职院文献资源采购管理办法
为规范本院图书馆图书采购的行为，维护学院的合法权益，保障公平竞争，提高资金使用效益，从源头上预防和治理腐败，促进学院党风廉政建设，根据国家有关法律法规，结合学院实际，制订本办法。
一、招标的组织领导
学院成立“图书采购招投标工作领导小组”，负责学院图书采购的招标管理和监督工作。领导小组组长由分管院长担任，图书馆长和监察处长担任副组长，成员由监察处、审计处、财务处等部门负责人，以及法律顾问组成。
二、图书采购的范围、方法及权限
(一)、图书采购的范围：中外文图书、中外文期刊、数字图书、数字期刊、多媒体教学教辅资源、教学科研数据库等文献资源。
(二)、图书采购的方法：招标、邀标、询价(含竞争性谈判)和零星现采。
采用上述方法的基本原则为：
1、招标：主要用于对象相对固定、形式相对稳定、金额较大的(5万元以上)文献资源的采购，如中文图书和期刊等。
2、邀标：主要用于对象有一定的特点、市场无统一的产品标准和计价方法的文献资源的采购，如数字图书、数字期刊等。
3、询价：主要用于对象针对性很强、可选择范围很窄，或以前采购过，市场变化不大、金额不很高的文献资源，如多媒体教学教辅资源、特色数据库、专业数据库、外文图书、外文期刊等。
4、零星现采：主要用于有特殊需要的采购。如教学、科研的应急资料和特殊资料、不定期的外文赠送(付运输加工费)图书，以及大折扣的中文图书。
(三)、图书采购方法的管理：
1、图书采购招投标工作领导小组负责决定采购对象应采用的采购方法。紧急情况或特殊情况下由组长和副组长(监察处必须参加)讨论决定。
2、招标、邀标、询价、零星现采的采购方法，按规定程序和权限执行，并按照财务报销制度进行，严禁拆整为零。
(四)、图书采购工作权限
在遵守图书采购基本原则和管理方法的前提下，采购金额在2万元以下的，其采购形式的选择，由图书馆馆长确定。对2～5万元的采购对象，如确因情况特殊，无法实施招标的，必须按规定程序报批。
三、招标、邀标以及询价的程序及规定
(一)、图书采购招投标规则
1、图书采购必须按照国家招投标法规定进行，除独家经营的书刊发行外，一律进行招投标。
2、图书采购的招标要以确保图书质量、服务周到、价格优惠为原则，有效使用购书经费，提高图书馆整体效能。
3、图书采购招投标每年进行一次，招标时间在3月底以前进行。
4、参与投标者必须是具有独立法人资格，有良好资信和供书能力的书店。
5、招投标方式为公开招标或邀请招标两种，每次参与投标者不少于五家。当投标者超过八家时，召开图书采购招投标工作领导小组会议，进行初步筛选，确定八家入围供应商。
6、按照招投标程序进行“开标、评标、定标”。
(二)、招投标程序
1、由图书馆编制招标文件,经监察处、审计处审核，分管院领导批准后，在学院网站上以通告的形式发布招标信息。
2、对投标单位的考察。必要时，由业务部门组织有关单位对投标单位进行考察,并形成考察报告。
3、成立评标小组。成员由分管院领导、监察处、审计处、财务处及图书馆领导和相关专业人员参加。
4、发标前根据考察情况，确定入围单位，评标前应先通过评标办法。
5、依照招投标法规和评标办法进行开标、评标、定标。在公开、公正、公平竞争的基础上，根据综合因素，确定中标者。
6、招标过程及结果应在校务公开栏公布。
7、发出中标通知书。由图书馆向中标单位发出中标通知书，并通知未中标单位。
8、由图书馆与中标单位在规定的时间内签订采购合同。合同内容应包括质量，及配套服务承诺、违约处罚等。合同由图书馆起草，经监察处、审计处审核，报分管院领导批准后签订。合同一式三份，图书馆、审计处、中标者各执一份。
(三)询价和零星采购程序
1、由需求或使用部门提出采购建议，图书馆根据采购内容的具体情况和金额的大小拟订采购方案，或询价(含竞争性谈判)或零星采购，填写采购工作审批表，报分管院领导审批，由图书馆具体执行。
2、图书馆根据需求或使用部门的要求，结合市场实际情况，组织对供应商进行调研。
3、在调研的基础上，确定进行询价(含竞争性谈判)或零星采购的供应商。
4、如采用询价(含竞争性谈判)方法采购的标
的，则在调研的基础上选择不少于3家的供应商，进行询价谈判或竞争性谈判。
5、询价(或竞争性谈判)由图书馆组织，审计处、财务处参与进行，监察处监督。询价(或竞争性谈判)结果应形成记录报告，整理存档。
6、零星采购由图书馆组织实施，按财务报销管理制度执行。
四、招标过程中的责任分解
图书馆
图书馆是全院图书采购管理的责任部门，其基本职责是：
1、接受院内各用户单位图书采购的申请。申请报告须经有关领导签字。
2、组织论证：由图书馆组织学院图书工作委员会研究决定图书采购的内容。
3、项目论证后，要及时与监察处联系，协商有关招标事项。
4、召集有关人员编制招标方案和标书。经审计处审查同意后报招标领导小组审批。
5、负责发布有关招标信息，接受投标单位的报名，发放和收取标书。
6、参与投标单位资质的审查。
7、推荐评委，报监察处审定。
8、主持评标会。
9、起草合同，经监察处、审计处、财务处审核，报分管院领导批准后，与中标单位签订合同。
10、组织验收，负责合同的履行，及负责有关材料的收集和整理工作。
监察处
监察处是图书采购招标工作的组织协调单位，其基本职责是：
1、参加论证会。
2、审查有关招标文件和合同。
3、参与确定评委会组成人员。
4、参加评标会，明确评标程序和有关纪律。
5、受理有关投诉，及时查处违纪违规事件。
审计处
审计处参加图书采购招标过程，其主要职责是：
1、事前对图书采购招标文件www.pmceo.com或采购文献资源的计划和预期价格进行审核。
2、参加评标会。
3、负责对标书的审核和合同的审签。
4、参与验收。
财务处
财务处参加图书采购招标的工作，其主要职责是：
1、参加评标会。
2、根据学院资金情况www.pmceo.com，确定付款方式和时间，根据合同要求，对支付款项进行审查。负责把好资金出口关，付款时供货单位必须提供有关业务部门的签收审查，以及分管领导签字的详细清单、验收报告和合同才予以付款。
五、招标原则及有关要求
1、坚持公开、公正、公平、择优的定标原则。
2、严格招标工作纪律，招标工作小组和评标委员会成员的亲属在招标过程中应实行回避。
3、招标必须集体讨论，严禁擅自指定中标单位。
4、禁止明招暗定，泄露标书。
5、学院与中标单位签定的合同中，必须对杜绝商业贿赂、确保清廉有明确要求，供应商的让利应全部入学院财务帐，并严禁学院工作人员收受供应商的任何馈赠和回扣。
6、禁止投标单位联手哄抬标价，一经发现，将永久取消竞标资格，重新投标。
7、违反国家招标投标法律、法规、规章和学院规定造成学院损失的责任人要追究行政责任，构成犯罪的，提交司法机关追究刑事责任。
六、附则
1、按照本办法规定必须实行招标的图书采购未进行招标的，所签合同或协议，合同审核部门不得通过审核，未经审核的和审核未通过的合同或协议，学院财务处不得为其办理付款和报销。
2、本办法自颁布之日起执行。以前行文与本办法有冲突的，以本办法为准。
3、本办法由招标领导小组负责解释。
物业经理人网-www.Pmceo.com篇2：物业公司物品采购验收领用管理办法
物业公司物品采购验收领用管理办法
第一章 总则
第一条 为规范物品管理，加强物品采购价格监督管理，降低物品采购成本，降低库存，增加企业效益，特指定本办法。
第二条 本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。
第三条 物品采购要树立采购经济批量观念，物品验收要坚持独立原则，物品的领用要树立需用原则。
第二章 物品采购的管理
第四条 各部门每月应根据部门需要，编制部门"采购计划明细表"（一式两份，部门一份，仓库保管员一份，见表一），经各部门主管签字确认后，报综合管理部（以下简称综合部）。综合部每月（25日前）应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制"采购计划汇总表"（一式两份，综合管理部一份，仓库保管员一份，见表二），采购计划汇总表后附各部门所需物品明细。"采购计划汇总表"必须经仓库保管员、物业公司经理确认后，审批方可生效。对采购计划外的物质需求，必须填写"用品特批单"（见表三），经上述人员确认同意，财务审批后方可采购。
第五条 综合管理部每月应编制采购计划，并建立采购明细台帐（保存期限为二年），接受主管领导检查，定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提，坚持"先利库，后采购"的工作程序，谁提供采购依据，谁承担经济责任。
综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定，并建
第六条 立供应商档案，对于评审不合格的供应商予以淘汰，补充新的合格供应商。
第七条 综合管理部负责处理公司库仓的冷、背、残、次物品。
第三章 物品验收的管理
第八条 所采购的货品到达公司前，采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。
第九条 采购的物品到达公司后，必须由采购人员、负责检验人员（使用部门、工程部技术人员）和仓库人员一起根据供货方发货单（或发票）上所列物品进行逐一验收。
第十条 采购物品的入库验收包括数量（直观上物品的完好度）、质量（规格、型号、产地等）、价格三个方面。数量和价格验收由仓管人员负责，质量验收由使用部门（或公司专业技术人员）或仓管人员负责。
第十一条 公司所采购的物品到达后，应在当日办理完验收入库手续和财务入库手续。
第十二条 公司购进物品，经验收合格后，仓管人员必须及时填制有编号的入库单，一式三联。对验收不合格的物品，仓管员不得办理入库手续，由采购员办理换货或退货；对入库后发现不合格的，仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货，给公司造成损失的，追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单，应以独立保管的实体作为入库单位。
第十三条 物品入库后，应当按照种类分区摆放整齐，按种类设置货物标识，严禁将不同种类的货物混放。
第十四条 付款时必须持合同、入库单、发票经总经理（或其授权人）审批后，方可到财务部办理付款手续，手续不全财务有权拒绝付款。
第四章 物资领用管理
第十五条 确需领用物品的人员、部门，必须填写公司统一印制的"领料单"及"采购计划明细表"并经部门负责人签字，领用人持"领料单""采购计划明细表"到仓库领料，领料单的有效期限为3天。保洁用品，办公用品等日常使用频繁的物品，由各部门凭"领料单"、"采购计划明细表"按月一次领出。
第十六条 仓管人员根据完备、有效、准确的领料单填写一式四联出库单，按照出库单上的项目逐一发放，并在各部门"采购计划明细表"上盖"已领用"章，定期将出库单传递给财务部门。
第十七条 保洁班月领料计划应由保洁部主管按掌握的日常消耗所需量严格编制，并经主管签字后，报项目经理审批。由月领料计划分解产生的旬计划、日计划由其主管审批后连同物业经理审批过的月领料计划应于计划月上月末送至仓库管理员，仓管人员严格按第二十条和二十一条的要求发料。
第十八条 每月末，由仓库管理员对保洁部领用物料汇总，与月领料计划进行核对，若有差异报其物业经理并责成其说明原因。
第十九条 工程部主管根据历史数据、经验，编制维修用料月计划，对于经常使用的替换配件、物品、维修材料等，由工程部主管提出申请，经财务部审核并经物业经理审核批准后，可实行定额备用量，一般保证7天的库存量。根据批准后的申请填写"领料单"（见表四），一次领出备用。并指定专人负责，建立明细台帐，月末工程部应将库存量结出，报仓管人员核对，财务部定期或不定期检查领用、库存情况。
第二十条 对于不经常使用的物料，凭完备、有效的手续领用。
第二十一条 需要维修的客户或公司部门，工程部必须根据客服中心填制的"报修单"（一式三联，财务、工程、客服各一联，见表五）进行维修，所需更换的物料或所需工费必须经客户或报修部门有关人员签字确认，月末客服中心应将报修单汇总后交仓管部门、财务部进行核对、核算。对于虚假的报修，一经发现予以严肃处理，工程部主管应承担相应的责任。
第二十二条 实行"以旧换新"领用物料的部门或人员，必须持旧物料和完备、有效的"领料单"，到仓库更换。仓管人员应在领料单备注栏中注明"以旧换新"字样，对回收废旧物料有变卖价值的，仓管人员应归类存放，无使用价值的，也应独立存放，定期按程序由综合管理部处理。
第五章 附则
第二十三条 采购必须按上述规定的程序办理，指定专人负责采购、验收和保管，公司将定期或不定期的进行全面检查（包括价格、合同、程序等），并将检查结果以书面形式上报公司领导；同时将此作为部门及个人的考核指标之一。
第二十四条 本管理办法自下发之日起试行，原与此办法有抵触的，以本办法为准。
第二十五条 本办法由财务部负责解释。
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