酒店物资报损管理制度

　　酒店物资报损管理制度

　　为了加强酒店对物资的统一管理，维护酒店的利益，现对各部门报废、报损物品管理及降低物资报损管理做出如下规定：

　　正常经营过程中报损管理

　　1、客房与餐饮在日常经营过程中的报损按照以下比例执行：

　　（1）客房部：

　　1）报损核销比例：

　　布草：营业收入0.3%；

　　一次性消耗品（主要包括客用一次消耗品）营业收入0.2%；

　　瓷器、玻璃器皿营业收入0.1%

　　2）核销采用直接核销法：

　　当月核销数=当月营业收入*核销率

　　3）超过正常报损比例的人为损坏，由房务部落实个人责任并赔偿损失；

　　4）住店客人人为损坏客房内用品，按照房务部的物品赔偿价格进行赔偿。

　　（2）餐饮部：

　　1）报损核销比例：

　　布草营业收入0.4%

　　瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%

　　银器、不锈钢器具营业收入0.02%

　　2）核销采用直接核销法：

　　当月核销数=当月营业收入*核销率；

　　3）超过正常报损比例的人为损坏，由餐饮部落实个人责任并赔偿损失；

　　4）用餐客人人为损坏餐饮用品，按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。

　　（3）康乐部：

　　1）报损核销比例:

　　布草营业收入0.4%

　　瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%

　　不锈钢器具营业收入0.02%

　　2）核销采用直接核销法：

　　当月核销数=当月营业收入*核销率；

　　3）超过正常报损比例的人为损坏，由康乐部落实个人责任并赔偿损失；

　　4）用餐客人人为损坏餐饮用品，按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。

　　2、定额内损耗，由部门填"报损申请单"，报财务部审批后并最终报总经理审批执行。

　　原材料及物料途中损耗的管理

　　1、途中损耗原材料及物料在购进和其他因素而造成的损耗责任，属供货单位因包装不符合规定而造成破损或数量不足，应向供货单位追索损失，在供货单位未偿付损失金额前，所损耗原材料不能进入库存管理。

　　2、自然损耗物品：物品在运输途中所发生的损耗，如鲜活商品、易碎物品等经核定非人为造成的损耗，在验收时应向供货单位追偿损失。

　　3、人为损耗：原材料在运输途中，由于装卸不负责任，造成破损或失所产生的损耗，应查明原因，根据当时的实际情况，由经办人员负经济责任或部门负经济责任。

　　物品残损、霉坏的管理

　　各种物品出现残损霉变，需要销价处理或报损、报废，必须填制"报损申请单"，严格审查原因，经有关领导审批处理。

　　报损、报废的规定：

　　原材料发生霉坏、变质，失去使用价值，需要作报损、报废处理时，由保管人员填写"报损申请单"，据实说明变坏原因，并经业务部门审查提出处理意见，报部门总监、财务部审批。对核实并获准报损、报废的商品、原材料的残骸，由报废部门送交房务部进行集中清理。仓库管理员在日常仓库上班过程中，由于缺乏专业知识、操作技能及缺乏工作责任心造成原材料的霉坏、变质，将追究仓库管理员个人责任，要求赔偿。

　　报损物资处理及降低物资报损的管理

　　1、物品类：

　　（1）酒店所有的报损设备、家具、软片、各种残损品的处理，全部统一由财务部负责；

　　（2）各部门破损的设备、家具、软片等，本着修旧的原则，由各部门统一放在工程部指定的位置内，由工程部负责维修。如经过鉴定不能维修的，由财务部统一处理（有关部门配合）；

　　（3）保安部必须严格把关，决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理报损物品，任何个人不得私自处理残损品。

　　2、食品类（仓库）：

　　保管员对库原材料要经常检查，本着"先进先出，，定期翻垛"的原则，检查食品保质期，在保质期前两月通知供货商调换食品，发现霉变，破损等情况时，及时填写"物资报损单"。具体管理规定：

　　（1）要随时记录并反映库存食品的报损数量，金额和原因，如实填写，字迹工整，不准用铅笔填写；

　　（2）成本控制部根据此表反映报损食品情况进行实地检查，确定该食品是否属于报损的食品之列；

　　（3）报损表格一式三联，要有仓库领班、成本控制主管及财务总监签字批准然后将"物资报损单"交由成控部备档；

　　（4）仓库应与厨房一起建立库存标准量，以便定时补仓，可随时与行政总厨、厨师长到库房协同检查食品库存情况及质量，以便做出调整或安排使用。对于库存时间过长的调料或食品，应及时向有关部门提出建议和意见，特别是对于厨师更换后调味的补货需更慎重，应及时将库存的信息反馈，以便能掌握库存情况，更好做出采购判断；

　　3、食

品类（后厨部）：厨房的报损是隐性报损，原材料的损坏不轻易被发现，应加以控制，报损主要原因为：

　　（1）原材料存放在冰库里，层层积压，极少清仓，导致里面货物积压过多、过久而变质变味，将追究餐饮部厨房责任；

　　（2）厨房调料过期变质，特别是在更换厨师后原采购的调味被闲置不用，而导致积压变质，将追究餐饮部厨房责任；

　　（3）贵重食品如：干鲍、燕窝、鱼翅、辽参的调配、泡发或出品时因制作人员技术，而发生变质的，将追究制作人员责任。厨房应提供干货泡发后的标准份量，以备检查；

　　（4）采购质量不过关，验收时未把好关，让低劣产品进入使用，而导致失效、过期或变质、变味，将追究采购部责任。

　　对以上现象厨房应加强管理，定期清理冰库食品，做到先进先出先用；高档货品应专人保管和调制；严把验收关，不合格食品不允许进入；边角料充分利用，减少损坏率，财务部需加强此方面的监查力度。

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篇2：对外物资采购行为回访办法

　　物业管理有限公司作业指导书

　　--对外物资采购行为回访办法

　　1.目的

　　对采购行为进行有效地监控。

　　2.范围

　　适用于公司所有对外物资采购、工程及其他服务采购。

　　3.职责

　　3.1财务管理部负责对公司所有采购行为进行监督控制，并定期进行抽样回访，必要时相关部门应协同进行。

　　3.2各部门经理负责对本部门采购行为进行监督控制，并指定专人对本部门采购行为进行回访。

　　4.方法和控制过程

　　4.1回访样本的选取

　　4.1.1 对采购单价超过2000元的资产全部进行回访。

　　4.1.2 对其他采购物资，根据其成本控制重要性确定该项目选取种类的数量：清洁用品(含消杀药品)类5种，维修材料类5种，工程材料5种，办公用品3种。每季度的回访工作必须覆盖以上四大类商品且相邻季度不重复对相同商品抽样。

　　4.1.3在审核报销票据的工作中，各部门应结合本部门的具体情况，参考财务管理部公布的《零星物资价格统计表》，对价格、数量出现较大波动的物资，有针对性的选取样本进行回访。

　　4.2回访

　　4.2.1每季度至少进行一次回访，回访前，回访人应根据财务资料及实际的市场调查，大致了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情，以更好地达到回访效果。

　　4.2.2 根据待回访商品的成本控制重要性及回访成本，可用以下方式进行回访。

　　4.2.2.1电话回访：回访人以顾客身份通过电话询价、还价等方式，努力发现该项采购的最低成交价。

　　4.2.2.2现场回访：回访人以顾客身份到供应商的营业地点询价、还价，努力发现该项采购的最低成交价。

　　4.2.2.3索取报价单或函证：取得正式书面证据，以便于转入其他程序处理问题。

　　4.2.2.4其他适宜的办法。

　　4.3回访结果的处理

　　4.3.1回访结束后，回访人根据回访情况填写《采购物资供方回访表》。

　　4.3.2回访如果发现疑问，回访人将直接与采购人员沟通，要求其作出解释，然后总结填写《采购物资供方回访表》，签署回访结论。

　　4.3.3如果采购人员不能作出合理的解释，回访人将把回访结果提交财务管理部经理作进一步处理。

　　4.3.4财务管理部每半年对回访中的问题进行总结。

　　4.4公司各部门在采购中索取供应商开具的发票时，应要求其准确填写"开票人电话或详细地址"一栏，如有遗漏，经办人应于报帐前补填，或者一次性将全部供应商电话号码提供给财务管理部，主动接受财务的监督，配合财务管理工作。

　　5.质量记录表格

　　**WY7.4-Z01-01-F1 《采购物资供方回访表》

篇3：物业企业物资采购管理程序

　　物业管理有限公司程序文件

　　--物资采购管理程序

　　1.目的

　　对各部门采购物资过程进行控制，确保采购物资符合质量要求及物资采购价格的合理。

　　2.范围

　　适用于公司各部门。

　　3.职责

　　3.1品质管理部负责对A类物资采购供方/品牌的选择和评估。

　　3.2财务管理部负责对采购物资的价格的审核及采购行为的监控。

　　3.3各部门负责对采购物资的验收和使用过程的跟踪。

　　4.物资的分类：

　　A类：是指对服务质量影响较大、采购批量较大或须在指定供方或品牌中采购的物资。

　　B类：除A类物资外单价在人民币2000元以上，必须经过评估方能采购的物资。

　　C类：A、B类以外物资。

　　5.物资采购的审批权限

　　5.1业务部门经理：单宗(一次性，下同)采购金额2000元以下的物资。

　　5.2职能部门经理：单宗采购金额2000元以上(含2000元)5000元以下的物资。

　　5.3分管总经理助理：单宗采购金额5000元以上(含5000元)10000元以下的物资。

　　5.4总经理：所有固定资产及单宗采购金额10000元及以上的物资。

　　6. 方法和控制过程

　　6.1供方或品牌的选择和评估

　　6.1.1评估必备资料

　　6.1.1.1供方的营业执照复印件(需加盖供方的公章)。

　　6.1.1.2特种产品的经营许可证(如：安防器材)。

　　6.1.1.3采购物资的报价(单)。

　　6.1.1.4采购物资的合同/协议样本。

　　6.1.2评估内容主要包括

　　6.1.2.1采购供方的资信。

　　6.1.2.2采购物资的质量。

　　6.1.2.3采购物资的价格。

　　6.1.2.4采购供方服务的及时性。

　　6.1.2.5采购物资品质保证系统

　　6.1.2.6采购物资的合同样本。

　　6.1.3评估的权限

　　6.1.3.1 A类物资供方/品牌由品质管理部负责选择和评估。A类物资中CI产品的物资供方由总经理办公室负责选择和评估，并发送品质管理部审核。

　　6.1.3.2 B类和需评估的C类物资，由各部门负责选择和评估，并发送相关职能部门和公司领导审核。对已经过某个部门评估合格的，在半年内，该部门或其他部门可不经过评估，直接按采购程序向该供方/品牌采购。

　　6.1.3.3所有物资的采购价格由财务管理部负责审核，必要时须经审算和公开招标。

　　6.2采购资料的准备

　　6.2.1部门经理有审批权限的物资，各部门根据月工作计划，结合仓库库存情况，由仓管员填写《物资申请单》，按程序报经批准后方可安排采购。

　　6.2.2统一结算的A类物资，由使用部门仓管员每月五日前单独填写《物资申请单》，经部门经理审批后，在指定供方或品牌中采购，并于每月25日前直接与供方索取正式发票，核对无误后按财务制度进行报销。

　　6.2.3 CI产品采购资料的准备按《标识管理程序》进行。

　　6.2.4对B类物资的采购，须取得三家以上的相关资料，并将有关供方情况记录在《物资申请报告》中，按权限进行审批。对于某种特殊物资(如儿童娱乐设施、健身器材等)，无法取得三家同类型产品的资料时，须在表中评估结论中注明。

　　6.2.5本部门无审批权限的物资采购(CI产品除外)均须填写《物资申请报告》进行报批。

　　6.2.6采购人员在采购前，应检查采购物资的审批资料是否完善，当审批资料不完善时应向部门经理报告，并按公司规定的审批权限补齐相关的审批手续后，再行采购或签订采购合同。

　　6.3物资的采购

　　6.3.1 A类物资的采购。

　　必须在指定的供方或指定的品牌中采购，无法在指定的供方或品牌中选购的情况，必须在《物资申请报告》"备注"注明，经品质管理部经理同意后方可采购。

　　6.3.2资产的采购。

　　6.3.2.1购买资产的审批权限按照"5.物资采购的审批权限"执行。

　　6.3.2.2检测仪表的采购必须报品质管理部审核，其他资产采购超过审批权限的，必须先报以下相关部门审核：

　　A.家私、家电、服装、车辆及配件报房产后勤管理部;

　　B.电脑及配件报总经理办公室;

　　C.保安器材、工具报品质管理部;

　　6.3.3 CI产品及宣传品的采购

　　6.3.3

　　.1 CI产品的采购参见《标识管理程序》执行。

　　6.3.3.2各部门宣传品如需委托外界设计、制作，必须由总经理办公室统一安排制作，并在报销的发票上签字确认后，方可办理报销手续。

　　6.3.4代客购物

　　顾客需要代购物品时，部门须填写《居家服务情况记录表》，分别注明材料费及服务费，材料费超过400元时，应直接向顾客收取现金，采购后将材料费发票交顾客，管理处只收取服务费。

　　6.4物资的验收

　　6.4.1物资采购完成后，采购员应及时通知各物资的专项检验员、仓管员检验、入库，填写《进仓单》。

　　6.4.2对2000元以上的资产，由房产后勤管理部或委派人员到现场检验核实，并在《资产情况审核单》上签字确认后，方可到财务管理部办理报销手续。

　　6.4.3对于不属于资产的电脑配件、零件、备件等直接安装使用的物品，由使用部门管理人员在《电脑软、硬件故障维护记录表》上签字确认，可不填《进仓单》，未使用的须填写《进仓单》。

　　6.4.4专项检验员验收时，发现无标识、有受潮、水迹、油污、破损等异样，必须打开包装进行验收;仓管员按照《物资申请单》对物资的数量进行验收入库。

　　6.4.5 检验出现不合格物资时，由检验者填写《不合格物资处理单》，报部门经理，不合格物资的处理按公司相关规定执行。

　　6.4.6 采购完成后，有关文件记录由使用部门经理指定专人收集、保管、存档。

　　6.4.7如顾客有要求时，应在采购合同中增加条款，以明确顾客或其代表可到供方现场对采购物资或服务进行验证。

　　6.5物资供方/品牌的增加及变更

　　6.5.1因公司服务质量要求，需要增加A类物资供方/品牌时，由使用部门根据该物资对服务质量的影响程度进行评价，填写《A类物资供方或品牌变更申请表》，报品质管理部审批。

　　6.5.2对A类物资供方无法满足公司服务质量要求，破产倒闭或搬迁、更名时，采购员负责填写《A类物资供方或品牌变更申请表》，报品质管理部审批后，可以更改或取消该项物资供方资格。

　　6.5.3在指定品牌、供方处采购物资时，如购到伪劣商品，检验员需在一周内上报品质管理部，如一个月在某一供方处采购两次以上伪劣商品或半年内出现四次伪劣商品，品质管理部将取消合格供方资格，在三天内通知到各部门，并会同有关部门选择新的合格供方。

　　6.5.4各部门确定以定期结算方式的物资供方时，须由部门填写《物资申请报告》进行评估，并签定物资采购合同或协议，在结帐时需以市场平均价或合同协议价为标准，认真核对物资价格，无误后方可结帐。合同期满前需重新评估，填写《物资申请报告》报相关职能部门审批，

　　6.5.5所有采购合同/协议必须包括以下条款：

　　"甲方严禁自己的任何员工接受乙方的礼品、娱乐性招待、金钱或其它形式的馈赠。乙方不得有任何馈赠或贿赂甲方人员行为，否则，甲方视为乙方违约，并将立即取消供方资格。"

　　6.5.6品质管理部应即时更新已评估的物资供方或品牌，以便各部门直接与供方进行联系。

　　6.6物资供方/品牌的回访

　　6.6.1财务管理部负责对各类物资指定供方进行抽查回访，具体回访方法按《采购行为回访程序》进行，以了解采购人员的职务行为及各类物资价格的浮动情况，每季度公布一次常用物资参考价格。

　　6.6.2品质管理部负责每半年向各部门进行一次A类物资供方的调查。并将调查情况进行统计分析，提交管理评审。根据年底调查的统计分析情况来决定与

　　A类物资供方续签合同，对调查情况普遍反映差的供方，不再续签，由品质管理部负责进行市场了解选择合格的A类物资供方。

　　6.7采购合同的签订

　　6.7.1签订所有物资采购合同均须按《合同管理程序》执行。

　　6.7.2以下几种情况的物资采购必须签订合同：

　　A.采购的物资对服务质量影响较大，且该物资没有独立的保修单(卡)，必须以合同/协议形式进行保修条款的约定。

　　B.采购金额在两万元以上的物资，无论其是否有独立的保修单(卡)，都必须签订合同/协议进行付款方式的约定。

　　7.支持性文件

　　**WY7.4-Z01-01 《采购行为回访办法》

　　**WY7.5.3-Z01 《标识管理程序》

　　**WY7.2.2-Z02 《合同管理程序》

　　8.质量记录表格

　　**WY7.4-Z01-F1 《物资申请单》

　　**WY7.4-Z01-F2 《物资申请报告》

　　**WY7.4-Z01-F3 《不合格物资处理单》

　　**WY7.4-Z01-F4 《A类物资指定供方或品牌一览表》

　　**WY7.4-Z01-F5 《A类物资供方或品牌变更申请表》

　　**WY7.4-Z01-01-F1 《采购物资供方回访表》

　　**WY7.5.3-Z01-F1 《CI产品制作申请表》

　　**WY7.5.5-Z01-F1 《进仓单》

　　**WY7.2.2-Z02-F1 《合同登记表》

篇4：经典物业公司物资管理制度

　　经典物业公司物资管理制度

　　1．物资分类建帐，固定资产、公用工具建立台帐，个人领用物品建立个人物品台帐，材料建立帐簿，做到一物一卡（帐），根据进、出库单记录增减情况。

　　2．采购员根据审核批准的《拟购物资表》适时购物，特殊需要由各部门根据审批权限由领导签字及时购物。

　　3．购回的物品填写入库单，交材料员清点、记帐，双方在收据上签字。

　　4．材料管理员及时组织专业人员检验产品质量，对不合格产品，按《不合格产品控制程序》执行。合格物品，由材料员入帐，做到帐、卡、物相符。

　　5．入库物品应码放整齐，严防磕碰，划伤或变质。

　　6．日常物品申领：

　　6．1部门物品领用、发放必须指定专人管理。

　　6．2部门日常所需物品每月25日填写"部门月需求表"由部门经理签字后，送交综合部材料员。

　　6．3材料员根据库存情况填写"拟购物品清单"报综合部经理审批，特殊物品需报总经理审批，经审批合格后交由采购员于次月5日前采购完毕。

　　6．4每月5-10日各部门凭上月申报批准的月需求表到综合部材料员处领取物资，部门领取物资后，应认真做好管理工作。

　　6．5物品应在每月规定时间内申领，特殊需求，由部门经理向总经理请示后报综合部，安排采购。

　　7．发放物品时，材料员应认真审核"物品申领单"，填写"出库单"，对所领物品的时间、数量、品种及规格详细登记，双方签字后方能领走物品。

　　8．大型工具、贵重仪表借出，由主管经理批准，归还时材料员负责组织检查物品完好情况。

　　9．建立个人领用物品台帐，领用物品损坏时要及时申请报损，经主管经理批准后销帐，物品丢失，视情况赔偿补齐，人员调动必须将领用物品全部交回，方能办理手续（办公消耗品除外）。

　　10．材料员做到物资逐笔登记，及时入销帐。

　　11．每月底做好物资清点、结帐、上报工作。年终盘点，全面详细，报表清楚，完整。做到帐物相符。将盘点表报本部门备查。

　　12．各部门管理人员随时将短缺物资报有关部门负责人，以便保证物资供应的及时性。

篇5：物业公司物资采购员岗位工作职责

　　物业公司物资采购员岗位职责

　　一、工作内容：

　　负责公司办公用品，劳动保护用品和工程设施设备备品、备件的日常采购。

　　二．工作要求：

　　1．每月汇总各部门（管理处）主管和仓库保管员填制的《采购计划清单》经总经理室领导审批同意后及时进行采购。

　　2．严格执行货物验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符。

　　3．严格执行财务报销制度，采购后及时办理结帐手续，做到单据清、付款清、手续清。

　　4．做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向各部门主管、仓库保管员说明情况，提出解决的办法。

　　5．收集与物业管理有关的产品信息（包括各类产品介绍、价格表）及时提供给有关使用部门参考。

　　6．坚持"货比三家"和"质优价廉"的原则。

　　7．经常主动了解库存情况，做好各类物品的补缺，避免供应中断。

　　8．对于管理上急需的物品，即需即购确保供应，但采购手续必须完备。

　　9．完成上级交办的其它临时性工作。

　　三．注意事项：

　　1．工作认真细致，要有为各部门（管理处）服务的意识，积极做好物资保障。

　　2．以公司利益为重，不利用工作之便谋取私利。

　　3．要熟悉商品市场，选择信誉良好的供应商并建立良好的合作关系。