集美房地产公司档案管理制度

　　河口房地产公司档案管理制度

　　一、总则

　　第一条根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定，为加强公司文书立卷工作，特制定本制度。

　　第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

　　第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部，综合管理部下设档案室，各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。

　　第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由综合管理部统一收集管理。

　　第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

　　（一）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

　　（二）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。

　　第七条各部门兼职文书的职责：

　　（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

　　（二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

　　（三）承办人员借用文件材料时，应做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

　　三、归档范围

　　第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　　第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　　第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

　　第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

　　第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　第十四条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

　　第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　第十八条其它应该纳入档案管理的材料。

　　四、平时归档

　　第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

　　第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

　　第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收休齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

　　第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

　　五、立卷（案卷质量要求）

　　第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

　　第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

　　第二十七条不同www.pmceo.com度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

　　第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，草稿在后；其它材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　第二十九条卷内文件材料应按顺序排列，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

　　第三十条永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。

　　第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。

　　第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　第三十三条案卷的装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

　　第三十四条案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

　　第三十五

条本制度经总经理办公会核准后实施，修改亦然。

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篇2：房地产股份公司会计档案管理制度

　　房地产股份有限公司会计档案管理制度

　　为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，符合会计基础规范化的要求，公司根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本制度。

　　一、会计档案立卷管理办法

　　1、会计凭证：每月做好的会计凭证必须在下月5日内进行顺号、查对、清点，检查凭证是否都符合规定，然后按每本50号装订成册，凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号，再将装订成册的凭证按顺序立案存档，使查找凭证方便、快速、一目了然。

　　2、会计报表：每月做好的会计报表必须依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称、单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，送出日期，并由单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份顺序存放，立案归档，以便查找。

　　3、会计帐本：每月结帐后，将打印出来的会计帐簿加具封面，装订成册，标明帐户名称、顺序号、标上标签，将会计帐簿按年份顺序存放，立案归档，以便查找。

　　4、财务文件：财务文件、审计报告等按文件内容进行分类，按立案时间打出文件清单，标上标签、编上编号，便于查阅。

　　二、会计档案调阅管理办法

　　借阅档案必须按正常手续进行，财务部查阅档案资料，要求当天查阅当天归放原处；审计人员查阅档案要有借阅手续；外调档案，必须经财务部主管批准，并付上借阅档案借据，写明借调日期、用途、档案名称、份数、归还时间等，方可借出档案。档案管理人员要根据借调档案规定，到期及时催收归还档案，确保档案完整无缺。

　　三、会计档案保管期限

　　1、会计凭证：

　　①原始凭证、记帐凭证保管期限为15年；

　　②银行存款余额调节表保管期限为3年；

　　2、会计帐簿：

　　①现金和银行存款日记帐保管期限为25年；

　　②明细帐保管期限为15年；

　　③总帐保管期限为15年；

　　④辅助帐簿保管期限为15年；

　　⑤固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。

　　3、会计报表：

　　①月、季度会计报表保管期限为15年；

　　②年度会计报表保管期限为永久。

　　4、其他：

　　①会计移交清册保管期限为15年

　　②会计档案保管清册保管期为永久

　　③会计档案销毁清册保管期为永久

　　④银行存款对帐单保管期限为5年

　　四、会计档案销毁

　　根据会计档案保管期限，销毁会计档案时，到期限的档案必须列出详细的会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并有档案管理人员签名、财务部主管签名、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。会计档案销毁时应由上级主管部门派员监销。

篇3：房地产集团公司项目档案管理制度

　　房地产集团有限公司项目档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为充分发挥* 城房地产集团有限公司（以下简称公司）项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用，确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合 本公司实际，特制定本制度。

　　第二条 项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）监理资料、声像资料等六个部分组成。

　　第三条 综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门，负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作；项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。

　　第四条 本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 档案的分类

　　第五条建设工程前期文件资料

　　（一）可行性研究资料

　　1、项目建议书及批复；

　　2、可行性研究报告及批复；

　　3、项目评估意见；

　　4、环境影响报告书（表）；

　　5、设计任务书、计划任务书；

　　6、选址意见书。

　　(二)基础、设计、施工前准备资料

　　1、基础资料

　　(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明；

　　(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录；

　　(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

　　2、设计文件

　　(1)初步设计文件资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计；

　　(2)技术设计：建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工程预算、计算书、材料表等；

　　(3)施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算；

　　(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。

　　3、施工准备资料

　　(1)征用土地批准文件及红线图；

　　(2)拆迂文件、补偿安置协议书；

　　(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料；

　　(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书；

　　(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件)，施工许可证；

　　(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。

　　第六条 施工技术文件资料

　　(一)开工报告，停工、复工报告；

　　(二)施工组织设计、施工方案；

　　(三)图纸会审纪要；

　　(四)工程技术、质量、安全措施交底；

　　(五)工程定位放线、测量记录、验线记录；

　　(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图；

　　(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录；

　　(八)基础、主体中间验收记录，构件吊装记录；

　　(九)混凝土施工日记；

　　(十)技术复核记录；

　　(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程)；

　　(十二)工程沉降观测、变形观察记录；

　　(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告；

　　(十四)构件合格证；

　　(十五)砂浆、混凝土试块试验报告；

　　(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录；

　　(十七)工程变更设计联系单；

　　(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录；

　　(十九)工程质量事故及处理材料；

　　(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等)；

　　(二十一)单位工程竣工验收记录；

　　(二十二)单位工程质量综合评定表；

　　(二十三)分项、分部工程质量评定表；

　　(二十四)竣工报告；

　　(二十五)交工验收材料；

　　(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料；

　　(二十七)施工技术总结，工程监理总结，工程试运行记录；

　　(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表；

　　(二十九)工程质量监督报告；

　　(三十)工程质量保修书；

　　(三十一)工程决算、决算审计。

　　第七条 竣工图文件

　　(一)建筑安装工程

　　l、各类建筑、结构专业图；

　　2、各类电气专业图；

　　3、电信专业图；

　　4、煤气专业图；

　　5、各类给、排水工程专业图；

　　6、供热、冷专业图；

　　7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

　　(二)地下管线工程

　　1、总平面图；

　　2、纵断面图、横断面图、结点详图；

　　3、构筑物结构图；

　　4、各种管线特征点图；

　　5、管网综合图。

　　第八条 竣工测量文件资料

　　(一)综合性资料

　　1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料；

　　2、竣工测量施测方案；

　　3、竣工测量技术总结及测量精度分析；，

　　4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。

　　(二)控制资料

　　1、管线控制，加密控制点的观察手簿

　　2、光电测距记录；

　　3、水准观测手簿；

　　4、平面、立面求算值的计算书；

　　5、控制点分布略图、成果表。

　　(三)地形测量资料

　　l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图

；

　　2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。

　　第九条 建设(施工)监理资料

　　(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表；

　　(二)监理规划、监理细则；

　　(三)监理通知、不合格工程项目通知；

　　(四)工程延期、费用索赔审批表；

　　(五)工程部分暂停报告；

　　(六)工程移交证书。

　　第十条 声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。

　　第三章 档案的收集和归档

　　第十一条 在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全，加以整理，以确保资料的完整

　　第十二条 有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案技术标准严格把好质量关。

　　第十三条 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

　　第十四条 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。

　　第十五条 档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。

　　第十六条 照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。

　　第十七条 在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制作：

　　(一)一张图纸上改动部分超过图面 35％或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表)；

　　(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料；

　　(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法在原图上通过修改来反映的；

　　(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一，线位平移超过 2m)，构造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等；

　　(五)未按施工图位置施工的管线工程。

　　第十八条 所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram，内容有：编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。

　　第十九条 有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上，原则以工程合同规定为准。

　　第四章 档案的组卷和移交

　　第二十条 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。

　　第二十一条 项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。

　　第二十二条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。

　　第二十三条 案卷文字材料要用线绳三孔装订；图纸统一折叠成四号图纸规格：297mm×2lOmm。

　　第二十四条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背；编写案卷页号，页号位置是文件资料正面右下角，双面书写文件资料背面为左下角。

　　第二十五条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lOmm×220mm。厚度分别为20ram，30ram，40ram，50ram 等四种。

　　第二十六条 项目档案数量一般为两套。一套由公司留存；另一套报送城建档案馆。

　　第二十七条 在项目完成综合验收后6 个月内，综合管理部应主动与当地政府城建部门联系，办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷，入库等工作。

　　第二十八条 移交项目档案时应如实填写《移交书》，《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。

　　第五章 附则

　　第二十九条 本制度由综合管理部负责解释和修订。

　　第三十条 本制度自印发之日起施行。

篇4：地产代理公司销售现场档案管理制度

　　地产代理公司销售现场档案管理制度

　　（一）目的

　　为了使各销售现场档案管理更加规范化及减少结案工作的工作量。

　　（二）适用范围

　　公司所有在售项目及开盘新项目。

　　（三）档案分类

　　1.人事类：包括排班、考勤、培训、考核

　　2.行政类：包括办公设备、办公用品、预算、发文、申请、交接记录

　　3.营销管理类：包括项目筹备期策划类、项目营销过程中策划类

　　4.销售管理类：包括制度、资料、价格、任务、数据类、合同协议等

　　（四）管理方法及要求

　　1.文档版

　　1)文档版文件分类要清晰，并按类别进行建档、存档。

　　2)档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　3)文件夹内文件要有目录并统一进行编号。文件夹内文件摆放顺序要与文件编号保持一致。

　　4)每年非常用管理性文档必须在次年年初归档，装盒；每个档案盒要有统一的档案标签格式，档案盒内附文件清单；常用文档在项目结案后归档。

　　5)项目结案根据公司规定将整理资料销售管理部项目负责人。

　　2.电子版

　　1)电子版文件要分类清晰，编号、排序要与文档版文件保持一致，以便于查找方便。

　　2)项目电子文档应定期刻盘，以保证资料的安全性；由销售管理部项目负责人保管。

　　3)项目结案后电子版文件应经过一定的整理和编辑；并根据公司规定，所有的文本文件必须为最终定稿刻盘，一式两份；并附文件清单移交销售管理部项目负责人。

　　（五）执行日期

　　在售项目从即日起执行，新项目从正式入场开始执行。

篇5：房地产公司档案管理制度(4)

　　房地产公司档案管理制度（四）

　　（一）主要内容及适用范围

　　规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

　　（二）档案的管理机构

　　1、文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

　　2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

　　3、档案室主要职责：

　　■制定或参与制定档案工作的规章制度；

　　■对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

　　■做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

　　■做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

　　■提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　4、档案的种类

　　■法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

　　■企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　■计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　■总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　■批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

　　■凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　■证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　■汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

　　■声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　■技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

　　5、档案管理的基本程序

　　包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

　　6、档案的收集。

　　就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

　　■立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

　　■立卷归档的时间

　　■凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。

　　■对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　7、立卷归档的要求

　　■各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

　　■移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　■归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

　　■立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　■填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　■立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　■立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　■立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

　　■立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　■文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　■各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

　　■声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　8、档案的借阅

　　■档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

　　■各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

　　■档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

　　■对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

　　■必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

　　■档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　■借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　9、档案保密要求

　　■档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　■档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

　　■有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领

导批准。

　　■有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

　　■对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　■外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　■档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　■企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　10、超期档案的销毁

　　■对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　■经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　■销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　11、档案的保管

　　档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。