ST房地产公司档案管理系统
ST房地产公司档案管理系统
一、 总则
第一条:为了完整、系统地保存本公司(××房地产开发有限公司)在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案,提高归档文件材料的质量, 以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要,为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料,特拟订档案管理办法。
二、档案的分级负责与归口管理
第二条:本公司的档案管理为“两级分工管理制”即公司为“一级管理”由人事行政部负责;各职能部门为“二级管理”,由各部门自行负责。
第三条:鉴于本公司的归档文件资料面广、量大,因此必须分工归口管理,具体分工管理如下:
1、 公司一级管理归档范围:
1) 部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划。
2) 部门(含部门)以上的各种总结、报告。
3) 部门(含部门)以上的各种重要通知、通报。
4) 部门(含部门)以上的各种文件、纪要、大事记。
5) 各种协议书、合同书。
6) 各种工程图纸底图。
7) 各种设备档案及说明书。
8) 各类工程检测、鉴定报告。
9) 公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。
10)公司各种审计报告、资产评估报告。
11)公司各种管理规章制度。
12)公司各种注册、登记证件、政府批文。
13)公司各种法律、公证文件。
14)公司各部门经理人事档案(其余员工的人事档案由人事主任保管)。
15)有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动的图片资料及电视资料片。
16)公司发展大事记。
17)公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。
18)公司通讯。
2、 部门二级档案管理归档范围:
1) 公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。
2) 公司、部门及职员的各种总结、报告。
3) 公司、部门及职员的各种重要通知、通报。
4) 公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。
5) 公司的各种管理制度。
6) 其它各种职能业务性文件资料等。
三、公司档案分类表
类别 细目名称 编号 基本范围
经营决策 *SJ-20**-Y-000000 公司规划,重大经营战略性决策,公司发展规划,方案目标管理等。
计划工作 *SJ-20**-J-000000 公司中长期计划,年(季)度计划,各项专业发展计划,全面计划管理工作。
统计工作 *SJ-20**-T-000000 各种统计报表,公司综合性统计分析工作等。
公司管理 *SJ-20**-G-000000 公司行政管理、各种管理制度。
财务管理 *SJ-20**-C-000000 资金管理,价格管理,会计管理,资金流通管理。
物资管理 *SJ-20**-W-000000 物资供应,仓库管理,废旧物资回收与修旧利废等。
经营管理类
楼宇租赁、售租*SJ-20**-L-000000 市场分析,客户调查,楼宇销售,广告宣传,售后服务工作等。
行政事务 *S*-20**-*-000000 公司综合性行政事务工作,司务会议,总经理办公室工作,文秘工作,机要保密工作等。
安全保卫 *S*-20**-A-000000 消防,保卫等。
法律事务 *S*-20**-F-000000 合同管理,涉外法律事务等。
审计工作 *S*-20**-S-000000 各专项审计工作活动等。
人事管理 *S*-20**-R-000000 干部管理,工人招聘、录用、调配工作等。
劳动管理 *S*-20**-L-000000 劳动定额、定员,劳动调配,劳动工资,劳动保护等。
培训工作 *S*-20**-P-000000 职工在职培训,管理干部开发等。
档案和信息管理 *S*-20**-D-000000 公司档案工作,各类数据管理,电子计算机系统,情报工作,图书资料工作等。
医疗卫生 *S*-20**-Y-000000 员工防病治病,计划生育工作等。
后勤福利 S*-20**-H-000000 员工生活福利,宿舍等。
行政管理类
外事工作 *S*-20**-W-000000 公司涉外活动等。
生产调度 *SS-20**-S-000000 生产组织、调度指挥工作等。
质量管理 *SS-20**-Z-000000 公司质量管理,楼宇质量检测和质量控制工作等。
生产技术类
管理能源管理 *SS-20**-N-000000 能源消耗定额管理,功能 降耗工作等。
安全管理 *SS-20**-A-000000 安全生产,工伤事故处理,职工安全教育等。
技术管理 *SS-20**-J-000000 新工程开发,技术成果管理,技术引进,技术创新和采用新技术,合理化建议等。
环境保护 *SS-20**-H-000000 环境保护检测与控制,污染治理等。
计量工作 *SS-20**-JL-000000 各种计量检测工作。
标准化工作 *SS-20**-B-000000 公司标准化管理工作,各种标准档案。
生产类
产品类细目名称按工程项目或建筑项目设置 *SS-20**-000000 同一工程项目内,包含工程的勘探测绘图、总体规划图、各类设计图、施工图、水电图、竣工验收和工程创优的全过程。
设备仪器类
设备仪器档案细目名称按设备种类设置 *SB-20**-000000 同一设备仪器类,含设备购置安装调试、运行,维护修理各设备管理等全过程。
注:编号解释说明,如 *S - J -20** - H - 00 -00-00(公司)(类别)(年份)(细目名称) (月)(日)(编号)
四、档案的保管工作
第五条:档案的保管工作必须按规范进行科学管理。其程序如下:
一)归档程序:
二)保管程序:
资料收集 分类立卷 编号登记
检索目录 归档管理
第六条:归档的文件资料,必须根据其性质区别密级(秘密、机密、绝密)和保管年限(短期、长期、永久)进行分类立卷。
第七条:必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法。
一)凡属公司一级管理的档案--
1)借阅一般档案资料由人事行政部行政秘书批准。
2)借阅秘密档案资料由人事行政部经理批准。
3)借阅机密档案资料由综合管理中心副总经理批准。
4)借阅绝密档案资料由总经理批准。
二)凡属部门二级管理的档案--
1)借阅一般档案资料由部门文员办理。
2)借阅秘密档案资料由部门经理批准。
3)借阅机密档案资料由所属中心副总经理批准。
4)借阅绝密档案资料由总经理批准。
三)凡借出或归还都必须健全登记和注销手续。
第八条:对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经人事行政部经理鉴定后,副总经理审核,总经理批准,并进行登记后予以销毁。
第九条:档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防借阅(登记) 归还(销号) 日常保管 经常维护盗等维护性工作。
第十条:档案管理员应建立借(查)阅登记本,按文件名、借(查)阅日期、归还日期等内容填写,并由借(查)阅人签名。
第十一条:档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报人事行政部经理,重要问题应及时上报总经理。
第十二条:要妥善保管档案,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容。
第十三条:档案柜钥匙不得随身携带,应妥善保管。
第十四条:对档案、文件的机密内容,保管人员要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。
第十五条:档案管理员要经常清理档案柜卫生,要做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。
五、借阅人员
第十六条:为确保档案机密程度,档案资料只供本公司员工借(查)用,一般档案借阅期为七天,较重要档案为三天,重要档案不许拿走,在档案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借(查)阅,必须经总经理批准方可。
第十七条:借(查)阅人对所借(查)用一般性档案资料,须妥善保管,不得转借、拆散、抽出、复印或在文件上涂改。
六、附 件
第十八条:每半年人事行政部组织相关人员对各级档案管理进行检查评分,90~100 分的档案管理人员记小功(奖励三天基本工资),80~89 分嘉功奖(奖励一天基本工资),70~79 分为合格不奖不罚,60 分以下为不合格,不合格者记小过(罚三天基本工资)并通报批评。
第十九条:本管理办法由总经理批准后实施,由人事行政部监控及实施。
七、保密工作管理制度
一)、目的:
为了加强对公司保密工作的统一管理,防止失密、泄露及窃密事件的发生,保证公司的经营管理活动稳定可靠地进行,特制订此制度。
二)、内容:
1、文件保密
1)文件按其所涉及内容的重要程度和阅读范围,分为秘密文件、内部文件和公开文件三种。其中秘密文件指内容涉及公司及各部门的不能向外公开的资料,其密级可分为秘密、机密、绝密三种。内部文件则指公司规定在一定范围内传阅、实施的文件。文件保密仅指上述两种文件。
2)公司及各部门要严格把好组织关,必须搞好涉密人员的选拔、审查、任用和管理工作,确保其队伍的纯洁、可靠。
3)严格控制秘密文件处理的各个环节。
重要文件在酝酿、起草、修改、讨论过程中,要注意保密,不能外传。
一切秘密文件在印制前都要依照有关规定准确地标明密级,确定发放范围,打印份数和清退时间。
打印、复制秘密文件必须经过请示、履行审批、登记手续,并由档案管理人员进行操作。档案管理人员要严格按照批准的份数打印、复制,操作过程中形成的废页、清样等必须及时销毁,不得擅自多印留存。
要加强电脑的保密工作,重要文件要在电脑上加密处理,一般人员未经准许不得在电脑上查阅文件。载有重要文件的磁盘由档案管理人员妥善保管,并对重要文件、数据进行每月二次备份。
文件收发是文件保密工作的重要环节,档案管理人员要按规定对收发文件一一登记,确切掌握每一份文件的收发情况和文件去向,传阅文件一律采取直传方式,由专人送阅,阅文人在《文件发放登记表》上签名后方可阅览,阅文人之间不得横向传阅。阅完和办理之后要按文书立卷,要求交本公司档案管理人员归档。
档案管理人员在工作调动或辞职时,必须将经管的秘密文件清理登记,全部移交清楚。移交时,要造册、清点、核对,并办理签字手续。其他人员调动或辞职时,档案管理人员要主动将其手中的秘密文件或资料收回,以免丢失。
4)依法治密,完善制度,建立秘密文件管理责任制对秘密文件在收文、发文、分送、传递、借阅、移交,销毁等各个环节都要建立严格的登记制度。努力把好各道关口,对违反规定,造成泄密事件的必须认真追查,情节严重者,要追究当事人的法律责任。
2、会议保密
1)会议保密范围指会议内容涉及公司内部机密,并规定在一定的时间内,只限于一定范围的人知悉而不能外泄的会议。
2)会前准备工作过程中的保密。
根据会议需要,严格确定出席、列席人员。会前要认真研究安全保密措施,选定会址后,要对会址进行保密安全检查,并对与会人员进行保密教育,严格执行保密纪律。
做好对会议文件的拟稿、复印、校对、保管与分送等环节的保密工作。
3)会议进行过程中的保密。
严格控制与会议无关的人员进入会场。
严禁乱印发会议秘密文件,对会议记录本要按秘密文件管理办法指定档案管理人员保管。
与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容。
4)会议结束后的保密工作
会议结束后,要对会场进行保密检查,看有无遗漏的秘密文件,记录本等。
会议分发的秘密文件(资料)会后要统一收回。
会议记录要妥善保管,特殊情况除外,不得带出办公室。
(三)技术保密
1、技术保密范围包括本公司现有的技术基础上或待开发的技术项目。
2、针对技术泄密的主要渠道,采取防范措施。
三、附则
1、本规定的监督权、执行权在人事行政部。
2、对泄密人员的处罚见《奖惩制度》。
3、本规定自批准之日起执行。
www.pmCeo.com 物业经理人网篇2:校园后勤物业档案的建立与管理
校园后勤物业档案的建立与管理
一、物业档案建立的内容
档案建立的内容包括:校区主要单位资料;客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如单位电话、手机、呼机、E-mail地址等;项目工程与设施设备管理:工程竣工图纸与资料、装修过程情况记录、管线变动情况等;日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。
二、物业档案管理的具体措施
档案资料在接管项目前的交接时以及接管后的日常管理过程中逐步建立起来,主要的措施有:
· 设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在项目接管前开始收集归档,管理过程资料实行每周定期归档。
· 从接管项目前开始,应着手项目工程与设施设备方面的资料的收集工作,资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映校区公共部位与公用设施设备的状况,为客户需求提供服务。
· 各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
· 服务中心的日常运行过程中的各种资料每周五定期由各部门主管负责提交办公室专人负责存档。办公室档案员按照项目物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
三、档案的利用
为项目的物业管理服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
四、档案的管理制度
· 档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出。
· 归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。
· 档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
· 属于接管项目客户方的资料在项目委托期限结束后原物交还,其他档案在合同期内保留,重要过程资料保留至合同期后两年。
篇3:某S房地产公司档案管理制度
某S房地产公司档案管理制度
文件编号:档案管理制度 版 次 A
执行日期 20**-01-01 页 次 共9页
为了公司档案管理的统一性、完整性、规范性和安全性,充分发挥档案的有效作用,维护公司合法权益,防止档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等,特制定本制度。
一、编制依据:
(一)《中华人民共和国档案法》
(二)《国营企业档案管理暂行规定》
(三)《**工业企业档案分类规划》
(四)《**企业网、机关档案归档范围及保管期限》
二、总则
(一)公司档案是指各职能部门及个人在房地产开发建设中所形成的,对公司有保存、查考价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。
(二)公司档案是公司在各项工作中形成的全部档案的总和,包括行政管理、营销策划、工程开发建设、财务审计、人事劳资、设备等。
(三)档案是公司的宝贵财富,必须坚持集中统一管理,按照《档案法》规定,任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档的文件、资料据为己有。
(四)公司档案由公司总工程师分管,行政隶属总经办。
(五)公司开发建设的工程项目各施工、监理单位应遵照本制度有关条款执行。
二、归档范围:
(一)行政管理,归口单位总经部。
1、本级组织所形成的各种会议记录、总结、报告、文件资料及上级组织下发的文件资料等;
2、本公司总经理工作会、司务会、专题会、工程协调会会议记录、纪要、决定;
3、本公司中长远规划、工作计划、总结及制定的规章制度等;
4、本公司的资质证书、工商、税务登记、营业执照等各项证书;
5、本公司形成的各类行政性经济合同、民事案件等;
6、本公司向上级及有关部门呈送的请示、报告及汇报资料及其上级批示等;
7、本公司的《简报》、机构沿革、大事记等;
8、上级及本公司法律事务等工作的资料;
9、公司《章程》法人治理结构的便宜,议事规则,董事会、监事会的预案、议案、决议等。
(二)财务审计,归口单位财务部
1、财务工作计划、总结、上级及本公司有关财务管理方面的制度、规定、办法、通知;
2、有关财务、税费检查的文件资料;
3、各类财务报表、凭证、帐簿、工资表等;
4、固定资产的新增、调拨、报废、核资的请示、批复等文件资料;
5、上级及本单位关于审计工作的决定、规定、请示、批复等;
(三)人事劳资,归口单位:人力资源部
1、有关本公司机构设立、撤消、合并、更名和改变关系的决定、通知等文件;
2、有关本公司定员、定编的文件资料;
3、有关本公司干部任免、聘用文件资料;
4、本公司人员有关专业技术职务聘用资料;
5、本公司临时短聘人员聘用计划、考核及聘用工资待遇、解聘等;
6、关于本公司人员退职、退休、调动、奖惩等资料;
7、本公司工资计划、报表、奖金、津贴、福利等方面的文件资料。
(四)新征,归口单位:行政部
1、新征受让土地选点、评估、洽谈、科研报告、董事会(董事长)批复等原始资料;
2、新征受让土地合同、法律文书等原始资料;
3、新征受让土地规划、国土进窗报批等全部原始资料;
4、规划许可证、国土证、红线图等全部原始资料;
5、拆迁公告、差遣补偿等资料。
(五)住宅营销分配,归口单位:总经部、财务部
1、入园人员资格界定资料;
2、购房人员购房申请、户型选定、交纳认购保证金等资料;
3、《购房须知》、《楼书》;
4、住宅预售报告、批复及证书;
5、首付款有关资料;
6、住宅分配到户及个人银行按揭等资料;
7、住宅房价结算等资料;
8、办理产权证书等形成的全部资料。
(六)工程技术部分,归口单位:工程部、行政部
1、征地受让土地手续办妥后,工程启动的初步可行性研究报告与批复;
2、规划设计任务书、设计、图纸文件、报告、审查与批复;
3、工程可研、环评报告与批复;
4、初勘任务书及出勘资料;
5、初设任务书及初设图纸文件(含概算)初设审查与批复;
6、施工详勘及详勘资料;
7、施工设计任务书及施设图纸、文件(含预算)、资料审查与批复;
8、工程进窗报建报批过程中,所形成的全部资料、文件、证书;
9、工程建设各阶段验收报告;
10、工程竣工图、竣工验收报告;
11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标全过程形成的所有请示、报告、批复、纪要等资料;
12、在项目委托过程中所形成的方案、工程量计算、确认签证等资料;
13、所有设计修改、变更中形成的全部资料;
14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料;
15、工程各类款项支付审批手续等资料;
16、工程审计、决算等全部资料。
(七)电力土木建筑分会
1、分会章程、组织机构沿革、分会组成领导成员名单等;
2、分会工作规则、各会议工程报告等;
3、分会年度工作计划总结;
4、各类专业会议形成的全部资料;
5、各类课题论文及评审意见;
6、土建分会评审专家库的全部资料。
四、归档要求
(一)档案资料的形成是全过程的产物,而不是事后追索。因此,必须保证其准确性、完整性、系统性,任何工作人员不得因工作贻误而造成资料档案的遗失或流失。
(二)所有归档的图纸文件资料必须符合永久保存条件,凡圆珠笔、铅笔填写或复印资料均不能作为永久保存条件归档。
(三)工程技术档案按工程技术档案管理办法执行。
(四)设计单位提供的图纸、计算书、说明书及设计文件必须先交档案室签收,然后再按有关规定分发。任何个人不得中间截留。
(五)设备物资开箱资料必须由物资部和档案室工作人员共同签收后归档。
五、档案机构及其职责、档案管理的方式
1)档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。
2)公司人力资源档案由人力资源部统一管理,在没有人力资源部授权的情况下,各部门、经办人不允许保存应当归档的资料。
3)财务档案管理由财务部负责,营销客户档案及业务经营文件资料管理由所在业务部门负责,管理方式应与公司其它档案保持一致,行政部定期检查各业务部归档管理情况。
4)档案一律存放在档案盒或档案袋里,然后放在专门的档案柜里。档案柜应有门锁,未使用时必须上锁。
5)公司及各部门、员工有保护档案的义务。
6) 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
7) 档案工作由公司行政经理统一领导,行政部负责接收,收集、整理、立卷、保管由指定的由行政部保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
8) 行政部应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
六、档案的管理
1) 整理办法:
① 方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。
② 步骤:
A. 收集
① 文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。
② 企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。
B. 整理 根据分类和成立时间整理。
C. 分类 根据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。
2)过程管理:
① 属于公司保管的档案:公司及各下属公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的五日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交行政部保管,任何人不得据为己有。
② 部门保管的档案:在每季头一个月五日前汇编成册上报行政部,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交行政部。
3)在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
七、归档要求或条件
1、 代表公司发展历史的
2、 有参考、存查价值的
3、 对将来工作有延续性
4、 有保密等级要求的
5、 劳动人力资源档案
6、过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
归档时,各部门或经办人应及时将有关材料整理立卷,一般在某事项完成后一个月内,办理移交手续。通常情况下,归档文件为原件,相关部门或人员可以保存复制件。有多份原件时,相关部门或人员可以持有原件,但“绝密”、“机密”级文件除外。
几个部门联合办理的文件,由牵头部门立卷归档。
八、档案分类及编号
公司档案的分类及编号:指定资料员经人力资源行政部培训后,按有关档案分类及编号要求操作:
1)公司档案暂时分为政策法规批文类、公司文件类、工程类、合同类、人力资源类、行政类、信息类和其它类。档案分类可在1~2年调整一次。
2)档案编号:“档案”二字拼音的第一个大写字母+类别+日期,即DA-类别-×××-××。日期以年月日表示。例20**年7月1日可以写成20**.07.01。
人力资源档案:为公司所属员工人力资源档案,在编号前以“G”(公司);具体为“档案”二字拼音的第一个大写
字母+人力资源两字的第一个大写字母+G编号,即DA+RS+G×××。
3)查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。
九、保密等级划分及保存期限
公司档案分绝密、机密、秘密三个密级,其余为普通级。绝密、机密文件应标明份数和序号。密级的确定由文件的起草人或经办人提出,由核签收人或签收人审定。
档案保存期分永久保存、十年保存、五年保存、一年保存期。
需要永久保存的有:公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、规章制度、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权状况及其它债权凭证、工程设计图、核心技术,其它经核定需永久保存的资料。
十年保存期的有:预决算书类、会计凭证、计划资料;企业发展规划、其它经核定需十年保存的资料。
五年保存期的有:期满或解除的合约及其它经核定需五年保存的资料。
三年保存期的有:生产记录、销售记录、规划报建资料。
一年保存期的有:工作事项完成后,确认无长期保存必要的。
十、档案查、借阅和复制
1)因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经所属副总经理或总经理核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
2)具体规定如下:
① 公司“秘密”级、普通级档案,公司任何员工都可以在行政部登记后,进行查阅;查阅时,一般不允许将档案带出,若要带出时,需经所在部门负责人或行政部负责人批准。
② 查阅公司“绝密级”、“机密”级档案,必须经所属副总经理和总经理批准。一般不允许带出档案室。
③ 借阅公司秘密级、普通级档案,需经所在部门负责人或行政部负责人批准并登记。借阅时间不超过一周,需继续借阅,应办理续借手续。
④ 借阅公司绝密级、机密级档案,需经所在部门负责人、行政部负责人批准并登记。借阅时间不超过一天。若续借,应办理续借手续。
⑤ 公司绝密级、机密级档案,非经总经理特批,不允许复制,其它档案经部门负责人、行政部负责人批准,可以复制并登记。
⑥ 人力资源档案不允许自己查阅、借阅和复制。
⑦ 分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。
十一、档案备份制度
1)公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
2)各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。
3)备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
十二、监督:行政部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。
十三、档案安全管理
1、防虫蛀,每年一次药物处理。
2、查、借、复制时,防丢失、损坏,应做到可追踪。
3、保密要求按公司《安全保密制度》执行。
十四、销毁
根据归档要求,经核定不需要归档的,已无存查价值的档案,每年年底进行一次整理,按下列要求处理:
1)、不归档的、无存查价值且无密级要求的,经登记后,由行政部直接销毁。销毁时,可以采用碎纸法、焚烧法,不允许当垃圾丢弃或卖与其它人。
2)、有密级要求的文件,已无存档价值需要销毁时,应登记造册,经所属副总经理和总经理审批、签字后,在1至2名监销人监督下进行销毁、并在清单上签字。
十五、处理条例
有下列行为之一,据情节轻重,给予100~1000元处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
十六、 责任
本制度监督责任部门为公司行政部,第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
本制度由行政部制定,并监督执行。
篇4:金湾小区业主档案管理规定
**市**物业服务有限公司·作业文件 文件编号 **-KF -006
版次 A/0
业主档案管理规定 生效日期 20**年6月20日
页 码 第1页 共3页
1.0目的
规范业主档案的管理工作,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作。
2.0适用范围
适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.0职责
3.1物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2资料管理员负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。
4.0工作内容:
4.1业主档案内容:
4.1.1收楼资料:
4.1.2《业主家庭情况登记表》;
4.1.3《业主证领用登记表》;
4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);
4.1.5《物品资料及钥匙签收表》;
4.1.6楼宇情况检查表;
4.1.7收楼通知书;
4.1.8交款通知书;
4.1.9购房认购书
4.1.10管理公约签约页;
4.1.11《物业服务合同》;
4.2装修资料:
4.2.1《装修申请审批表》;
4.2.2《住宅室内装修管理协议》;
4.2.3《装修承诺书》;
4.2.4《闭水试验确认书》;
4.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;
4.2.6《装修人员管理条例》;
4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);
4.3入住日常资料:
4.3.1业主来函;
4.3.2客户服务单;
4.3.3催缴费通知单;
4.3.4《整改通知单》;
4.4业主档案袋的整理
4.4.1业户资料整理、分类:
4.4.1.1 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;
4.4.1.2 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写“业主档案资料情况”表;
4.4.1.3 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。
4.4.2 业户资料归档时间和更新:
4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;
4.4.2.2 前台客服助理户将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;
4.4.2.3 对已收楼业户平时所新增的资料由客服助理按上述规定处理;
4.4.3客服组前台客服助理每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;
4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;
4.4.5 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁,并做好记录存档。
4.5业户资料查阅及印取:
查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;经物业主管审批同意后,资料管理员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料。属查阅资料的,由资料管理员陪同进行现场查阅;属印取资料的,资料管理员严格按上级领导审批意见进行印取。
4.6保密要求
4.6.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;
4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;
4.6.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;
4.6.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。
4.7业主档案的跟踪
4.7.1对产权发生变更的业主。服务中心应及时为新业主建立“业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
4.7.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物管部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
4.7.3业主档案应永久保存。
4.7.4将各业主资料输入电脑进行管理。
5.0相关表格
5.1《业主资料情况表》
5.2《业主档案目录》
编制:Z 审核:Z 批准:
篇5:金湾物业业主档案管理规定
**市金湾物业服务有限公司·作业文件 文件编号 AK-KF -006
版次 A/0
业主档案管理规定 生效日期 20**年6月20日
页 码 第1页 共3页
1.0目的
规范业主档案的管理工作,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作。
2.0适用范围
适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.0职责
3.1物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2资料管理员负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。
4.0工作内容:
4.1业主档案内容:
4.1.1收楼资料:
4.1.2《业主家庭情况登记表》;
4.1.3《业主证领用登记表》;
4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);
4.1.5《物品资料及钥匙签收表》;
4.1.6楼宇情况检查表;
4.1.7收楼通知书;
4.1.8交款通知书;
4.1.9购房认购书
4.1.10管理公约签约页;
4.1.11《物业服务合同》;
4.2装修资料:
4.2.1《装修申请审批表》;
4.2.2《住宅室内装修管理协议》;
4.2.3《装修承诺书》;
4.2.4《闭水试验确认书》;
4.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;
4.2.6《装修人员管理条例》;
4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);
4.3入住日常资料:
4.3.1业主来函;
4.3.2客户服务单;
4.3.3催缴费通知单;
4.3.4《整改通知单》;
4.4业主档案袋的整理
4.4.1业户资料整理、分类:
4.4.1.1 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;
4.4.1.2 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写“业主档案资料情况”表;
4.4.1.3 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。
4.4.2 业户资料归档时间和更新:
4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;
4.4.2.2 前台客服助理户将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;
4.4.2.3 对已收楼业户平时所新增的资料由客服助理按上述规定处理;
4.4.3客服组前台客服助理每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;
4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;
4.4.5 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁,并做好记录存档。
4.5业户资料查阅及印取:
查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;经物业主管审批同意后,资料管理员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料。属查阅资料的,由资料管理员陪同进行现场查阅;属印取资料的,资料管理员严格按上级领导审批意见进行印取。
4.6保密要求
4.6.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;
4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;
4.6.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;
4.6.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。
4.7业主档案的跟踪
4.7.1对产权发生变更的业主。服务中心应及时为新业主建立“业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
4.7.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物管部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
4.7.3业主档案应永久保存。
4.7.4将各业主资料输入电脑进行管理。
5.0相关表格
5.1《业主资料情况表》
5.2《业主档案目录》
编制:z 审核:周艳军 批准: