房产公司工程文件管理制度

　　房产开发公司工程文件管理制度

　　1.目的

　　在工程部日常行政管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交。

　　2.范围

　　本准则适用于***有限公司开发建设的所有项目。

　　3.文件编号体系

　　工程部文件统一编号方法：公司英文缩写+文件类索引码+文件号

　　4.工程部文件目录

　　4.1公司管理规范：

　　工程管理规范一套

　　项目经理部职责及人员架构表

　　4.2各种指导书

　　4.3政府文件

　　4.4公司来文：

　　4.4.1报公司各部门文件

　　4.4.2报公司报告

　　4.4.3发工程部文

　　4.4.4发设计部文

　　4.4.5发成本管理部文

　　4.5会议纪要：

　　4.5.1公司每月/每周工程例会纪要

　　4.5.2公司现场工作协调会纪要

　　4.5.3专题会议纪要

　　4.5.4内部会议纪要

　　4.5.5图纸会审变更纪要

　　4.6部门费用情况

　　4.7工作简报

　　4.8各种表单

　　4.9工程文件（按工程部档案管理程序中的目录整理、归档）

　　4.10其他

　　5.有以下情况之一的文件不合格文件，

　　5.1没有及时注销的旧版本图纸。

　　5.2编号不连续。

　　5.3文件为传真件。

　　5.4模糊不清。

　　5.5文件资料不全、缺页。

　　5.6签字、盖章不全、无授权负责人批准。

　　6.往来文件需要在文件管理员（工程部项目秘书）处进行登记。文件用章需要先有部门经理签字。文件分机密、秘密、公开三级，机密级只有经办人和所涉及的部门经理、分管老总才可查询，其他人员需查阅要部门经理书面文件；秘密级只有经办人，涉及的部门人员和分管老总才可查询，公开级即全公司共享。

　　7.公司所有正式文件对外均由项目秘书负责，行政方面不论邮件还是文本均要从项目秘书处对外接口或抄送给项目秘书，技术方面的文件可以不通过项目秘书直接对外。

　　8.工程部每周每人均写工作周报，周报格式要求如下：1、分项目写，如基地情况、项目情况、内部管理、其他。2、写明办事的期限、内容。

　　9.工程部每天工作日记按工程部工作日记管理制度执行，由工程部经理进行不定时的抽查。

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篇2：房地产公司文件管理制度(3)

　　房地产公司文件管理制度（三）

　　（一）总则

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　（二）文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　（三）收文的管理

　　1、公文的签收

　　■凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　■对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　2、公文的编号保管

　　■办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　■本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　3、公文的阅批与分转

　　■凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室文书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

　　4、文件的传阅与催办

　　■传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　■阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　■阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　■文件阅完后，应送交办公室办公室文书，切忌横传。

　　■办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　（四）发文的管理

　　1、发文的范围

　　■凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、公司下发文件主要用于：

　　■公布公司规章制度；

　　■公布公司体制机构变动或干部任免事项；

　　■公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　■发布有关奖惩决定和通报；

　　■其他有关公司的重大事项。

　　3、公司上行文、外发文主要用于：

　　■对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　■同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　■在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　■凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　■各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

　　（五）文件的立卷与归档

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

　　②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；

　　③经理办公室各种专业例会记录；

　　④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；

　　⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；

　　⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；

　　⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；

　　⑨公司日志和大事记；

　　⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　3、立卷要求

　　■文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　■立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　■要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　■上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

　　4、文件的销毁

　　■对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

篇3：建设监理公司文件管理制度

　　建设监理公司文件管理制度

　　一.收文

　　1.建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

　　2.实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

　　3.办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

　　4.各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

　　5.各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

　　二.发文

　　1.公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

　　2.每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

　　3.各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

　　4.向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

　　5.监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。

　　三.文件查询

　　1.凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

　　2.凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

篇4：建筑公司文件管理制度

　　建筑公司文件管理制度

　　1.目的

　　为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用E四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。

　　2.适用范围

　　适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

　　3.职责

　　3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

　　3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

　　3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

　　3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

　　3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责E四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

　　3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。

　　3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到E四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

　　3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；

　　3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。

　　3.10 项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。

　　4.工作程序

　　编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废

　　4.1 文件编制、审核和审批

　　4.1.1 企业管理部编制《企业综合管理手册》，组织讨论，董事长审批。

　　4.1.2 公司职能部门编制本系统的管理手册，企业管理部组织讨论，总经理审批。

　　4.1.3 公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件，由部门领导审核，经相关部门会签，公司分管领导审批。

　　4.1.4 分公司编制的管理规定、制度等文件，由主管经理审核，分公司经理审批。

　　4.1.5 项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。

　　4.1.6 对内审报告、管www.pmceo.com理评审报告、会议纪要等记录性文件按照各系统管理手册中要求进行审批。

　　4.1.7电子文件起草完成后，分管领导在纸张文件原稿上审批，文件管理部门留存原稿。

　　4.2 文件的接收和发放

　　4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑，并与互联网连接，设置一个固定的邮箱地址或QQ号码，向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。

　　4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或QQ号码，文件发放均以该邮箱地址为收件人，分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址，并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。

　　4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员，每天必须查看邮箱，在5日内完成文件的传递工作。

　　4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放，并向公司相关领导发放一份纸质文件。

　　4.2.5日常通知类文件可在E四建网页上公布，对需要在网上发布的文件，经分管领导审批后，由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布，网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门，防止没有接到通知延误工作。

　　4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

　　4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件，以邮件形式发放，或在E四建网页上设置公司内部文件平台，设置密码，只有公司内部人员方可登陆。

　　4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后，文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅，如需传阅或转发，批注传阅或发放范围，传阅人员签注姓名和时间，转发的文件填写《文件发放记录》。

　　4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的发放范围，文件管理员以发放组群形式发放，做好《文件发放记录》，收到电子邮件后，接收方要进行回复确认，发放方在《文件发放记录》中打钩确认。

　　4.2.10分公司接到电子文件后，及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门（科室）填写《文件发放记录》，接收人签字。

　　4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载，复制到本地电脑专项文件夹中，建立《文件接收记录》方便查找。文件管理员对文件修订过程进行跟踪，确保使用文件处获得有效版本。

　　4.2.12企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。

　　4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适用文件。

　　4.2.14 接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容，并做好会议纪要。

　　4.3文件的评审

　　4.3.1在管理评审输入资料中，各职能部门对主管的文件提出评审意见。

　　4.3.2 企业管理部每年对管理性文件组织评审，需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。

　　4.4文件的修订、更新、作废

　　4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时，重新起草文件，并用红颜色字体标明修改部位，经审批后，标明原文件作废或修订状态，进行发放。

　　4.4.2 对文本文件修改时，填写《文件更改通知单》，经审批后按照原文件发放范围发放。

　　4.4.3当文件修订或更新时，及时进行发放管理，通知原文件管理员更换原有文件。

　　4.4.4 文件作废时，在纸张文件上注明"作废"，作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出，在文件接收记录中标识作废。

　　4.5 文件的存档

　　4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件，人事任免文件打印5份纸质文件，分别由人力资源部留一份，个人档案装一份，用人单位存一份，办公室留存两份。

　　4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件，进行传阅、学习并存档。

　　4.6网页的维护

　　4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护，确保网络畅通。

　　4.6.2企业管理部积极宣传公司网站，在各种杂志、文件中体现公司网址。

　　4.7文件的编号和排版

　　4.7.1 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。

　　4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建×字[××××]××号）

　　4.7.3 公司便函文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建函[××××]××号）

　　4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。

　　4.7.5各部门编制的电子版文件按附录要求格式设置。

　　4.7.6分公司文件编号采用SJ/×F·××-20××。

　　4.8文件管理的其他要求

　　4.8.1各部门报刊、信件由专人领取分发。凡属领导亲启的函件，要交领导拆封。其它行政信函由公司办公室主任或秘书拆封，对外来www.pmceo.com已拆封的文件拒绝签收。

　　4.8.2搞好企业内外文件、信件的收发和传递工作。对急件随接随送，立即处理，不得积压拖延时间。做到登记清楚，不丢失，不拆封，收件人必须有签字。对带有编号的外来件，收发登记后再予分发。

　　4.8.3凡以企业名义发出的文件，要按文稿格式拟稿。经分管领导审查同意签字后，由办公室主任核稿登记打印，核准无误后方准发出。

　　4.8.4文件起草部门、分公司、项目部均要留存各种文件审批底稿，并报办公室留存盖章后正式文稿一份。

　　4.8.5除中心组学习及党政联席会会议等重要会议的纪要外，其它会议纪要以电子版文件形式下发，由文件起草部门按照公司企业管理部公布的各部门、各单位邮件地址发放，在公司大屏幕滚动通知文件管理员通过电子邮箱查阅、传递,各单位或各部门收到文件后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

　　4.8.6除存档的纸张文件外，均应使用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

　　4.8.7公司、分公司、项目部对接收到的建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行编目管理，并及时向相关部门传递信息。

　　4.8.8所有的会议纪要均要写明时间、地点、主持人、参加人、请假人及缺席情况，要写明会议主要内容及会议安排事项。

　　4.8.9所有文件均应反映出文件名称、审批过程、编制单位、编制日期的内容。

　　5.记录

　　５.1 文件接收记录

　　５.2 文件发放记录

　　５.3 文件传阅处理单

　　５.4 文件更改通知单

　　6.流程图

　　６.1文件收发工作流程图

篇5：建筑公司文件管理制度(2)

　　建筑公司文件管理制度

　　1.目的

　　对与公司质量/环境/职业健康安全综合管理体系要求有关的文件进行控制，确保文件的更改和现行修订状态得到识别，并在使用处可获得有关版本的适用文件。

　　2.适用范围

　　适用于公司与质量/环境/职业健康安全综合管理体系有效运行有关的文件的控制。

　　3.相关文件

　　3.1《记录控制管理程序》

　　4.定义

　　5.责任领导

　　5.1责任领导

　　本制度的责任领导是总工程师，其职责为：负责本制度实施的监督指导。

　　5.2本制度的责任部门是办公室，其职责为：负责本制度实施的监督检查，建立受控文件总清单。

　　5.3相关部门

　　本制度的相关部门是公司各职能部门，其职责为：负责本部门文件的使用和管理；建立本部门受控文件清单；负责规定的文件的编制、发放管理。

　　5.4执行层

　　本制度的执行层是项目部，其职责为：负责本项目部文件的使用和管理，建立本部门受控文件清单；负责规定的文件的编制。

　　6.工作程序

　　6.1质量/环境/职业健康安全综合管理体系中使用的文件类型：

　　6.1.1第一类型：质量/环境/职业健康安全综合管理手册：向组织内部和外部提供关于综合管理体系的一致信息的文件。

　　6.1.2第二类型：质量/环境/职业健康安全综合管理目标指标、管理方案等：表述综合管理体系的目标指标和如何实现和应用于特定产品、项目或合同的文件。

　　6.1.3第三类型：规范：阐明要求的文件。

　　6.1.4第四类型：指南性文件：这类文件阐明推荐的方法或建议。

　　6.1.5第五类型：形成文件的程序、作业指导书和图样：这类文件提供如何一致地完成活动和过程的信息。

　　6.1.6第六类型：管理记录：这类文件为完成的活动或达到的结果提供客观证据。

　　6.2文件的编号

　　6.2.1综合手册的编号

　　MD/SC -20**

　　批准年号

　　手册

　　明大公司代号

　　6.2.2综合管理体系程序文件编号

　　MD/C*-**-20**

　　批准年号

　　程序编号

　　程序文件

　　明大公司代号

　　6.2.3各部门/项目部产生的文件（如：指导书、指南、规章制度等）

　　MD/ GL（GY）-**-****

　　批准年号

　　顺序号

　　工艺技术文件代号

　　管理文件代号

　　明大公司代号

　　6.2.4记录编号

　　见《记录控制管理程序》

　　6.2.5部门简称

　　工程部（工）、经营经营预算部（经）、办公室（办）。

　　6.2文件的受控状态

　　6.2.1文件分为受控与非受控两种，受控文件加盖唯一分发号进行标识并标明其版序号。如：A/0版、B/0版等。

　　6.2.2所有受控文件应分类编制受控文件清单，并对受控文件实施动态管理，及时获得本行业最新的标准规范，以及本单位编制或更新的文件，并有效控制作废文件，以确保文件现行修订状态得到识别。

　　6.4文件和资料的编制和审批

　　6.4.1综合管理手册由办公室组织编制，管理者代表审核，总经理批准。

　　6.4.2综合管理体系程序文件由办公室组织各部门按章节内容分别编制，组织会审后，由主管副经理审核，管理者代表审批。

　　6.4.3其它需编制的文件由各需要部门/项目部编制，根据文件性质由公司各业务主管部门审批（其它文件有特殊规定审批权限者，执行相应文件）。

　　6.4.4对于外来文件的适用性，应由各业务主管领导进行审批。

　　6.5文件的发放

　　6.5.1对综合管理体系要求的文件在发布前应由规定的人员对文件的充分性和适宜性进行审批，审批后方可进行发放。

　　6.5.2文件经审批后，由编制部门根据审批发放范围填写《文件发放登记表》，保证文件发至所需要的各个场所，确保在使用处可获得有关版本的适用文件。

　　6.5.3当对原文件有新的需求时，可填写《文件复制（领用）申请表》，经批准后领用文件或复印件。

　　6.6文件的更改

　　在综合管理体系活动中必要时对文件重新进行评审与更新，对更新文件再次批准。

　　6.6.1当文件的内容、形式需要更改时，由申请人填写《文件更改申请表》，由原文件审批人签发，当原审批人不在职时，由现任领导审批，但必须获得原审批文件的前景资料。

　　6.6.2文件更改审批后，应通知使用有效文件的各场所，按审批内容更改，保持文件的有效状态。

　　6.6.2当文件经过多次修改或发生大幅度变动时，由原编制部门提出申请，换版发行，同时收回所有旧版文件，以防误用。

　　6.6.4对于作废的文件，由原编制部门回收并记录，办理销毁手续进行销毁。出于积累知识或其它正当理由而保留的作废文件，必须加盖"作废"标识，由原编制部门登记。

　　6.7应确保文件保持清晰，不得任意涂改、乱写乱画，并易于识别文件的有效性。

　　6.8外来文件包括政府颁布的外部标准、规范、法规以及顾客图纸等,为确保外来文件得到识别，应按照文件控制要求进行受控和发放。