SY物业业主档案管理规定

　　SY物业业主档案管理规定

　　1.0 目的

　　规范业主档案的管理工作

　　适用范围

　　适用于物业管理处业主档案的动态管理。

　　3.0职责

　　3.1 客户服务部队主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2 客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0程序要点

　　4.1由管理处客户前台服务中心负责对业户档案的管理，为严格对业户档案管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。

　　4.2收楼资料：

　　4.2.1收楼证明书;

　　4.2.2管理公约签约页;

　　4.2.3楼宇遗漏记录;

　　4.2.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

　　4.3《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等);

　　4.3.1 经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　4.3.2 《业主家庭情况登记表》

　　4.3.3 《物品资料及钥匙签收表》

　　4.3.4 《业主证领用登记表》

　　4.3.5 《业主收楼房屋检查情况表》

　　4.3.6 《违章处理通知单》

　　4.3.7 业主的有关证件复印件。

　　4.3.8 其它应保存的资料。

　　4.3.9 业主档案袋的整理

　　4.4业户资料整理、分类:

　　4.4.1资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找;

　　4.4.2业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早的资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表;

　　4.4.3资料收集按先后顺序主要分为三大部份：

　　4.5业户资料归档时间和更新:

　　4.5.1客户服务部办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台服务中心;

　　4.5.2前台服务中心中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档;

　　4.5.3对已收楼业户平时所新增的资料由客户服务中心按上述规定处理;

　　4.5.4客户前台服务中心每月30日进行一次检查，发现问题上报主管及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性;

　　4.5.5每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

　　4.5.6销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料，由部门主管审批后销毁。

　　4.6业户资料查阅及印取:

　　4.6.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客户前台服务中心进行登记，并说明因由;

　　4.6.2经客户服务部主管审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料;

　　4.6.3属查阅资料的，由前台服务人员培同进行现场查阅;

　　4.6.4属印取资料的，前台服务人员严格按上级主管审批意见进行印取;

　　4.7保密要求：

　　4.7.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁;

　　4.7.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新;

　　4.7.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理;

　　4.7.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。

　　4.8业主档案的跟踪。

　　4.8.1 对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。

　　4.8. 2 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经客户服务部主管办理登记手续后方可查阅。

　　4.8. 3 业主档案应永久保存。

　　4. 8. 4将各业主资料输入电脑进行管理。

　　4. 8. 5本规定执行情况作为客户服务部对档案客服助理绩效考评的依据之一。

物业经理人网 www.pMceo.com

篇2：项目业主档案管理标准作业规程

　　项目业主档案管理标准作业规程

　　文件编号：SY-WI-KF-09

　　1.目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　2.适用范围

　　适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

　　3.职责

　　3.1客服主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2客户专员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.程序要点

　　4.1业主档案内容

　　a)经业主签署后的《业主(临时)公约》《前期物业服务协议》

　　b)经业主签署后的《消防安全责任书》

　　c)《业主(住户)情况登记表》

　　d)《资料签收表》

　　e)《钥匙领(借)用登记表》

　　f)《房屋交付验收表》

　　g)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料

　　h)《违章处理通知单》及处理结果资料

　　i)业主的有关证件复印件。

　　j)其他应保存的资料。

　　4.2档案盒(夹)

　　4.2.1印制公司统一格式的档案标贴纸

　　4.2.2将制作好的档案贴标粘贴在档案盒(夹)左侧立面顶部5cm位置上，并排列在档案柜中。

　　4.3住户档案盒的制作摆放

　　4.3.1将写有“楼号房号”的标贴纸贴在档案盒侧面上。

　　4.3.2将住户的有关资料存放在相应的档案盒内。

　　4.3.3将住户的档案盒(夹)按栋号、楼号、房间号地先后顺序排列在档案柜中。

　　4.3.4按档案盒(夹)内的各业主的资料排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录表》内，内容包括：房号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　4.4业主档案的跟踪

　　4.4.1 当发生下列情况变化时，客户服务部客服专员应将变化情况记录在业主档案中;通讯电话联络方式发生变化时：业主\住户发生更替时。

　　4.4.2 业主档案跟踪管理：由客户中心客服专员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、、水电费和其他服务费一个月以上的业主，客服专员应至少应至少每个15天跟踪一次。

　　4.5 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须保管理处经理批准，经客服专员办理登记手续后方可查阅。

　　4.6 业主档案应永久保存

　　4.7 客户服务部人员应利用物业管理系统对业主档案进行管理，并注意数据备份。

　　4.8 本管理规程执行情况作为管理处\客服相关人员绩效考核的依据之一。

篇3：TC大厦业主委员会工作制度：档案管理制度

　　TC大厦业主委员会工作制度：档案管理制度

　　十. 档案管理制度

　　1、档案由专人管理，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度。

　　2、档案管理人员应做好档案收集、整理、归档等工作。

　　3、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。

　　4、档案管理人员应做好借阅、登记手续，对于借阅时间较长的档案，及时催要，使用者查阅保密档案，必须经业委会领导同意后方可查阅。

　　5、 档案库房必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别，项目进行保管。

篇4：中湖城业主委员会的档案管理

　　中湖城业主委员会的档案管理

　　业主委员会应当建立档案管理制度，下列档案资料应当编号造册，并指定专人管理。

　　业主大会档案资料，由 秘书长 委员担任档案保管员。

　　(一)档案资料应当编号造册，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，做好档案收集，整理，归档等工作。

　　(二)各委员在工作当中收到的各类文件，应及时移交档案管理人员存档。

　　(三)档案资料包括一切文字资料、音像资料和实物;委员同意签字的各类原始文件和盖章文件。

　　(四)档案资料包括但不限于以下资料：

　　1、各类会议通知、记录、纪要的书面资料，会议的音像与录音材料;

　　2、业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;

　　3、各届业主委员会产生、备案材料;

　　4、业主清册及联系方式;

　　5、订立的物业管理服务合同;

　　6、有关法律、法规和业务往来文件;

　　7、业主和使用人的书面意见、建议书、提议;

　　8、维修资金使用文件(流程中所涉及的所有材料);

　　9、小区相关建设文件;

　　10、印章使用登记表等其它有关材料。

　　(五)档案文柜必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，文柜内的档案应排列有序，按照保管期限或类别、项目进行保管。

　　(六)档案的借阅。档案借阅要进行登记(附档案借阅登记表)，使用完毕后要及时归还，由于借阅人原因造成文件丢失或损毁的由借阅人承担相应责任。

篇5：龙郡小区业主委员会档案管理制度

　　龙郡小区业主委员会档案管理制度

　　为保障本小区业主委员会的各项工作顺利进行，依据有关法律法规和《业主大会议事规则》，特制定本档案管理制度。

　　一、业委会档案内容

　　(一)《业主大会议事规则》、《管理规约》、《专项维修资金管理规约》文本;

　　(二)业主委员会、业主大会会议记录、纪要;

　　(三)业主委员会、业主大会作出的决议、决定等书面材料、公示、公告及图片、照片;

　　(四)各届业主委员会备案证等材料;

　　(五)业主清册及联系方式;

　　(六)订立的物业服务合同以及共有部分利用形成的协议;

　　(七)与物业服务企业之间业务往来的文件;

　　(八)业主和使用人的书面意见、建议书;

　　(九)维修资金收支情况清册、账目公告文本及审计报告;

　　(十)公共收益收支情况清册、帐目公告文本及审计报告;

　　(十一)经业主大会表决审定的改建、重建建筑物及其附属设施的方案;

　　(十二)其他涉及到业主共同利益的有关材料。

　　二、业委会档案的形成

　　档案资料包括一切文字资料，影像资料和实物;委员同意签字的各类原始文件和盖章文本或复印件。

　　三、档案使用后需及时移交

　　业委会各委员在工作当中形成的文件在使用完毕后应及时移交档案管理人员。

　　四、档案由专人管理

　　本届业委会由业委会秘书责档案管理工作。档案管理人员要忠于职守、自觉遵守档案管理制度，做好档案收集、整理、归档工作。

　　五、档案借阅实行登记制度

　　不可将档案借离业委会办公室，借阅完毕后要及时归放至档案柜原存放位置。由于借阅人原因造成文件损毁的，由借阅人承担相应责任。

　　六、档案分类保管

　　档案管理人员按照保管期限或类别项目进行保管，并应排列有序，柜门上锁。

　　七、档案的移交

　　新一届业委会选举产生后，在十日内办理档案移交手续，同时做好移交清单，交接双方应当面按移交清单逐一清点清楚。拒不履行正常移交义务的，新一届业主委员会可以请求街道办事处督促移交，公安机关协助督促移交。