建筑公司记录控制工作程序

　　建筑公司记录控制程序

　　1 目的

　　通过记录的形式来验证质量、职业健康安全和环境管理体系的有效运行，使生产活动在受控的条件下进行，同时为审核和管理评审提供依据，达到持续改进的目的。

　　2 适用范围

　　适用于公司的质量、职业健康安全和环境管理体系中记录的控制和管理。

　　3 职责

　　3.1 综合管理部负责记录的编号、收集、归档、标识、保管与处置。

　　3.2 各职能部门负责各部门记录编写、保管及定期上交存档。

　　4 管理内容与方法

　　4.1 记录的形式分为：

　　--文字（表格）；

　　--电子媒体形式（磁盘、磁带等）；

　　--照片及胶片等。

　　4.2 记录的分类：

　　法律、法规及其他要求要求的记录

　　质量、职业健康安全和环境标准所要求的记录

　　体系文件规定的记录

　　相关方要求的记录

　　其他公司管理记录

　　4.3 记录的标识、收集、编目、查阅、归档、储存和保管：

　　4.3.1 记录由各部门按《文件控制程序》附录A《文件记录编号规定》进行统一编号，并标明名称，确保标识一致、统一。

　　4.3.2 各部门负责填写记录的人员，应按要求进行填写，内容真实，不得涂改，可以划改（划改人需在划改处签字）。记录要用钢笔或圆珠笔填写，做到字迹清晰，填写及时、准确、完整。

　　4.3.3 各部门应及时对职业健康安全和环境记录进行收集，保存方式便于存取，应有适当的存储环境，以防损失、变质和丢失。

　　4.3.4 各部门记录应定期整理，按《档案管理办法》交档案室归档保存。

　　4.3.5 记录的查阅需经该记录的保管部门主管批准。合同有要求时，可提供给相关供方或其他部门。

　　4.3.6 对来自供方的记录，由各相关职能部门负责搜集整理，作为公司记录予以保存，并应在合同中明确交接方法及内容要求，必要时应列出清单。

　　4.4 记录的处理

　　综合管理部负责制定并根据《档案管理办法》，制定公司记录的保存期限。合同有要求时，按合同规定执行。保存的记录达到保存期后，经各记录归口管理部门主管审核，主管副总经理批准，可在作好销毁记录后销毁，需要继续保留使用的，盖上"保存留用"章，并应明确保留期限。

　　5 相关文件

　　《文件控制程序》

　　《档案管理规定》

　　6 相关记录

　　《记录清单》

　　7 附录

　　附录A 流程图

　　附 录 A（资料性附录）流程图

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篇2：管理处工作记录控制工作程序

　　管理处工作记录控制程序

　　为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理，保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。

　　1.工作记录的定义

　　1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。

　　1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录，如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。

　　2.管理职责

　　2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。

　　2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理。

　　3.现场工作记录的管理

　　3.1现场的工作记录应装在文件夹中，并在文件夹上标明该记录名称。

　　3.2现场工作记录应字迹清晰，无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查，并于每月初将上月的工作记录收集整理后，送至综合管理部文件管理员处存档。

　　4.已收集的工作记录的管理

　　4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。

　　4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。

　　4.3对已收集的工作记录，文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序，确保序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的工作记录，进行合理地编目、标识，以便于工作记录的查找和检索。

　　4.4结合管理处的实际情况，对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档，但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多或延续性不强的工作记录，每月或每季归档一次，于每月或每季15日前进行。

　　4.5如工作记录是传真件，应复印后保存复印件。如工作记录破损，应即时修补。

　　5.已归档工作记录的管理

　　综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放，并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在《工作记录存储清单》上进行登记。《工作记录存储清单》须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。

　　工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。

　　6.工作记录的借阅

　　工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门主管批准后方可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进，并及时收回归档。

　　7.工作记录的报废

　　文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。

　　闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。

　　8.工作记录的检查

　　综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查，每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。

　　三、工作记录一览表

　　序号文件名称保存时间

　　1合同登记表合同失效后1年

　　2借阅登记表至少2年

　　3文件资料存储清单至少2年

　　4文件处理表同该文件保存期

　　5公章证照登记表永久

　　6公章证照使用申请表至少1年

　　7物资申请报告至少3年

　　8物资申请单至少1年

　　9CI制作申请表至少1年

　　10消杀工作记录表至少3年

　　11洗手间定时清洁记录表至少1年

　　12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年

　　13安全管理员交接班记录表至少1年

　　14安全管理员巡查记录表至少1年

　　15安全管理员巡逻签到表至少1年

　　16装修现场监控记录表至少1年

　　17出入卡不存

　　18来访人员登记表至少1年

　　19物资搬运放行条至少3年

　　20管理处进出人员登记表至少1年

　　21装修申请表永久保存

　　22装修管理责任书永久保存

　　23装修施工人员登记表永久保存

　　24装修许可证永久保存

　　25装修违章通知书至少1年

　　26停车场车位租用协议书失效后保存1年

　　27停车场管理协议书失效后保存1年

　　28停车场车辆情况登记表至少2年

　　29驶出车辆异常情况记录表至少3年

　　30停车卡不存

　　31车辆进出凭证至少1月

　　32未收费车辆登记表至少1年

　　33拾遗物品登记表处理后保存1年

　　34监控中心交接班记录表至少1年

　　35值班记录表至少5年

　　36消防演习情况记录表至少2年

　　37消防设施清单永久保存

　　38公用设施保养

维修记录表至少3年

　　39停水/电/气/试消防设施通知至少1年

　　40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年

　　41设备（工具）汇总表失效后保存1年

　　42设备（设施）检查记录表至少5年

　　43机电设备年度检修计划至少5年

　　44设备抢修（大修）记录表永久保存

　　45分承包方保养效果评估表至少3年

　　46电力运行记录表至少3年

　　47智能门禁系统检查表至少1年

　　48电缆绝缘测试记录表永久保存

　　49闭路监控系统维护保养记录表至少1年

　　50业主(住户)资料卡永久保存

　　51委托银行代收款协议书永久保存

　　52____房屋交付验收表永久保存

　　53物品领用登记表永久保存

　　54租户管理协议书永久保存

　　55工程遗留问题处理记录表至少5年

　　56求职表员工离职后1年

　　57转正审批表员工离职后1年

　　58面谈表员工离职后1年

　　59家庭服务情况记录表至少5年

　　60代客购物登记表至少5年

　　61邮件签收登记表至少1年

　　62家庭服务协议书至少5年

　　63客户服务情况统计分析报告至少5年

　　64家庭服务回访记录表至少5年

　　65前期介入情况周记录表N01-NO9至少2年

　　66入住须知永久保存

　　67夜间查岗计划安排表至少2年

　　68夜间查岗情况登记表至少2年

　　69钥匙配制申请表至少3年

　　70钥匙使用登记表至少3年

　　71钥匙清单至少3年

　　72商户管理协议书至少5年

　　73商铺消防管理责任书至少5年

　　74商铺从业人员情况登记表至少5年

　　75商铺设施检查记录表至少5年

　　76员工申诉表至少1年

　　77调动通知书员工离职后1年

　　78人员编制申请表至少2年

　　79交接清单至少2年

　　80房屋移交验收情况通报表至少5年

　　81房屋验收记录表永久保存

　　82职员（工）即时奖惩通知书至少2年

　　83普通员工考核评分汇总表（月）至少2年

　　84__年__季度职员（工）考核评分表员工离职后1年

　　85内务管理情况检查记录表至少1年

　　86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年

　　87技术维修人员部门考核评分表员工离职后1年

　　88员工过失通知书员工离职后1年

　　89员工警告通知书员工离职后1年

　　90员工奖励通知书员工离职后1年

　　91解除劳动合同审批表员工离职后1年

　　92解除劳动合同通知书员工离职后1年

　　93离职人员完善手续表员工离职后1年

　　94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年

　　95保洁工作检查记录表至少1年

　　96紧急集合情况记录表至少2年

　　97顾客投诉（建议）记录表永久保存

　　98紧急事件登记表永久保存

　　99紧急事件处理表永久保存

　　100物资领(借)用单至少2年

　　101仓库物资盘点表至少2年

　　102工作记录存储清单至少2年

　　103工作记录检查情况记录表至少2年

　　104工作记录报废申请表至少2年

　　105新员工试用情况反馈表员工离开后1年

　　106培训(会议)记录表至少1年

　　107岗位证书登记表失效后1年

　　108培训计划至少2年

　　109社区文化活动记录表至少2年

　　110管理报告至少5年

　　附工作记录表格：

　　1、《工作记录存储清单》

　　2、《工作记录检查记录表》

　　3、《工作记录报废申请表》

篇3：C物业记录控制程序

　　1.0 目的

　　通过对记录的控制,达到记录的规范化管理,保证公司质量管理体系的有效运行,并为实现可追溯性提供依据。

　　2.0 范围

　　2.1 本程序规定了质量管理体系运行记录的管理内容和方法,确保记录的标识、收集、归档、贮存、保护、查阅和处置符合规定的要求。

　　2.2 本程序适用于质量管理体系运行及活动中形成的记录的控制。

　　3.0 职责

　　3.1 全面质量管理办公室是本程序的归口管理部门,负责监督、检查记录的管理情况。

　　3.2 全面质量管理办公室负责对归档的记录进行整理、标识、检索、贮存、保护和处置,并提供查阅,负责对各部门的记录管理提供指导。

　　3.3 全面质量管理办公室负责记录的整理和保存。

　　3.4 各部门对应归档的记录,及时送档案室归档,对本部门贮存的记录做好标识、收集、贮存、保护、查阅和处置的工作。

　　4.0 工作内容

　　4.1 质量记录的编号

　　质量记录采用统一编号,用QR(即英文Quantity Record的简称)表示,编号方式为:

　　QR-*.*.*-**-**

　　序号

　　相应的程序文件

　　质量记录的英文缩写

　　4.2 质量记录格式的编制

　　4.2.1 空白记录表格属"文件",应按《文件控制程序》进行管理。

　　4.2.2 原始表格由各使用部门自行编制,表格要简单实用,可操作性强。表格编制完后经部门主管审核,由全面(来自:www.pmceo.com)质量管理办公室进行统一整理、审批,最后确定适宜于公司运行的一整套表格。由各部门主管认可后,全面质量管理办公室负责存档并发放给各部门使用。

　　4.2.3 全面质量管理办公室保留一套空白现行版本的记录表格,作为复印的母本。

　　4.3 记录的填写

　　4.3.1 记录要用碳素笔或钢笔填写,主要要求:

　　4.3.1.1 及时;

　　4.3.1.2 内容真实、完整、准确;

　　4.3.1.3 字迹清楚、格式规范;

　　4.3.1.4 标识明确;

　　4.3.1.5 用词规范。

　　4.3.2 记录表中应确定计量单位:

　　4.3.2.1当整个记录表格使用同一计量单位时,应在表的边框线外,右上角处标明单位;

　　4.3.2.2 计量单位应使用法定计量单位。

　　4.3.3 记录的可追溯性要求:

　　4.3.3.1 填写人或确认人签名时应签署全名及时间(或日期);

　　4.3.3.2 确保记录名称的完整准确;

　　4.3.3.3 必要时加上编号等。

　　4.3.4 编制或使用记录的部门应对记录标识的唯一性负责,防止不易区分记录的产生和使用。计算机管理信息系统(即MIS系统) 中产生的记录也应符合本条款要求。

　　4.3.5记录一旦确认,不得更改,当出现笔误时,应用“-”划断,在旁边写上正确的数据或文字,关键数据及文字的更改应有本人签章及更改日期。

　　4.4 记录的归档

　　4.4.1 全面质量管理办公室负责所有文件资料和记录的标识、收集、编目归档、查阅、检索、保管和处理,各部门应明确记录的贮存、保护责任人。

　　4.4.2 各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复印

篇4：物业管理操作记录控制工作程序

本文提要：当操作记录超过规定保存期限时,由部门责任人填写《过期操作记录处理登记表》,连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员,由管理处决定处理方式统一处理,并记录在《过期操作记录处理登记表》中。对需要长期保存的操作记录,各部门按公司相关档案管理制度执行。

1.0程序目的
通过对管理处所有与管理有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制,确保记录完整、准确、清晰,以证明物业管理服务质量满足规定要求,管理处的管理体系在有效地运行,并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施提供依据。
2.0适用范围
适用于管理处所有与管理有关记录的管理和控制。
3.0主要职责和权限
3.1管理处负责监督《操作记录控制程序》执行和管理处所有操作记录表格的管理。
3.2各部门负责与本部门工作相关的质量记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。
4.0工作程序
4.1.1质量记录表格的名称、编号及版次由管理处负责编制,确保每种表格均有唯一的名称和编号。具体编号方法参照《文件控制程序》执行。
4.1.2对规定有"记录编号" 的操作记录由操作记录填写人按时间日期顺序进行编号填写,确保每份记录均有唯一的记录编号。编号方式如下:
□□ - □□-□□-□□
分序号(必要时加,如01、02)
日期(如‘09’表示9日)
月份(如‘08’表示8月)
年份(如‘07’表示20**年)
4.1.3 外购的操作记录空白表格采用原表格编号或不做表格编号和记录编号要求。
4.1.4 管理处所有操作记录空白表格由管理处客服部文员统一管理,并编制《操作记录表格一览表》,随操作记录空白表格一起发给各部门责任人。各部门必须按规定使用操作记录表格。
4.2质量记录的收集、归档、检索、贮存及防护
4.2.1 填写的操作记录由各部门定期收集并按类别分别装订成册,并基本保证编号的顺序,以便检索。
4.2.2 各部门责任人在接收操作记录表格时,应注意检查操作记录项目填写是否齐全,确保所收集的操作记录有效。
4.2.3 各部门责任人应将操作记录表格保存在适宜的环境中,防止操作记录被更改、丢失或破坏,必要时应采取防潮、防鼠措施,确保操作记录的完好。
4.3操作记录的查阅、www.pmceo.com保存期限及过期的处理
4.3.1 管理处负责编制《操作记录表格一览表》,在表中规定操作记录的保存期限和其它需注意事项,当管理体系文件发生更改变动时,管理处应相应修订《操作记录表格一览表》,具体执行参考《文件控制程序》。
4.3.2 当业主(住户)或管理处人员需要查阅记录时,须经管理处主任及经理同意,由部门责任人协助查阅,防止操作记录被损坏或更改。
4.3.3 当操作记录超过规定保存期限时,由部门责任人填写《过期操作记录处理登记表》,连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员,由管理处决定处理方式统一处理,并记录在《过期操作记录处理登记表》中。对需要长期保存的操作记录,各部门按公司相关档案管理制度执行。
4.4操作记录空白表格的增加、更改
4.4.1 各部门可根据实际工作的需要,增加或更改现有的操作记录空白表格,具体由使用部门提出申请,填写《管理体系文件更改申请表》,按照《文件控制程序》执行。
4.4.2 管理处客服中心文员在收到经过审批的《管理体系文件更改申请表》后,应及时撤回作废旧有的操作记录空白表格,同时发放新的空白表格。
4.4.3 对新增或取消操作记录空白表格的情况,管理处客服中心文员还应更改《操作记录表格一览表》,具体按照《文件控制程序》执行。
4.5其他要求
使用操作记录空白表格的人员应清楚地填写表格中的各项内容,需要签名时应严格按要求执行,确保操作记录完整、准确、清晰,如实反映实际情况。
5.0支持性文件
5.1《操作记录表格一览表》
6.0质量记录
6.1《过期操作记录处理登记表》

篇5：ISO9000文件-质量记录控制工作程序

公 司 程 序 文 件版号: A
修改号: 0
EJ-QP6.5质量记录的控制页码: 1/2

1.目的:
建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

2.适用范围:
适用于本公司质量记录的管理。

3.引用文件:
3.1质量手册第4.16章
3.2 ISO9002标准第4.16章

4.职责:
各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

5.工作程序:
5.1质量记录的收集、传递:
5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

5.2标识、书写:
5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。
5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。
5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

5.3编目:
5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。
5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。
5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,并抄送一份报管理者代表。

5.4贮存、保管:
5.4.1各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方机构审核。
5.4.2如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。

5.5保管年限:
5.5.1综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并在《质量记录一览表》中明确。
5.5.2各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。

5.6质量记录的修改:
5.6.1各部门员工如在填写质量记录过程