企业人事档案管理制度范例3

　　企业人事档案管理制度范例3

　　一、 人事档案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

　　第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

　　□ 人事档案保管制度的基本内容

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

　　——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

　　①取出应转走的档案；

　　②在档案底账上注销；

　　③填写《转递人事档案材料的通知单》；

　　④按发文要求包装、密封。

　　在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：

　　①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

　　②库房备有必要的防火、防潮器材。

　　③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

　　⑥离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

　　①人事档案的数量。

　　②人事档案材料收集补充情况。

　　③档案整理情况。

　　④档案保管情况。

　　⑤利用情况。

　　⑥库房设备情况。

　　⑦人事档案工作人员情况。

　　二、人事档案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

　　□ 人事档案利用的方式

　　人事档案的利用有多种方式：

　　(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

　　(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

　　3.人事档案利用的手续

　　在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

　　(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

　　(2)外借手续。

　　首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

　　其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

　　再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

　　然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

　　最后，归还时，及时在外借登记上注销。

　　(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

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篇2：学校人事档案管理制度(8)

　　学校人事档案管理制度（八）

　　为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施细则》，加强学校档案的科学管理，逐步实现人事档案管理工作的标准化、规范化、科学化，为学校教学及各项工作服务，特制定本制度。

　　1．凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。

　　2．立卷时应将材料收集齐全，核对准确，按文件自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。

　　3．档案室的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。

　　4．案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图，建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交接凭证，检查记录等材料。

　　5．定期对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题，及时向分管领导汇报。

　　6．建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续，“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密遗失、涂改或污损，违反规定者，按有关规定予以处理。

　　7．档案的鉴定工作在校长的领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确定保管期限和密级，编制销毁清册。

　　8．鉴定工作结束后，鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告”。

　　9．在学校形成的各类永久性档案，保管二十年后，连同“案卷目录”（一式三份）和有关检索工具一并向上级档案部门移交。

篇3：食品公司人事档案保管制度

　　食品公司人事档案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密

　　的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

　　第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

　　□ 人事档案保管制度的基本内容

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

　　检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

　　——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等

　　原因

　　引起的，转递的大致程序如下：

　　①取出应转走的档案；

　　②在档案底账上注销；

　　③填写《转递人事档案材料的通知单》；

　　④按发文要求包装、密封。

　　在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：

　　①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

　　②库房备有必要的防火、防潮器材。

　　③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

　　⑥离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

　　①人事档案的数量。

　　②人事档案材料收集补充情况。

　　③档案整理情况。

　　④档案保管情况。

　　⑤利用情况。

　　⑥库房设备情况。

　　⑦人事档案工作人员情况。

篇4：食品公司人事档案利用制度

　　食品公司人事档案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

　　□ 人事档案利用的方式

　　人事档案的利用有多种方式：

　　(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，

　　以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

　　(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

　　3.人事档案利用的手续

　　在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的

　　重要保证。

　　(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

　　(2)外借手续。

　　首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

　　其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

　　再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

　　然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

　　最后，归还时，及时在外借登记上注销。

　　(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下

　　手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事

　　档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

篇5：公司人事档案管理规定

　　公司关于人事档案管理的暂行规定

　　一、为了加强员工的人事档案的管理，保护好企业与员工的利益，按照国家对人事档案管理的有关规定，制定本暂行规定。

　　二、经公司领导批准，凡有城镇居民户口，已建立个人档案关系的人员，与公司签定了一年以上的劳动合同，一般员工可在试用期满后，可将个人的人事档案转移到公司。并与公司签定好档案保存协议。

　　三、公司负责按人事档案管理的要求，分类归档、整理。并保证客观公正反映员工在公司工作期间的真实记载。

　　四、除公司特批外，员工的档案可存放在社会人事服务的中介机构。除此之外，凡符合上述要求，目前个人档案仍在社会人事服务的中介机构存放档案的员工，在公司已报销个人档案保存费的保存期满后，一律将个人档案转往公司。拒不转移的，公司不再报销其个人的档案保存费。

　　五、因开除、辞退、除名，长期出国逾期不归、就劳动合同的提前终止或解除达不成一致意见、接到公司不续签劳动合同书面通知，不做书面答复，擅离岗位、或被依法追究刑事责任的员工，公司有权按照规定，将其档案关系转往个人所在地的街道劳动部门。

　　六、员工给公司造成经济损失，或者出现按劳动合同约定应对公司作出经济赔偿的条款，按劳动合同双方约定的条款处理。公司不应扣留乙方的人事档案。

　　七、年终对于被公司授予的奖励和评选的优秀工作者，经公司领导批准，将具体事迹和奖励的内容，填写好在相应的表格内，进入个人档案，以资鼓励。

　　八、因个人原因，提出出国学习、留学和三个月以上的探亲，公司不负责办理出国的有关手续。在提前解除劳动合同后，必需将个人档案转出公司。

　　九、非工作原因，公司不办理员工的各类出境的手续证明和边境通行证，特别是私人护照的办理。情况特殊的，必需经公司人事部门审核，报公司领导特别批准。

　　十、本规定经公司领导签发后执行，本规定由公司人事负责的解释。