某物业部档案管理标准作业程序
某物业部档案管理标准作业程序
一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。
三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。
四、程序要点
1、档案的编号
(1)公司、物业部编号：
①物业部 编号为：W·Y(英文缩写)。
(2)部门编号：
①办公室 ;
②财务部 ;
③事务处 ;
④工程处 ;
⑤护卫处 ;
(3)年份编号：引用年份序号-2000、20**、20**......。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003......。
(5)档案编号举例：
①物业部编号：
※※※-※※-※※※-※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
②物业部编号：
※※※-※※-※※※-※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
2、档案的分类
(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：
①行政、人事类;
②财务类;
③公共事务类;
④保洁类;
⑤园林绿化类;
⑥机电维修类;
⑦经营类;
⑧品质类。
(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构--问题分类法，如：
收文类
发文类
合同类
① 办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类
② 财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
③ 事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
......
3、立卷与编制目录
(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷：
①根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸;
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
--物业行政部、人事部收文：※※※-*·Z-收文;
--物业财务部报表：※※※-C·W-报表;
--物业部服务处业主档案：
※※※-※※※-F·W-业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中;
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
(2)编制目录：
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中，以便查阅。
4、档案的保管期限
(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。
5、档案的保管
(1)档案保管的工作任务是：
①便于查阅;
②保证档案的安全;
③防止档案的损坏;
④采取修复技术，延长档案寿命。
(2)档案保管的责任部门：
①财务部保管财务档案;
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租赁和多种经营资料;
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案;
④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
(3)档案的保管程序：
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员;
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号;
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询;
④档案原则上保管原则件。
6、档案的密级
(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通;
①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
7、档案的查阅权限
(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。
8、档案的查阅/借阅/复制
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查(借)阅资格：
①权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
③属部门(财务类除外)的档案，由部门负责人审批;属管理处的档案，由管理处经理审批;属公司的档案，由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
五、记录
1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》
六、相关支持文件
1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》
采编：www.pmceo.cOm篇2：TS企业总公司档案管理制度
TS企业总公司档案管理制度
一、 职责
各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制，所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。
二、管理内容与方法
1、立卷归档
(1)公司应立卷归档的文件资料包括：
①证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料;
②规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
③收发文书：包括总公司内部文件、总公司与各子公司(办事处)往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文件、总公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。
④合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
⑤工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。
⑥照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。
⑦其他需归档的文件资料。
(2)立卷归档的要求：
①各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册，外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。
②文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持文件、材料的完整性。
③立卷归档的文件要便于查找。
④文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题。
⑤案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊。
⑥照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。
2、档案的利用
(1)各部门因工作需要借阅档案，应在借阅登记簿上登记。
(2)借阅档案，要填借阅簿，用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管，严防遗失，泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制。
(3)借阅和查询公司档案，应经借阅和查询人的分管领导批准。
(4)外单位人员借阅和查询公司档案，应经董事长批准。
3、销毁
(1)档案保存期，由行政部提议，报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限按照国家有关制度。
(2)对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案室提出销毁申请，报董事长批准。
(3)销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定，销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。
(4)对已销毁文件，应制定目录清册存档。
4、档案室管理
(1)档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记，对保管、利用情况定期进行统计。
(2)档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续。
(3)档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决。
(4)档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜。
(5)立卷的档案应分类放入档案盒存放;
(6)档案移交
①由部门自定责任人保管的档案不移交，但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查;
②按年度归档的档案，在每个自然年结束后1个月内，由各部门立卷归档，移交档案室;
③负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交，移交给本部门经理或接岗人;
④档案移交时，移交人填制移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。
三、责任
1、损坏、丢失公司档案的;
2、擅自提供、销毁公司档案的;
3、涂改、伪造档案的;
4、违反第三条制度，不按制度归档或不按期移交档案的;
5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损失的。
违反档案管理制度的，公司将据《人事管理制度》，视情节轻重，给予处罚。
篇3：某大厦档案管理工作指引
**房地产咨询(上海)有限公司
作业规程
大厦档案管理工作指引
版本：第1版
修订次：0□□□□□
状态：
发文号：
批准 日期 审核 日期 编制 日期
202 年月日发布202 年月日实施
简介
编制本手册主要目的是给予大厦各级员工工作上之参考，尤其是指导大厦办公文件及档案管理。本手册内容基于大厦环境条件不同，故实际施行细节可允许作部分变动，但由公司指示而定。
本手册内容主要分四大部分：
一.大厦档案管理制度
二.大厦档案保管
三.日常规文本
四.发函及通告规
本手册属于**房地产咨询(上海)有限公司所有，未经本公司允许，不得给他人传阅，更不得复写或影印，违者本公司将循法律途径追究。
大厦档案管理制度
一.大厦档案管理规定：
1.1.公司各物业项目的档案资料规定由大厦主管(包括代理主管)负责监督保管，由管理处文员专职文件存档、注记工作。
2.有关大厦验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3.大厦档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.大厦档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.大厦档案在历任主管调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经认后方可离任。
6.大厦档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经大厦主管书面认，如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将作适当处分。
9.大厦档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对大厦管理有重大影响及损害大厦和公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二.大厦管理保密规定：
1.管理处工作围获有的公司、大厦内部资料，业主、用户单元和管理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、大厦及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在管理处办公室文件柜中，由管理处秘书专人负责注记及存档等工作，由大厦主管每周审核，其他工作未经许可人员禁止查阅。
3.管理处文件柜备用钥匙由大厦主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务。
4.因工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及用户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5.公司制定的各类大厦规章制度及工作指引，由管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工工作及员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6.管理处发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及大厦用户保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向管理处报告。
8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、用户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
大厦档案管理
一.大厦档案资料：
1、 大厦验收档案：
1)大楼土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)大楼设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)大楼机电设备保养合约;
4)大楼公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)大楼公共区域设施设备移交记录(发展商，承包商与管理公司);
6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、 大厦二次装修档案：
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、 住户资料：
1)大楼入伙情况记录;
2)大楼业主(租户)情况登记(包括名称，单元号，联系人，建筑面积，交接单，入伙时间或租用期限等);
4、 大厦管理文本汇编：
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)大厦各类管理规章制度及装修规定等;
3)大厦各项管理分包合约;
5、 大厦设备维修保养类：
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案;及日常巡检维修记录;
3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记，交接班记录，巡视记录及人员进出记录;
4)管理处有用户维修报修单，维修后应有回访记录;
6、 大厦设施设备检测类：
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗消毒并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明;
4)大厦避雷系统应有定期检测报告;
5)大厦应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它大厦设施设备检测记录资料;
7、 管理处运作类：
1)管理处正式文件应用电脑打印操作，并有规的电脑档号及存档目录记录;
2)大厦管理费收缴情况;
3)大厦管理费财务报告;
4)大厦物业管理处运作报告;
管理处会议记录(包括内部及与发展商或业主委员会)
管理处值班记录
保安值班记录
设备值班与巡检记录
管理工作计与报告
工程设备管理计与报告
管理处往来信函
用户报修与投诉处理记录
承包商维修或保养工作情况记录
二.大厦档案存档要求
资料内容 文档名称 存档要求 目录索引
1.大厦土建设备安装竣工资料
《大厦竣工图则资料》
图纸档案盒(蓝色)
数量：按类建立
每张图纸名称索引
2.大楼设施设备质检、消防等部门验收文件
《大厦审验文件》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
按设施设备单项设索引
3.大厦机电设备保养合约
《大厦设备保养合约》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
按设施设备单项设索引
4.大厦公共区域设备设备验收记录
《大厦公共区域验收记录》
图纸档案盒
数量：按量而定
按区域、设备名称设索引
5.大厦公共区域设备移交记录
《大厦公共区域移交记录》
图纸档案盒
数量：按量而定
按区域、设备名称设索引
6.单元验收及移交记录
《单元验收移交记录》
图纸档案盒
数量：按量而定
按单元设目录索引
7.用户单元二次装修图则及审批手续
《二次装修审批记录》
图纸档案盒
数量：按量而定
按单元设目录索引
8.二次装修监督检查资料
《二次装修监督记录》
图纸档案盒
数量：按量而定
按单元设目录索引
9.大厦入伙情况记录
《大厦入伙情况记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
按月作报表不作索引
10.大楼业主、住户及租户情况记录
《大厦业主、用户情况记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
按顺序存档不作索引
11.管理合约、公约用户手册汇编
《管理文本汇编》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
按文本分类索引
(续上页)
资料内容 文档名称 存档要求 目录索引
12.大厦管理规章制度及装修规定
《大厦规章制度汇编》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
按文本分类索引
13.大厦管理分包合约
《大厦管理公包合约》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本 同上
14.设施设备维修保养制度及应急措施
《维修保养制度》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本 同上
15.大厦设施设备维修档案
《大厦设备维修档案》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本 同上
16.大厦设施设备检测记录
《大厦设备检测记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本 同上
17.管理财务报告
《大厦财务报告》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
按月报告存放不作索引
18.管理费收缴情况记录
《管理费收缴记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本 同上
19.大厦管理报告
《大厦管理报告》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本 同上
篇4：公司会计电算化系统会计档案管理制度(样例)
公司会计电算化系统会计档案管理制度(样例)
单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。
一、数据资料管理与保密
机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。
1、现金记账凭证及日记账的输出及保管。
现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。
2、银行记账凭证、账册的输出与保管。
银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。
3、转账凭证的输入、输出与保管
转账凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。
4、科目汇总表、账簿打印时间。
(1)现金、银行日记账每天打印。
(2)银行余额调整表每月打印一次。
(3)总分类账和各种明细分类账每月打印一次。
(4)现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。
(5)会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。
5、其他
由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
二、数据备份管理
1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。
2、在日常工作中,准备三套软盘循环使用,隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。
3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报
表文件及其他核算子系统的数据文件。
4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
三、会计档案管理
1、会计档案存档手续:打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。
2、为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
3、由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。
6、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
篇5：PM公司会计档案管理办法
PM公司会计档案管理办法
一.总则
为加强公司会计档案的科学管理，特制定本办法。
二.会计档案的界定和主管
1.会计档案是指公司会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算材料。
2.财务部为会计档案主管部门。
3.财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。
4.公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。
三.会计档案管理
1.财务部对每年形成的会计档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。
2.档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
3.会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
4.公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看;原件不得借出。
5.下属单位(分、子公司)撤并，会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门，并办理好交接手续。
6.各种会计杰案的保管期限，可分人永久、定期二类，详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。
7.会计档案保管期满，需要销毁的，由公司档案或财务部提出销毁意见，并严格审查，编造会计档案销毁清册，报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。
8.由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前，监销人应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。
四.附则
本办法由财务部会同档案部门解释、执行，经总经理批准颁行。
精彩专栏
