房地产文件管理制度（三）

　　房地产公司文件管理制度(三)

　　(一)总则

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　(二)文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的签收

　　■凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　■对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　2、公文的编号保管

　　■办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　■本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　3、公文的阅批与分转

　　■凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

　　4、文件的传阅与催办

　　■传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　■阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　■阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　■文件阅完后，应送交办公室办公室文书，切忌横传。

　　■办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　(四)发文的管理

　　1、发文的范围

　　■凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、公司下发文件主要用于：

　　■公布公司规章制度;

　　■公布公司体制机构变动或干部任免事项;

　　■公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　■发布有关奖惩决定和通报;

　　■其他有关公司的重大事项。

　　3、公司上行文、外发文主要用于：

　　■对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　■同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　■在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　■凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　■各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

　　(五)文件的立卷与归档

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;

　　②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

　　③经理办公室各种专业例会记录;

　　④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;

　　⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

　　⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作

　　的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

　　⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

　　⑨公司日志和大事记;

　　⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　3、立卷要求

　　■文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　■立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　■要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　■上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　4、文件的销毁

　　■对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

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篇2：房产工程文件管理制度

　　房产开发公司工程文件管理制度

　　1.目的

　　在工程部日常行政管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交。

　　2.范围

　　本准则适用于***有限公司开发建设的所有项目。

　　3.文件编号体系

　　工程部文件统一编号方法：公司英文缩写+文件类索引码+文件号

　　4.工程部文件目录

　　4.1公司管理规范：

　　工程管理规范一套

　　项目经理部职责及人员架构表

　　4.2各种指导书

　　4.3政府文件

　　4.4公司来文：

　　4.4.1报公司各部门文件

　　4.4.2报公司报告

　　4.4.3发工程部文

　　4.4.4发设计部文

　　4.4.5发成本管理部文

　　4.5会议纪要：

　　4.5.1公司每月/每周工程例会纪要

　　4.5.2公司现场工作协调会纪要

　　4.5.3专题会议纪要

　　4.5.4内部会议纪要

　　4.5.5图纸会审变更纪要

　　4.6部门费用情况

　　4.7工作简报

　　4.8各种表单

　　4.9工程文件(按工程部档案管理程序中的目录整理、归档)

　　4.10其他

　　5.有以下情况之一的文件不合格文件，

　　5.1没有及时注销的旧版本图纸。

　　5.2编号不连续。

　　5.3文件为传真件。

　　5.4模糊不清。

　　5.5文件资料不全、缺页。

　　5.6签字、盖章不全、无授权负责人批准。

　　6.往来文件需要在文件管理员(工程部项目秘书)处进行登记。文件用章需要先有部门经理签字。文件分机密、秘密、公开三级，机密级只有经办人和所涉及的部门经理、分管老总才可查询，其他人员需查阅要部门经理书面文件;秘密级只有经办人，涉及的部门人员和分管老总才可查询，公开级即全公司共享。

　　7.公司所有正式文件对外均由项目秘书负责，行政方面不论邮件还是文本均要从项目秘书处对外接口或抄送给项目秘书，技术方面的文件可以不通过项目秘书直接对外。

　　8.工程部每周每人均写工作周报，周报格式要求如下：1、分项目写，如基地情况、项目情况、内部管理、其他。2、写明办事的期限、内容。

　　9.工程部每天工作日记按工程部工作日记管理制度执行，由工程部经理进行不定时的抽查。

篇3：C公司文件管理制度

　　公司文件管理制度

　　1.0 总则

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　2.0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　3.0 收文的管理

　　3.1 公文的签收

　　3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　3.2 公文的编号保管

　　3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　3.3 公文的阅批与分转

　　3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

　　3.3.2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　3.3.3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　3.4 文件的传阅与催办

　　3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　3.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.4.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　3.4.4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

　　3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　3.4.6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

　　4.0 发文的管理

　　4.1 发文的规定

　　4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

　　4.1.3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

　　4.2 发文的范围

　　4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　4.2.2 公司下发文件主要用于：

　　① 公布公司规章制度;

　　② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

　　③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

　　④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　⑤ 发布有关奖惩决定和通报;

　　⑥ 其他有关公司的重大事项。

　　4.2.3 公司上行文、外发文主要用于：

　　① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

　　5.0 文件的立卷与归档

　　5.1 文件的归档范围

　　5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;

　　② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

　　③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

　　④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;

　　⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

　　⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

　　⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

　　⑨ 公司日志和大事记;

　　⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

　　5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　5.2 立卷要求

　　5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　5.2.2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　6.0 文件的销毁

　　6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　6.2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

篇4：X公司文件档案管理制度

　　某公司文件、档案管理制度

　　第一章 文件管理制度

　　第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。

　　第二条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理，综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。

　　第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档，建立文件的收发登记簿。

　　第四条 公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。

　　第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定，发文字号为：×××公司发[××年号]第×号。

　　第六条 公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。

　　第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后，方可盖章行文。

　　第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单，任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。

　　第九条 制发文件涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商会签。

　　第十条 综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。

　　第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。

　　第二章 档案管理制度

　　第十二条 公司的档案工作基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。

　　第十三条 公司综合管理部设专门档案工作，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。

　　第十四条 归档资料包括：

　　1、公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同；

　　2、公司会议记录、纪要、决定；

　　3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；

　　4、会议形成的领导讲话、文件；

　　5、公司对外交流的文件、协议、报告等；

　　6、公司各部门的发文；

　　7、其它具有保存价值的文件、材料。

　　8、外单位发给各部门的抄送信件；

　　9、公司营业执照、税务登记证等重要文件；

　　10、要的科技文件、技术资料、方案。

　　第十五条 档案的借阅

　　1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需经部门负责人及综合管理部负责人批准。

　　2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。

　　3、文件复制需经综合管理部负责人批准。

篇5：公司文件管理制度范例

　　公司文件管理制度范例

　　第一节 总则

　　一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

　　二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

　　三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

　　四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

　　第二节 文件分类

　　一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

　　二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

　　三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。

　　四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

　　五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

　　六、批复。答复请示事项用“批复”。

　　七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。

　　八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。

　　第三节 文件格式

　　一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。

　　二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

　　三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

　　四、公司发文代号分为四种：①“***发”、②“***人发”、③“***客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。

　　发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

　　“***发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号；“***人发”、“***客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。（公司其他部门均以“***发”的代号发文，以②、③代号发文，须在发文权限范围内。）

　　五、文件必须盖章或签字。

　　六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

　　七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

　　八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

　　九、发文单位必须注明全称。

　　十、多页文件应标明页码。

　　十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

　　十二、文件纸一般使用A4型。

　　第四节 收文

　　一、收文一律使用《***有限公司收文簿》。

　　二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。

　　第五节 办文

　　一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

　　二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。

　　三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

　　四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。

　　五、严格按照时限要求完成。

　　六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

　　七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

　　第六节 发文

　　一、发文一律使用《***有限公司发文稿纸》。

　　二、发文程序如下：

　　公司内部发文:

　　拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

　　对外发文:

　　拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

　　第七节 其他

　　一、时限要求：

　　1、特急：限４个工作时内完成。

　　2、急：限８个工作时内完成。

　　3、平：限１６个工作时内完成。

　　二、文件的保密要求：

　　1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。

　　2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。

　　3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。

　　三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。