装饰公司工程部档案管理制度

　　装饰公司工程部档案管理制度

　　1、工程项目部根据工作需要配备资料员，资料员应严格装饰施工档案管理要求负责工程资料的收集、整理、编号、装订，做好资料档案工作。

　　2、做好施工现场每周例会记录、每月例会记录。临时现场会议记录。

　　3、项目工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

　　4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

　　5、工程中其他文件、资料、文书往来整理归档。

　　6、各类档案资料分类保管，做好备份，不得遗失。同时建立相关电子文档，便于查阅。

　　7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表，并及时归档。

物业经理人网-www.pmcEo.com

篇2：物业公司文件档案管理制度

　　物业公司文件档案管理制度

　　（一）意义

　　（二）文件档案的类别与形式

　　公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。

　　1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9.公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

篇3：工贸油品调运分公司会计档案管理制度

　　工贸油品调运分公司会计档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为加强zz石油（集团）工贸有限公司油品调运分公司（以下简称“油品调运分公司”或“公司”）会计资料档案的科学管理，保证会计资料的完整安全，更好地服务于公司的各项经营活动，根据《会计法》、《中华人民共和国档案法》和《zz石油（集团）工贸有限公司会计档案管理办法》，并结合公司实际，特制定本制度。

　　第二条 本制度所指的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

　　第三条 本制度适用于公司财务资产部、LNG站、永平站、榆炼站。

　　第二章 组织机构及职责

　　第四条 公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。

　　第五条 公司机关综合办公室为公司所有会计档案的最终归档部门。

　　第三章 会计档案管理范围

　　第六条 会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

　　（一）会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

　　（二）会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

　　（三）会计报表主要有财务指标快报及月、季、年度会计报表（包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等）。

　　（四）经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。

　　第四章 会计档案的整理立卷

　　第七条 每月的会计资料，在次月15日前整理立卷或装订成册。

　　第八条 会计年度终了后，应采用“三统一”的办法对会计资料进行整理立卷。

　　（一）分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；

　　（二）档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；

　　（三）管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　第九条 会计凭证的立卷

　　（一）按月立卷：次月将装订成册的凭证，统一登记至会计档案保管清册。

　　（二）凭证装订

　　1. 会计凭证装订前的准备工作：

　　（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

　　（2）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

　　（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全；

　　（4）记账凭证上有关人员（如复核、记账、制单等）的签字和印章是否齐全；

　　（5）按凭证号码的顺序归集（如按上、中、下旬汇总归集），根据集团装订标准确定装订成册的本数。

　　2. 会计凭证装订时的要求：

　　（1）用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

　　（2）凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

　　（3）装订凭证厚度一般1.5厘米，以保证装订牢固，美观大方。

　　3. 会计凭证装订后的注意事项：

　　（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

　　（2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅；一般每月装订一次，装订好的凭证按年度分月妥善保管归档；

　　（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　第十条 会计账簿的立卷

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它账簿应按年整理立卷。基本要求是：

　　（一）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容；

　　（二）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；

　　（三）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底；

　　（四）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册；

　　（五）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；

　　（六）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；

　　（七）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章；

　　（八）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

　　第十一条 会计报表的装订

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一立卷保管。

　　会计报表装订要求：

　　（一）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角；如有

损坏部位，应对其修补后，完整无缺地装订；

　　（二）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

　　第十二条 其他会计核算资料的立卷

　　会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷，要求如下：

　　（一）分类整理，按顺序排列，检查资料是否齐全；

　　（二）整理检查资料顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺失要查明原因。

　　第五章 会计档案的归档

　　第十三条 当年的会计档案在会计年度终了后，由财务资产部门保管一年，期满后于次年1月10号前移交公司综合办公室统一归档。移交过程中，需财务资产部门会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移交，由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》（一式两份），一份交予财务资产部门会计档案管理人员保管，、一份交予综合办公室档案管理人员保管。

　　第十四条 会计档案的保管

　　会计档案必须进行科学管理，要做好防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火、防磁等工作，确保会计档案的安全。

　　第十五条 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原档案管理人员编制会计档案移交清单，将全部案卷逐一移交，接管人员逐一接收。

　　第六章 会计档案的借阅使用

　　第十六条 财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。

　　第十七条 档案在财务资产部门保管期间，凡需借阅会计档案人员，须经总会计师批准后，方可办理借阅手续；借阅人员不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，不得抽换，不得将会计档案携带外出，如遇特殊情况，须经总会计师批准。

　　第十八条 会计档案移交办公室后，凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续，具体参见档案管理相关规定。

　　第七章 会计档案的保管期限

　　第十九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类，具体见附件一。

　　第二十条 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第二十一条 会计档案的具体名称如有同本制度附表一所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

　　第八章 会计档案的销毁

　　第二十二条 保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：

　　（一）由综合办公室会同财务资产部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　（二）会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。

　　（三）销毁会计档案时，综合办公室和财务资产部门共同派专人监销。

　　（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总会计师、经理。

　　第二十三条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第九章 附则

　　第二十四条 本制度由财务资产部负责解释。

　　第二十五条 本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和工贸公司相关规定执行。

　　第二十六条 本制度自颁发之日起施行

　　附件一：

　　工贸有限公司油品调运分公司会计档案保管期限表

　　序号档案名称保管期限备注

　　一、会计凭证类

　　1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年

　　二、会计账簿类

　　2日记账15年

　　其中：现金和银行存款日记账25年

　　3明细账15年

　　4总账15年包括日记总账

　　5固定资产卡片固定资产报废清理后保持5年

　　6辅助账簿15年

　　三、财务报告类包括各级主管部门的汇总会计报表

　　7主要财务指标快报3年包括文字分析

　　8月、季度财务报告3年包括文字分析

　　9年度财务报告永久包括文字分析

　　四、其他类

　　10会计移交清册15年

　　11会计档案保管清册永久

　　12会计档案销毁清册永久

　　13银行余额调节表5年

　　14银行对账单5年

　　15月度现金盘点表5年

篇4：财富管理公司档案管理制度

　　财富管理公司档案管理制度

　　1.在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）财会档案、（D）生产经营管理、（E）技术质量安全管理、（F）基建档案、（G）外来文件、（H）声像档案、（I）实物档案、（J）其他档案。

　　归档范围:

　　1.重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6.本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　归档要求：

　　1.归档的文件材料要完整、系统、准确。

　　2.归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

　　3.档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

　　4.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　5.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

　　6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　7.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　8.案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

　　档案管理人员职责

　　1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

　　3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

　　档案的查阅和借阅

　　1.公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2.档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

　　3.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

　　4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6.不准转借,必须专人专用。

　　7.用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　档案的保管：

　　1.要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。

　　2.为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

　　3.档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

　　4.公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

　　5.公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定，如出现违规操作，给予负责人点名批评，并视情节轻重处以50-200元的罚款。

　　6.经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅限期内不归还的，给予责任人罚款100-200元的处罚；档案管理人员未及时催还的，每次给予罚款10-50元的处罚。

　　7.故意毁损档案资料的，应当视损毁资料的价值给予相应的处罚；情节严重的，予以辞退处理。

篇5：P物业财务制度之会计档案管理

　　物业公司财务制度之会计档案管理

　　第一条 会计档案管理根据国家档案管理的有关规定，结合具体实际，建立会计档案管理制度。

　　第二条 财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求，年度终了后，在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作，按报表、帐簿、凭证顺序排列，编好案卷号，抄写案卷目录一式三份，一份会计部门保存，一份存入档案箱，一份随同档案移交档案室保管。

　　第三条 会计档案由财务管理部保存一年后，移交档案室保管，移交时，双方在移交清单上签字，明确责任。

　　第四条 会计人员和档案管理人员调动工作，必须办好移接交手续后才能离职。

　　第五条 会计档案应做到科学管理，即：存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉，防火，确保档案资料的完整、安全。

　　第六条 非财务人员查阅档案，须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅，须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信，经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借，特殊情况须经总经理批准可提供复印件。

　　第七条 会计档案保管到期，由档案室提出销毁意见，会同会计部门审查鉴定，编制会计档案销毁清册，由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。

　　第八条 销毁档案时应由会计机构、档案机构共同派员监销参加，参加人员应对批准销毁的会计档案进行清点、核对，并在销毁清册上签字，并将监销情况报告总经理。销毁清册列入会计档案作永久保存。