某物业公司体系文件管理办法

　　某物业公司体系文件管理办法

　　1.目的

　　为体系文件编制、更改、审批、分发、回收和作废处理提供指引，保证文件受控。

　　2.范围

　　适用于xxxx物业总公司及所属子(分)公司。

　　3.定义

　　3.1文件：信息及其承载媒体，即指凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件。

　　3.2标识文件：对文件进行编号，并标记其版本和修订状态的工作。

　　3.3受控文件：一般是指受到更改的控制，当文件发生更改时，文件使用人所持文件应给予相应更改。

　　3.4非受控文件：当文件更改时，文件使用人所持的文件不作相应更改。

　　3.5外来文件：指来自于外部，且与体系运行有关的所有文件;包括：上级来文、外购的法律、法规、规范、标准或客户提供的图纸、规定等。

　　4.职责

　　4.1各部门

　　1)根据业务需要，提出体系文件新编或修订需求;

　　2)编写或修订属本部门职能范围的作业文件及表格;

　　3)负责对与本部门工作有关的体系文件进行管理和控制。

　　4.2子(分)公司综合管理部

　　1)为所属公司体系文件管理的归口部门。

　　2)负责审核各部门提出的体系文件编写与修订需求;

　　3)负责组织编写或修订所属公司的体系文件;

　　4)负责所属公司体系文件的标识、分类、发放、回收、归档及管理工作;

　　5)负责检查监督各部门体系文件受控、执行情况。

　　6)负责定期或适时组织对所属公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。

　　4.3总公司综合管理部

　　1)为全公司体系文件管理的归口部门。

　　2)负责制定体系文件的管理细则。

　　3)负责审核各公司提出的体系文件编写与修订需求。

　　4)负责组织编写或修订一级体系文件;

　　5)负责检查监督各公司体系文件受控、执行情况。

　　6)负责定期或适时组织对公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。

　　5.方法和过程控制

　　5.1提出编写或修订需求

　　5.1.1各部门根据工作实际提出编写或修订体系文件的需求。

　　5.1.2各子(分)公司应根据体系运行状况确定是否需要编写或修订所属公司的体系文件。

　　5.1.3总公司综合管理部门应根据各子(分)公司体系运行状况确定是否需要编写或修订体系文件。

　　5.2标识文件

　　5.2.1体系文件编号：

　　1)总公司综合管理部门负责制定体系文件的编号规则，同时对总公司编制的体系文件进行编号。

　　2)各子(分)公司综合管理部门根据体系文件的编号规则对所属公司编制的体系文件进行编号。

　　5.2.2体系文件有效版本标识

　　1)所有的文件均须标明版本号和修改状态, 格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合。

　　2)新编且未经修改的文件版本号为“A/00”，修改一次版本号升为“A/01”，当版本号从“A/09”升级时，则升为“B/00”，依次类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版(如从A→B、B→C、……)。

　　3)文件修订时，若文件页数超过1页，则文件所有页数的版本状态均需统一变化。

　　5.3体系文件的编写、审核、审批

　　5.3.1体系文件的编制

　　一级序文件由总公司综合管理部负责组织编写，二级文件由各子(分)公司负责组织编写，三级文件由各文件使用部门负责组织编写，详见《体系文件控制细则》。

　　5.3.2体系文件的审核、审批

　　1)公司所有的体系文件在发放前均须得到批准。

　　2)文件的审核、批准采取书面审批方式，由文件编写部门或人填写审批单，经逐级审批后，由综合管理部门印制副本，分发至各相关部门及人员，同时公布电子文本。

　　3)文件审核、审批人不得与编制或更改人相同，但审核、审批人可为同一人。

　　5.3.3文件的批准权限：

　　1)一级公司文件由总公司总经理批准。

　　2)二级公司文件由各子(分)公司总经理批准，同时报总公司备案。

　　3)三级公司文件由各子(分)公司业务分管领导或部门负责人批准后，报所属公司综合管理部备案。

　　5.4体系文件的分发

　　5.4.1综合管理部门是体系文件分发的责任部门，经审批生效的体系文件由综合管理部门根据各部门的需求情况确定分发部门和人员，经总经理批准后执行。

　　5.4.2经核准拟采取单个文件形式颁发的体系文件，应在其封面页上注明分发号，并于每页的右上角加盖红色“受控文件”印章，所有文件的正本(批准件)保存在综合管理部门，且不加盖红色“受控”印章。

　　5.4.2经核准拟采取成册颁发的体系文件，可直接分发，无须注明分发号和加红色“受控”印章。

　　5.4.3文件的发布渠道：

　　1)在内部局域网中发布电子文本，但须设定相关权限。

　　2)以书面文件的形式发布至各公司及相关部门负责人，各公司及相关部门负责人在领取时应进行清点，如有缺少当场提出并由综合管理部门即时补发，确认无误后，签字领用。

　　5.4.4文件分发时应确保在使用处可获得有关版本的适用文件，必要时，可在有关工作场所(如设备房、中控室等)将相关作业指导文件等制度上墙，以便于相关操作人员了解和掌握。

　　5.4.5若因特殊需要拟送外部机构时，应由需求部门向综合管理部门提出书面申请，并经总经理审核批准后，由综合管理部门统一进行印制和对外发行，若有修订时不做换版及回收控制。

　　5.5体系文件的更改

　　5.5.1根据体系文件实际运行状况的需要可对其进行更改。如需更改文件，动议部门或人需提出书面申请，注明修订的原因、文件的修订内容、修订前后版本及修订状态的变化，经部门负责人确认后送所属公司综合管理部门，综合管理部门初审更改文件的可能性后召集人员分专业进行讨论，确定更改内容的适宜性，按审批权限报批。

　　5.5.2如公司组织结构发生变更及相关物业政策法规发布和变更时，综合管理部门须确认是否对公司现有之体系文件进行修改，若需修订则由综合管理部门及时召开相关部门人员进行讨论，确定更改内容，按审批权限报批。

　　5.5.3综合管理部门根据审批稿修改文件，并注明修改状态，分发原发放部门/人员，并收回旧版文件。

　　5.5.4各子(分)公司在进行体系文件修改后，必须报总公司综合管理部门备案。

　　5.6体系文件的使用及保存

　　5.6.1综合管理部门应确保所属公司各岗位员工所使用的文件均为有效版本，各部门应确保本部门各岗位员工所使用的文件均为有效版本。

　　5.6.2各部门负责人应设专人负责体系文件的保管，并履行监督职能。体系文件管理人员应防止文件发生短缺或遗失，否则，将追究部门负责人和文件管理人员的责任。

　　5.6.3任何人员不得在体系文件上进行涂改、更改、标符等，防止人为污损，以确保文件保持清晰。

　　5.6.4 任何人不得复印体系文件，如在部门发现体系文件复印件，追究部门负责人和体系文件管理人员责任。若因特殊情况确需复印，应向所属部门负责人提出申请，经同意后方可复印;若大量复印还必须上报综合管理部门审核批准。

　　5.6.5非本公司人员不得查阅、借阅体系文件;特殊情况需经总经理批准后，在指定区域内查阅且不得带离该区域。

　　5.6.6各部门工作人员若因培训或工作需要借阅体系文件时，须向文件管理人员借阅。借出的体系文件由文件管理人员负责及时收回并检查完整和清洁情况，如有人为污损或遗失，应加以注明，追究当事人责任。

　　5.6.7任何人不得利用职务之便，擅自携带体系文件外出。

　　5.6.8当时体系文件有遗失或破损不堪辨识时，各部门应以书面的形式向所属公司综合管理部门说明原因，并申请补发;综合管理部门按分发程序核准后，重新印制分发，同时废止原文件分发号。

　　5.6.9记录表样由综合管理部门负责公布，并根据记录的修改状态及时更新，供各部门根据工作需要使用。

　　5.6.10无效/作废文件原稿，由综合管理部门加盖“保留”章后留存，以供对比新版文件修订处之用，该无效/作废的文件原稿应至少保留至后续三个版文件发行时才能销毁。

　　5.6.11综合管理部门应保存所有版本的电子文件，以留作资料以供法律/累计知识需要。

　　5.6.12体系文件持有人调任、离职时，应将保管的文件列入移交清单或交回综合管理部门。文件移交时，若发现份数不足或毁损，应由原受领部门人员提出申请补发齐全后再交接。

　　5.7体系文件的回收及废止

　　5.7.1正常情况下，如文件发生修订、废止或变更等情况，综合管理部门应及时将作废文件收回。

　　5.7.2作废文件由综合管理部门保留正本，加盖“保留”章，并与有效文件区分隔离保存，其它副本销毁。

　　5.7.3当使用部门需要用作对照参考或其它特殊原因需要保留作废文件时，需经综合管理部门同意，同时在保留文件上盖作废印章。

　　5.7.4不适用于本公司体系的文件应予废止，由综合管理部门提出销毁申请，经总经理批准后执行销毁。

　　5.8文件的评审

　　5.8.1在下列情况下，综合管理部门应根据对现行文件的影响，决定是否组织相关部门对文件进行评审，以确体系保文件的适宜性和充分性：

　　1)当管理体系或其过程需要发生较大变化时;

　　2)评审时提出的需要改进时(包括纠正预防措施);

　　3)测量分析过程提出的需要采取纠正预防措施时;

　　4)新服务项目(产品)策划时。

　　5.8.2对需要更新的文件应按照5.3的要求进行再次审批。

　　6.附则

　　6.1本办法由总公司综合管理部负责解释。

　　6.2各子(分)公司可根据本办法并结合实际情况制定具体的实施细则，并报总公司备案。

　　6.2本办法自2021年3月1日起生效施行。

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篇2：天津万科物业管理有限公司程序文件—体系文件控制程序

　　天津万科物业管理有限公司程序文件--体系文件控制程序

　　1.目的

　　为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

　　2.范围

　　适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

　　3.职责

　　3.1 相关部门/岗位职责

　　部门/岗位工作内容频次/时间

　　总经理审批《质量手册》2个工作日

　　管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

　　品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》，审批质量记录表格5个工作日

　　管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

　　负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

　　持续

　　品质管理部保管体系文件正本及培训

　　检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

　　及时

　　各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

　　3.2 文件编制、更改、审核、审批权限

　　文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

　　质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

　　程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

　　体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

　　注：

　　1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人;

　　2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。

　　4.方法和过程控制

　　4.1重要说明：为进一步明确质量管理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

　　4.2体系文件的版本控制

　　4.2.1 未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，则升为“B/0”，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版(如从A→B、B→C......)。

　　4.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至“A/9”,则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为“B/0”。

　　4.2.3 若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

　　4.3体系文件的编制、更改

　　4.3.1 文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

　　4.3.2 动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》，经管理处/部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表审批。

　　4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

　　4.4体系文件的分发

　　4.4.1新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色“受控”印章后，填写《文件发放签收表》，按《体系文件下发明细》分发给相关部门(零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部)。

　　4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖“作废”章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

　　4.4.3新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。

　　4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

　　4.5体系文件的培训

　　4.5.1新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训(零星更改的表格除外)。

　　4.5.2新编或更改的体系文件执行前，管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

　　4.5.3新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

　　4.6体系文件的作废处理

　　4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

　　4.6.2如文件不适用需取消，须填写《文件编制/更改申请表》，按原审批程序报批后报废。

　　4.7体系文件的查阅、借阅

　　4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

　　4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》，经管理处/部门经理或其授权人批准，并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失，须报部门经理处理，并向品质管理部申请补发。

　　4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准，外借时间最长不得超过3天。

　　4.8体系文件的保管和保密

　　4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件，并对结果负责。

　　4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行保管。

　　4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。

　　4.8.4体系文件发生丢失和短缺时，除追究责任外，重新办理领用手续，品质部在补发文件上给予新分发号，并注明原文件分发号作废，并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

　　5.支持性文件

　　TJVKWY4.2.3-Z01-01《体系文件控制细则》

　　6.质量记录表格

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F1《文件编制/更改申请表》

篇3：天津万科物业管理有限公司体系文件中表格要求

　　天津万科物业管理有限公司(宋体，五号)

　　表格名称(宋体、二号、加黑)

　　编号：版本：生效期：(宋体、小四、加黑)

　　注：

　　1.体系文件中表格本身超过1页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头。

　　2.电脑中填写时应避免表格延伸到下一页。增加附页应在原表格相应栏目中标明“见附页”，在附页的表格名称后标明“(附页)”二字，并标明页码。

　　3.如仅仅是增加行数而导致表格页数增加，第二页起可不加表头。但有栏目的须在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。

　　3.2 编码规则

　　3.2.1 质量手册编码规则

　　TJVKWY-QM

　　固定号码,"质量手册"英文缩写

　　固定号码,"天津万科物业管理有限公司"缩写

　　3.2.2程序文件编码规则

　　TJVKWY***-YYY

　　该要素该类程序文件顺序号,按01、02...顺序编号

　　文件类别代码(职能类Z，客户关系K，安全管

　　理A，工程管理G，环境管理H)

　　GB/T19001-2000/ISO9001：2000对应条款号

　　同3.2.1

　　3.2.3 作业指导文件编码规则

　　A.通用类作业指导文件编码规则

　　TJVKWY***-YYY-ZZ

　　该程序文件下作业指导文件顺序号, 按01、02...顺

　　序编号

　　同3.2.2

　　B.管理处个性作业指导文件编码规则

　　a.工程管理类

　　TJVKWY***-YYY-ZZzz

　　管理处各类设备作业指导文件顺序号从“1”起顺推

　　设备分类代码(0供配电,1给排水,2消防,3电梯,

　　4空调，5电讯，6安防，7维修工具，8其他类公共设施，9房屋本体及附属设施)

　　部门代号(城花CH，都花DH，新城*C，美树MS，水晶城SJ，新增部门代号由品质管理部确定)

　　同3.2.2

　　b.其它类

　　TJVKWY***-YYY-ZZzz

　　部门该类作业指导文件顺序号从“01”起顺推

　　同3.2.3Ba

　　同3.2.2

　　3.2.4 表格编码规则

　　A：程序文件下的表格

　　TJVKWY***-YYY-F*

　　该文件中的表格顺序号, 按1、2...顺序编号

　　表格固定代码,以大写英文字母"F"表示

　　同3.2.2

　　B：一般作业指导文件下的表格

　　TJVKWY***-YYY-ZZ-F*

　　该文件中的表格顺序号, 按1、2...顺序编号

　　表格固定代码,以大写英文字母"F"表示

　　同3.2.3A

　　同3.2.2

　　C:管理处个性化作业指导文件下的表格

　　TJVKWY***-YYY-ZZzz-F*

　　该文件中的表格顺序号, 按1、2...顺序编号

　　表格固定代码,以大写英文字母"F"表示

　　同3.2.3B

　　同3.2.2

篇4：物业综合管理体系文件内部审核程序

　　物业综合管理体系文件内部审核程序

　　1.目的：确保管理体系有效实施、保持和改进。

　　2.范围：管理体系所覆盖的所有区域。

　　3.职责：

　　4.操作规程：

　　工作流程图说明记录

　　1、品质管理部编制《年度内审计划》(每年至少一次)，包括：确定审核目的、范围、依据、频次、办法、受审部门、内审时间，上报管理者代表审核。

　　2、管理者代表签署意见后报公司总经理审批。

　　3、当组织机构管理体系发生重大变化、法律法规及其它外部要求变更等情况发生时，由管理者代表及时组织进行内部审核。

　　4、内审组长和内审组成员由管理者代表任命。

　　5、内审组长编制本次《审核实施计划》，包括：审核组成员、时间、地点、受审部门、审核要点、审核报告分发范围、日期等，交管理者代表审核，报公司总经理审批。

　　6、内审组长组织编写《内审检查表》，包括：审核项目、依据、方法等。

　　7、内审组长于内审实施前10天通知受审部门。　　8、受审部门如有异议，应于内审前3天通知内审组长。

　　9、内审的首次会议由公司领导、内审组成员及各部门负责人参加，与会者签到并将会议记录在公司品质管理部归档。

　　10、首次会议内容：由组长介绍内审目的、范围、依据、方式、组员、日程等。

　　11、首次会议后应进行现场审核，并将管理体系运行效果及不符合项记录在《内审检查表》中。

　　12、内审组需每日召开内审会议，对当日的审核情况进行核对。

　　13、现场审核结束后，审核组长召开内审小组审核会议，对审核结果进行全面分析，确定不合格项，填写《不合格项分布表》。

　　14、审核组长于一周内完成《内部管理体系审核报告》，报告内容包括：审核目的、范围、方法、依据、审核组成员、受审核方代表名单、审核计划实施情况、不合格项分布情况分析、不合格数量及严重程度、存在的主要问题分析、对体系的有效性、符合性的结论及今后应改进的地方。

　　15、将此报告交管理者代表审核，上报公司总经理审批。

　　16、召开内审末次会议，公司领导、内审组成员及各部门领导到会并签到、公司品质管理部将会议纪录存档。

　　17、会上内审组组长通报检查结果，宣读《内部管理体系审核报告》，提出完成纠正措施的要求及日期。

　　18、公司品质管理部将《内部管理体系审核报告》发放到各相关部门，并将内审结果提交公司管理评审。

　　《审核实施计划》　C*8.2-02-F01-01

　　《内审检查表》　C*8.2-02-F02-01

　　《不合格项分布表》　C*8.2-02-F03-01

　　《内部管理体系审核报告》C*8.2-02-F04-01

篇5：物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。

　　2.0 适用范围

　　适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。

　　3.0 职责

　　各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。

　　4.0工作程序

　　4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。

　　4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。

　　4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。

　　5.2质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。

　　5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。

　　5.4所有的记录要按各类形存档，记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。

　　5.5对于保存期内的记录要妥善保管，封装时要作出标识。

　　5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。

　　5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式，当有任何更改时应随时更新该总览表。

　　5.8质量记录的填写要求

　　5.8.1操作人员填写记录要清晰及时，不能超过已完成的活动2个小时。

　　5.8.2不能随意涂改质量记录，如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期，否则无效。

　　5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》，按《文件和资料的编号规则》进行标识。

　　5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录，并编目、存放。

　　5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。

　　5.12 质量记录的查阅由部门主管控制，借阅者要登记在《借阅登记簿》上，在规定的时间内归还。

　　5.13在合同有要求时，质量记录可提供给顾客及其代表查阅。

　　5.14增加质量记录的内容、格式更改。

　　5.14.1若取消或增加记录时，应向管理者代表提出申请，参照《文件和资料控制程序》。

　　5.14.2若记录的格式有改变时，应到资料室撤换旧的表格。

　　5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查，以确保现场使用的是最新的记录格式，以及其记录的管理，保存的情况良好。

　　6.0 相关文件

　　6.1 《文件和资料的控制程序》

　　6.1《文件和资料的编号规则》

　　7.0相关记录

　　7.1《质量记录清单》

　　7.2《借阅登记簿》

　　编写： 审批：