建设监理公司文件管理制度

　　建设监理公司文件管理制度

　　一.收文

　　1.建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

　　2.实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

　　3.办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

　　4.各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

　　5.各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

　　二.发文

　　1.公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

　　2.每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

　　3.各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

　　4.向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

　　5.监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。

　　三.文件查询

　　1.凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

　　2.凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

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篇2：建筑公司文件管理制度

　　建筑公司文件管理制度

　　1.目的

　　为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用E四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。

　　2.适用范围

　　适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

　　3.职责

　　3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

　　3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

　　3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

　　3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

　　3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责E四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

　　3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。

　　3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到E四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

　　3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；

　　3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。

　　3.10 项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。

　　4.工作程序

　　编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废

　　4.1 文件编制、审核和审批

　　4.1.1 企业管理部编制《企业综合管理手册》，组织讨论，董事长审批。

　　4.1.2 公司职能部门编制本系统的管理手册，企业管理部组织讨论，总经理审批。

　　4.1.3 公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件，由部门领导审核，经相关部门会签，公司分管领导审批。

　　4.1.4 分公司编制的管理规定、制度等文件，由主管经理审核，分公司经理审批。

　　4.1.5 项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。

　　4.1.6 对内审报告、管www.pmceo.com理评审报告、会议纪要等记录性文件按照各系统管理手册中要求进行审批。

　　4.1.7电子文件起草完成后，分管领导在纸张文件原稿上审批，文件管理部门留存原稿。

　　4.2 文件的接收和发放

　　4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑，并与互联网连接，设置一个固定的邮箱地址或QQ号码，向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。

　　4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或QQ号码，文件发放均以该邮箱地址为收件人，分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址，并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。

　　4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员，每天必须查看邮箱，在5日内完成文件的传递工作。

　　4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放，并向公司相关领导发放一份纸质文件。

　　4.2.5日常通知类文件可在E四建网页上公布，对需要在网上发布的文件，经分管领导审批后，由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布，网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门，防止没有接到通知延误工作。

　　4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

　　4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件，以邮件形式发放，或在E四建网页上设置公司内部文件平台，设置密码，只有公司内部人员方可登陆。

　　4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后，文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅，如需传阅或转发，批注传阅或发放范围，传阅人员签注姓名和时间，转发的文件填写《文件发放记录》。

　　4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的发放范围，文件管理员以发放组群形式发放，做好《文件发放记录》，收到电子邮件后，接收方要进行回复确认，发放方在《文件发放记录》中打钩确认。

　　4.2.10分公司接到电子文件后，及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门（科室）填写《文件发放记录》，接收人签字。

　　4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载，复制到本地电脑专项文件夹中，建立《文件接收记录》方便查找。文件管理员对文件修订过程进行跟踪，确保使用文件处获得有效版本。

　　4.2.12企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。

　　4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适用文件。

　　4.2.14 接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容，并做好会议纪要。

　　4.3文件的评审

　　4.3.1在管理评审输入资料中，各职能部门对主管的文件提出评审意见。

　　4.3.2 企业管理部每年对管理性文件组织评审，需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。

　　4.4文件的修订、更新、作废

　　4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时，重新起草文件，并用红颜色字体标明修改部位，经审批后，标明原文件作废或修订状态，进行发放。

　　4.4.2 对文本文件修改时，填写《文件更改通知单》，经审批后按照原文件发放范围发放。

　　4.4.3当文件修订或更新时，及时进行发放管理，通知原文件管理员更换原有文件。

　　4.4.4 文件作废时，在纸张文件上注明"作废"，作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出，在文件接收记录中标识作废。

　　4.5 文件的存档

　　4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件，人事任免文件打印5份纸质文件，分别由人力资源部留一份，个人档案装一份，用人单位存一份，办公室留存两份。

　　4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件，进行传阅、学习并存档。

　　4.6网页的维护

　　4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护，确保网络畅通。

　　4.6.2企业管理部积极宣传公司网站，在各种杂志、文件中体现公司网址。

　　4.7文件的编号和排版

　　4.7.1 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。

　　4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建×字[××××]××号）

　　4.7.3 公司便函文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建函[××××]××号）

　　4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。

　　4.7.5各部门编制的电子版文件按附录要求格式设置。

　　4.7.6分公司文件编号采用SJ/×F·××-20××。

　　4.8文件管理的其他要求

　　4.8.1各部门报刊、信件由专人领取分发。凡属领导亲启的函件，要交领导拆封。其它行政信函由公司办公室主任或秘书拆封，对外来www.pmceo.com已拆封的文件拒绝签收。

　　4.8.2搞好企业内外文件、信件的收发和传递工作。对急件随接随送，立即处理，不得积压拖延时间。做到登记清楚，不丢失，不拆封，收件人必须有签字。对带有编号的外来件，收发登记后再予分发。

　　4.8.3凡以企业名义发出的文件，要按文稿格式拟稿。经分管领导审查同意签字后，由办公室主任核稿登记打印，核准无误后方准发出。

　　4.8.4文件起草部门、分公司、项目部均要留存各种文件审批底稿，并报办公室留存盖章后正式文稿一份。

　　4.8.5除中心组学习及党政联席会会议等重要会议的纪要外，其它会议纪要以电子版文件形式下发，由文件起草部门按照公司企业管理部公布的各部门、各单位邮件地址发放，在公司大屏幕滚动通知文件管理员通过电子邮箱查阅、传递,各单位或各部门收到文件后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

　　4.8.6除存档的纸张文件外，均应使用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

　　4.8.7公司、分公司、项目部对接收到的建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行编目管理，并及时向相关部门传递信息。

　　4.8.8所有的会议纪要均要写明时间、地点、主持人、参加人、请假人及缺席情况，要写明会议主要内容及会议安排事项。

　　4.8.9所有文件均应反映出文件名称、审批过程、编制单位、编制日期的内容。

　　5.记录

　　５.1 文件接收记录

　　５.2 文件发放记录

　　５.3 文件传阅处理单

　　５.4 文件更改通知单

　　6.流程图

　　６.1文件收发工作流程图

篇3：建筑公司文件管理制度(2)

　　建筑公司文件管理制度

　　1.目的

　　对与公司质量/环境/职业健康安全综合管理体系要求有关的文件进行控制，确保文件的更改和现行修订状态得到识别，并在使用处可获得有关版本的适用文件。

　　2.适用范围

　　适用于公司与质量/环境/职业健康安全综合管理体系有效运行有关的文件的控制。

　　3.相关文件

　　3.1《记录控制管理程序》

　　4.定义

　　5.责任领导

　　5.1责任领导

　　本制度的责任领导是总工程师，其职责为：负责本制度实施的监督指导。

　　5.2本制度的责任部门是办公室，其职责为：负责本制度实施的监督检查，建立受控文件总清单。

　　5.3相关部门

　　本制度的相关部门是公司各职能部门，其职责为：负责本部门文件的使用和管理；建立本部门受控文件清单；负责规定的文件的编制、发放管理。

　　5.4执行层

　　本制度的执行层是项目部，其职责为：负责本项目部文件的使用和管理，建立本部门受控文件清单；负责规定的文件的编制。

　　6.工作程序

　　6.1质量/环境/职业健康安全综合管理体系中使用的文件类型：

　　6.1.1第一类型：质量/环境/职业健康安全综合管理手册：向组织内部和外部提供关于综合管理体系的一致信息的文件。

　　6.1.2第二类型：质量/环境/职业健康安全综合管理目标指标、管理方案等：表述综合管理体系的目标指标和如何实现和应用于特定产品、项目或合同的文件。

　　6.1.3第三类型：规范：阐明要求的文件。

　　6.1.4第四类型：指南性文件：这类文件阐明推荐的方法或建议。

　　6.1.5第五类型：形成文件的程序、作业指导书和图样：这类文件提供如何一致地完成活动和过程的信息。

　　6.1.6第六类型：管理记录：这类文件为完成的活动或达到的结果提供客观证据。

　　6.2文件的编号

　　6.2.1综合手册的编号

　　MD/SC -20**

　　批准年号

　　手册

　　明大公司代号

　　6.2.2综合管理体系程序文件编号

　　MD/C*-**-20**

　　批准年号

　　程序编号

　　程序文件

　　明大公司代号

　　6.2.3各部门/项目部产生的文件（如：指导书、指南、规章制度等）

　　MD/ GL（GY）-**-****

　　批准年号

　　顺序号

　　工艺技术文件代号

　　管理文件代号

　　明大公司代号

　　6.2.4记录编号

　　见《记录控制管理程序》

　　6.2.5部门简称

　　工程部（工）、经营经营预算部（经）、办公室（办）。

　　6.2文件的受控状态

　　6.2.1文件分为受控与非受控两种，受控文件加盖唯一分发号进行标识并标明其版序号。如：A/0版、B/0版等。

　　6.2.2所有受控文件应分类编制受控文件清单，并对受控文件实施动态管理，及时获得本行业最新的标准规范，以及本单位编制或更新的文件，并有效控制作废文件，以确保文件现行修订状态得到识别。

　　6.4文件和资料的编制和审批

　　6.4.1综合管理手册由办公室组织编制，管理者代表审核，总经理批准。

　　6.4.2综合管理体系程序文件由办公室组织各部门按章节内容分别编制，组织会审后，由主管副经理审核，管理者代表审批。

　　6.4.3其它需编制的文件由各需要部门/项目部编制，根据文件性质由公司各业务主管部门审批（其它文件有特殊规定审批权限者，执行相应文件）。

　　6.4.4对于外来文件的适用性，应由各业务主管领导进行审批。

　　6.5文件的发放

　　6.5.1对综合管理体系要求的文件在发布前应由规定的人员对文件的充分性和适宜性进行审批，审批后方可进行发放。

　　6.5.2文件经审批后，由编制部门根据审批发放范围填写《文件发放登记表》，保证文件发至所需要的各个场所，确保在使用处可获得有关版本的适用文件。

　　6.5.3当对原文件有新的需求时，可填写《文件复制（领用）申请表》，经批准后领用文件或复印件。

　　6.6文件的更改

　　在综合管理体系活动中必要时对文件重新进行评审与更新，对更新文件再次批准。

　　6.6.1当文件的内容、形式需要更改时，由申请人填写《文件更改申请表》，由原文件审批人签发，当原审批人不在职时，由现任领导审批，但必须获得原审批文件的前景资料。

　　6.6.2文件更改审批后，应通知使用有效文件的各场所，按审批内容更改，保持文件的有效状态。

　　6.6.2当文件经过多次修改或发生大幅度变动时，由原编制部门提出申请，换版发行，同时收回所有旧版文件，以防误用。

　　6.6.4对于作废的文件，由原编制部门回收并记录，办理销毁手续进行销毁。出于积累知识或其它正当理由而保留的作废文件，必须加盖"作废"标识，由原编制部门登记。

　　6.7应确保文件保持清晰，不得任意涂改、乱写乱画，并易于识别文件的有效性。

　　6.8外来文件包括政府颁布的外部标准、规范、法规以及顾客图纸等,为确保外来文件得到识别，应按照文件控制要求进行受控和发放。

篇4：输变电工程公司施工技术文件管理制度

　　输变电工程公司施工技术文件管理制度

　　1适用范围

　　本程序适用于公司范围内施工技术文件的编写、审批、修改、出版、发布、管理和实施。

　　2目的

　　规定施工技术文件产生、发布、使用、修改、保管的控制要求，旨在规范技术文件的产生及实施过程。

　　3技术文件分类

　　3.1项目管理实施规划/施工组织设计

　　项目管理实施规划/施工组织设计，是组织和管理工程施工总的指导性文件。应依据施工承包合同、设计文件及施工组织设计纲要(公司投标文件)编定。经过批准的施工组织设计作为开工的必备条件。

　　3．2施工措施，是指导工程某一个分部或某-个工序施工的文件，必要时进行编制。其内容应突出施工重点，更具有操作性。

　　3．3施工作业指导书

　　是以可操作性为主要特征的技术性文件。

　　3．4工艺手册

　　是某些施工技术经过一定时间的应用、验证后，总结形成的典型施工／加工方法的技术文件。

　　4职责和权限

　　4．1工程管理部

　　负责对公司施工技术文件的全面管理和控制，并保证其适用性和正确性。

　　4．2实施单位

　　4．2．1工程项目部/生产单位、队及施工人员，必须依据批准/指定的施工技术文件

　　进行施工管理和施工操作。

　　4．2．2各级工程技术人员，按相应的分工职责，负责进行技术交底和工程施工过程的监督、检查工作。以保证全面、正确的贯彻和落实技术文件的内容。

　　4．3相关部门

　　各相关职能部门应以批准/指定的施工技术文件为依据，对工程项目进行管理、监督、检查及服务。

　　5施工技术文件的产生与实施管理

　　5．1施工技术文件流程。(详见图1)

　　5．2施工技术文件的编、审、批

　　5．2.1项目管理实施规划/施工组织设计由项目经理组织、项目总工编制、机关主要生产职能部门会签、工程管理部审核、主管副总经理批准。

　　5.2.2施工措施由施工队专责技术员编制、项目总工审核、项目经理批准。

　　5.2.3施工作业指导书根据项目管理实施规划/施工组织设计的技术资料清单、设备和材料供应要求组织编制。

　　一般作业指导书由技术员编制、项目总工审核、分公司主任工程师批准。重要和特殊的作业指导书由项目总工编写，工程管理部审核，总工或者各专业副总批准。涉及有重大安全风险的作业指导书应有安全责任人员审查会签。

　　带电跨越施工作业指导书必须有项目总工和带电跨越架搭设单位共同编写，工程管理部、安全监察部主任审核，公司总工程师批准。

　　5．2．4工艺手册的编制与选用

　　工艺手册中的工艺和施工方法属成熟的工艺方法，由工程管理部组织编制，供工程中选用。选用者应对所选用的工艺手册进行确认签字，并报批准，确保其选用的符合性。

　　5．3出版、颁发及使用

　　5．3．1工程管理部负责公司技术文件的出版、颁发和使用管理，并对出版文件备份及归挡。

　　5．3．2各施工单位批准的技术文件，由批准单位负责出版及报送公司有关职能部门备案。

　　5．3．3项目工程技术文件必须报工程管理部备案。

　　5．4．验证

　　5．4．1施工技术文件编制应充分发扬技术民主，充分吸取有关专业人员和施工人员的意见，必要时应召集有关会议听取意见和建议。

　　5．4．2施工作业指导书开始使用时，应进行可行性验证，确认可行后正式使用。

　　5．5修改

　　施工技术文件一经批准出版后，任何单位／部门和个人，不得擅自修改。若有重大设计修改时，应提出修改报告，由原编审批人员修改文件。

　　5．6保管

　　5．6．1 施工作业指导书/工艺手册是本企业知识产权的一部分，领用单位和个人应在控制范围内登记、领用并负责保管。

　　5．6．2领用人责任

　　A)遵守公司有关技术保密规定，除在指定工程中使用外，不得私自向外部提供本企业出版的施工技术资料。

　　B)工艺手册是典型施工技术标准，可以长期和反复使用，领用人应妥善保管。需要重新印制或再版发行时，应按重新领用手续登记。

　　6标识

　　6．1文件编号

　　施工技术文件的编号由项目部资料员依据公司程序文件的要求和档案管理的规定确认。

　　6．1责任署名

　　施工技术文件应有审批页，由批准、审核、编写者签名以示责任标识。

　　6．2单位署名及出版日期

　　按公司文件统一规定格式在封面正下方标识。

　　7记录及其管理

　　《技术文件审批表》由编制单位(部门)负责保管，保存期与技术文件同步。

　　施工技术文件审批表

　　工程名称

　　文件名称

　　编制单位编写人

　　送审时间报审签发人

　　批准批准意见：

　　批准人：时间：

　　审核审核意见：

　　审核人：时间：

　　会

　　签会签部门会签代表会 签 意 见

　　（注明：意见栏书写不够时，请附上文稿与该表一并归档。）

篇5：物业管理部文件管理制度

　　物业管理部文件管理制度

　　第一条 总则

　　1.1为确保文件管理正常、顺利进行，促进公司管理工作的效率，特制定本办法。

　　1.2所谓"文件"，是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。

　　1.3文件的收发、领取与寄送由行政部负责。

　　第二条 文件的类别

　　2.1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。

　　2.2秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。

　　2.3机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。

　　2.4普通。指非机密文件。

　　第三条 外来文件的收发及处置

　　3.1外来文件全部由行政部接收，在《外来文件收发簿》中登记，填写《文件处理标签》由总经理批示后，下发相关部门处理，行政部在处理时按下列要点处置。

　　3.1.1一般文件予以启封，分送各部门。

　　3.1.2私人文件不必开启，直接送收件人。

　　3.1.3分送各部门的文件若有差错，必须立即退回行政部。

　　3.2普通文件的处理原则

　　3.2.1由部门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理。

　　3.2.2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。

　　3.2.3各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。

　　3.3机密文件的处理原则

　　3.3.1机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。

　　3.3.2指名或亲启文件，原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。

　　3.3.3到达的指名或亲启文件，原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。

　　第四条 内部文件的制发

　　4.1各部门因工作业务需要下发文件时，由部门拟订文件交行政部，由行政部统一格式编号拟定《文件审批表》交相关部门会签，由总经理审批后下发。

　　4.2文件编号规则

　　4.2.1公司文件：涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜，均以公司文件下发。编号规则：皖国购司字（××××）000号（××××为发文年号，000为发文流水号）。

　　4.2.2总经理办公室文件：临时的通知等以办公室文件下发，编号规则：皖国购办字（××××）000号（××××为发文年号，000为发文流水号）。

　　4.2.3会议纪要：凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发，编号规则为：**购纪字（××××）000号（××××为发文年号，000为发文流水号）。

　　4.2.4记录表格：各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到行政部进行编号，无编号的表格不允许在部门之间流转。编号规则：

　　Q/GG-××-001

　　流水号

　　部门代码

　　记录前缀

　　例如：行政部代码*Z，物业部代码WY，财务部代码CW，电脑部代码DN等。

　　4.3文件的受控：为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制，必须对下发文件进行控制，控制其分发场所。公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。

　　受控章形：

　　4.4文件下发

　　4.4.1需要在使用部门留存的文件必须以纸质文件或电子文件下发，下发时各部门必须在《文件签收簿》签收登记。

　　4.4.2不需要在使用部门留存的，在文件正本上附《文件传阅表》交相关部门传阅，文件被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在《文件传阅表》上填写阅览后的意见。

　　4.5文件存档

　　4.5.1公司的外来文件和内部文件在处置完毕后一个工作日必须交档案室存档，否则将追究相关人员的责任。

　　4.5.2各部门指定一名工作人员管理部门的文件，公司下发的文件各部门必须完整保存，行政部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况，发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失，将追究文件管理人员的责任。

　　4.5.3档案管理人员应对每年的文件进行整理，集中封存。

　　4.6文件查阅

　　4.6.1原则上部门查阅文件，应在部门查阅，档案室不接受查阅。

　　4.6.2因工作或业务需要，查阅公司机密性文件，应办理文件查阅审批手续后，方可在档案室查阅。

　　第五条 执行时间

　　此规定自发布之日起执行

，由行政部负责解释。

　　第六条 相关记录（见：表格汇总）

　　6.1《文件样稿》。

　　6.2《会议纪要样稿》。

　　6.3《外来文件收发簿》。

　　6.4《文件处理标签》。

　　6.5《文件审批表》。

　　6.6《文件签收簿》。

　　6.7《文件传阅表》。