某公司声像档案管理办法

>　　公司声像档案管理办法

　　(一)总则

　　第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

　　第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

　　声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

　　第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

　　(二)声像档案资料的收集

　　第四条 收集范围

　　1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

　　2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

　　3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

　　4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

　　5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

　　6.其它具有保存价值的声像资料。

　　第五条 收集时间

　　1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

　　2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

　　第六条 收集要求

　　1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

　　2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

　　3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

　　第七条 声像档案资料的征集

　　1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

　　2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

　　第八条 声像档案费用的报销

　　本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

　　(三)声像档案的整理〖HT〗

　　第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

　　第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

　　第十一条 分类、编号

　　1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

　　2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

　　3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

　　第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

　　第十三条 文字说明的编写

　　1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

　　2.编写文字说明的要求：

　　(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

　　(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。

　　一组声像资料联系密切的应加文字说明：

　　(3)文字简洁、语言通顺;

　　(4)时间用阿拉伯数字表示。

　　第十四条 编制格式

　　1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

　　2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

　　第十五条 案卷要求

　　1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

　　2.卷内目录：

　　照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

　　录音、录像带、摄像www.pmceo.com带以盒为单元填写卷内目录。

　　3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

　　第十六条 编目

　　声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。

　　(四)声像档案的保管

　　第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

　　第十八条 保管条件

　　底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

　　照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

　　第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

　　第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

　　第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

　　第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

　　(五)声像档案的开发利用

　　第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

　　第二十四条 建立声像档案借阅，利用

　　制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

　　第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

　　第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

　　第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。

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篇2：基建档案管理办法范例

　　基建档案管理办法

　　为了加强基本建设档案(以下简称基建档案)工作的管理，统一基建档案工作制度，不断提高基建档案工作的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家档案局、国家计委联合颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及卫生部、国家档案局联合颁发的《医药卫生档案管理暂行办法》等法律、法规，结合基建档案工作情况制定兰大二院基建管理办法。

　　一、总则

　　1、在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文件、图纸材料、计算资料、图表、声像及有关磁记录材料。

　　2、基建档案是记录和反映医药卫生基建管理、基建工程项目工作业务活动等方面的重要史料和历史凭证，是档案全宗的重要组成部分，应按统一领导，分级管理的原则，加强对基建档案的管理，建立健全基建档案的立卷、归档、保管、利用等制度，确保基建档案的完整、准确、安全和有效利用。

　　3、基建部门、档案管理部门要负责监督、检查和指导本单位基建档案资料工作，档案行政管理部门应加强重点建设项目档案资料的检查验收工作。

　　4、基建档案必须实行集中统一管理，遵循其自然形成规律，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

　　5、基建档案工作应纳入基建管理制度、纳入基建工作计划、规划，纳入工作人员岗位责任制。在布置、检查、总结、验收基建工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收基建档案工作。

　　二、基建档案材料的立卷归档

　　1、基建档案归档的主要范围是：基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建概算、预算、决算、器材管理等方面的文件。

　　2、在基建过程中上级机关有关基建的普发性文件，正式施工前的草图、未定型的图纸、重份文件、重份图纸及无查考的临时性、事务性文件不应归档。

　　三、基建档案文件材料立卷分工与立卷原则

　　1、基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分承包范围内的基建文件，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

　　2、基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理、承包工作的基建文件材料，交基建部门汇总、整理立卷归档。

　　3、基建部门要严格执行基建文件材料的审、签制度，把好文件材料形成质量关。

　　4、立卷单位或立卷人在立卷中，要遵循基建档案形成规律及特点，保持其有机联系，使立成的案卷便于保管和利用。

　　5、归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。归档的底图、蓝图格式须按国家制图标准绘制。

　　6、工程承包合同或施工协议中应依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位做好施工记录、检验记录、交工验收记录等，编制好竣工图。不移交竣工图的，不算完成施工任务。

　　7、工程竣工验收前，由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量，基建主管部门、施工单位主管部门应检查施工单位编制的施工档案质量。

　　8、一般性的文件材料归档一份，重要的及经常使用的档案要有副本，使用副本、保留原件。

　　四、工程项目的验收

　　1、基建项目在验收前，对准备归档的基建文件材料进行预验收，档案不完整者，工程项目不能进行竣工验收。

　　2、档案部门应是工程验收成员之一，会同基建部门负责基建文件材料的验收工作。

　　3、基建项目在竣工验收后45天内应将文件材料归档，档案部门要认真审查、验收归档的档案材料，并在基建档案材料归档说明书上签署意见。

　　五、基建材料立卷方法与要求

　　1、基建项目阶段完成或最终完成后，基建部门负责人组织有关人员对项目形成的、应归档的基建文件材料立卷归档。

　　2、基建档案归档时，应按工程项目组卷，一般一个工程项目组成一卷，管理性文件材料排列在整个工程项目的首卷，其次按图纸的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图等。

　　3、卷内文件材料的排列是正件在前，www.pmceo.com附件在后;印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后。

　　4、组卷时应拆除卷内文件上的金属物，对破损的文件需进行修补。

　　

　　5、卷内文件应编写页号，无论单面或双面只要有文字，均作为一页编写。每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。

　　6、蓝图、底图可凭一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有关单位名称、档号、件号的印章，逐一填好。

　　7、每卷档案应填写卷内目录和备考表，起草案卷标题，根据基建档案的历史价值、使用价值，确定保管期限，保管期限分永久、长期和短期三种。

　　8、填写归档说明，放在卷内目录之后。

　　9、管理性文件以三孔一线的方法装订，其它卷用卷盒方式保管，蓝图大于卷皮的，要进行折叠，折成一般标准文件大小，底图可采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。透明底图须用缝纫机缝图边。

　　六、基建档案的管理

　　1、基建档案要进行分类(信息分类)标引，给出检索分类号。

　　2、各立档单位应在统一、规范前提下，从实际出发选择、制定适用、科学的分类(实体)排列方法。一般按建筑物的作用或专业进行分类。

　　3、基建档案的档号应填写在每卷(盒)档案背脊上，也可以另行贴上注有档号的标笺。

　　4、鉴定工作应在分管档案工作的(院、校、所)负责人领导下，由档案和基建部门负责人组成鉴定小组进行。

　　5、经鉴定对已无保存价值的基建档案，经领导批准后，由档案和基建部门派人监销。销毁前应清点核对无误后，双方在销毁清册上签字盖印章，方可进行销毁。

　　6、鉴定销毁工作结束后，双方应写出鉴定总结，内容包括：鉴定销毁小组成员名单、时间、工作简况(含鉴定销毁年代、范围、数量)，销毁后档案的保管期限、目录的调整情况等。销毁清册一式三份，一份送上级部门备案，一份留基建部门存查。

　　7、使用基建文件材料过程中不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

篇3：某大学后勤处档案管理办法

>　　大学后勤处档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为了加强后勤处档案管理工作，充分发挥档案在后勤处各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《广东EE大学档案管理办法》，结合我处实际，制订本办法。

　　第二条后勤处在党政管理、工程项目管理、招投标管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档、实物档案等不同载体的文件材料，均属后勤处档案。

　　第三条后勤处档案是全处职工各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。

　　第四条　后勤处档案工作是办好后勤各项工作的重要基础之一，也是衡量后勤处工作质量和管理水平的重要标志。后勤处各部门应加强对档案工作的管理，切实把它纳入部门管理工作职责之中。各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

　　第二章管理体制及职责

　　第五条本处档案工作遵守统一领导、分级管理、集中保存的原则。后勤处在计划科设档案室，集中存放各类档案资料，后勤处档案室受学校综合档案室指导和本处主管领导分管，计划科专(兼)职档案工作人员负责处理日常工作。

　　第六条分管处领导职责：指导全处档案工作;协调各部门落实档案工作“四同步”(布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作);负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核;负责档案的划密、解密和档案归档的领导工作;研究决定档案工作的重大事宜。

　　第七条后勤处档案室的基本任务：

　　(一)贯彻执行国家和学校关于档案工作的政策法规，规划全处档案工作。制订后勤处档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况;

　　(二)对后勤处档案和有关资料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

　　(三)执行保密制度，做好档案密级划控和守密工作。

　　(四)做好档案利用工作，主动为后勤处各项工作服务，为职工服务。

　　(五)做好档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。

　　(六)做好防火、防盗、防虫等工作，确保档案安全。

　　(七)围绕后勤处中心工作，完成后勤处交办的任务。

　　第八条后勤处确定一名处领导负责分管后勤处的档案工作，计划科设专(兼)职档案员，负责后勤处档案的收集、整理，并根据学校要求向学校综合档案室移交档案。后勤处各部门负责人及工作人员都有配合专(兼)职档案员做好本部门及自身档案工作的职责。

　　第三章档案的形成和归档

　　第九条对全处档案实行集中统一管理，特殊载体档案可实行分室管理。后勤处各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入党政管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

　　第十条后勤处专(兼)职档案员应按《广东EE大学档案综合管理工作规范》的要求，对形成的文件材料认真积累、整理，按时移交学校综合档案室。

　　第十一条对于个人在从事党政管理职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定归档，任何个人和部门不得据为已有。

　　第十二条提倡个人向后勤处捐赠在非职务活动中形成的档案材料，后勤处档案室应做好此类档案的接收和管理。

　　第十三条归档范围：

　　依据《广东EE大学后勤处目标管理责任书》和我处档案工作实际情况，我处归档范围分为八个方面：

　　(一)基本建设、维修工程方面：

　　主要有工程(或维修)项目的立项、规划、设计、施工、竣工等各阶段产生的文字、图表、声像、电子等载体的原始记录;

　　如：可行性研究、规划方案、立项申请、批复、设计、施工图纸、

　　招投标资料、水、电扩容的方案、施工现场记录、设计与施工修改变更的请示和批复及施工变更通知书、施工合同、施工组织设计、进度计划、施工措施、设备、材料人员进场安排、预(结)算报告、施工监理的合同、监理日记、监理报告等有关资料;

　　(二)各部门房产方面：

　　各部门房屋平面图、使用面积、租金、房屋使用、维修情况等相关学校的固定资产统计数据;

　　(三)大型设备方面：

　　大型设备如：水泵房、高压电房中的设备、各类汽车等。后勤设备的开箱记录、使用说明书、保修卡、用户的使用、维修记录、水泵房、高压电房的运行记录、值班记录等等;

　　(四)地下隐蔽工程方面：

　　校园内水网、电网、煤气管网及电视、电信、宽带网络等隐蔽工

　　程的设计、施工、平面布置图、维修记录及竣工资料。

　　尤其重要的有：给水、排水、弱电、地下电缆、煤气管网等的设计、管网布置图、施工合同、施工进度、预付款情况及工程结算书、竣工图纸、竣工报告等资料。地下管网工程的维修、检测记录、工程材料取样试验、水质化验及检验报告等;

　　(五)医疗、病例方面：

　　主要有学生及教职工相关的体检记录、重大疾病、病例资料、有关的数据统计、药房(医生)处方、医护值班记录、重大疾病的预防措施、紧急情况处理预案及突发事件的处理结果、报告等;

　　(六)党建与思政工作方面：

　　主要内容包括党的建设、思想宣传工作、廉政建设等工作中有保存价值的不同载体的文件材料。

　　(七)财务管理方面：

　　主要内容包括财务管理工作中具有保存价值的会计账薄、报表、票据等不同载体的原始文件材料。

　　(八)综合管理方面：

　　主要内容包括日常管理、校园美化、绿化、物业管理、保障安全稳定工作中有保存价值的文件材料。

　　后勤处档案室对应归档的文件材料要进行认真审查，凡归档材料不完整、不齐全、不规范的将不予接收。并及时告知文件材料形成部门负责人按有关要求报送需存档的文件材料。

　　第十四条归档要求：

　　(一)立卷人按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，进行整理组卷，编写页号、件号，填写卷内目录、备考表、案卷目录，注明保管期限和密级，应归校档案室的报主管领导审核签字后，由后勤处统一移交学校综合档案室。

　　(二)归档的文件材料同一类的应格式一致、装订工整、字迹图橡清晰等符合规范要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

　　第十五条归档时间：

　　(一)党政类，能按年度归档的文件材料，在次年四月底前归档;

　　(二)设备类、财务类的档案，每学期结束前整理检查完毕，开学的第一个月内归档。

　　(三)工程项目等科技档案归档，应于项目竣工后一个月内及时归档。

　　第十六条注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时，实行电子版和纸质版双套制管理，做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记。反映后勤处重大活动、重要事件的声像档案，由后勤处档案室和形成部门各存一套。

　　第四章档案管理

　　第十七条后勤处档案室接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等。按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、学校有关保密规章，对所存档案实行密级保管。

　　第十八条档案保管期限分为永久、长期、短期(财会档案)，对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。

　　第十九条单位撤消、合并和人员调动时，必须办理档案移交手续，不得私自带走和销毁档案材料。

　　第二十条后勤处档案室定期对保存期满的档案进行鉴定。和有关部门负责人组成鉴定小组，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管处领导批准后，方可存、毁。

　　第二十一条严格执行档案管理制度和做好档案统计工作。做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作和统计工作，确保档案的安全和利用。

　　第五章档案的开放利用

　　第二十二条后勤处档案材料开放时间与上班时间一致。档案管理人员应主动做好提供利用和服务工作。我校教职工在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅档案，并可摘录和复制;因工作需要和有正当的理由，按规定办理有关手续，经分管处领导批准可调阅属控制范围的档案。

　　第二十三条外单位人员需借阅档案，需经处领导批准。

　　第二十四条档案材料原则不可外借出室，特殊情况要经处领导批准。对借出档案，档案管理人员要做借阅登记，定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并及时报告处领导，确需借出档案，须经分管处领导批准。借出档案要妥善保管按时归还，属控制范围档案需公布或携带出境，要按规定办理手续。

　　第二十五条本办法自公布之日起执行，由后勤计划科负责解释。

篇4：酒店凭证档案管理办法（7）

　　酒店凭证档案管理办法(七)

　　(一)酒店凭证档案的保管

　　1.所有与营业有关的各类凭证由行政办公室统一管理。

　　2.部门的专项凭证因工作需要由部门单独管理和保存的，须将凭证和文字说明的复印件交行政办公室保管，并登记说明情况。

　　3.行政办公室外保管凭证的变更需在两日内通知档案室，更新档案室凭证副本的资料。

　　(二)归档要求

　　1.凭证档案一般由凭证正本、凭证副本和文字说明三部分组成，三部分相符。

　　2.文字说明详细准确，包括凭证名称、凭证简介和注意事项、颁证时间、颁证单位、领证经办人、审核时间、审核地点、审核经办人、下次审核时间。

　　(三)凭证管理

　　1.所有凭证设专门的设备和装具进行管理，保证凭证的安全。

　　2.凭证副本、正本和文字说明分别存放，建立有效的检索。

　　3.一般凭证由行政办公室负责经办颁证机关的定期和不定期审查，专项凭证可由相关业务部门负责经办审查事宜。

　　(四)凭证使用

　　1.凭证档案借出日期一般不超过三日。

　　2.凭证借用严格执行档案借阅管理办法。

篇5：酒店图片档案管理办法（5）

　　酒店图片档案管理办法(五)

　　(一)图片档案的收集和归档

　　1.图片档案由行政办公室集中统一保管，任何部门不得私存、私占，所有人员都有移交图片资料的义务。鼓励各部门、个人向行政办公室移交图片资料，移交和捐赠图片资料的部门和个人享有优先使用权，成绩显著的予以奖励，行政办公室维护图片作者的版权。

　　2.归档范围：凡是反映酒店历史面貌、主要职能活动和各项业务发展，具有保存价值的图片资料都应予以归档。

　　3.归档要求：

　　(1)照片应由底片、照片、文字说明等三部分组成，底片和照片影像相符;

　　(2)照片说明要详细准确，包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六要素;

　　(3)移交人应填写《图片档案移交单》和图片资料一并归档。

　　(二)音像资料档案管理参考图片档案管理方法执行