建设监理公司档案管理规定

　　建设监理公司档案管理规定

　　第一章 总则

　　为建立健全公司档案工作，规范档案管理，更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务，根据国家有关法规，结合公司具体情况，制定本制度。

　　第一条 公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和，包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。

　　第二条 公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。

　　第三条 公司档案工作采取集中统一管理。

　　第二章 文件材料的形成和归档

　　第四条 公司经营和管理活动中形成的文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档。

　　第五条 文件材料归档的基本要求

　　1.归档的文件材料必须完整。

　　2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　3.归档材料必须层次分明，符合其形成规律。

　　4.归档文件必须编制目录。

　　第六条 文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

　　1.建设行政主管部门来文。

　　2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。

　　3.监理咨询合同、协议。

　　4.向政府有关主管部门的报告或复文。

　　5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。

　　6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。

　　7.有关公司人事管理档案。

　　8.公司经营业务档案。

　　9.公司会议纪要及决议。

　　10.其他。

　　第七条 归档时间

　　1.工程项目及科研项目，在项目告一段落或项目完成后，责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位，交档案管理部门归档。

　　2.各类文件材料归档一式一份，重要文件及自制文件应将原件归档。

　　3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料，要按照归档范围的规定，及时交档案管理部门归档。

　　4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。

　　第八条 公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

　　第三章 档案管理

　　第九条 档案实行分类管理，档案分类要遵循文件材料的形成规律，并且便于保管利用。

　　第十条 公司档案分类

　　1.工程监理及咨询类

　　2.财务管理类

　　3.人事管理类

　　4.行政文书类

　　5.董事会类

　　第十一条 档案鉴定

　　档案保管期限分永久、长期、短期三种，其确定保管期限的基本原则是；

　　1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。

　　2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

　　3.符合国家有关档案管理的规定。

　　第四章档案利用

　　第十二条 档案借阅手续

　　1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》

　　2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的，并在登记簿加以记载，由档案管理员提供服务。

　　3.借阅涉及公司秘密的档案，应经总经理同意，方可借阅。

　　4.未经总经理同意，不得向非公司人员提供档案。

　　第十三条 公司合同档案由合同管理人员统一管理，不得随意让他人查阅或带出公司，若确因工作需要须查看或带出公司，必须经合同统管机构批准，并出具借条，注明合同类型、编号方可借走，完后即时归还。

　　第十四条 非档案管理人员不得擅自提取档案。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：工程档案管理规定

　　工程档案管理规定（详本公司文件档案管理规定）

　　1 工程文件内部流程：

　　注：工程部设专人（资料信息员）对工程档案进行管理。

　　2 存档前需检查是否所有传阅的人都已签阅；需跟进的工作是否已经完成。

　　3 工程文件按照分类进行存档。每份文件存档前需登记，以方便查阅。

　　4 项目实行档案统一管理制度，除因保密性要求的档案外，所有工程档案都按照类别存档，供员工在有需要时查阅。

　　5 查阅档案过程中不得弄乱文件夹摆放顺序和文件存档顺序，亦不得随意将文件抽出后不还原。保密性档案（详档案管理的相关规定）原则不可借阅，如需借阅则必须按本公司档案管理相关规定执行。

　　6 工程档案只可调阅，如需复印档案文件，必须办理相关批准手续；抽出文件前需做出记号以便复印完毕后放回原处。

　　7 如果需要将档案夹/文件留在手中使用一段时间，请在空出位置上贴/放置签名标签，以便其他同事急需时知道文件下落。

　　8 工程档案属于公司所有，未经允许，任何人不得将档案文件给公司以外的其他人翻阅、复印。如有违反，将视其情节轻重给予警告或严重警告处分，直至追究法律责任。

篇3：建设集团企业进一步加强档案管理规定

　　建设集团公司关于进一步加强档案管理的若干规定

　　为进一步加强公司档案管理，使档案工作逐步标准化、规范化、科学化，从而更好地服务于企业发展，根据公司《档案管理制度》（星建﹝20**﹞第12号）要求，经研究，现对原文件进行增加及修改相关条款，有关规定通知如下，请认真参照执行。

　　一、 档案资料的收集和移交

　　1、实行单位（部门）收集制，即哪个单位（部门）产生的归档文件、材料，由该单位（部门）负责收集，档案部门统一整理归档。

　　2、凡属归档范围的文件、资料必须完整齐全，任何个人不准随意留存或据为己用。

　　3、在移交档案资料时，应编制档案移交目录清单一式二份，交接双方按移交目录清点、签字，各存一份。

　　二、档案资料的移交期限

　　1、项目部的工程资料必须在工程竣工验收后的30天内移交公司档案室存档；工程竣工验收资料（包括备案资料）在工程竣工后六个月内由公司工程部核查工程竣工资料后三个工作日内移交档案室存档，项目部章由办公室核对并销毁，获奖工程的证书及文件、奖杯在发文日期后壹个月内由办公室移交存档。

　　2、公司档案的归档期为每年的四个季度末之前，重要资料、证书可随时归档。在四个档案归档期由各个部门负责人收集应该归档的原始资料，各职能部门负责人应积极配合与支持。

　　三、档案的借阅及翻印

　　1、借阅档案需履行借阅手续，密级档案资料的借阅须经总经理批准，调阅档案只准在档案室查阅，必须借出档案室查阅的，需经公司领导批准，并明确借阅归还时间（借阅时间，一般档案最长不超过10天，密级档案最长不超过一周）。

　　2、各部门、分公司因招投标需借各种证书和文件的原件时，必须由部门、分公司领导签字并注明投标工程名称、借阅申请书，经公司总经理签字同意后外借，不办理借阅申请的一律不予借阅。

　　3、非公司人员查（借）阅档案，须经公司主管领导批准，严禁私自外借；离职人员不得查（借）阅及复印档案。离职人员要领回有关个人档案，在办理完离职手续后，凭《员工辞职结算表》和《解除劳动协议》及相关申请报告办理。

　　4、需使用已废止的旧印章时，必须提供经领导批准的盖章联系单，并留存盖章材料的复印件存档备查。

　　5、借阅档案必须严加爱护，不得私自折卷、撕页、撕图、涂改，不准转借。归还时，应由档案管理人员和借阅者共同清点检查，如发现丢失、缺页、破损等情况，要及时采取补救措施，并追究责任。

　　6、绝密、机密文件不可翻印，秘密级文件翻印需经总经理批准。

　　上海zz建设集团有限公司

　　二〇**年十二月二日

篇4：大厦管理处人事档案管理规定

　　大厦管理处人事档案管理规定

　　1、人事档案的内容：员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况资料，其内容主要包括：

　　记载和叙述员工要人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料等。

　　员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

　　对员工的有关历史问题进行审查，选择与复查的人事材料。

　　记载员工专家反组织纪律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

　　2、人事档案保密规定：大厦人力资源部在员工入职时所填写材料一定要调查核实确保人事档案的真实性，对其档案内的一切材料不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　3、员工人事档案变更规定：员工入店后，由其本人填写《职位申请表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。项目内容如有变化，员工应以书面的方式及时准确地向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人力资源部掌握正确无误的资料。

　　4、员工人事档案的使用，员工人事档案为大厦的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。大厦人事决策人员可以通过对有效数据分析，了解大厦人员结构的变动情况，为制定大厦人力资源发发展规划提供依据。大厦认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为大厦人力资源的规范化管理奠定扎实基础。

篇5：工业园管理中心档案管理规定

　　工业园管理中心档案管理规定

　　1、凡是反映公司生产经营和企业管理等具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，凡属归档范围的文件资料均由园区管理中心统一管理，由行政事务部文员专职负责。

　　2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或有关部门须保留的，保存人必须到办公室登记，办公室保存复印件。

　　3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　4、业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

　　5、由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。

　　6、公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。