地产公司工程档案资料管理规定

　　地产公司工程档案资料管理规定

　　为了规范工程档案资料的管理，确保工程资料的保护和利用，依据档案管理 规范，结合公司工程档案管理实际情况，特对工程档案资料管理制度做修订如下 ：

　　第一条 总则

　　为了加强我司工程技术档案归档管理工作，统一工程技术档案资料的归档要 求及标准，遵照国家相关技术档案管理的规定，特制定《工程技术档案归档管理 细则》（以下简称细则）。

　　第二条 工程技术档案的范围

　　工程技术档案是指我公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的 各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。

　　第三条 工程技术档案管理责任人

　　1、工程技术档案管理工作由总经理办公室负责组织开展并管理保存。

　　2、各相关部门（指工程部和设计部）要指定专职人员负责本部门的工程技术 档案管理。档案管理人员应按本细则的相关要求，切实履行各自职责，对工程技 术档案进行规范化管理和合理化利用，按期将归档内容移交给总经理办公室。此 项工作应纳入各相关部门的工作日程，作为工程项目管理的重要内容和依据。

　　第四条 归档范围

　　1、对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价 值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

　　2、公司工程技术档案的具体归档范围详附录A。

　　3、竣工图分为三类，第一类为单体竣工图（包括建筑、结构、水电、暖通等 个相关专业），一式两套，分别由工程部提交档案馆及物业；第二类为零星的竣 工图（如：装修、幕墙等），由预算部会同竣工结算资料一同报公司存档；第三 类为室外管网竣工图，一式四套，由工程部提交物业及公司档案室各一份。

　　第五条 归档方法和内容

　　1、公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档，每个项目的 档案内容包括三部分：

　　A、各相关部门移交给公司的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸， 主要范围详附录A。

　　B、工程部移交城建档案馆的竣工资料，主要范围详附录B。

　　C、工程部移交物业的竣工资料，主要范围详附录C。

　　2、为了便于统一管理，工程相关部门负责办理的有关工程的证件及批文的原 件，扫描备份后统一交总经理办公室档案管理人员备案登记并归档。

　　3、工程部移交城建档案馆的竣工资料，必须备份一套交公司存档。

　　第六条 归档要求

　　1、归档的工程文件应为原件。若为复印件应指名原件存放处，并加盖部门红 图章。

　　2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

　　3、归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写。字迹清楚，图样清晰，图 表整洁，签字盖章手续完备。

　　4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面。

　　5、所有竣工图均应加盖新的竣工图章（50mm×80mm），示例如下：

　　竣工图

　　施工单位

　　编制人　审核人

　　技术负责人　编制日期

　　监理单位

　　总监　现场监理

　　6、竣工图章应使用不易退色的红印泥，应盖在图标栏上方的空白处。

　　7、利用施工图改绘的竣工图，要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围，并 标明变更修改依据；凡有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制 竣工图。

　　第七条 单体工程档案移交

　　各单体工程竣工后，所有需要移交物业备案的资料，应统一交给项目部档案 管理员登记，由项目部负责组织移交物业，并做好移交登记手续。移交登记手续 应包括移交内容的目录及交接人员签字，在移交物业同时将移交手续的登记备份 交由总经理办公室档案管理人员存档。

　　第八条 立卷要求

　　1、组卷

　　（1）各相关部门名称及代码，统一按简称的每个字的拼音首位大写字母组合 而成。例如：设计部为S，工程部为G，以此类推。

　　（2）各相关部门按上述要求的代码进行编册组卷（以卷、册、盒为主要形式 ），可据实际情况将归档材料和收、发文分开再行细化。卷内要有卷内文件目录 及备考表。卷内所有文件需要装订成册。

　　（3）待工程阶段性竣工完成后，或达到一定时间后由各部门资料员填写好本 部门的卷内目录、备考表和案卷总目录移交给总经理办公室档案管理人员。各部 门档案管理人员应对立卷归档工作全面负责。

　　（4）案卷总目录为移交的本工程所有卷册名称，由本部门资料员统一编写。

　　（5）总经理办公室档案管理人员需对案卷总目录进行汇总整理，形成系统完 整的目录资料。案卷总目录中的“案卷号”由总经理办公室档案管理人员统一编 制，并通知部门资料员校核。

　　2、编目

　　（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：

　　卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷按年度单独编号，页号从“1”开 始；

　　页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角 ，反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；

　　成套图纸自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

　　（2）卷内目录的编制应符合下列规定：

　　卷内目录式样宜符合本细则附录D的要求。

　　序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

　　文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

　　文件题名：填写文件主体全称。

　　日期：填写文件形成的日期，包括年月日。如：20**.2.4。

　　页数：每份文件有几页www.pmceo.com（背面有文字的也算一页）。

　　页号：卷内每份文件第1页所在之页的编号。

　　卷内目录排列在卷内文件首页之前。

　　（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：

　　卷内备考表的式样宜符合本细则附录E的要求。

　　本卷情况说明：填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 ，案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名，标注时 间。没有需要说明的事项可不必填

写说明。

　　另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数）。

　　卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

　　（4）案卷总目录中的编制应符合下列规定：

　　案卷总目录的式样宜符合下列要求。

　　案卷号：以一本案卷为单位，内容包括部门、项目、时间、序列号4个要素， 如“G-翠竹园-20**-1”。

　　案卷名称：包括案卷主要内容，分卷序号等，如“工程联系单*建筑*第一分 册”。

　　责任人：提供档案的部门资料员。

　　编制人：总经理办公室档案管理人员。

　　（注：以上所有表格同行政《档案管理制度》表格）

　　第九条 归档时间和手续

　　1、归档时间

　　（1）每一工程项目的立卷归档，应在该阶段性项目全部竣工结束（移交物业 ）后两个月内完成。

　　（2）具体的文件移交归档时间参照附录A。

　　2、归档手续

　　各相关部门的档案管理员在办理档案移交时，均需登记并签收。

　　附录10-1：工程技术文件归档范围及移交时间

　　附录10-2：工程技术文件归档范围及移交时间

　　附录11：报送南京市城建档案馆的竣工资料

　　附录12：报送物业的竣工资料

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篇2：工程技术资料工程档案管理措施

　　工程技术资料、工程档案管理措施

　　项目部设专职资料员专职管理，按公司要求标准和工程要求进行工程档案归档。

　　一、管理措施严格控制设计变更和材料代用，凡工程变更及材料代用一律由设计院发正式变更通知单及材料代用证明书。认真做好技术交底工作，主要技术问题及主要分项工程施工前，应由项目经理、技术负责人会同有关人员组织技术交底并有书面记录。施工组应有专人组织负责测量，对标高及主要轴线统一由测量小组测设并做标记。土建安装均统一标高、轴线施工，

　　施工中做好各阶段观测记录。加强对原材料质量的管理工作，对进场的材料、设备及时收集质保书等资料，对于无质保书或产品合格证及质保书、性能不符合要求的材料不准进场。加强对混凝土（砂浆）的质量控制及管理，加强对混凝土的坍落度、运输时间及浇捣时的质量控制。按规定现场制作试块，正确养护，并及时送试验室试压。加强现场质量监督检查工作，施工组成立质量监督小组，以专业检查为主，同时展开自检互检和工序交验工作，特别应加强对技术复核和隐蔽工程验收工作，并做好记录。随时对各分包的单项工程进行质量检查，及时收集分包单项工程技术资料，统一归档。以上各项必须按技术档案建档要求及时填报、审核、签证、收集、整理归档，竣工时，交送建设方及企业存档。

　　二、质量保修与回访工程竣工后，我公司将严格按《建设工程质量管理条例》、建设部（2000）80号令《房屋建筑工程质量保修办法》等有关规定进行保修。在签定《建设工程施工合同》同时，向建设单位出具质量保修书。保修书格式详见《建筑工程施工合同》

　　（GF-1999-0201）（示范文本）。质量保修期从工程实际竣工之日起，保修期限为：地基基础和主体结构工程：为设计文件规定的该工程的合理使用年限，即50年。屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏：为2年。每年定期二次进行工程质量回访工作，并请建设方在回访单上签署意见，发现工程质量问题，及时进行维修。工程质量保修，由我公司质安处具体负责。设立工程质量保修电话。对建设单位任何时间、任何形式提出的质量问题，我公司将在接到通知48h内进行处理。由质安处立刻调派人员进行踏勘，制定修补方案，再立即组织资深专业人员、机具、材料等，前去维修。保修后，由质安处派人员进行质量检查，符合质量标准及要求后，请建设方在保修单上签署保修意见。特殊情况的质量问题，会同建设方、设计方统一保修方案后，再进行实施。

篇3：X项目工程档案管理程序

　　某项目工程档案管理程序

　　1、目的：实现“城”工程建设档案的标准化管理，提高城建档案管理工作的正确性与效率。确保第一时间正确解决问题。

　　2、范围：根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定、国家档案局、国家计委、国档发》、《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》等文件精神，完成一个项目从开始建设到交付使用过程中形成的文件资料的积累、整理保管和利用工作。

　　3、 职责

　　3.1收集和保管“城”项目的城建档案，参加每个工程的竣工验收工作。

　　3.2对收集和保管的城档进行整理、鉴定、汇编、归档。

　　3.3负责工程系统内城档的利用和有关城档的技术咨询服务工作。

　　3.4负责将工程竣工档案送缴闵行区规土局档案室存档。

　　4、 程序

　　4.1项目城建档案工作程序：

　　登记

　　目录见〈〈立项阶段和设计阶段文件情况表（一）、（二）〉〉

　　施工

　　在 登记 工程部所订

　　甲供材料

　　《 小区领用图纸登记表》 监理

　　《加盖公章审批表》

　　《单位工程资料检查一览表》

　　《万科验收壹拾柒张 表单》

　　《 工程Ａ、Ｂ、Ｃ册资料一览表》

　　《 工程竣工资料鉴定流转单》

　　与施工单位按合同办理

　　与物业公司按有关规定办理

　　存“城”工程部档案室

　　（壹套）

　　《城市建设档案卷内目录》

　　《备考表》

　　《城建档案》

　　按《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》

　　4.2“城”零星工程资料归档程序：

　　工 登记 发放

　　参照《上海市建设工程竣工档案

　　编制及报送规定》中第一章节

　　4.3“城”档送缴区档案馆程序：

　　综合性文件 公司办公室

　　公司业务部

　　产项依据性文件 工程部

　　由设计部产生和收集

　　工程部

　　产生和收集

　　预算部

　　不合格 由工程部档案室组织施工单位资料员及施工负责人进行施工技术文件、

　　竣工验收文件、竣工图进行整改，再送审。

　　公司办公室、设计部、业务部、预算部

　　合格 （分别依据《上海市建设工程竣工档案的编制及报

　　送规定》附件，《建设工程竣工档案归档内容》汇总）

　　《工程档案押金》收据

　　《竣工档案编制费》支票（见附件《上海市物价局》）

　　《“城”项目竣工档案》壹套 《移交单》

　　单位盖章为准

　　4.4“城”档利用程序：

　　检查是否完好、缺损 存放在原位置

　　发现缺损则由原借人

　　负责完整的交还！

　　5、相关文件

　　5.1《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》

　　上海市城市规划管理局 一九九五年九月

　　5.2《上海市人民政府上沪府发[1987]30号·上海市城市建设档案管理暂行办法》（一九八七年五月五日，上海市人民政府发布）

　　5.3《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

　　国家档案局、国家计委，国档发[1988]4号

　　5.4《基本建设项目档案的验收》

　　主讲：上海正路房地产开发有限公司总工程师张学亮

　　6、相关表单：

　　6.1立项阶段和设计阶段文件材料归档情况表（一）—（六）。

　　6.2 小区领用图纸登记表。

　　6.3加盖公章审批表。

　　6.4单位工程资料检查一览表。

　　6.5万科验收壹拾柒张表单。

　　6.6 工程A、B、C册资料一览表。

　　6.7 工程竣工资料鉴定流转单。

　　6.8城市建设档案卷内目录。

　　6.9备考表。

　　6.10城建档案。

　　6.11文件领用登记表。

篇4：X地产集团建设工程档案管理制度

　　某地产集团建设工程档案管理制度

　　为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。

　　一、工程档案的归档范围及质量要求

　　（一）工程档案的归档范围

　　对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

　　（详附件一）

　　（二）归档文件的要求

　　1、归档的工程文件应为原件。

　　2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

　　3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

　　4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

　　二、工程档案的管理机构

　　各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

　　三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、

　　索引、保管、统计

　　（一）工程档案的收集

　　文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

　　（二）工程档案的整理

　　按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

　　（三）工程档案的立卷

　　1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

　　2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

　　3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

　　4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

　　5、竣工图按专业组卷。

　　6、竣工验收文件按单位工程组卷。

　　（四）工程档案的编目

　　1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

　　2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

　　（五）工程档案的装订

　　案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

　　（六）工程档案的归档

　　1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。

　　（七）工程竣工档案移交

　　工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

　　（八）工程档案的索引

　　工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

　　案卷号如：第1卷1.1.1-1

　　专业号如：基建类1为1.1.1

　　工程代号如zz花园首期为1.1

　　楼盘代号如zz花园代号为1

　　（九）工程档案的保管

　　工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

　　（十）工程档案的统计

　　工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

　　四、工程档案保管期限

　　保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

　　1、永久：是指工程档案需永久保存。

　　2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

　　3、短期：是指工程档案保存20年以下。

　　同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

　　五、工程档案密级

　　密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

　　工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

　　六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。

　　本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

　　七、本制度自发布之日起执行

篇5：大型公司工程档案管理员岗位工作职责

　　大型公司工程档案管理员岗位职责

　　岗位职责

　　1、负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。

　　2、按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料，并负责办理移交手续。

　　3、收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。

　　4、科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。

　　5、工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。

　　6、准确、快捷提供工程档案资料，满足各方面对工程档案资料的利用需求。

　　7、工程竣工验收前，联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。工程竣工后，将所有工程档案、资料移交相关部门存档。

　　8、工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。

　　9、上级交办的其他工作。

　　任职条件：

　　1、专业知识与技能：建筑、土建专业，有2年以上专业工作经验。

　　2、教育水平：大学本科及以上

　　3、年龄要求：不限

　　4、个人素质：有一定分析能力和创新能力，具有较强的职业素养和敬业奉献精神。

　　5、具有较强的语言表达能力和资料规整分类能力，能够熟练掌握和运用电脑完成日常工作。