物业公司合同档案管理方案(4)

　　物业公司合同档案管理方案

　　一、背景介绍

　　合同是物业公司与业主、供应商等相关方之间确立权利义务的重要法律文件，对于物业公司的经营和管理具有重要意义。然而，由于物业公司业务繁杂，承接的合同众多，合同档案繁杂、易丢失等问题严重影响了公司的运营效率和管理水平。因此，建立一套可行的物业公司合同档案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目标

　　合理、高效地管理物业公司的合同档案，确保其真实、完整、安全。

　　三、管理原则

　　1. 法律合规原则：严格按照法律法规要求进行合同档案管理，确保合同合法、合规。

　　2. 政策导向原则：根据国家政策和相关文件的要求制定合同档案管理制度，及时进行更新。

　　3. 统一管理原则：尽量减少行政部门、项目部门之间的合同档案管理分散现象，实现档案管理的一体化。

　　4. 系统建设原则：建立合同档案管理系统，通过电子化、数字化手段优化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原则：对涉及公司业务机密的合同档案进行加密存储，确保档案安全。

　　四、管理内容

　　1. 合同登记

　　(1)制定详细的合同登记表，包括合同编号、合同名称、合同类型、甲方、乙方、签订日期、履行期限、合同金额等要素，确保合同登记信息详实、准确。

　　(2)合同登记表应分为纸质版和电子版，便于实施合同档案的电子化管理。

　　(3)明确合同登记责任人，负责各合同的登记、更新和管理工作。

　　2. 合同存档

　　(1)建立合同存档制度，将纸质合同档案进行分类整理、编目，并制定合适的存储要求，包括温湿度、防火环境等。

　　(2)合同存档应按照合同编号顺序排列，每个合同都应有明确的存档位置。

　　(3)合同存档应具备进出库登记制度，对借阅合同进行登记备案，加强对合同档案的监管。

　　3. 合同电子化管理

　　(1)建立合同电子化管理系统，将合同纸质档案进行扫描、数字化处理，并通过系统进行管理。

　　(2)电子化管理系统应具备合同检索、更新、备份、归档等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)电子化档案应采取合适的加密措施，确保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同过期提醒

　　(1)建立合同过期提醒机制，提前设置提醒时间，及时通知相关部门进行续签或处理。

　　(2)合同过期提醒可以通过系统自动发送提醒邮件或短信等方式进行，提高合同管理的及时性。

　　5. 合同审批流程

　　(1)制定合同审批流程，规定合同的审批权限和流程，包括合同起草、内部审核、主管审批等环节。

　　(2)通过电子化审批系统对合同流程进行管理，提高审批效率，减少人为错误和漏审情况的发生。

　　6. 合同风险评估

　　(1)建立合同风险评估制度，对涉及较大金额或风险较高的合同进行风险评估和备案。

　　(2)风险评估应从法律、经济、技术等多个角度进行综合考虑，确定合同的风险等级，并采取相应措施进行管理。

　　7. 合同变更管理

　　(1)建立合同变更管理制度，规范合同变更的流程和程序，包括变更申请、评估、审批和执行等环节。

　　(2)合同变更应明确变更的原因、内容、时限等要素，并经相关部门和主管领导的批准后方可进行变更。

　　(3)合同变更信息应及时更新到合同登记表和电子化管理系统中。

　　五、监督与评估

　　1. 建立相应的监督机制，定期对合同档案管理方案进行监督检查，确保各项制度的执行和运行效果。

　　2. 定期进行合同档案管理的绩效评估，总结经验，优化管理流程，提高管理水平。

　　六、总结与展望

　　通过建立合理、高效的物业公司合同档案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理风险，提升公司的管理水平和竞争力。相信在方案的实施过程中，将会取得显著的成效。

www.pmceO.com 物业经理人网

篇2：公司合同档案管理制度

　　公司合同档案管理制度

　　为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。

　　合同签订原则:

　　一、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

　　二、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。

　　三、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。

　　四、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。

　　五、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

　　六、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

　　七、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

　　八、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

　　其中合同内容应注意的主要问题是：

　　1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点;

　　2、正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款;产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等;租赁合同内容包括租赁物位置、面积、功能及用途，租赁期限，免租期及租赁物的交付，厂房租赁费用(包括保证金、租金、物业管理费及供电增容费等)，租赁费用的支付、装修条款，租赁物的转租，免责条款等。

　　3、结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。

　　九、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。

　　十、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

　　十一、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。

　　十二、合同审批权限如下：

　　1、一般情况下合同由董事长授权总经理审批。

　　2、下列合同由董事长审批：

　　标的超过50万元的;投资10万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。

　　3、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。

　　十三、合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管副总经理审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是：

　　1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

　　2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。

　　3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

　　十四、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

　　十五、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

　　十六、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

　　十七、总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

　　十八、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

　　十九、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

　　二十、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。

　　二十一、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。

　　二十二、变更、解除合同，一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效。

　　二十三、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

　　二十四、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

　　二十五、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。

　　二十六、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

　　二十七、合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

　　二十八、处理合同纠纷的原则是：

　　1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。

　　2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

　　3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

　　二十九、在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。

　　三十、合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。

　　三十一、凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。

　　1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)，以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等;

　　2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

　　3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目;

　　4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

　　5、有关方违约的证据材料;

　　6、其他与处理纠纷有关的材料。

　　三十二、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。

　　三十三、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

　　三十四、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。

　　三十五、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。

　　三十六、在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。

　　三十七、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。

　　合同的管理

　　三十八、本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。

　　三十九、本公司合同管理具体是：

　　公司由董事长授权总经理总负责，归口管理部门为财务部、办公室;副总经理归口管理租赁、建设合同;各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。

　　四十、公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由 董事长、总经理或其他书面授权人签署。

　　合同档案管理原则

　　1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

　　3、部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名办公室人员负责合同文档管理。

　　合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。

　　其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

篇3：人事档案及职员合同管理制度

　　人事档案及职员合同管理制度

　　1.档案是记载职员在企业及社会活动的各种文件材料，它能反映职工的社会经历和德才表现等情况。

　　2.建立的档案，文字要简洁，评价要适当，切忌空洞罗索，字迹要清楚整洁。

　　3.公司在册员都应建立个人档案，凡是归档的材料必须真实可靠，实事求是，必须具有完备的手续，应独立反映某一职员的情况。

　　4.档案是职员个人的机密，它记载着一些不宜扩散的情况，只能由组织掌握使用，因此档案管理人员应注意保密，严格管理，不丢失，不损坏。

　　5.建立人事档案台帐，做好档案的传递工作，收发档案应有严格手续。

　　6.每年的职称评审档案和个人的荣誉及重大奖励记功处分等均存入个人档案。

　　7.公司在册职员都应建立个人履历表，贴上照片，履历表包括如下内容：

　　1〉个人基本情况：如姓名、性别、出生年月、家庭成员等;

　　2〉社会关系情况;

　　3〉本人德才情况;如学历、学位、职称、特长、奖励、处分等。

　　4〉个人简历;

　　5〉其它要说明的问题。

　　8.职工合同管理

　　1〉公司在册职工都应签订劳动合同，明确双方的权利和义务。

　　2〉签订劳动合同的原则是：

　　①双方当事人自愿协商;

　　②平等互利;

　　③权利和义务对等;

　　④不得违反国家有关法律;

　　3〉解除劳动合同时，双方应履行合法手续。

　　附后：劳动合同式样。