满的答复，要求得到了妥善的解决。另外，首问责任制不仅局限于对宾客面对面的服务， 当宾客打来电话或咨询服务项目时，也同样如此。因为宾客的经历不是从带着行李入住客房开始的，一次电话的询问和交谈，就已经是他在酒店的一次重要经历。首问负责制还要求做 好超前服务以及宾客离店的延伸服务等。

　　二，首问负责制是酒店优质服务的前提

　　首问负责制，作为一种新的服务理念是把管理与创 新聚焦后体现在每一位员工的服务环节中，而管理的技术又使员工素质、服务水平更加优化。酒店是一个出售服务的行业，酒店本身是我们向宾客提供服务的载www.pmceo.com体，酒店属性决定了我们必须要为宾客提供优质服务，而优质服务单凭一种热情是远远不够的，它需要一种形式来规范服务。首问责任制赋予了优质服务新的内容，进而使热情寓于规范服务之中。在这个前提下，把优质服务作为一种特殊的商品提供给宾客，让宾客在享受优质服务这种特殊商品的同时，不断地提出新的需求，酒店在满足宾客需求中，不断创造出更多的商业机会。

　　三，服务是商品的实际内容

　　我们在为宾客提供优质服务时，应该使每一名员工明了服务是商品的实际内容。作为一种特殊的商品的服务，是把优质的规范加亲情提供给宾客，让宾客在享受这种特殊服务商品的同时，不断地提出新的需求，构成酒店应对的服务系列。 "服务 "这个商品既包括为宾客解决实际问题(如提供餐饮、住宿、娱乐)的"功能服务"，也包括能使宾客得到心理满足(如得到谦恭、殷勤的微笑和礼貌问候，得到尊敬和荣耀的"心理服务"。因此，说到底酒店实际上是"经历的制造者"，宾客到酒店消费是"花钱买经历"。 当我们意识到宾客到酒店是"花钱买经?quot;时，就应该对酒店要为宾客提供什么样的"服务"有一个更全面更深刻的理解。因为宾客花钱买的"经历产品"，其质量要用"感受"和" 心情"来衡量。比如在不同的气氛中用餐，即使是同样的饭菜，其感受也是不尽相同的。因此，作为酒店服务人员，为使宾客在酒店的经历美满愉快，就得为宾客提供优质规范的"心理服务"。与此同时也为宾客制造出了优质的"经历产品"。

　　四，首问负责制是酒店融洽员工关系的纽带

　　首问负责制不仅局限于一线员工对来酒店宾客的服务，也包括二线员工对一线员工提供的后勤保障服务。二线员工不直接创造价值，但不等于没有价值。因为二线员工的价值是在为一线员工创造出一个良好的内部优质服务环境时， 才能使一线员工为宾客的优质服务潜移默化得到进一步引伸，它的价值才能充分体现出来。换位思考，如果把一线员工从酒店员工中剥离出来，把它视为一种酒店为宾客的服务关系， 无疑我们应该为宾客提供优质的服务。而这种服务是必须的，互为因果的。从这个意义上讲，首问负责制是全方位的，是融洽员工关系必不可少的纽带。

　　五，首问负责制运行当中的几个环节

　　一是在员工日常培训中，让每一名员工特别是一线员工，全面清楚了解酒店不同岗位的服务内容和服务项目，以及相互衔接的关系，并在为宾客服务中熟练运用，这是做好首问负责制的基础。二是把首问负责制作为员工日常工作量化考评的一项内容和员工奖罚机制结合，使酒店管理不断产生更科学、更规范的新内容。三是检查监督机制。酒店管理人员是首问负责制的执行者，也是当然的检查监督者，而部门与部门间的实际情况，则由质检部负责检查监督，将每日检查情况及时反馈给总经理办公室，总经理办公室利用每日晨会做出对各部门具体的工作指导和评定。

篇5：酒店管理要推行首问责任制

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　　酒店管理要推行首问责任制

　　据记者了解，目前绝大部份酒店管理人员都是从服务员做起，逐渐积累起经验后逐级晋升为管理人员的，他们的这些管理经验往往是酒店成功经营的根本。因此，从实践中充实自己的管理经验，这也是酒店管理中的一门学问。而记者认为：在他们的管理实践中，“首问责任制”值得正在企业担任管理职务的人参考和借鉴。长沙市岳麓山庄的中层管理人员沈亚南如此认为：“实践证明，首问责任制的推出，不仅仅是一种酒店服务形式，而是通过这种形式，折射出了酒店为宾客服务的真实内涵。”

　　同时，他向记者介绍说：凡是酒店在岗工作的员工，第一个接受宾客咨询或要求的人，就是解决宾客咨询问题和提出要求的首问责任者。按照首问责任制的要求，应该做到以下几点：是属于本人职责范围内的问题，要立即给宾客的询问以圆满答复，给宾客的要求以妥善的解决;虽是本人职责范围内的问题，但因宾客的原因，目前不能马上解决的，一定要耐心细致地向宾客解释清楚，只要宾客的原因不存在了，就应马上为宾客解决问题;如果是属于本人职责范围之外的问题和要求，首问责任者不得推委，要积极帮助宾客问清楚或帮助宾客联系有关部门给予解决。“首问责任制”的要求是必须做到环环相扣，手手相接，直到宾客的问题得到圆满的答复，要求得到了妥善的解决。另外，首问责任制不仅局限于对宾客面对面的服务，首问责任制还要求做好超前服务以及宾客离店的延伸服务等。即使是当宾客打来电话或咨询服务项目时，也同样如此，因为宾客的经历不是从带着行李入住客房开始的，一次电话的询问和交谈，就已经是他在酒店的一次重要经历。

　　而管理者对此项制度的进行管理时，在他们的当中主要有这么几个环节。首先是在员工日常培训中，让每一名员工特别是一线员工，全面清楚了解酒店不同岗位的服务内容和服务项目，以及相互衔接的关系，并在为宾客服务中熟练运用，这是做好首问负责制的基础。其次是把首问负责制作为员工日常工作量化考评的一项内容和员工奖罚机制挂起钩来，对优质服务标兵作为典型推广，以点带面，推动首问负责制向纵深发展，使酒店管理不断产生更科学、更规范的新内容。再则是检查监督机制，酒店管理人员是首问负责制的执行者，也是当然的检查监督者，而部门与部门间的实际情况，则由质检部负责检查监督，将每日检查情况及时反馈给总经理办公室，总经理办公室利用每日晨会做出对各部门具体的工作指导和评定。

　　而对于此种管理方式的专家认为是：酒店是一个出售服务的行业，酒店本身是我们向宾客提供服务的载体，酒店属性决定了我们必须要为宾客提供优质服务，而优质服务单凭一种热情是远远不够的，它需要一种形式来规范服务。首问责任制赋予了优质服务新的内容，进而使热情寓于规范服务之中。在这个前提下，把优质服务作为一种特殊的商品提供给宾客，让宾客在享受优质服务这种特殊商品的同时，不断地提出新的需求，酒店在满足宾客需求中，不断创造出更多的商业机会。同时，首问责任制也是酒店融洽员工关系的纽带。首问责任制不仅局限于一线员工对来酒店宾客的服务，也包括二线员工对一线员工提供的后勤保障服务。二线员工不直接创造价值，但不等于没有价值。因为二线员工的价值是在为一线员工创造出一个良好的内部优质服务环境时，才能使一线员工为宾客的优质服务潜移默化得到进一步引伸，它的价值才能充分体现出来。换位思考，如果把一线员工从酒店员工中剥离出来，把它视为一种酒店为宾客的服务关系，无疑我们应该为宾客提供优质的服务。而这种服务是必须的，互为因果的。从这个意义上讲，首问责任制是全方位的，是融洽员工关系必不可少的纽带。