公司文件管制规范(ISO9001:)

　　公司文件管制规范（ISO9001：20**）

　　1、目的：制订控制系统以控制企管文件以及质量和食品安全管理体系所有需要控制的文件，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

　　2、范围：适用于企管文件以及质量和食品安全管理体系有关的文件和资料。

　　3、职责：

　　3.1企管部负责按本程序要求执行和维持本公司的文件控制系统。

　　3.2生产部负责法律法规及外来标准、技术资料等文件的控制。

　　3.3相关部门经理及其指定的成员需负责其部门所产生的一切文件。

　　3.4企管部负责监督文件的执行。

　　4、程序：

　　4.1定义

　　4.1.1电子文件：储存在电子计算机上的文件。新版发出时，电脑自动更新。

　　4.1.2 OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，意为办公室自动化，它是运用于企业办公自动化的系统软件，其它各种类型的WORD文件都可以在这一程序中运用。

　　4.1.3受控文件：指受更改控制的文件，即文件发生更改，应收回旧文件，重发新文件。

　　4.2公司文件的分类及编号表示：

　　4.2.1公司文件(以下简称文件)分为企管文件与质量和食品安全管理体系文件两大类。

　　4.2.2企管文件包括：

　　4.2.2.1行政管理文件(编号表示示例：PJ-QG-*Z-**)

　　费用薪金类(编号表示示例：PJ-QG-CW-FY**)

　　4.2.2.2财务管理文件 独立核算类(编号表示示例：PJ-QG-CW-HS**)

　　目标考核类(编号表示示例：PJ-QG-CW-MB**)

　　4.2.2.3生产/技术管理文件(编号表示示例：PJ-QG-SJ-**)

　　4.2.2.4营销管理文件(编号表示示例：PJ-QG-Y*-**)

　　4.2.2.5综合管理文件(编号表示示例：PJ-QG-ZH-**)

　　4.2.2.6 7S现场管理文件(编号表示示例：PJ-QG-7S-**)

　　4.2.2.7工作指引类文件(编号表示示例：PJ-QG-ZY-**)

　　注：**表示编号。

　　4.2.3质量和食品安全管理体系文件包括

　　4.2.3.1质量和食品安全管理手册（编号表示示例：PJ-QM-01）

　　4.2.3.2作业程序包括HACCP计划(编号表示示例：PJ-OP-**)

　　4.2.3.3操作指引(编号表示示例：PJ-WI-**-YY)

　　4.2.3.4记录表格(编号表示示例: PJ-QR-**-YY.版次)

　　注:1.**为作业程序编号, YY为**作业程序下面操作指引的编号，由01开始。

　　2.版次为两位阿拉伯数字，当版次为首版时省略。

　　4.3文件的编制、修改和报废

　　4.3.1公司文件按以下程序编制

　　4.3.1.1公司有关部门根据要求和需要编制相关文件交企管部审核并统编。

　　4.3.1.2企管部组织有关部门讨论文件草稿并根据讨论情况修改后初步定稿。

　　4.3.1.3文件由文控员负责整理后按照文件批核表的要求进入流程，并经由相关主管签批。

　　4.3.2公司文件的修改按以下程序进行

　　4.3.2.1有关部门根据管理需要填写“文件修改申请单”。

　　4.3.2.2“文件修改申请单”经部门经理签字后，首先交企管部相关审核人员审核，然后由审核人员组织相关部门或人员进行必要的讨论，经确认后报企管部经理签署意见同意后修改文件。文件修改完毕后将“文件修改申请单”交文控员统一保存。

　　4.3.2.3文件按照文件批核表的要求进行签批。

　　4.3.3董事长、总经理或副总经理批准文件。

　　4.3.4文件的报废：

　　4.3.4.1已经作废的书面文件必须交还文控员。文控员应于发放新的书面文件时收回已作废文件并作销毁处理（但应保留一份原件至少三年以便追溯）。

　　4.3.4.2文件签收人无正当理由不及时（自文控员通知起3日内）交回已作废文件或文控员未履行收回职责的，每份文件扣罚责任人30元。

　　4.4文件的审批

　　4.4.1 方针、目标及质量和食品安全管理手册由总经理批准颁布实施。

　　4.4.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，相关部门经理会签，某某工厂与某某工厂副总经理/总监审核，总经理批准。

　　4.4.3产品质量标准由某某工厂

与某某工厂生产部经理会签，两工厂副总经理审核后，总经理批准文件。

　　4.4.4工作指引类文件由相关部门经理审核，副总经理/总监批准。

　　4.4.5企业管理体系文件由相关部门经理审核，由副总经理/总监/总经理/总裁批准。

　　4.4.6需由部门经理签批的文件，部门经理可授权适当人员签批文件，而授权名单需以书面通知企管部。

　　4.2.7若授权批核人员缺席，可委派另一名同样职权的授权批核人员以签批其所控制的文件，有关授权安排需用书面通知企管部。

　　4.4.8质量和食品安全管理体系文件及企业管理体系文件详细的批核人员见附录：4.8.6

　　4.5文件的管理和分发

　　4.5.1企管部设专职文控员负责公司文件管理，具体做好以下工作：

　　4.5.1.1负责保管一份经批准的原稿文件，包括新文件和改版文件；负责保管“文件修改申请单”；电子文件存于OA系统。

　　4.5.1.2负责分发新生效文件，收回并撕毁已改版或已失效的书面文件。

　　4.5.1.3负责编制并随时修改和保存质量和食品安全管理体系文件总表和企管文件总表，以反映出文件的最新版次。电子文件总表自动更新。

　　4.5.1.4负责文件的收发登记，建立“文件签收单”。

　　4.5.1.5文件修改处用其它颜色（蓝色）底部画线表示。

　　4.5.2文件签收人对自己签收领用的文件，负责保管并填写个人的《领用文件目录总表》。

　　4.5.2.1文件签收人在领文件时须将《领用文件目录总表》交于文控员签字确认。

　　4.5.2.2文件签收人在归还文件时，须将《领用文件目录总表》一并交给文控员。

　　4.5.3文件签收人可以另行指定专人代为签收和保管文件，但有关文件管理责任由文件签收人承担。

　　4.5.4文件签收人应保持领用文件整洁干净，不得在文件封面或内页上乱写乱画（空白处铅笔加注的除外），违者每份文件扣罚责任人20元。

　　4.5.5公司文件的增发与补发必须经企管部经理批准，任何人不得擅自复印，违者每份文件扣罚责任人100元。

　　4.5.6任何人不得将公司文件私自带出公司。因工作需要确需将文件带出公司的，应向企管部经理申请并经总经理批准。违反本条规定的，每份文件扣罚责任人500元。

　　4.5.7文件签收人丢失文件的，应及时告知主管并向企管部经理申请补发。企管部补发文件的同时，每份文件扣罚责任人50元。丢失文件不向主管汇报，不申请补发的，每份文件扣罚责任人500元。

　　4.5.8文件签收人因故离开公司的，应按公司规定办理文件交接。文件签收人已离开公司但未按公司规定办理文件交接的，每份文件扣罚责任人（主管和人力资源部经理）300元。文件签收人指定的文件管理代理人未办理文件交接离开公司的，每份文件扣罚文件签收人100元。

　　4.5.9文件的发放由文控员按以下程序进行：

　　4.5.9.1填制文件封面及文件修改记录（泰啤文控员负责）。

　　4.5.9.2按文件编号系统（见本文件4.2.2条款）为该文件编上文件编号及版次，再按文件批核表要求传送有关部门签批（泰啤文控员负责）。

　　4.5.9.3若相关部门对文件存有不同意见，泰啤企管部文控员需把文件返回到文件编辑部门，文件编辑部门须重新修订，或向异议部门说明理由，待协商一致后签字。

　　4.5.9.4修订后，再由泰啤企管部文控员呈交相关部门签批。

　　4.5.9.5当文件经所有部门核准后，企管部文控员需：

　　a）泰啤文控员在发放电子文件时，须发通知给相关的电脑终端。

　　b)按文件发放要求在文件生效前，把文件发至有权限在电脑终端阅读此文件的部门或岗位，特殊部门或岗位可以发放书面文件。发放和归档原稿（电子文件）批准页，质量和食品安全管理体系文件需盖有“受控文件”印章，企管文件需盖有“企管文件”印章。

　　4.5.9.6文件分发后，企管部文控员需：

　　a)文件生效后，打印此文件可访人员名单（之后，再申请文件阅读权限的，文控员不需再打印可访人员名单，只需此文件改版时，予以申请人阅读权限）进行存档。

　　b)把书面文件（电子文件）原稿进行存档。

　　c)更新文件总表（电子文件自动更新）。

　　4.5.9.7各部门因职位工作要求增加阅读权限的，由企管部经理根据有关职位变动及电脑终端的增加并参照相关部门及岗位要求发放，不需申请。

　　4.5.9.8各部门因工作要求需要、书面文件遗失或损坏要求再发放的需由部门经理核准，再由企管部经理审批。

　　4.5.9.9特殊情况要求把文件带出公司的，“文件申请单”则需由总经理或其授权人审批。

　　4.5.9.10所有领取的书面文件需加盖受控/企管文件印章。

　　4.6文件的标准格式

　　4.6.1文件第一页为封面，第二页为文件修改记录。具体见附后《标准文件封面、标准文件修改记录格式》。

　　4.6.2公司文件根据内容需要，选用以下编写格式：

　　目的-----文件编写的目的。

　　范围-----文件涉及的应用公司、部门或人员。

　　职责-----确保文件有效执行的有关部门或人员的职责。

　　程序/内容-----详细叙述能达到文件目的所需的每一细则。

　　定义-----文件中任何会导致误解或有特别解释的名词定义。

　　记录-----根据需要列出与文件有关的表单内容（包括名称、保存期限、保存部门）。

　　附件-----根据需要列出与文件有关的资料。

　　4.7其他管理规定

　　4.7.1所有文件内页必须具备以下文件资料（见附录4.8.4）：

　　4.7.1.1文件编号；（修改文件时编号不变）

　　4.7.1.2版次；（修改文件时版次做相应调整）

　　4.7.1.3文件名称；

　　4.7.1.4页数及总页数。

　　4.7.2企管部门文控员编制并随时更新《现行有效文件一览表》，并在“公司OA／公共服务”上公布。

　　4.7.3文件所涉及的表格，按照文件（表格）签批程序签批后，由企管部文控员打印出标准格式，质量和食品安全体系文件涉及的表格需加盖“受控质量记录”印章后存档。表格的新增、修改等执行记录控制程序相关要求。文控员编制公司最新版次“记录表格目录”，分发至各部门以便使用（或在OA系统以电子公告版形式发布）。

　　4.7.4外来文件的管理

　　4.7.8.1所有外来的法律法规、产品标准、技术资料等使用前必须加盖“外来文件”印章，经副总经理批核方可使用。

　　4.7.8.2生产部应定期查询在用或引用法律法规、标准的适用性，若有更新应进行评审后及时更换，确保使用标准的有效。

　　4.7.5企管部文控员依据生产部提供的“外来文件登记表”，需编制并保存一份“外来文件总表”。

　　4.7.6公司文件每年底（12月份）进行一次全面检讨及修改以提升文件的质量。企管部负责制定相关检讨要求及征求意见方案。

　　4.7.7电脑维护员须每月备份一次OA系统中的发文管理部分，在对软件修改或升级等原因更改后须重新备份。

　　4.7.8所有盖“供参考用”印章的文件为非受控文件，非受控文件不会自动更新，非受控/企管文件的发放应予以记录。非受控文件不以电子文档形式发放。

　　4.7.9文件下发后，各部门经理/主管应于文件实施前针对文件的要点向执行作业人员进行讲解和宣贯，确保文件执行人员对文件的理解，同时责任部门保留文件学习的证据。

　　4.8附录

　　4.8.1文件控制流程；

　　4.8.2标准文件封面；

　　4.8.3文件修改记录；

　　4.8.4标准文件内页；

　　4.8.5“企管文件”“作废文件”、“供参考用”、“受控文件”、“外部文件”、“受控质量记录”印章；

　　4.8.6文件批核表。

　　发放范围：所有使用OA人员。

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篇2：品保部技术文件管理规范

　　品保部技术文件管理规范

　　一目的：规范技术文件的管理，以备资料的完整和及时。

　　二范围：

　　所有涉及之产品技术资料包括：

　　1.图纸

　　2.生产工艺流程卡

　　3.QC工程图（控制计划）

　　4.检验指导书

　　5.压铸成型条件表

　　6.作业指导书

　　7.产品品质履历表

　　8.工程变更通知单

　　9.检具图

　　10.全尺寸量测报告

　　三权责：

　　QE：负责图纸、QC工程图、检具图、产品履历表的管理，并对目录内容负责。

　　SQA：负责全尺寸量测报告的管理、图纸、生产工艺流程卡、工程变更通知单的接收、整理及归档。

　　SQC：负责检验指导书、作业指导书、压铸成型条件表的整理、装订及归档，并定期对所有技术文件进行索引标识。

　　QC：负责产品履历表的及时登、归档。

　　四内容：

　　1.资料的接收

　　1.1经发布后之图纸、生产工艺流程卡、压铸成型条件表、作业指导书、工程变更通知单到品保后，填写文件接收记。

　　1.2全尺寸报告直接由SQA人员置于技术资料内。

　　2.编号：

　　2.1资料须编号放置,编号原则如下：

　　页次

　　工序代码

　　资料存放顺序号

　　2.1.1资料存放顺序号:依以下顺序依次作流水01、02、03、04、05编码。

　　图纸01

　　生产工艺流程卡02

　　QC工程图03

　　检验指导书04

　　压铸成型条件表05

　　作业指导书06

　　产品履历表07

　　工程变更通知单08

　　检具图09

　　全尺寸量测报告10

　　2.1.2工序代码：图纸、检验指导书、作业指导书内有不同工序之资料时，一般依工序的先后如压铸、加工、刮毛、组装等作1、2、3、4流水号编号。

　　2.1.3页次：相同工序号内有不同页次时，同样依1、2、3、4之流水号表示，如下：

　　01-2-2表示图纸加工图的第二页。

　　3装订：

　　3.1SQA接到工程确认的图纸后，依产品代码总览表的顺序号置于文件夹内，在文件夹肩上打印零件品号和顺序号。

　　3.2各技术资料在归档时，相应由相关人员用铅笔（便于增删时修改）填写技术文件目录内页数，以及备注内填写共用图面等信息。

　　4管理：

　　4.1其它部门或QC借阅须登记，借阅时不能抽取文件内的单份资料，整本借还。

　　4.2归还时相应人员应检查技术文件内资料的完备及顺序的准确。

　　五附件

　　技术文件目

　　准审制订

篇3：某党校文件处理工作规范

　　党校文件处理工作规范

　　一、文件收发

　　(一)机要文件收发

　　凡是中央、中央办公厅、省委、省委办公厅以及国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅所发的各类文件，均属机要文件。

　　1、签收、清点。每次收取机要件时，要根据发文单所列内容，认真核对、清点。

　　2、分类、登记。文件取回后，按不同层次、类别进行分类、登记。

　　(二)普发文件收发

　　凡是市委、市委办、市政府、市政府办公室及有关部门发来的文件、电报、会议材料等，均属于普发文件。

　　1、取文。每周到市委文件交换站取文件2-3次。

　　2、分类、登记。每次取回文件后，要进行分类、登记。

　　(三)网上文件收发

　　凡是通过政务网发来的文件、电报、简报、通知等，均属于网上收文。

　　1、每天一上班，首先要打开政务网，查看是否有文件或通知，每天要查看6-8次;每个工作日的下午下班时再关闭政务网。

　　2、通过政务网发来的文件，每天都要及时拆离、保存、打印;会议通知要及时打印，送办公室主任签批，并通知参加会议的领导或有关人员本人。

　　二、文件传阅

　　(一)各类文件收到后，要认真登记、分类，附上文件传阅单，送办公室主任阅批，急件要急送。

　　(二)按办公室主任的批示及文件传阅范围，及时进行传阅，对送出的传阅件要及时收回;机要件的传阅、收回，都要有登记，不能在外“过夜”，以确保文件安全、准确、及时运转。

　　(三)对有关领导在传阅件上的批示，要及时转告有关部门或有关人员，并及时向办公室主任报告，视情做出安排。

　　(四)文件传阅、办理完毕后，要立卷归档。

　　(五)传阅完毕后的文件，可供借阅使用，要严格借阅手续，防止丢失和损坏，一般不得带出保密室。

　　三、市委党校各类文件分发

　　(一)凡是市委党校或市委党校与其他单位联合制发的文件，一律按发放范围、份数发放。

　　(二)发送校领导及各处室的文件，要及时发送;发往各县(区)委党校、市直各部门的文件，一律用信封装好，分别邮寄或送文件交换站。

篇4：某党校文件、材料归档工作规范

　　党校文件、材料归档工作规范

　　一、文件、材料归档范围

　　凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件、材料，均属归档范围。

　　(一)上级机关文件、材料

　　1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料;

　　2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务，但要贯彻执行的法规性文件;

　　3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

　　4、上级机关及领导同志，在于本机关有关的文件、材料上的批示和下达的督查近期形成的办结材料;

　　5、本机关负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书;

　　6、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;

　　7、上级机关转发本机关的文件。

　　(二)本机关文件、材料

　　1、本机关党委会议文件、材料，本机关召开的工作会议、专业会议文件、材料;

　　2、本机关印发的(包括转发给予其他机关联合印发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　3、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件;

　　4、本机关工作中形成的重要工作计划、总结报告;

　　5、本机关编印的周迅、简报的印件和底稿

　　6、本机关制定的工作制度等文件材料;

　　7、反映本机关业务活动和科研成果的专业文件材料;

　　8、本机关检查下级机关工作、调查研究行成的重要文件材料;

　　9、本机关各种统计报表和统计分析资料;

　　10、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

　　11、本机关党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料;

　　12、本机关在公务活动中，形成的重要函件、电话记录、值班记录，领导同志从外地带回的同本机关有关的文件材料;

　　13、本机关征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料等;

　　14、本机关机构成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等文件材料;

　　15、本机关制定的工作制度等文件材料;

　　16、本机关干部的任免、调配，专业技术职务评定、聘任，干部与职工的录用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料;党员、团员、干部、工人的名册及报表;

　　17、本机关干部、工人的工资表，行政、党、团组织关系介绍信及存根;

　　18、本机关党组织的重要文件材料;

　　19、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

　　(三)下级机关文件材料

　　各县区党校主送市委党校的重要报告、工作计划、总结、典型材料。

　　二、归档时间与办法

　　(一)本机关制发的各类文稿印件三份连同底稿随时送交档案室。

　　(二)本机关的党委会议记录，于第二年上半年由指定人员整理后移交档案室。

　　(三)校领导同志和各处室长参加各种会议带回的文件、材料，会议参加者应在回单位后一个月内向档案室移交。

　　(四)教学档案、科研档案、人事档案，于第二年第一季度，分别由教务处、科研处、组织处向档案室移交。

　　(五)学员档案于第二年的第一个月，分别由行干处、业教处向档案室移交。

　　(六)上级领导检查工作时的讲话、照片、录音、录像等材料，在一月内由有关处室向档案室移交。

　　(七)党校召开的各种会议的录音、录像、照片，由会议承办处室，一月内向档案室移交。

　　(八)党校大事记由办公室于第二年第一季度整理，经领导审阅后，打印成册移交档案室。

　　(九)其他需要存档的材料，由各有关处室于第二年第一季度向档案室移交。