建筑公司体系文件控制工作程序

　　建筑公司体系文件控制程序

　　1 目的

　　保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态，及时获取并使用所需文件的有效版本，防止文件丢失、误传，确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。

　　2 范围

　　适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料，包括相应外来文件的控制。

　　3 职责

　　3.1 综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序，并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作，并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。

　　3.2 综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。

　　3.3 综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。

　　3.4 工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。

　　3.5 工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。

　　3.6 计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。

　　3.7 物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。

　　3.8 生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。

　　3.9 各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作，并负责制定文件现行状态的清单。

　　3.10 各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。

　　4 管理内容与方法

　　4.1 文件的分类

　　--管理方针和管理目标；

　　--质量、职业健康安全和环境管理手册；

　　--质量、职业健康安全和环境体系程序文件；

　　--为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件，包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等；

　　--质量、职业健康安全和环境记录。

　　4.2 文件的编制

　　文件由承担其管理职能的部门组织编制。

　　4.3 文件的审批和发布

　　4.3.1 质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核，总经理批准发布。

　　4.3.2 程序文件由综合管理部组织审核，管理者代表批准和发布。

　　4.3.3 技术文件由工程部、生产准备部分别组织各自职能范围内的审核，主管副总经理批准和发布。

　　4.3.4 管理文件由综合管理部组织审核，主管副总经理批准和发布。

　　4.3.5 对外签订的经济合同按《合同管理办法》进行审核后，由法定代表人或其授权人签署。

　　4.3.6 需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件，由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准，批准购买的文件经综合管理部登记后分发。

　　4.4 （受控）文件的编号、发放、更改、评审及存档管理

　　4.4.1 文件编号按《文件编号规定》附录B执行。

　　4.4.2 受控的文件应做好标识，标明文件归口管理部门和分发号等。

　　4.4.3 文件的发放由公司综合管理部负责，其受控文件应填写《内部文件发放登记表》，按批准的发放范围发放；非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。

　　4.4.4 文件领用人在《内部文件发放登记表》上签名后领取。

　　4.4.5 受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按《工程图纸、资料的管理规定》执行。

　　4.4.6 文件领用人应对受控文件妥善保管和使用，防止污损和遗失。当使用的受控文件严重破损时，应到综合管理部办理文件更换手续，交回原文件，换发新文件，并仍沿用原文件分发号。

　　4.4.7 当受控文件丢失后，应到综合管理部重新办理申请领用手续，并做出说明，文件补发后，要注明丢失文件作废。

　　4.4.8 当受控文件使用人调离该岗位时，应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。

　　4.4.9 受控文件的更改审批及发放管理按原文件的管理程序办理，并填写《文件更改申请表》，当采用新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖"作废"标志。

　　作废文件可由文件的管理部门视具体情况按如下方式处置，作废文件的销毁应批准，并有人监督：

　　--文件的管理部门将作废文件统一收回，做好作废标识后封存或销毁记录；

　　--为任何原因而保留作废文件时，应予以明显标识，并与有效文件分开存放。。

　　4.4.10 质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中，随着质量、职业健康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织结构等引起管理体系变化时，应及时评审（间隔期不超过12个月），必要时予以更新，以确保文件的有效性，充分性和适宜性。

　　4.4.11 更改后的文件应标明更改版次，并按原发放名单追踪发放，文件的更改可采用换页或升版的方式进行。

　　4.4.12 外来的上级管理部门文件，其收发、传阅等由公司综合管理部实施管理。

　　4.4.13 受控文件的存档按《档案管理规定》实施。

　　4.4.14 文件需复制时，由使用部门提出申请，经文件的管理部门批准，由文件的发放部门办理登记手续，与原件一样实施控制。

　　4.4.15 管理文件如有网络版本，由文件管理部门提供只读共享，网络版以文件管理部门在网络上公布的版本为准。

　　5 相关文件

　　附录B《文件记录编号规定》

　　《工程图纸、资料管理规定》

　　《档案管理规定》

　　6 相关记录

　　《传真样式》

　　《签报》

　　《会议办理会签单》

　　《发文稿纸》

　　《内部文件发放记录表》

　　《文件更改申请表》

　　《文件收回登记表》

　　《文件销毁申请表》

　　《文件销毁登记表》

　　《收文登记》

　　《发文登记》

　　7 附录

　　附录A流程图

　　附录B《文件记录编号规定》

　　附录C《传真样式》

　　附录D

《签报》

　　附录E《会议办理会签单》

　　附录F《发文稿纸》

　　附录G《内部文件发放记录表》

　　附录H《文件更改申请表》

　　附录I《文件收回登记表》

　　附录J《文件销毁申请表》

　　附录K《文件销毁登记表》

　　附录L《收文登记》

　　附录M《发文登记》

　　附录A

　　(资料性附录)

　　流程图

　　A.1管理体系内部文件控制流程图

　　A.2 管理体系外部文件控制流程图

　　附录B

　　（规范性附录）

　　文件记录编号规定

　　B.1 目的

　　为促进企业管理规范化、科学化、程序化，特制定本规定。

　　B.2 范围

　　适用于公司企业标准的编号。

　　B.3 管理内容与方法

　　B.3.1 企业标准文件记录编号格式

　　Q / GDCF* * ** .*** ─ ****

　　企业标准代号

　　企业名称代号

　　企标版本号

　　企标分层代号

　　职能部门代号

　　企标、记录顺序号

　　企标批准年号

　　B.3.2 编号格式注释

　　B.3.2.1 企业标准代号：

　　用字母Q表示。

　　B.3.2.2 企业名称代号：

　　国电常州发电有限公司简称"国电常发"的汉语拼音字母（大写）的字头组成，即用"GDCF"表示。

　　B.3.2.3 企标版本号：

　　以大写字母A、B、C……表示，目前采用"A"版本号。

　　B.3.2.4 企标分层代号：

　　--质量、职业健康安全、环境管理手册用数字1表示

　　--程序文件用数字2表示

　　--作业性文件用数字3表示

　　--记录性文件用数字4表示

　　B.3.2.5 职能部门代号：

　　职能部门名称代号职能部门名称代号

　　综合管理部01财务部04

　　计划部02物资部05

　　工程部03生产准备部06

　　B.3.2.6 企标、记录顺序号

　　企标的顺序号按发布日期的先后顺序用阿拉伯数字排序，记录的顺序号为记录按文件颁发日期的先后顺序并考虑文件中的记录顺序用阿拉伯数字排号（20**年10月28日发布的A版企标的顺序号和记录顺序号由贯标工组小组统一编制，以后按发布日期的先后顺序进行排序）。

　　B.3.2.7 企标批准年号

　　用企标批准年份的四位数字表示，同一企标修改需重新批准发布的，批准年号用批准时年份的四位数字表示。

　　B.3.3 文件编号中符号的运用

　　在企业标准代号与企业名称代号之间，用斜线"/"分开；在企业名称代号与标准代号之间用空格分开；在职能部门代号与企标顺序号之间用圆点"o"分开；在企标顺序与企标批准年号之间，用横短线"-"分开。

　　如《文件控制程序》为Q/GDCF A201.001-20**.

　　如《发文登记》记录的编号为Q/GDCF A401.002-20**，表示公司综合管理部20**年颁布的第2张记录表式。

　　B.3.4 记录流水号的编号规定

　　B.3.4.1 记录流水号的编号格式

　　B.3.4.2 记录流水号编号注释

　　记录部门代号为填写记录部门的代号，部门代号见A.3.2.5的职能部门代号。

　　B.3.4.3 记录流水顺序号

　　记录流水顺序号用三位数阿拉伯数字表示。

　　B.3.4.4 记录识别号（可选）

　　记录识别号用大写英文字母表示，当各部门内部同一记录的应用范围不同时，用于识别记录的应用范围。识别号位数由部门控制，并可相应增加分割符。

　　B.3.4.5 记录流水号中符号的运用

　　在记录部门编号与记录流水顺序号之间用圆点"o"分开，记录顺序号与记录识别号之间用"－"分开。

　　如01.010，表示公司综合管理部填制某记录的第10个记录。

　　01.010-NS，表示公司综合管理部某记录的第10个关于体系内审方面的记录。

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篇2：物业质量体系文件控制程序

　　1.0 目的

　　对质量管理体系文件进行统一管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

　　2.0 范围

　　适用于质量管理体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的管理。其他类别文件如通告、通知等不在此程序适用范围内。

　　3.0 职责

　　3.1 总经理负责《质量手册》、《程序文件》及外来文件使用的批准。

　　3.2 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准《作业文件》。

　　3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的《作业文件》。

　　3.4 全面质量(来自:www.pmceo.com)管理办公室负责组织对质量管理体系文件的发放控制。

　　3.5 全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的存档及外来文件的获取、签收、存档。

　　3.6 全面质量管理办公室负责收集有关物业管理外来文件及审核。

　　3.7 工程维护部经理负责对所收集的工资技术资料的审核、管理。

　　4.0 工作内容

　　4.1 文件编号

　　4.1.1 体系文件架构

　　第一层文件:质量手册 第二层文件:程序文件 第三层文件:作业文件

　　4.1.2 质量手册用QM(即英文Quantity Manual的简称)表示,编号为:

　　QM-××(发放编号)。

　　4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的简称)表示,编号为:

　　序号 标准要素号 程序文件代号

　　4.1.4 作业文件用WI(即英文Working Instruction的简称)表示,编号为:

　　作业文件序号 标准要素号或程序文件编号 作业文件代号

　　4.2 编写与审批

　　4.2.1质量手册, 全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.2.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.2.3作业文件,各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.3 文件版次

　　文件的最初版本状态用A表示,修改状态用0。若文件进行改版,则版本状态依据改版的次数依次变更为:B、C、D、E......;若文件进行修改,则修改状态(来自:www.pmceo.com)依据修改的次数依次变更为:1、2、3、4......。文件的修改总量累计达到50%或经过第10次修改时,应对文件实施改版,即版本序号变更为下一个英文字母,而修改状态变更为0。

　　4.4 文件受控

　　4.4.1 受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖“受控文件”印章;

　　4.4.2 非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.5 文件发放与回收

　　4.5.1 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.2 如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.3 由于工作的需要或原文件丢失、破损,需要补发文件时,应按下列规定办理。

　　a. 申请方填写《文件补发审批单》经所在部门负责人审核,经管理者代表批准方可予以补发。

　　b. 文件补发需执行文件发放的相关规定。

　　4.6 文件保管与复印

　　4.6.1 受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.6.2 使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。

　　4.6.3 分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门

　　内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后方可复印, 并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.7 文件评审与修改

　　4.7.1 文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.7.2 文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.7.3 全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.7.4 修改方式

　　4.7.4.1 大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;

　　4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;

　　4.7.4.3 小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.7.5 小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.8 文件作废处理

　　4.8.1 对旧版质量管理体系文件,由全面质量管理办公室在发放新文件时对旧版文件进行回收,加盖作废印章后(来自:www.pmceo.com)留一份存档备查,其余填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后统一销毁。

　　4.8.2 如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上加盖“作废留用”章。

　　4.9 外来文件

　　4.9.1 全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.9.2 全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件交全面质量管理办公室主任对其适宜性、充分性进行审核,批准后执行。全面质量管理办公室加盖“受控文件”章,并登记在《外来政策法规文件清单》上。

　　4.9.2 各物业公司管理处对需向业户公开的外来文件,其范围、程序按《提供给顾客文件控制程序》执行。

　　5.0 相关文件

　　5.1《提供给顾客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)

　　6.0 记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(QR-4.2.3-01-01)

　　6.2《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)

　　6.3《外来政策法规文件清单》(QR-4.2.3-01-03)

　　6.4《质量管理体系文件清单》(QR-4.2.3-01-04)

　　6.5《文件销毁申请表》(QR-4.2.3-01-05)

　　6.6《文件补发审批单》(QR-4.2.3-01-06)

篇3：物业质量管理体系文件控制工作程序

　　物业质量管理体系文件控制程序

　　1 目的

　　对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

　　2 范围

　　适用于与质量管理体系有关的文件控制。

　　3 职责

　　3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

　　3.2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。

　　3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

　　3.4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。

　　3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

　　3.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

　　4 程序

　　4.1 文件分类及保管

　　4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。

　　4.1.2 第三级文件可分为两类：

　　a）部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档；

　　b）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

　　4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标准（部门管理制度等）部门质量记录文件等，由综合部保存。

　　4.1.4 技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等），由工程科保存。

　　4.2 文件的编号

　　4.2.1 质量管理体系文件的编号

　　a）质量手册：

　　质量手册缩写代号：ZLSC一版次，手册中各章以章节号区分。

　　例如：ZLSC一20**A，表示公司质量手册20**年第A版。

　　b）程序文件缩写代号: C*一版次，程序中各章以章节号区分。

　　例如：C*41一20**A，表示公司第四章第一个程序文件20**年第A版。

　　c）质量记录：主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号

　　例如：BG一5.6一01，表示物业部在程序文件中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

　　c）各部门其他质量文件：部门代码－文件顺序号－年号

　　例如：GC－05－20**，表示工程科于20**年发放的第5号文件。

　　4.2.2 各部门代号规定如下：

　　物业部：BG；工程科：GC；服务中心：FW。

　　4.3 文件的编写、审核、批准、发放

　　文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的和充分的：

　　质量手册由物业部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；

　　程序文件由各部门负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；

　　各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合部负责登记、发放；

　　应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

　　4.4文件的受控状况

　　文件分为'受控"和"非受拄"两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

　　4.5文件的更改

　　a）质量手册由物业部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录；

　　b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

　　c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

　　d）应能识别所有文件的修订状态，如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。

　　4.6文件的领用

　　a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。

　　b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。

　　4.7文件的保存、作废与销毁

　　4.7.1 文件的保存

　　a）与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风，安全的地方；

　　b）各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。

　　c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案，如内容没有变化，应通知物业部；

　　d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

　　4.7.2文件的作废与销毁

　　a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并标注"作废"字样，确保防止作废文件的非预期使用；

　　b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

　　c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。

　　4.7.3文件的复制

　　复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

　　4.8 外来文件的控制

　　4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

　　4.8.2 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受空印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

　　4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入"部门受控文件清单"，并报物业部备案。

　　4.9 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

　　4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

　　4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

　　5 相关文件

　　5.1《质量记录控制程序》。

　　6 质量记录

　　6.1《文件发放、回收记录》。

　　6.2《部门受控文件清单》。

　　6.3《文件更改申请》。

　　6.4《文件销毁申请》。

篇4：物业公司质量管理体系文件控制工作程序

　　物业公司质量管理体系文件控制程序

　　1.目的

　　对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

　　2.范围

　　本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。

　　3.职责

　　3.1质量手册、程序文件由总经理批准。

　　3.2管理者代表批准其他文件。

　　3.3全面质量管理办公室组织人员进行质量管理体系文件的编写。

　　3.4全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的归口管理。

　　4.工作内容

　　4.1编写与审批

　　4.1.1质量手册,全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.1.2程序文件，管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.1.3服务工作规范，各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.2文件的标识

　　4.2.1编号

　　4.2.1.1记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加"j"及序号,如《收发文登记表》4.2.3-j-01；

　　4.2.1.2程序文件和工作规范的编号直接写上要素号；

　　4.2.1.3如某要素有多个文件时,在后面加注序号，如《装修监管工作规范》7.5.1-04。

　　4.2.2封面标识

　　4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下类推；

　　4.2.2.2分发号,分发文件时注明分发号码。

　　4.2.3页眉和页脚

　　右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/1、B/0、B/1；左边：

　　文件类型,如:质量手册、程序文件、服务工作规范；页面底端

　　居中：页码，如：1。

　　4.3文件受控

　　4.3.1受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖"受控文件"印章；

　　4.3.2非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.4文件发放与回收

　　4.4.1文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.4.2如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5文件保管与复印

　　4.5.1受控文件不得借用、外传，更不能丢失损坏，如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.5.2使用人一旦离开公司，应将其文件交回公司。

　　4.5.3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.6文件评审与修改

　　4.6.1文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.6.2文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.6.3全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.6.4修改方式

　　4.6.4.1大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改；

　　4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数；

　　4.6.4.3小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.6.5小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.7文件作废

　　4.7.1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进行作废处理。

　　4.7.2如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上盖上"作废留用"章。

　　4.8外来文件

　　4.8.1全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规，进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.8.2全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》，以提供员工借阅时的检索，并以此作为有效版本的控制手段。

　　5.相关文件

　　无

　　6.记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(4.2.3-j-01)

　　6.2《文件更改通知单》(4.2.3-j-02)

　　6.3《外来文件清单》(4.2.3-j-03)

篇5：物业管理公司体系文件控制工作程序

　　物业管理公司体系文件控制程序

　　1.目的

　　为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

　　2.范围

　　适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

　　3.职责

　　3.1 相关部门/岗位职责

　　部门/岗位工作内容频次/时间

　　总经理审批《质量手册》2个工作日

　　管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

　　品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》，审批质量记录表格5个工作日

　　管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

　　负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

　　持续

　　品质管理部保管体系文件正本及培训

　　检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

　　及时

　　各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

　　3.2 文件编制、更改、审核、审批权限

　　文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

　　质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

　　程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

　　体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

　　注：1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人；

　　2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。

　　4.方法和过程控制

　　4.1重要说明：为进一步明确质量管理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

　　4.2体系文件的版本控制

　　4.2.1 未经修改的文件版本号为"A/0"，修改一次版本号升为"A/1"，当版本号从"A/9"升级时，则升为"B/0"，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版（如从A→B、B→C……）。

　　4.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至"A/9",则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为"B/0"。

　　4.2.3 若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

　　4.3体系文件的编制、更改

　　4.3.1 文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

　　4.3.2 动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》，经管理处/部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表审批。

　　4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

　　4.4体系文件的分发

　　4.4.1新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色"受控"印章后，填写《文件发放签收表》，按《体系文件下发明细》分发给相关部门（零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部）。

　　4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖"作废"章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

　　4.4.3新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。

　　4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

　　4.5体系文件的培训

　　4.5.1新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训（零星更改的表格除外）。

　　4.5.2新编或更改的体系文件执行前，管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

　　4.5.3新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

　　4.6体系文件的作废处理

　　4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

　　4.6.2如文件不适用需取消，须填写《文件编制/更改申请表》，按原审批程序报批后报废。

　　4.7体系文件的查阅、借阅

　　4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

　　4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》，经管理处/部门经理或其授权人批准，并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失，须报部门经理处理，并向品质管理部申请补发。

　　4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准，外借时间最长不得超过3天。

　　4.8体系文件的保管和保密

　　4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件，并对结果负责。

　　4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行

保管。

　　4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。

　　4.8.4体系文件发生丢失和短缺时，除追究责任外，重新办理领用手续，品质部在补发文件上给予新分发号，并注明原文件分发号作废，并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

　　5.支持性文件

　　TJVKWY4.2.3-Z01-01《体系文件控制细则》

　　6.质量记录表格

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F1 《文件编制/更改申请表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件发放签收表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借阅登记表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F4 《体系文件下发明细》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F5 《文件领用审批表》