星河房地产采购控制程序

　　1.0目的:通过对采购的控制和管理,确保供方和供方提供的产品和服务符合公司的要求。

　　2.0适用范围:公司业务涉及所有外包过程的相关供方选择与业务控制管理。

　　2.1规划设计部主办业务:勘察、设计、地质灾害评估、地质安全性评估、设计监理、设计审查;

　　2.2项目部主办业务:施工监理、总承包、专业承包、桩基检测、沉降观测(含基坑支护);

　　2.3材料部主办业务:材料、设备(包括甲供、认质认价)、家具、电器;

　　2.4项目事务部主办业务:环境测评、环境监理、水土保持方案编写、水土保持监测;

　　2.5营销策划部主办业务:项目策划、楼盘销售代理、广告、宣传、展位设计制作、销售模型、礼仪、饰品、赠品;

　　2.6总经理办公室主办业务:办公设备、设施、赠品;

　　2.7成本管理部主办业务:工程造价咨询;

　　2.8审计部主办业务:工程造价咨询委托二次审核;

　　2.9招投标管理中心主办业务:招标代理;

　　2.10其他各类需要选择与控制业务。

　　3.0术语和定义

　　3.1引用与GB/T19001:2000 idt IS09001:2000《质量管理体系要求》'7.4采购'。

　　3.2招标:指招标人以招标公告或邀请不特定的法人或者其他组织投标的活动。大型基础设施、公共事业等关系社会公众利益、公众安全的项目必须进行招标。

　　3.3采购:指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买租和雇佣等。

　　3.4不签定合同事项:针对特定的合作事项,属于临时、随机采购行为。

　　4.0职责

　　4.1董事长批准招标中标单位

　　4.2董事长助理负责审查采购过程和结果

　　4.3总经理负责批准投标单位、参与定标、批准议标业务中标单位、签署合同文件。

　　4.4招投标管理中心主管领导负责统筹管理招标业务

　　4.5材料部主管领导负责统筹管理认质认价业务、批准材料设备的要求、批准材料样板、品牌范围。

　　4.6技术经济委员会/总工程师组织重大、技术含量高、有争议性的采购业务需求技术经济、供方技术标书的评审,批准招标文件(营销类除外)、参与定标。

　　4.7业务主办部门主管领导批准业务需求、批准直接委托业务的供方、参与定标。

　　4.8成本管理部领导主持定标会议

　　4.9规划设计部或项目部领导负责批准招标用图纸文件

　　4.10营销策划部主管领导负责批准营销类招标文件、参与定标

　　4.11招投标管理中心

　　A.组织采购合同签定前的管理工作及供方评审工作

　　B.负责提出招标管理时涉及各职能部门的要求

　　C.组织招标文件的编制、发标、答疑、收标、评标、投标定价的比较和分析、谈判、定标

　　D.组织对投标单位的考察并审核、推荐投标单位

　　E.负责组织合同的签定工作,(来自:www.pmceo.com)并向公司相关部门发放合同

　　F.协助各业务部门在合同执行过程中有关合同条款争议的解释及处理

　　G.负责供方信息库的建立和组织供方评价工作

　　4.12业务主办部门

　　A.配合采购招标过程的管理工作

　　B.负责委托或议标采购业务合同签定工作

　　C.负责提出采购需求,包括供方选择要求、技术要求(包括施工方案要求)、招标范围的划分等

　　D.负责一般供方技术标书的审查,参与对供方的考察

　　E.参与招标文件审查

　　F.参与招标过程谈判

　　G.负责合同执行的控制管理

　　H.负责对业务内的供方评价

　　4.13相关业务部门

　　参与投标单位考察、评审、开评标、谈判、定标推荐及合同审查工作。下列部门除履行4.12外,还要履行以下职责:

　　4.13.1成本管理部:负责工程清单编制、根据需要编制工程成本标底,进行报价分析,负责合同经济纠纷的解决及工程结算管理。其中估算金额大于1000万元的工程必须编制标底;小于1000万元的工程原则上不编制标底,确有需要的,经成本管理部主管领导同意后编制标底。

　　4.13.2材料部:

　　A.负责提出招标业务材料设备控制要求

　　B.负责认质认价(含认综合价)招标全过程管理

　　C.负责其主办业务采购的材料、设备验收

　　D.协助项目部对乙供及合同包定材料、设备验收

　　4.13.3规划设计部:

　　A.负责提供经评审的所负责专项设计的招标图纸及材料样板

　　B.负责解决招标过程中设计技术文件的缺陷。

　　4.13.4项目部:

　　A.负责提供经评审的所负责专项设计的招标图纸及材料样板

　　B.负责解决招标过程中设计技术文件的缺陷

　　4.13.5审计部:监督招标过程及审核定标结果。

　　5.0工作程序

　　5.1直接委托供方选择与管理

　　在以下范围内的项目,由业务主办部门直接组织供方报价,由业务主办部门负责合同拟订及审批,经业务主办部门主管领导批准可直接委托供方,并将合同报招投标管理中心备案。在直接委托过程中,如金额超出范围,应由总经理进行批准。

　　A.费用预计在3万元(含)以下的勘察、设计、监理等项目

　　B.估计工程造价在5万元(含)以下的工程施工项目

　　C.预计3万元(含)以下的项目材料、设备、家具、电器、饰品、赠品及办公设备设施等采购项目

　　D.一次性费用预计3万元(含)以下的项目策划、楼盘销售代理、礼仪广告服务、设计制作、公关礼仪等营销、策划、推广项目及工程造价咨询等中介业务项目

　　5.2议标业务供方选择与管理

　　在以下范围内的项目由业务主办部门组织供方报价,选择不少与三家供方以议标的形式,按"货比三家"的原则组织谈判。招投标管理中心参加谈判确定中标单位,谈判定标结果报总经理批准。成本管理部参加以下"B"项的谈判。业务主办部门负责拟订合同及审批,报招投标管理中心备案。在议标过程中,如金额超出范围,应由董事长进行批准。

　　A.预计费用在3~10万元(含)的勘察、设计、监理等项目

　　B.预计工程造价在5~20万元(含)的工程施工项目

　　C.预计采购金额在3~20万元(含)的材料、设备、家具、电器、饰品、赠品及办公设备设施等采购项目

　　D.预计一次性费用在3~10万元(含)以下的项目策划、楼盘销售代理、广告服务、设计制作、公关礼仪等营销、策划、推广项目及工程造价咨询等中介业务项目。

　　5.3报纸、广播电台、电视广告等不适宜公开招标的广告业务或专营不能招标的其他项目可直接委托或议标,由业务主办部门组织相关部门通过谈判确定,并负责拟订合同及审批,按审批程序报总经理、董事长批准。

　　5.4对于按规定应招标但因特殊情况或特别原因不进行招标的项目,由业务主办部门提出书面申请报主管领导、招投标管理中心主管领导、总经理、董事长批准,可采取议标或直接委托方式,但在开展业务工作之前应先谈定取费或结算办法。涉及政府单位/部门引起的合同协议除主管领导/董事长审核批准外,不执行文件传签要求。

　　5.5除上述5.1-5.4以外的所有采购业务,均需按5.7条的规定执行。

　　5.6直接委托业务及议标采购业务,涉及合同管理及供方评价按照5.7条执行。

　　5.7招标供方选择与管理

　　5.7.1招标项目应选取不少与三家单位参加竞标,并根据项目金额大小增加竞标单位数量。5.7.2招标采购计划按照《计划控制程序》的规定执行。

　　5.7.2在招标采购计划经审批后,招投标管理中心接业务主办部门提交《供方选择要求》后,组织相关部门对供方进行选择和确定,具体实施见《投标单位作业指引》。

　　5.7.3招标文件的编制及审批

　　招投表管理中心在接到业务主办部门的《采购要求》及材料部提供的材料设备要求(包括《材料、设备认质认价清单》、《甲供材料、设备清单》《材料设备、设备品牌要求》),在规定的时间内编制招标文件(包括投标报价书、投标报价要求、招标范围、工程量清单、材料设备控制要求、主要合同条款等)具体按《招标文件编 制作业指引》执行。

　　5.7.4招标实施过程的控制

　　招标实施过程包括发标、答疑、收标、开标、评标、谈判、定标、签发《中标通知书》,具体控制过程按照《招标实施过程作业指引》、《评标、定标委员会管理作业指引》执行。

　　5.7.5合同签定、审批、执行控制

　　招标过程完成,由招投标管理中心负责合同的拟订和传签,具体操作程序按《合同管理作业指引》执行。

　　5.7.6供方评价

　　项目验收后3个月内,由招投标管理中心组织业务主管部门及相关业务。 部门对供方实施评价,具体操作程序按《供方评价作业指引》的规定执行。

　　5.8材料部主办的认质认价采购业务管理,参照本文件管理思路,编制《认质认价作业指引》,并按照《认质认价作业指引》执行。

　　5.9采购过程涉及的材料、设备验收,按《材料设备验收作业指引》执行。

　　6.0支持文件

　　6.1《计划控制程序》QP-10

　　6.2《投标单位确定作业指引》WI-1901

　　6.3《招标文件编制作业指引》WI-1902

　　6.4《招标实施过程作业指引》WI-1903

　　6.5《评标、、定标委员会管理作业指引》WI-1904

　　6.6《合同管理作业指引》WI-1905

　　6.7 《供方评价作业指引》WI-1906

　　6.8《认质认价作业指引》WI-1907

　　6.9《材料设备验收作业指引》WI-1908

　　7.0记录

　　7.1《供方选择要求》

　　7.2《采购要求》

　　7.3《材料、设备认质认价清单》

　　7.4《甲供设备、材料清单》

　　7.5《材料设备品牌要求》

　　7.6《中标通知书》

物业经理人网 www.pmceo.coM

篇2：房地产采购控制程序

　　7.4.1 总则

　　7.4.1.1通过对采购过程的控制,确保能够选用合格的供方和采购的材料、设备质量满足项目开发建设的要求。

　　7.4.1.2职责

　　a)工程部负责公司的工程招标工作,对设计、施工、监理等供方进行评价、选择和验证;

　　b)物资采购中心负责物资采购工作,对材料设备的供方进行评价、选择和验证;

　　c)策划营销中心负责营销策划代理单位和物业管理单位的招标工作,并对其进行评价、选择和验证;

　　d)项目部参与对供方的评价、选择和验证,并对采购材料设备的质量进行检验控制;

　　7.4.1.3采购控制的主要活动包括:规划设计招标、工程施工招标、工程监理招标、营销策划代理招标、前期物业管理招标以及设备材料的招标和采购等。

　　7.4.2供方的评价

　　对其提供的产品影响到工程关键质量的供方,如:工程施工、监理、设计、策划等单位以及大型设备的供方,公司将按以下方式进行评价和控制。

　　7.4.2.1 工程部、物资采购中心和策划营销中心根据职责范围,负责结合工程招标,收集各种供方的有关信息资料,组织有关部门进行评价,评价的准则参照以下原则:

　　a)供方的企业规模、资质和经营状况应与其所投标的或提供的产品(服务)的要求相适应;

　　b)供方在其所在的专业领域内,具备一定的社会声誉,并有着一定的成功业绩;

　　c)供方具备持续提供合格产品的能力,能够提供其质量保证体系有效运行的证据;

　　d)与公司有过历史合作的供方,应具备良好的历史合作经历。

　　关于对供方具体的评价准则,在每次招标的招标文件和评标办法中予以详细规定,执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》。

　　7.4.2.2 对供方的评价要填写"供方评价表",由参与评价的有关人员填写评价意见并签字。供方经评价合格后,由各分管部门负责编制合格供方的名册,包括供方的名称、主要业务范围、资质等级以及联系方式等。名册由管理者代表审核,总经理批准。同时,各分管部门负责对名册中的合格供方建立合格供方档案,内容包括:

　　a)供方的名称和企业概况;

　　b)主要工作业绩证明资料;

　　c)相应的资质等级证书复印件;

　　d)质量管理体系运行情况的证明资料;

　　e)与公司以往的合作情况等。

　　7.4.2.3各分管部门在适当的时机,要组织对供方进行重新评价,并根据评价的结果,确定对供方控制的程度和方式。

　　7.4.2.4重新评价的准则主要包括:

　　a)供方应保持良好的社会声誉、企业信誉、经营状况和规定的企业资质;

　　b)供方提供的产品或服务能够持续满足规定的要求;

　　c)供方的质量管理体系保持良好的运行;

　　d)不发生重大的质量事故和其它责任事故。

　　7.4.2.5 对供方的重新评价一般每季进行一次,由分管部门组织有关部门填写"供方考评表"进行考评。根据评价的结果,确定对供方控制的程度和方式,对持续保持评价合格的供方,可放宽至每半年评价一次,供方在全部完成其外包任务后进行最终评价。

　　7.4.2.6 对在重新评价中不合格的供方,公司将责令其进行整改,并按照评价准则进行中心评价,整改后仍不能满足评价准则的,报经公司分管领导批准后,根据合同规定,终止其外包合同,并在合格供方名册中删除。

　　7.4.3采购过程

　　7.4.3.1 严格执行《招投标法》的规定,坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则。采用公开招标和邀请招标的方式进行。

　　7.4.3.2各分管部门负责组织有关部门编制招标文件,确定投标单位,依法成立评标委员会,组织召开评标会,确定中标单位。

　　7.4.4.4在确定中标单位后规定的期限内,由分管部门办理合同签定前的巡签审批工作,与中标单位签定书面分合同。

　　7.4.4.5 工程招标的具体管理方式执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》。

　　7.4.4.6 物资采购的具体规定执行Q/TZH-WI-049《物资采购管理办法》。

　　7.4.4采购文件

　　7.4.4.1采购文件包括采购合同、招标文件、招标合同以及所涉及和运用的技术验收标准和图纸等。在实施采购前,要对采购文件的适宜性进行评价,对招标文件的审批和办理合同巡签等都作为评价的方式。

　　7.4.4.2采购合同和招标合同按照公司《合同管理制度》的规定进行签定,合同中应明确采购产品有关质量要求及验收的条款,必要时,对供方的过程、设备及程序、人员资格和质量管理体系的要求予以规定。

　　7.4.4.3 采购文件由各分管部门负责管理,各使用部门按相关规定使用和保存。

　　7.4.4.4招标文件和采购合同的具体规定,执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》和Q/TZH-WI-049《物资采购管理办法》。

　　7.4.5 采购的验证

　　7.4.5.1各分管部门按照职责分工负责组织对供方提供的服务或产品的质量情况进行检验和验证。

　　7.4.5.2 项目部负责材料设备的进场验收,执行Q/TZH-WI-015《材料设备管理制度》,对关键设备和物资,应在采购合同中规定监造和验证的要求,由物资采购中心派员到供方现场进行监造和验证。

　　7.4.5.3 对外包单位(设计、监理、施工等单位)提供服务的情况,由项目部负责日常的监督检查,并定期进行评价。

　　7.4.5.4合同有要求时,顾客或其代表有权在现场对供方的服务和产品质量进行验证。顾客的验证不能免除公司的质量责任,也不能排除其后顾客的拒收。

　　7.4.5.5 对供方提供的服务或产品质量经验证,不能满足合同规定时,公司将依据法律规定终止合同,造成损失的依法进行索赔,并重新进行招标或采购。

　　7.4.5.6个分管部门根据各类供方验证的结果,对合格供方名册进行调整。

篇3：酒店各部门文件备忘录采购单传递程序

　　酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序

　　现各部门为文件的传递而影响了工作，鉴于此情况，为了提高文件和单据的传递效率，特规定以下程序：

　　备忘录的传递：

　　各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来，并有起草备忘录的部门经理的签字，交总经办审核，如有修改，请各部门修改后再递交总经办，由总经办递交总经理批阅后，总经办负责向各部门下发、专递，如有修改，总经办应及时通知其超备忘录的部门，按照总经理的意见修改后，再次按照以上程序递交。

　　采购单的传递：

　　各部门的采购单先递交采购部库管，如没有库存，此单由采购部负责向财务部传递，财务部审批后送总经理审批，审批后的采购单由总经办负责传采购部。

　　文件的传递：

　　各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件，应先送交办公室，由办公室做文件处理签后交总经理批阅，办公室按照总经理批阅的内容进行落实，相关部门落实完毕后，在文件上注明完成的时间和内容交办公室，由办公室向总经理汇报并保存。

　　周会纪要的传递：

　　每周的周会纪要，由总经办整理打印后，按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递，不得在部门滞留，部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序：人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。

　　EOD检查整改：

　　每天的EOD检查记录，由总经办分类电话通知相关部门，各部门能够整改的，整改后电话通知总经办整改结果，总经办要认真记录部门的反馈；如果当时不能整改或需要其他部门协助的，必须书面反馈总经办，并且在第二天的早回上汇报和协调；

　　紧急文件和单据的传递：

　　当有紧急的文件、备忘录、采购单等，可以不按此程序，但必须电话通知总经理，按照总经理的意见处理。

　　自行传递的内容：

　　各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的，由各部门自行传递。

篇4：物业公司物资采购管理程序

　　物业公司物资采购管理程序

　　1.0目的

　　对物资采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。

　　2.0适用范围

　　适用于丽江花园物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。

　　3.0职责

　　3.1行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。

　　3.2各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。

　　3.3财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。

　　3.4管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。

　　3.5使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。

　　4.0定义

　　4.1采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为：

　　4.1.1A类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。

　　4.1.2B类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。

　　4.1.3C类：次采购金额在1万元以下的零星采购。

　　4.1.4D类：紧急物品采购。

　　4.1.5E类:所有经常性采购的物品。

　　4.2供方：提供产品的组织或个人。

　　示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。

　　注1：供方可以是组织内部的或外部的。

　　注2：在合同情况下供方有时称为“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物资采购的审批

　　5.1.1审批要填写《用款/采购计划》，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。

　　5.1.2E类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；D类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照RGPM-7.2.1-B-01执行；C类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；B类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果报财务总监、董事长批准；A类物品采购参照B类程序进行公开招标，并签订合同。

　　5.1.3《用款/采购计划》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。

　　5.2采购实施

　　5.2.1行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在《合格物资供方名录》中选择供方。

　　5.2.2采购前采购员必须对《用款/采购计划》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。

　　5.3采购物资的验证方式

　　5.3.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：

　　a)由行政部组织相关部门进行进货验证；

　　b)由本公司在供方现场实施验证；

　　5.3.2行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

　　5.3.3验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。

　　5.4采购信息

　　采购信息表达拟采购的产品，适当时包括：

　　5.4.1产品采购批准的要求。

　　5.4.2对产品的验收要求。

　　5.4.3适用的质量管理体系要求。

　　5.4.4其他要求，如价格、数量、交付、人员等。

　　5.5公司的采购文件

　　文件包括：《用款/采购计划》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。

　　5.6对采购物资供方的评价

　　5.6.1合格供应商的条件

　　a)有营业执照和相应的经营资格，具备持续稳定的合格产品供货渠道；

　　b)具有良好的供应物资业绩；

　　c)具有质量保证能力的证明（必要时）；

　　d)价格合理；

　　e)服务良好。

　　5.6.2行政部根据采购物资要求，组织有关人员对物资的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资，应同时选择几家合格的供方以作比较。行政部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据供方物资的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。

　　5.6.3对有多年业务往来的重要物资供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：

　　a)质量管理体系认证证书；

　　b)本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；

　　c)本公司及供方其他顾客的满意程度调查；

　　d)供方产品的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；

　　e)供方的财务状况及服务和支持能力等。

　　5.6.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：

　　a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品；

　　b)使用部门对样品进行验证，并填写《物资供方评定记录表》；

　　c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

　　d)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。

　　e)样品验证、小批量试用均合格的供方经行政部审核，总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；

　　5.6.5零星采购物资供方，使用部门对其进货验证记录即为对此供方的评价。

　　5.6.7对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。

　　5.7对合格供方的定期复评

　　行政部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。

　　6.0相关文件

　　6.1《土建维修材料采购标准》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0质量记录

　　7.1《用款采购计划》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物资供方名录》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采购合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采购物资分类明细表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物资供方调查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物资供方评定记录表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物资供方业绩评定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物资供方评价档案》RGPM–7.4.1–D-01-08