公司行政事务管理制度:会议管理
公司行政事务管理制度
总则
为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。
第一章
会议管理制度
一、内部会议管理办法
(一)、公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。
(二)、公司级会议的组织者为综合处。
(三)、会议由综合处提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。
(四)、会议通知形式主要为电话通知，处长、部门经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。
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(五)、与会人庇ρ细褡袷鼗嵋榧吐桑坏贸俚健⒃缤恕⑽薰嗜毕;嵋槠诩溆氐羰只韧ㄑ豆ぞ撸嵋槠诩湟窆嶙ⅲ坏媒煌方佣牟辉谘苫蛩嬉庾叨跋旎嵋檎v刃颉?span
(六)、因故不能参加会议的，必须亲自向综合处说明理由。
(七)、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
(八)、各处室、部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。
(九)、部门有关会议如需综合处协助的应提前通知综合处，以便做出统一安排。
二、对外出租会议室、多功能厅管理办法
(一)、公司所属会议室及多功能厅由物业处负责办理租用手续，综合处负责提供相关会议服务。
(二)、物业处根据会议室使用情况与租用会议室单位商定相关出租事宜，填写《会议室使用登记单》，经主管经理签字确认后通知综合处，综合处同使用单位协商会议室使用的具体事宜(预约时间、需提供的服务等)。
(三)、租用单位于租用当天将《会议室使用登记单》交与综合处会议管理人员，待会议室使用完毕后，由会议室管理人员填入会议室实际使用时间，由租用单位签字确认后，综合处返还物业处作为收费依据。
篇2：乡新学院会议管理若干规定
乡新学院会议管理若干规定
为进一步明确办会责任，规范办会程序，提高办会质量，特制定本规定。
一、会议的类别
1.学校党政工作会议：包括学校党委会、院长办公会等议事决策会议及纳入学校年度党政工作要点的校级会议。党政工作要点没有安排，需要学校主要领导参加的，事先报请学校党委会或院长办公会同意的临时全校性会议。
2.涉外工作会议：涉及学校国际合作与交流活动，能反映国际先进水平，以及扩大学校在国内外的影响，发挥作用的双边或多边国际会议。
3.系统业务工作会议：各系统有校领导参加的业务工作会议、专题工作会议及活动等。
二、会议的报批
1.会议的召开应提前一周提出并确定参加会议人员的范围，除非紧急情况一般不临时召开会议。会议由两办统筹协调，在每周一公布本周所召开的会议安排。为提高会议效率，两办在统筹会议安排时，对有些会议可以作合并安排。
2.纳入学校年度党政工作要点的校级会议要分别报书记或院长批准开会时间;对于临时动议需学校主要领导参加的全校性会议，要提前报两办协调安排;系统业务工作会议报请分管校领导审批。
3.会议室或会场由两办统一协调安排。
三、会议的主办、承办
1.学校党政工作会议由两办会同相关职能部门主办和承办。
2.涉外工作会议由相关部门报请学校主要领导审批同意，由国际教育与交流中心会同相关部门负责承办会务。
3.系统业务工作会议由业务主管部门主办并承担会务工作。
四、会议的筹备与组织
所有会议均遵循“谁主办、谁组织，谁负责”的原则，由主办单位负责组织落实。会议主办单位负责发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定(精神)的落实情况、会议材料的归档等。
1.凡纳入年度党政工作要点的校级综合性会议由两办会同相关职能部门负责通知并安排布置会议室或会场。
2.校内各系统召开的，有校领导参加的业务性工作会议，由业务主管部门负责筹备、组织和通知，并联系两办协调安排会议室。
3.自本规定发布之日起，学校有关会议通知将全部采用网上通知、手机短信通知形式，请各单位做好相关工作。
五、会议纪律
1.参会人员要严格按照通知要求准时参加会议，参会人员必须是通知上要求的人员，非经同意，不得随意找人替会。因特殊情况确需请假的，须会前向会议主办单位请假，经主办会议负责人同意后方可安排他人代会。否则，视为旷会。
2.会议主办单位负责组织参会人员签到入场。参会人员要在会议开始前5分钟签到入场，没有签到的视为缺席。
3.参会人员要自觉遵守会场秩序，不得在会场内抽烟、来回走动、接打电话、交头接耳、打瞌睡等，须将手机关闭或调至静音，不得从事与会议无关的事情。因特殊情况确需提前离会的，要向会议负责人说明情况，经批准后方可离会。否则，一律视为早退。
4.对无故缺席、迟到、替会、早退或违反会议其他纪律的人员，会议主办单位会同监察处于会议结束次日在全校通报批评。被通报人员要在通报发出三日内到会议主办单位和监察处说明情况。
六、会议记录、会议纪要发布及会议材料存档
1.会议记录人员应在会前提前进场，做好记录准备。如有特殊记录工具，则应在会前进行调试。会议记录应包含会议时间、会议地点、参会人员情况、会议进行情况、参会人员发言摘要以及会议结论等内容;负责会议记录的人员应保持会议记录工作的连贯性和准确性。
2.会议结束后，会议记录人员应在2个工作日内形成会议纪要或简报报送主管领导审阅，经学校主要领导审定后印发。
3.会议的有关材料应视不同性质分类存档;会议通知、会议议程、会议记录、会议发言稿、讲话稿等资料，应按学校有关规定存档。
七、本规定自发布之日起执行。原《乡新学院会议管理暂行规定》同时停止执行。
篇3：企业会议管理办法(2)
会议管理办法
1.目的
为进一步规范公司会议管理，本着精减、有效、节俭原则，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，节约会议成本，提升公司运营效率，特拟定本规范。
2.范围
本办法适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。
3.职责
3.1会议发起人和主持人
3.1.1
确定会议目的;
3.1.2
确定会议议程及参加人员，审核会议通知;
3.1.3
控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题;
3.1.4
掌握会议时间;
3.1.5
确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语、故意刁难、逃避责任、急于了事等;
3.1.6
平衡发言，发挥群体力量，确保每位与会人员都发表意见;
3.1.7
善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持;
3.1.8
确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体;
3.1.9
会议不能准时召开等其他变故要在会前协调;
3.1.10会议纪律的监督执行;
3.1.11会议记录的签核;
3.1.12
会议决议或对策实施效果跟踪验证。
3.2
通知人
3.2.1制作会议通知(内含会议议程);
3.2.2确保通知到位，每位参会人员要在会议通知上签名;
3.2.3异常情况及时通知会议主持人;
3.2.4会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。
3.3记录人
3.3.1组织会议签到;
3.3.2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表);
3.3.3会议记录的发放;
3.3.4检查、协调和跟进会议执行状况;
3.3.5向主持人汇报执行状况。
3.4参加人员
3.4.1
事前准备相关会议资料;
3.4.2
遵守会议纪律;
3.4.3
会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动;
3.4.4
临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半小时，通知会议主持人，并委任职务代理人参加。
4.会议分类
序号
会议名称
频次
召开时间
会议时间
主持人
与会人员(部门)
1总裁办公会
一次/月
每月初
2小时
总裁
公司高管层、各相关部门负责人
晨会
一次/天
每天早晨
0.5小时
培训师
总部全体员工
工作例会
一次/周
每周一上午
1小时
总裁
公司高管层、各相关部门负责人
职能中心例会
一次/周
每周六下午
1小时
职能中心总监
分管部门负责人
5部门例会
一次/天
每天早晨
10分钟
部门负责人
部门员工
6专题会议
不定
临时确定
1小时
相关负责人
相关部门人员
7年度总结表彰大会
一次/年
春节后
2小时
总裁
总部全体员工
5.会议内容
5.1总裁办公会(月度经营分析会)
5.1.1会议时间
每月召开一次(即每月2日)。
5.1.2会议人员
主持人：总裁
参加人员：总监、稽核组长、公司所有部门主管
5.1.3会议内容
5.1.3.1汇报分析工作计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩、揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益。
5.1.3.2研究决定公司日常工作中的有关事项，通报、交流重要工作情况。
5.1.3.3研究分析公司整体运营状况，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。
5.1.3.4讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。
5.1.3.5需要总裁办公会集体研究解决的其它重大事项。
5.1.4各部门具体汇报内容：
部门
汇报内容
存在问题
改进建议
备注
市场部
1、市场调研报告(次数、分析、建议);
2、市场开发规划完成情况(市场开拓、推广、促销等活动的量化结果);
3、营销策略方案实施结果;
4、策划案例及数量;
5、市场督导结果;
销售部
销售部做销售分析汇报：按不同商品品类进行销售比较，内容包括与环比、同比数据相比较，以及计划完成情况;
1、销售计划(销量)完成率;
2、销售收入(营业额);
3、销售分析;
4、店面开发数量;
5、新增代理商数量;
6、各区域业绩考核结果与评估。
7、客户投诉数量;
8、销售费用;
客服部
1、工作计划完成率;
2、客户(代理商)档案完善程度;
3、客户(代理商)满意度;
4、客户投诉次数;
5、退换货率;
6、客户回访率;
7、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。
联动部
1、工作计划完成率;
2、新开发联动商家业务数;
3、销售计划(销量)完成率;
4、销售收入(营业额);
5、业务增长率(同比、环比);
6、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。
营业部
1、工作计划完成率;
2、销售计划(销量)完成率;
3、销售收入(营业额);
4、销售分析;
5、仓库帐物卡相符率;
6、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。
培训部
1、工作计划完成率;
2、各类培训完成人次数;
3、培训开发(场)数量;
4、培训费用率(培训费用与收入占比)
财务部
1、工作计划完成率;
2、公司预算目标完成情况;
3、各部门预算目标完成情况;
4、成本控制下降率;
5、公司及部门费用控制率;
6、工资增长率及发放及时率;
7、资产管理水平状况;
8、财务风险管控状况。
采购部
1、工作计划完成率;
2、产品规划方案执行结果;
3、新增供应商数量;
4、供应商档案健全完善情况;
5、采购计划完成率;
6、退、换货率;
7、供应商评估报告;
8、供应商下架率。
质检部
1、工作计划完成率;
2、商品检验合格率;
3、分类产品抽检合格率;
4、质量状况分析表(图);
5、质量问题处理及时率;
6、供应商资格审查通过率;
仓储部
1、工作计划完成率;
2、帐物卡相符率;
3、盘点及时率;
4、缺货率(缺货次数/订单总数);
5、配发货差错次数;
6、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。7、部门员工流失率。
物流部
1、工作计划完成率;
2、物流配送完成次数;
3、物流单据、台账记录完整性;
4、物流理赔次数及金额;
5、物流费用率控制;
6、物流公司评估情况。
技术部
1、工作计划完成率;
2、新产品研发完成项数;
3、技术服务及时率。
咨询部
1、管理提升计划进度完成率;
2、提交咨询成果项数;
3、培训人次数;
4、效果评估。
稽核部
1、稽核任务完成率;
2、稽核部门数量;
3、稽核次数;
4、稽核结果通报;
人资部
1、工作计划完成率;
2、员工流失率;
3、招聘人数;
4、员工工资增减率;
5、员工培训次数及效果分析;
6、绩效考核结果;
7、员工出勤率。
行政部
1、工作计划完成率;
2、制度文件起草数量;
3、会议组织标准化程度;
4、行政资产变动情况;
5、本部门日常工作情况汇报;
6、费用预算执行情况;
7、后勤管理满意度;
8、外事活动情况汇报。
5.1.5总裁依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排，布置月度工作任务，并
落实到人。
5.1.6由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结
束会议。
5.1.4会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至与会人员，以便参照执行。
5.2周工作例会
5.2.1会议时间
每周召开一次(即每周一上午9：30至10：30)。
5.2.2会议人员
主持人：行政部经理
参加人员：总裁、总监、稽核组长、稽核专员、公司所有部门主管
5.2.3会议内容
5.2.3.
1各部门报告本部门一周工作情况(汇报标准按照周工作计划内容)，下周计划、存在的问题、解决方法。
5.2.3.
2逐条逐项检查落实完成情况，指导重点工作开展，并实行问责制。
5.2.3.
3听取各部门提交的议题，解决需要公司协调的问题，执行会议的各项决议及具体实施措施。
5.2.3.
4布置公司日常工作，平衡计划进度。
5.2.3.
5总结工作经验和教训。
5.2.3.
6总裁对各部门工作进行总结讲评，布置工作。
5.3职能中心例会
5.3.1会议时间
每周一次(每周六下午17：30-18：00)。
5.3.2会议人员
主持人：总监
参加人员：分管部门主管
5.3.3会议内容
5.3.3.
1总裁办公会等各种会议精神、公司各类管理制度、流程、标准、公司文件及公司重大经营活动等信息的学习和传达。
5.3.3.
2本中心各部门上周工作总结、下周工作安排及部门间的工作协调。
5.4晨会
对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。员工要经常加强敬业精神的教育，所以在每天的早上必须以10分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告。同时还可以利用早会表扬优良员工以提高士气。
5.4.1会议时间
每天一次(每天早晨8：30-8：50)。
5.4.2会议人员
主持人：管理人员轮流担当
参加人员：全体总部员工
5.4.3会议内容
按照《晨会流程》标准执行
5.5部门例会
每天一次，进行工作检查与安排，为短会。
5.5.1会议时间
每天一次(每天早晨8：50-9：00)。
5.5.2会议人员
主持人：部门经理(或委托代理人)
参加人员：部门员工
5.5.3会议内容
5.5.3.1本部门当日工作安排及工作完成情况检查。
5.5.3.2
进行公司文件、会议精神的传达。
5.6专题会议
公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题及公司运营方面等紧急情况而召集的临时会议。专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨。专题会议为不定期性的临时性会议，一个专题如果需要多次的研讨才能定案时，可以互相约定次数与日期，要以一案一会为原则。
5.6.1会议时间
不定期
5.6.2会议人员
主持人：专题会议发起人
参加人员：相关人员
5.6.3会议内容
一案一议
5.7年度总结表彰会
5.7.1会议时间
每年召开一次(即每年12月31日)。
5.7.1会议人员
主持人：总裁
参加人员：总监、公司所有部门主管、全体员工
5.7.1会议内容
5.7.1.1对一年来的工作进行回顾和分析。
5.7.1.2总结一年来的公司所取得工作成绩和缺点。
5.7.1.3总结一年来的成功的经验与教训，对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、
集中,并上升到管理的高度来认识。
5.7.1.4
根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。
5.7.1.5
总结全年工作情况，部署新年度工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
6、会议准备和要求
6.1议题准备。各类型会议，召开前会议主持人均要拟定会议议题,通知与会人员，对于公司会议重要的议案报总裁办公室备案。各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。
6.2会前协商。会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。
6.3资料准备。各部门需提交会议讨论通过的问题，都要有简要的书面汇报提纲，并在会前提前半天以上送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见。
6.4拟好会议议程。会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。
6.5发言要点。参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3-5分钟。
6.6通知与会人。根据会议通知，参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假并派其代理人参加，同时通知行政部。
6.7会议纪要与催办。会议议定事项，由总裁办公室或会议主办单位及时整理出会议纪要，会议纪要必须经主管领导签发。对会议议定事项和决议，办公室要及时进行催办，保证决议落到实处。
7.0会议效果评估与督查
7.1当天由记录人负责编写会议纪要经主持人当天或次日中午12点前签发，负责送交与会人员。
7.会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议
7.3稽核小组负责对会议纪要执行督查，根据会议纪要，检查相关人员和部门落实会议决议的情况。
7.4会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况，有责任督促执行人落实会议决议。
8.0会议纪律规定
8.1纪律规定
8.1.1应准时到会，并在《会议签到表》上签到，否则按缺席处理。
8.1.2会议发言应言简意赅，紧扣议题。
8.1.3遵循会议主持人对议程控制的要求，会议准时开始，会议时间按议程控制;
8.1.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
8.1.5保证会议不受干扰;参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳。
8.1.6会议期间禁止吸烟;
8.1.7与会人员遇突发事件急须处理时，应知会主持人;
8.1.8需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言;
8.1.9已知会应参会人员，因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时通知会议主持人;
8.1.10与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动;会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。
8.1.11会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄;其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。
9.0处罚规定
9.1会议迟到15分钟以内的，处1元/分钟罚款;超过15分钟的，按缺席处理，处罚10元/次(有事耽搁或不能参加时，须提前跟会议主持人请假并另行指派代理人参加);
9.2未经会议主持人同意私自早退会议的，处以10元/罚款;
9.3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期一天处罚10元，若因此给公司造成损失的，按照相关管理规定追究责任;
9.4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，处会议主持人10元/次罚款，
会议记录人5元/次罚款;
9.5会议期间手机铃声响，处以责任人5元/次罚款。
10.O相关表单
10.1《会议通知表》
10.2《会议签到表》
10.3《会议记录表》
10.4《工作汇报表》
11.0本管理办法解释权归行政部，本办法执行自总裁批准之日起施行。
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