小区管理处物业档案建立管理

　　小区管理处物业档案的建立与管理

　　物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

　　物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断增加。

　　一、档案管理运作环节

　　1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

　　2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。

　　二、资料分类整理

　　收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

　　三、档案内容

　　范围分　类资　料　内　容

　　房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

　　技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

　　管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

　　业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

　　日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

　　四、资料归档整理

　　1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

　　2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

　　3、档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由管理处主任同意，经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。

　　4、档案的管理环境做到"三防"，即防火、防潮、防变质。

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篇2：物业项目顾问咨询资料档案管理制度

　　物业项目顾问咨询资料、档案管理制度

　　为使公司顾问管理工作有效进行，加强公司顾问资料和档案的管理，确保公司顾问资料、档案的保密性，现制定以下管理制度：

　　一、顾问咨询资料分为共用资料与项目资料两大类。共用资料包括：专业书籍、法规、技术规范、标准、图集大样、设备样本图册、园林图集、建筑风格图集、户型图集、气象资料、新技术新成果、公司规章制度、ISO9001、ISO14001体系文件等。项目资料为每个项目咨询服务活动中产生的全部资料的集合。如该项目来往文件、公函、提供的资料样本、项目咨询规划、物业管理策划与设计、顾问建议书、咨询实施细则、物业管理过程实施方案、项目图纸、照片等。

　　二、共用资料宜做成数据库，以方便查找。项目资料应按项目分类归档，需用电子文档和书面文档两种方式进行保存，由专人进行管理。

　　三、项目资料的电子文档需建立专门的子目录进行管理，目录按历史项目、在管项目、前期项目三类划分，每个项目内文件按性质进行分类存档。

　　四、书面顾问资料的借阅，需在顾问咨询部办理借阅手续。重要、保密资料需经过公司领导批准后方可借阅。

　　五、对顾问咨询资料电子文档或数据库由咨询部主管设置相应权限，使用人员在得到咨询部主管同意后方可进入该文件。

　　六、同一项目的资料，由发件人在使用完毕后将其归纳入相应的目录。

　　七、顾问项目结束，该项目所有顾问资料转移至历史资料目录统一进行管理。

　　八、对发展商发给公司的各种传真件，接收人员需将其复印后按项目存档，特别是对于发展商对公司所给文件的签收回执，更应注意保存其原始记录。

　　九、未得到公司同意，任何人员不得将公司顾问资料进行拷贝和复印。

篇3：别墅项目物业管理规章制度和档案建立管理

　　别墅项目物业管理规章制度和档案的建立与管理

　　管理规章制度包括：公众制度、岗位职责、管理维护运作标准及制度、工作人员考核标准及制度：业主公约、业主手册、安全管理规定、装修管理规定、保安巡逻制度、门卫工作制度、仪容仪表规定、卫生管理制度、房屋维修养护措施、设备安全运行管理方案、供配电系统运行管理方案、供配电系统维修养护规定、消防系统运行管理规定、给排水系统运行管理规定、公用配套设施管理规定。

　　管理规章制度

　　(一)公众制度服务合约,业主公约,楼体使用及维护管理规定,装修管理,治安消防车辆管理,公用设施管理等十余项

　　管理规章制度

　　(二)岗位职责各级各类人员职责共二十余项

　　物业管理的保障实施物业管理的准则

　　(三)管理运作制度包括各类制度、规范、方法共二十余项

　　(四)员工考核制度各级各类人员考核制度和考核表共近十项

　　档案的建立与管理：

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的"三防"标准。

　　档案管理

　　1.开发建设单位移交档案资料1)产权资料：4类

　　2)技术资料：17类19项

　　(一)档案资料的分类简索3)物业资料：4类

　　2.管理单位自建档案资料1)业户资料：2类7项

　　2)日常管理资料:17类49项

　　(二)档案、资料的

　　管理办法

　　档案的建立与管理

　　1.档案资料收、发管理程序A重要资料须经管理处主任验收归档

　　收集整理归档利用B日常管理按程序文件规定归档

　　(三)档案资料

　　管理要求1.采用多形式储存文档

　　2.尽可能把其他形式文档转化为电脑储存

　　3.分类管理

　　4.编制目录

　　5.档案的废止权在管理处主任或指定人员

　　6.档案分类造册

　　7.档案专人负责整个文档的管理过程及借阅手续

　　8.档案室达到防火、防潮、防变质等"三防"要求

篇4：新建物业小区档案资料建立管理

　　新建物业小区档案资料的建立与管理

　　物业资料

　　1产权资料

　　(1)项目批准资料

　　(2)用地批准资料

　　(3)建筑许可证照

　　(4)拆迁安置资料

　　(5)房地产平面图

　　2 技术资料

　　（1）竣工图--包括总平面图，建筑，结构，设备，附属工程及隐蔽管线的全套竣工图

　　（2）地质勘查报告

　　（3）工程合同及开，竣工报告

　　（4）工程预决算

　　（5）施工图会审记录

　　（6）工程设计变通及技术核定单

　　（7）隐蔽工程验收签证

　　（8）沉降观察记录

　　（9）竣工验收证明书

　　（10）刚才水泥等主要材料的质量保证书

　　（11）新材料，构配件的鉴定合格书

　　（12）水，电，采暖，卫生器具，电梯等设备的检验合格书

　　（13）砂浆，混凝土试块试压报告

　　（14）供水供暖的试压报告

　　（15）园林绿化图及其详情

　　（16）设备清单，安装高度记录，使用注意事项说明书，质保书和

　　保修单

　　（17）有关工程项目的其他重要技术决定和文件

　　3 物业进行维修养护，及更新改造时的资料

　　业主档案

　　管理处负责建立业主档案，业主档案一户一袋；

　　业主档案的管理办法按公司档案室要求操作；

　　文档管理员负责业主档案的收集、整理、归档、利用；

　　业户服务部主管应在每月5日前把上月的有关业主资料、产权清单、租赁清单送管理处文档管理员签收；

　　管理处经理每季度检查一次业主档案工作，对发现问题用书面通知整改；

　　业主档案内容：

　　入伙通知单；

　　入伙手续书；

　　业主使用公约；

　　装修责任书；

　　验房签收单；

　　入伙手续资料签收单；

　　产权清单；

　　租赁清单；

　　售房合同复印件；

　　权证复印件；

　　其他有关业主资料。

　　权籍管理

　　业户服务部主管要掌握管理区域内入住业主的权属情况，负责业主资料的收集，并将业主相关的资料记录在管理手册中，管理手册要动态的反映业主产权的转移、使用权的变更情况；能正确反映业主权属转移、变更的时间和方式；

　　业户服务部主管负责编制产权清册、租赁清册，并输入计算机；

　　产权清册内容：

　　房屋类型；使用面积、建筑面积；土地分摊面积；使用情况；附设设施情况；车库使用情况。

　　租赁清册内容：

　　租赁户姓名；租赁时间；使用房屋地址；内部装修情况；其他。

　　业户服务部主管每月出一份产权清单、租赁清单，清单要系统正确反映目前实际情况；

　　管理处经理负责审核产权清单、租赁清单。每月一次抽查管理手册，对于抽查中发现记录不规范或不及时登录权属变更情况，管理处经理应书面通知，进行整改。

篇5：物业管理规章制度和档案建立管理

　　物业管理规章制度和档案建立与管理

　　一、管理规章制度

　　科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障，为了达到高标准的管理目的，我公司已成功导入ISO9000质量管理标准模式。在接管物业以后，将严格按照质量管理体系的标准，实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条，其中公众制度12条，内部岗位制度20条，运作管理制度32条，员工培训考核制度10条。

　　1.公众制度

　　(1)《业户手册》。

　　(2)《业主公约》。

　　(3)《精神文明公约》。

　　(4)《楼宇使用维护管理规定》。

　　(5)《二次装修管理规定》。

　　(6)《二次装修管理协议》。

　　(7)《装修人员管理规定》。

　　(8)《出入物品管理规定》。

　　(9)《安全管理规定》。

　　(10)《消防管理规定》。

　　(11)《清洁卫生管理规定》。

　　(12)《园林绿化管理规定》。

　　2.岗位职责

　　(1)物业经理岗位职责。

　　(2)经理助理岗位职责。

　　(3)物业管理部经理岗位职责。

　　(4)物业管理文员岗位职责。

　　(5)物业管理员岗位职责。

　　(6)物业商务管理员岗位职责。

　　(7)物业清洁员岗位职责。

　　(8)工程管理部经理岗位职责。

　　(9)工程技术员岗位职责。

　　(10)强电技工岗位职责。

　　(11)弱电技工岗位职责。

　　(12)暖通工岗位职责。

　　(13)维修工岗位职责。

　　(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。

　　(15)安全经理岗位职责。

　　(16)安全管理员岗位职责。

　　(17)财务经理岗位职责。

　　(18)财务会计岗位职责。

　　(19)财务出纳岗位职责。

　　(20)财务收费员岗位职责。

　　3.运作管理制度

　　(1)《员工手册》。

　　(2)《管理人员文明服务准则》。

　　(3)《员工办公制度》。

　　(4)《各部门月工作计划及总结制度》。

　　(5)《物业管理工作廉洁制度》。

　　(6)《员工培训制度》。

　　(7)《内部财务管理制度》。

　　(8)《档案资料管理制度》。

　　(9)《值班管理制度》。

　　(10)《公用品申请、购买、领用制度》。

　　(11)《员工宿舍管理评比制度》。

　　(12)《接待投诉处理及回访制度》。

　　(13)《维修回访制度》。

　　(14)《机电设备的编号方法》。

　　(15)《机电设备的统计制度》。

　　(16)《配电房管理制度》。

　　(17)《物业防火安全检查制度》。

　　(18)《大厦应急灭火抢救方案》。

　　(19)《物业管理运作流程》。

　　(20)《业户投诉处理程序》。

　　(21)《业户入住工作程序》。

　　(22)《业户入住装修管理工作程序》。

　　(23)《物业管理档案建立工作程序》。

　　(24)《物业管理档案监督工作程序》。

　　(25)《物业资料控制工作程序》。

　　(26)《公共设施维修、养护工作程序》。

　　(27)《机电设备维修工作程序》。

　　(28)《安全管理工作程序》。

　　(29)《消防应急处理工作程序》。

　　(30)《园林绿化管理工作程序》。

　　(31)《清洁管理工作程序》。

　　(32)《社区文化开展工作程序》。

　　4.员工培训考核制度

　　(1)《新员工入职培训制度》。

　　(2)《在岗员工循环培训制度》。

　　(3)《员工工作考核及奖罚制度》。

　　(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。

　　(5)《经理助理岗位月工作考核表》。

　　(6)《部门经理岗位月工作考核表》。

　　(7)《部门员工岗位月工作考核表》。

　　(8)《业户意见月*统计表》。

　　(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。

　　(10)《物业管理工作情况一览表》。

　　二、物业档案建立与管理

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的"三防"标准。