程序文件编写的工作程序

　　程序文件编写的工作程序

　　1.对现行文件的收集和分析

　　收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”的性质，但也有其不足之处，应该以OHS管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。

　　组织如果已经建立了ISO 9000质量管理体系或ISO 14000环境管理体系，就应该使OHS管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等其管理方式类似，这些程序最好在原ISO 9000程序或14000程序的基础上补充为好。

　　2. 编制程序文件明细表

　　一个组织的职业安全健康管理体系程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好;每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的OHS管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的程序文件，制定计划逐步完成。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：OHS体系文件编写的步骤与技巧

　　OHS体系文件编写的步骤与技巧

　　一. 文件编写步骤

　　1.编写OHS初始评审报告

　　2.编写OHSMS标准要求建立的12个要素的程序

　　(1) 危害辨识,危险评价与危险控制程序;

　　(2) 法律、法规及其他要求获取、更新程序;

　　(3) 管理方案定期评审程序;

　　(4) 教育培训程序;

　　(5) 协商与交流管理程序;

　　(6) 文件和资料管理程序;

　　(7) 运行控制管理程序;

　　(8) 应急预案与响应控制程序;

　　(9) 绩效测量和监测控制程序;

　　(10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序;

　　(11)OHS记录管理控制程序;

　　(12)内部审核程序。

　　3.如果组织规模较大，可以编写OHSMS标准中几个未明确要求的程序，如：

　　(1)管理评审程序;

　　(2)目标、指标确定更新程序

　　4.按照危害辨识，风险评价与风险控制程序去执行，评价出重大危险源，并进行分级，制订清单。

　　5.根据重大危险因素来编制或修订OHS方针。

　　6.根据OHS方针和重大危险因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。

　　7.根据上述4、5、6的结果策划运行控制程序和作业指导书。策划时应注意：

　　(1)为使重大危险因素受到控制，减少工伤事故和职业病，应建立每一个重大危险因素相应的管理方案和运行控制程序;

　　(2)对同一个重大危险因素，可以既有管理方案又可有运行控制程序，当然也可以只有其一;

　　(3)同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现;

　　8.通过上述各程序提出各部门的职责，补充完善之，将其提炼到管理手册相应的条款中。

　　9.将上述各程序中的主要内容，提纲挚领地提炼到手册对应的要素中。

　　10.最后再写没有程序支持的手册中的要素，此部分应写详细一些。

　　二.文件编写技巧

　　OHS管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写，一条线一个组或一个人，每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内，这样写可以避免前后重复和矛盾。

　　1. 第一条线：

　　危险辨识，危险评价与危险控制;

　　法律、法规及其他要求;

　　方针、目标、指标;

　　管理方案。

　　2. 第二条www.pmceo.com线：

　　培训、意识和能力;

　　文件管理(控制);

　　记录和记录管理。

　　3. 第三条线：

　　运行控制;

　　应急准备与响应。

　　4.第四条线：

　　绩效测量与监测;

　　事故、事件、不符合、纠正与预防措施;

　　内部审核;

　　管理评审。

　　5、第五条线：

　　其他及附录。

　　也可采取如下的编写方式：

　　(1)自上而下依此展开方式

　　按方针、管理手册、程序文件、作业文件、OHSMS记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。

　　(2)自下而上的编写方式

　　按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。

　　(3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式

　　先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实际是从分析活动，确定活动程序开始，将OHSMS标准的要求与组织实际紧密结合，可缩短文件编写时间。

篇3：编写OHS管理体系文件的原则和基本要求

　　编写OHS管理体系文件的原则和基本要求

　　编写体系文件的原则是写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效(文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做)。体系文件要做到：

　　1.系统性

　　-组织应对其OHS管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统有条理地制订各项程序;

　　-所有文件应按统一规定的方法编辑成册;

　　-各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序;

　　-各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分。

　　2.法规性

　　-体系文件应在总体上遵循OHSMS标准，以及国家或主管部门的有关法规要求;

　　-文件一旦批准实施，就必须认真执行;

　　-文件修改只能按规定的程序进行。

　　3.协调性

　　-体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调;

　　-体系文件之间应相互协调;

　　-体系文件应与有关技术标准、规范相互协调;

　　-处理好各种接口，避免不协调或职责不清。

　　4.见证性

　　-体系文件作为客观证据(适用性证据和有效性证据)向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHS管理体系的运行情况;

　　-对于审核来讲，OHS管理体系文件可作为下列方面的客观证据：

　　危险因素已被辩识、评价并得到控制;

　　有关活动的程序已被确定并得到批准和实施;

　　有关活动处于全面的监督检查之中;

　　职业安全健康绩效和持续改进等。

　　5.唯一性

　　-对一个组织，其OHS管理体系文件是唯一的;

　　-通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解;

　　-决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用;

　　不同组织的文件可具有不同的风格。

　　6.适用性

　　-体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式;

　　-体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应;

　　-所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。

篇4：作业文件的编写

　　作业文件的编写

　　组织现行的各种组织制度、规定、办法等文件，很多具有作业文件相同的功能，但也有其不足之处，应该以OHS管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。

　　根据OHS管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少，内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程序不同，其作业文件的多少也不尽相同。

　　作业文件的作用和要求

　　作业文件是程序文件的支持性文件。为了使各项活动具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交代清楚的活动，就不要再编制作业文件。作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件。国家、行业、组织的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原则。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。

篇5：作业文件编写内容和格式

　　作业文件编写内容和格式

　　1.文件编号和标题：

　　编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点;

　　(1)目的和使用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围;

　　(2)职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系;

　　(3)管理内容：是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干，什么时间干、什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图;

　　(4)更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件，则应一起组织更改;

　　(5)相关程序、文件和记录：指需引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录;

　　2. 报告和记录格式：

　　确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。

　　作业文件必须操作性强，并得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及有关部门对接口关系的认可，经过审批、实施。