X公司文件和资料控制规定

　　某公司文件和资料控制规定

　　总经理办公室负责按《文件和资料控制程序》对公司执行的质量文件、引用外部标准、技术文件进行总体控制，保证公司相关管理人员、操作人员执行的质量文件、技术资料、引用外部标准均为最新版本的有效文件。

　　1.各部门执行《文件和资料控制程序》，控制本部门使用的质量体系文件、技术资料、引用的外部标准.保证本部门使用的这些文件和资料均为有效最新版本。

　　2.公司使用的质量体系文件、技术资料、外部标准，均须得到总经理或其授权人批准后，方能生效执行。

　　3.发至部门应根据文件内容涉及的部门、确定文件分发范围，并做好发至记录，必须文件更改、作废时，能及时撤回，防止误用失效、作废文件。

　　4.文件的页改必须得到控制，原则上文件和资料的页改由原批准人进行，如果指定更改人则更改人应有原批准人所依据的背景资料。

　　5.文件和资料的作废，须由原发放部门根据发文记录文件和资料使用部门及时撤回防止使用作废文件。

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篇2：（酒店宾馆）销售部资料管理规定

　　酒店(宾馆)销售部资料管理规定

　　(1资料管理内容：销售部在日常业务活动中，需要使用和接触的资料很多，主要包括宾馆基本情况介绍、宣传小册子、餐饮促销资料、房价表、往来电传、传真、信件、协议书、客户档案、重点客户档案、各种报表、销售访问报告表等等。为了提高工作效率，适应市场竞争，应搞好资料管理。

　　(2资料分类：可分为：宣传资料类;经营表格类;协议书类;内部通知、文件类;客户档案类;重点客户档案类;其它。

　　(3建立资料档案：销售部应有专门的资料档案柜，档案柜应选用抽屉式档案柜，由内勤负责建档。

　　举例：

　　(3.1重点客户档案内容包括：公司名称、地址、电话、负责人姓名、生日、特殊爱好、禁忌等。

　　(3.2潜在客户档案内容包括：公司名称、地址、电话、负责人姓名、生日、个人爱好、拜访次数、拜访结果、需求和要求等。

　　(4资料的保管和使用：公用资料，不涉及保守商业机密的资料，如宣传册、内部报表等，销售经理可以领取、保管和使用;协议书等文件必须由内勤保管，本部门人员查阅在当天必须归还，不得带出办公室;外部门人员借阅有关资料，须本部门经理认可，并办理借阅手续，重要资料必须当晚归还。

　　(5资料的销毁、处置：按宾馆相关规定执行。

篇3：公司文档资料管理规定

　　公司文档资料的管理规定

　　1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全;

　　2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;

　　3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;

　　4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;

　　5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;

　　6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档;

　　7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围;

　　8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任;

　　9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还;

　　10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅;

　　11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;

　　12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。