学校文件材料归档范围及保管期限规定

　　学校文件材料归档范围及保管期限

　　一、文书档案

　　(一)党群工作类

　　1.学校党总支会议记录、年度工作计划、总结、统计报表、党员名册等文件材料 永久

　　2.学校党总支选举、履行活动中形成的文件材料 永久

　　3.党员吸收与转正、党组织关系介绍信 永久

　　4.党组织、党员评优方面形成的重要的文件材料 永久

　　5.党组织、党员评优方面形成的一般的文件材料 30年

　　6.上级关于党务工作的重要的文件材料 30年

　　7.上级关于党务工作的一般的文件材料 10年

　　8.学校教职工代表大会材料 永久

　　9.学校工会、共青团、妇女组织、少先队工作的计划、总结 30年

　　10.学校工会、共青团、妇女组织、少先队召开会议的文件材料及选举、履行的请示、批复 30年

　　11.关于工会、共青团、妇女组织、少先队等群团工作的奖惩文件材料 30年

　　12.发展团员、少先队员的文件材料 10年

　　13.上级关于共青团、妇女工作等群团工作的普发性文件 10年

　　14.学校关于精神文明建设的重要的文件材料 永久

　　15.学校关于精神文明建设的一般的文件材料 30年

　　16.上级关于精神文明建设的重要的文件材料 30年

　　17.上级关于精神文明建设的一般的文件材料 10年

　　(二)行政管理类

　　1.学校总体规划、年度工作计划、总结、年鉴、大事记等 永久

　　2.学校校务会、行政办公会议记录 永久

　　3.学校机构设置、撤并、更名、启用印章等 永久

　　4.学校机构编制统计年报、干部年报、工资统计年报、花名册 永久

　　5.学校有关人员录用、转正定级、退休、死亡抚恤、年度考核、工资调整的文件材料 永久

　　6.学校教职工调动工作的行政关系介绍信及存根、工资转移证等 永久

　　7.学校校级干部任免的文件材料 永久

　　8.学校中层干部任免的文件材料 30年

　　9.县处级及其以上各类先进表彰的文件材料 永久

　　10.县处级以下各类先进表彰的文件材料 永久

　　11.有关人员被处以警告以上处分的文件材料 永久

　　12.有关人员被处以警告及以下处分的文件材料 30年

　　13.有关职称评定的文件材料 永久

　　14.学校房产、物资、财产、登记移交清册 永久

　　15.学校与有关单位签订的重要合同、协议书等文件材料 30年

　　16.学校与有关单位签订的一般的合同、协议书等文件材料 10年

　　17.学校关于解决边界纠纷,征用土地的文件材料 永久

　　18.国家领导人、人民代表和政协委员检查视察学校工作时的重要指示、讲话、题词等　永久

　　19.学校举行校庆活动的文件材料 永久

　　20.学校制定的各项规章制度 永久

　　21.学校编辑出版的出版物定稿和校本 永久

　　22.上级关于人事管理、干部管理、职称评定、劳动工资管理等重要的文件材料 30年

　　23.上级关于人事管理、干部管理、职称评定、劳动工资管理等一般的文件材料 10年

　　24.有重要批示和处理结果的人民来信来访材料 永久

　　25.其他有处理结果的人民来信来访材料 30年

　　26.学校关于出国考察、友好往来等外事活动形成的重要的文件材料 永久

　　27.学校关于出国考察、友好往来等外事活动形成的一般的文件材料 30年

　　28.关于

　　财务、行政事务管理、后勤工作的重要的文件材料 永久

　　29.关于财务、行政事务管理、后勤工作的一般的文件材料 30年

　　(三)教育管理类

　　1.上级机关颁发有关教育、教育管理的需要贯彻执行的重要的指导性、法规性文件材料　30年

　　2.上级机关颁发有关教育、教育管理的需要贯彻执行的一般的指导性、法规性文件材料　10年

　　3.学校政教处、教务处工作计划、总结、汇报 30年

　　4.县处级及以上的先进班集体、三好学生、优秀学生干部表彰材料 永久

　　5.县处级以下的先进班集体、三好学生、优秀学生干部表彰材料 30年

　　6.学生参加各项知识、体育科技竞赛、文艺演出、书画展览等活动的成绩、名次 30年

　　7.学校开展德育教育、体育、卫生、文娱等活动的计划、总结、方案 30年

　　8.班主任工作计划、总结、工作经验材料 30年

　　9.学校召开的家长座谈会材料、家长学校材料 10年

　　10.关于学生所犯错误的重要的调查材料、情况报告、处理决定 30年

　　11.关于学生所犯错误的一般的调查材料、情况报告、处理决定 10年

　　12.学校发生的重大事件、事故及处理情况 永久

　　13.学校教育改革的方案、总结 永久

　　14.关于学籍管理的规定、办法、意见 永久

　　15.学校与有关单位联办、委托代培的协议 30年

　　16.学校师资培训、师德建设、德育教育的规划、总结 10年

　　17.教育管理的各种年度的统计报表、图表 永久

　　18. 教育管理的各种其他的统计报表、图表 10年

　　19.学生参军、保送、特招的名单及有关材料 永久

　　20.有关督导评估验收、学校创建等文件材料 永久

　　二、教学档案

　　(一)教学类

　　1.校历、班主任、教师任课一览表、总课程表 10年

　　2.各学科教学进度计划、教研组活动计划、总结 30年

　　3.自编和其它学校协作的教材、大纲、讲义 永久

　　4.课堂教学的典型教案、公开课、试验课的教案及评价记录 30年

　　5.学校编印的有关教学研究方面的简报、资料等 30年

　　6.期中、期末考试、毕业考试等试卷及试卷分析 30年

　　7.教师在教学活动中撰写发表并获奖的论文、调研报告 永久

　　8.教师外出讲学、兼课情况记载、中层以上干部听课记录 10年

　　(二)学籍类

　　1.毕业生花名册、毕业证书存根 永久

　　2.学生学籍卡 永久

　　3.学生留级、休学、复学、转学材料 30年

　　4.借读生登记表及有关资料 10年

　　5.招生报名登记表、新生名册或编班名册 10年

　　6.学生健康卡 10年

　　7.学生录取情况、毕业去向及考试成绩 30年

　　三、教师业务档案(复印件) 永久

　　(一)个人登记表

　　(二)考核类

　　(三)学历证明类

　　(四)资格证书类

　　(五)荣誉证书类

　　(六)其他类

　　四、科技档案

　　(一)基建档案 永久

　　1.工程的依据性文件材料

　　(1)项目的申请报告、批复及来往函件

　　(2)项目可行性研究报告及附件

　　(3)设计任务书、协议书、委托书、合同

　　(4)设计方案及审批材料

　　(5)工程概算

　　2.工程的基础性文件材料

　　(1)工程地址选择报告

　　(2)水文、气象、地理、地形、地质勘察和交通运输、资源等调查报告

　　(3)征用土地报、批、拆迁协议或合同等

　　3.工程的设计文件材料

　　(1)初步设计的全套图样、文字说明、材料定单及审批材料

　　(2)技术设计的全套图样及文件材料

　　(3)设计计算书、工程预算

　　(4)施工设计的全套图样、

　　4.工程的施工、竣工验收的文件材料

　　(1)开工报告、批复

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　　(2)施工任务书、协议书、合同、施工执照

　　(3)施工记录、隐蔽工程记录、原材料试化验记录等

　　(4)设计变更通知单、修改记录

　　(5)重大质量事故报告的处理结果、补救措施

　　(6)工程竣工图、工程质量鉴定报告

　　(7)竣工报告、交工验收证书等

　　5.工程使用过程中发现的问题及处理结果、工程维修、扩建、改建的全套文件材料

　　(二)设备档案

　　学校所购置各类设备、仪器的开箱记录、装箱单、合格证、使用说明等随机材料及全套图纸(设计图、线路图等)、调试记录、检修记录、维修记录等 30年

　　五、会计档案

　　(一)会计凭证类

　　1.原始凭证 15年

　　2.记帐凭证 15年

　　(二)会计帐簿类

　　1.总帐、分类帐、明细帐 15年

　　2.现金出纳帐、银行存款帐 25年

　　(三)财务报告类

　　1.财务决算报告、说明 永久

　　2.会计月报、季报表 5年

　　(四)其他类

　　1.保管、销毁清册 永久

　　2.移交清册 15年

　　3.银行对帐单、收费存根 5年

　　六、声像档案 永久

　　1.学校教育、教学重要活动的录音、录像带

　　2.学校重大活动的照片

　　3.学校领导和全体教职工的集体照片、学生毕业班集体照

　　4.学校、教师、学生获各级各类先进称号和各种竞赛获奖照片、在各种报刊登载的照片

　　七、实物档案 永久

　　1.学校的房产证、土地证、组织机构代码证、法人资格证等证件

　　2.学校在社会活动和各项工作中形成和获得的铜牌、奖状、证书

　　3.学校在社会活动中获得的字画、赠品

　　八、电子档案

　　学校在各项工作活动中形成具有保存价值,能通过计算机识别的并以光盘形式保存的文本类型、图像类型、影像类型、数据库类型的电子档案 永久

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篇2：某学校电子文件归档制度

>　　学校电子文件归档制度4

　　为进一步加强学校电子档案管理工作，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》，特制定本制度。

　　一、职责分工

　　电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由专人负责。

　　1.学校各科室形成的电子文件，由各科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

　　2.信息中心负责电子档案管理工作的技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等方面的技术指导和支持。

　　3.综合档案室负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

　　二、归档范围

　　1.凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的电子文件及支持性软件。

　　2.在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

　　3.信息及计算机程序类文件。包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用维护说明等。

　　三、归档时间

　　归档时间可随形成时间实时进行(如：声、像档案等)，也可以与电子文件内容相同的纸质文件在次年八月底前完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

　　四、归档要求

　　1.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件，归档时，电子文件与纸质文件一并归档。

　　2.将带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝到耐久性的载体上，一式两份，一份封存保管，一份供查阅使用。对于加密电子文件，应解密后再完成上述工作。

　　3.软磁盘不可作为归档电子文件长期保存的载体。

　　4.存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编号，名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

　　5.电子文件的机读目录、相关软件、说明等应一并归档，并附归档电子文件登记表。

　　6.原电子文件数据载体在完成电子文件归档后保留一年。

　　五、收集整理

　　1.在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性、完整性。

　　2.建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转存到受档案部门控制的存储器上。

　　3.对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档科室进行组盘、并建立盘内文件目录。

　　4.对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档科室、备注等。

　　载体类型：磁带、磁盘、光盘

　　盘 号：按不同的载体类型分别编制流水号

　　保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限

　　归档科室：记录归档科室名称

　　备 注：记录该载体内文件的大致内容及有关说明

　　5.对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。

　　六、鉴定销毁

　　(一)电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：

　　1.对文件的原始性、真实性进行鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件、是否是组成完整的系统的档案文件。

　　2.确定电子文件的价值和保存期限。并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件。

　　3.在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

　　(二)对电子档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

　　(三)电子档案的销毁：应办理审批手续后方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除;属机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

　　七、质检与移交

　　1.对电子档案质量检验：归档前应由文件形成单位对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如文件形成单位采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案部门;档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否正常读取、打开或运行;有无被感染计算机病毒;内容是否完整，是否与归档移交清单一致。

　　2.电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上登记。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

　　八、保管、统计与利用

　　1.电子档案的保管应有专用的装具，立放、避光、防变形、防潮、防老化、防划伤，并应由专人负责定期检查、复制。

　　2.电子档案的统计：按年度对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

　　3.电子档案的利用：严格按照借阅范围、借阅制度，履行借阅、批准手续。超过借阅规定时限的，自动收回。

　　电子档案保管期限表

　　序号　归档部门　归档范围　保管期限

　　1各科室　本科室应归档的文书、业务永久档案　永久

　　2本科室应归档的文书、业务长期档案　长期

　　3本科室应归档的文书、业务短期档案　短期

篇3：某党校文件、材料归档工作规范

　　党校文件、材料归档工作规范

　　一、文件、材料归档范围

　　凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件、材料，均属归档范围。

　　(一)上级机关文件、材料

　　1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料;

　　2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务，但要贯彻执行的法规性文件;

　　3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

　　4、上级机关及领导同志，在于本机关有关的文件、材料上的批示和下达的督查近期形成的办结材料;

　　5、本机关负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书;

　　6、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;

　　7、上级机关转发本机关的文件。

　　(二)本机关文件、材料

　　1、本机关党委会议文件、材料，本机关召开的工作会议、专业会议文件、材料;

　　2、本机关印发的(包括转发给予其他机关联合印发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　3、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件;

　　4、本机关工作中形成的重要工作计划、总结报告;

　　5、本机关编印的周迅、简报的印件和底稿

　　6、本机关制定的工作制度等文件材料;

　　7、反映本机关业务活动和科研成果的专业文件材料;

　　8、本机关检查下级机关工作、调查研究行成的重要文件材料;

　　9、本机关各种统计报表和统计分析资料;

　　10、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

　　11、本机关党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料;

　　12、本机关在公务活动中，形成的重要函件、电话记录、值班记录，领导同志从外地带回的同本机关有关的文件材料;

　　13、本机关征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料等;

　　14、本机关机构成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等文件材料;

　　15、本机关制定的工作制度等文件材料;

　　16、本机关干部的任免、调配，专业技术职务评定、聘任，干部与职工的录用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料;党员、团员、干部、工人的名册及报表;

　　17、本机关干部、工人的工资表，行政、党、团组织关系介绍信及存根;

　　18、本机关党组织的重要文件材料;

　　19、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

　　(三)下级机关文件材料

　　各县区党校主送市委党校的重要报告、工作计划、总结、典型材料。

　　二、归档时间与办法

　　(一)本机关制发的各类文稿印件三份连同底稿随时送交档案室。

　　(二)本机关的党委会议记录，于第二年上半年由指定人员整理后移交档案室。

　　(三)校领导同志和各处室长参加各种会议带回的文件、材料，会议参加者应在回单位后一个月内向档案室移交。

　　(四)教学档案、科研档案、人事档案，于第二年第一季度，分别由教务处、科研处、组织处向档案室移交。

　　(五)学员档案于第二年的第一个月，分别由行干处、业教处向档案室移交。

　　(六)上级领导检查工作时的讲话、照片、录音、录像等材料，在一月内由有关处室向档案室移交。

　　(七)党校召开的各种会议的录音、录像、照片，由会议承办处室，一月内向档案室移交。

　　(八)党校大事记由办公室于第二年第一季度整理，经领导审阅后，打印成册移交档案室。

　　(九)其他需要存档的材料，由各有关处室于第二年第一季度向档案室移交。