EMS程序文件:环境记录管理程序

　　**精工股份有限公司 环境记录管理程序 编 号 -EP18

　　版 次 A0

　　EMS程序文件 页 次

　　1 目的

　　建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。

　　2 适用范围

　　适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。

　　3 职责

　　3.1综合办公室是记录制定、编码、评审、修改、换版、分发的归口管理部门。

　　3.2各职能部门负责本部门环境记录的编制、填写、收集、保存。

　　3.3综合办公室负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的归口管理。

　　4 工作程序

　　4.1环境记录内容

　　4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括：

　　a法律法规的要求;

　　b环境因素和有关的环境影响;

　　c环境培训活动;

　　d检查、校准和维护活动;

　　e监测数据;

　　f违章情况、事故、投诉和手续措施;

　　g文件控制记录;

　　h环境信息交流记录;

　　i供方和承包方信息;

　　j体系日常运行情况;

　　k环境审核和管理评审。

　　4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。

　　4.1.3公司环境记录种类、相关部门和保存期限见《环境管理体系文件目录一览表》。

　　4.2环境记录的分级管理原则

　　4.2.1综合办公室负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。

　　4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。

　　4.3环境记录的编制和审定

　　4.3.1综合办公室负责组织编制环境记录格式。

　　4.3.2各部门根据工作需要可新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核报综合办公室汇总审定、编码，由管理者代表批准，综合办公室负责登记和发放。

　　4.4环境记录的标识和检索

　　4.4.1根据《文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号，内容主要是标题(名称)、编号。

　　4.4.2综合办公室编制《环境管理体系文件目录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇总成《环境管理体系记录格式汇编》，原件保存在综合办公室以便查阅和使用。

　　4.5环境记录表式的更改

　　环境记录表式更改时，部门负责人、公司主管领导签批后，综合办公室负责更改登记，必要时向各部门发放《文件修改记录》。

　　4.6环境记录的管理

　　4.6.1填写要求

　　a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性;

　　b填写环境记录，必须使用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。

　　4.6.2查阅、借阅

　　a需查阅、借阅环境记录，须经综合办公室及保管部门负责人的同意，可在保管部门查阅。

　　b所有环境记录的原件一律不外借;

　　4.6.3环境记录的编目、贮存

　　a各车间、部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存;

　　b与环境体系有关环境记录，各部门每年度末送综合办公室归档并登记在《环境记录归档登记表》上;

　　c保存环境记录，应有专人专柜，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作;

　　d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失，并且每二年复制一次。必要时，应复制备份。

　　4.6.4环境记录的保存期

　　归档的环境记录，保存期按档案部门的规定执行。

　　4.7环境记录的处理

　　4.7.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。

　　4.7.2需销毁的环境记录，文件管理员填写《文件和资料销毁清单》经部门负责人、管理者代表审批后，由综合办公室负责销毁，销毁时需二人在场。需作资料保留的作废记录，加盖“作废留用”印章方可留用。

　　5 相关文件

　　《文件控制程序》

　　6 环境记录

　　《环境记录清单(详见本表)》

www.pmCeo.com 物业经理人网

篇2：精工股份环境记录管理程序

　　精工股份环境记录管理程序

　　EMS程序文件 ISO14000手册

　　1 目的

　　建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。

　　2 适用范围

　　适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。

　　3 职责

　　3.1综合办公室是记录制定、编码、评审、修改、换版、分发的归口管理部门。

　　3.2各职能部门负责本部门环境记录的编制、填写、收集、保存。

　　3.3综合办公室负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的归口管理。

　　4 工作程序

　　4.1环境记录内容

　　4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括：

　　a法律法规的要求;

　　b环境因素和有关的环境影响;

　　c环境培训活动;

　　d检查、校准和维护活动;

　　e监测数据;

　　f违章情况、事故、投诉和手续措施;

　　g文件控制记录;

　　h环境信息交流记录;

　　i供方和承包方信息;

　　j体系日常运行情况;

　　k环境审核和管理评审。

　　4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。

　　4.1.3公司环境记录种类、相关部门和保存期限见《环境管理体系文件目录一览表》。

　　4.2环境记录的分级管理原则

　　4.2.1综合办公室负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。

　　4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。

　　4.3环境记录的编制和审定

　　4.3.1综合办公室负责组织编制环境记录格式。

　　4.3.2各部门根据工作需要可新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核报综合办公室汇总审定、编码，由管理者代表批准，综合办公室负责登记和发放。

　　4.4环境记录的标识和检索

　　4.4.1根据《文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号，内容主要是标题(名称)、编号。

　　4.4.2综合办公室编制《环境管理体系文件目录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇总成《环境管理体系记录格式汇编》，原件保存在综合办公室以便查阅和使用。

　　4.5环境记录表式的更改

　　环境记录表式更改时，部门负责人、公司主管领导签批后，综合办公室负责更改登记，必要时向各部门发放《文件修改记录》。

　　4.6环境记录的管理

　　4.6.1填写要求

　　a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性;

　　b填写环境记录，必须使用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。

　　4.6.2查阅、借阅

　　a需查阅、借阅环境记录，须经综合办公室及保管部门负责人的同意，可在保管部门查阅。

　　b所有环境记录的原件一律不外借;

　　4.6.3环境记录的编目、贮存

　　a各车间、部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存;

　　b与环境体系有关环境记录，各部门每年度末送综合办公室归档并登记在《环境记录归档登记表》上;

　　c保存环境记录，应有专人专柜，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作;

　　d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失，并且每二年复制一次。必要时，应复制备份。

　　4.6.4环境记录的保存期

　　归档的环境记录，保存期按档案部门的规定执行。

　　4.7环境记录的处理

　　4.7.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。

　　4.7.2需销毁的环境记录，文件管理员填写《文件和资料销毁清单》经部门负责人、管理者代表审批后，由综合办公室负责销毁，销毁时需二人在场。需作资料保留的作废记录，加盖“作废留用”印章方可留用。

　　5 相关文件

　　《文件控制程序》

　　6 环境记录

　　《环境记录清单(详见本表)》

篇3：酒店环境管理记录控制程序

　　文 件 名:酒店环境管理程序文件范例

　　环境记录控制程序

　　1.0目的

　　本程序规定了本酒店环境记录有关的使用和管理业务事项，以支持环境管理的有效运行，并为实现可追溯性以采取纠正和预防措施提供依据。

　　2.0适用范围

　　本程序适用于与环境管理体系实施和运行有关的环境记录的编目、标识、保存和处理等管理工作。

　　3.0职责

　　●办公室负责环境记录的统一管理，定期检查各部门环境记录的保存和管理工作。

　　●各部门负责自身业务范围内环境管理体系运行记录的填写和保存。

　　4.0工作程序

　　●办公室制作《环境管理记录一览表》，明确使用单位、保管人及保管期限，由环境管理者代表审批。

　　●记录的填写及保管

　　(1)环境记录根据环境管理手册及各有关程序或作业指导书规定的记录表格及内容进行填写，要求书写清晰，无漏项，严禁使用铅笔，记录的改正必须由实施者签章确认。办公室统一各种记录表格复印后下发给相关的表格使用部门。

　　(2)环境记录的保存和保管按各程序文件的相关规定实施，要便于查阅，避免损坏和遗失。

　　(3)环境记录按相关规定的保存期限进行保管，超过保存期限由办公室统一回收，监督销毁。

　　(4)办公室建立《环境管理记录登记台账》，掌握各部门环境记录的保存管理情况，结合内审实施定期检查。

　　●记录编号

　　ER(环境记录代号)-×××(记录流水号如001，002...)

　　5.0支持性文件

　　无

　　6. 0相关记录

　　●《环境管理记录一览表》

　　●《环境管理记录登记台账》

篇4：ISO14000相关资料：环境管理作业指导书和记录的编写

　　ISO14000相关资料：

　　文 件 名:环境管理作业指导书和记录的编写

　　●环境管理作业指导文件的作用和内容

　　(1)作用

　　组织的环境管理体系作业指导文件是侧重于操作性岗位或某一局部活动的规定，它是对环境管理程序文件的展开、补充和细化，一个程序文件可有若干个作业指导文件来支持。其目的是指导具体的岗位特别是重要环境工作岗位的实际操作，使环境因素得到有效控制。

　　(2)内容

　　作业指导文件包括技术规范、操作规程、各种管理规定、标准和方法、工艺流程图表、技术说明等，内容和形式多种多样，格式也不完全统一，组织可根据自身实际情况制订，如果使用原有的各项操作惯例和规章制度作为环境管理体系作业指导文件(第三层次文件)，则应将文件统一进行编号，纳入体系文件之列，以保证体系文件形式上的完整和统一。

　　●环境管理记录

　　(1)常见的记录

　　①关于适用的环境法律与其他要求的信息;

　　②环境因素识别和环境影响评价记录;

　　③环境培训记录;

　　④有关供方和承包方的信息;

　　⑤投诉记录及处理决定;

　　⑥环境目标、指标完成情况的跟踪记录;

　　⑦运行控制记录和产品信息(如成分和性能参数);

　　⑧应急方案的检验报告和事故总结报告;

　　⑨监测数据;

　　⑩检查活动、仪器校准和设备维护记录;

　　11遵循法律、法规情况的定期评价记录;

　　12不符合、纠正和预防措施记录;

　　13环境管理体系审核记录;

　　14管理评审记录。

　　(2)组织应建立并保持有关环境记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管 、收回和处置的文件化程序。应在相关程序中列出所需要的记录并规定保存期限，必要时可编制环境记录清单。

　　(3)环境记录的要求概括如下：

　　①环境记录本身要求字迹清楚，能够识别并且有明确的追溯线索将记录所记载的信息和相关的活动、产品或服务联系起来。这是记录实现其证据功能的基本要求。为此，记录的名称和内容应能反映相关的运行和活动，有明确的标识和日期等追溯信息，以便在需要时澄清有关法律责任、查找事故原因等。

　　②记录的保存和管理要便于查阅，为此可以考虑采用统一的编号、分类等措施。

　　环境记录可以集中保存，也可以分散保存，但应提供适宜的场所防止人为的和意外的损坏和遗失，如雨淋、虫蛀、霉变、失火等。环境记录的保存期限标准没有统一的要求，组织应视需要自行决定。

　　③记录可以采取书面形式，也可以采用电子媒体的形式。

　　④应汇总所有重要记录的表格，组织有关部门进行校审，应从环境管理体系的整体 性出发，关注所采用的各种表格的内在联系，应确保记录的协调统一和内容的完整。

　　由于组织的规模、性质、机构设置和重要环境因素不同，其作业指导文件和相应的环境记录 也各不相同。

篇5：建筑公司环境管理记录控制工作程序

　　建筑集团公司环境管理程序文件

　　程序文件名称：记录控制程序

　　1.目的

　　对记录进行控制和管理，为保证工程、环境质量符合规定要求，实现产品、相关活动或服务的可追溯提供客观证据。

　　2.适用范围

　　适用于管理体系运行记录、施工技术资料和施工现场检查评分记录的控制。3.职责

　　3.1企管部负责本程序的编制并监督实施，同时填写、保存监督检查记录。

　　3.2工程部负责对施工技术资料进行监督检查。

　　3.3各部门负责本部门管理体系运行记录的编制整理，并负责对与本部门主管要素相关的管理体系运行记录进行监督检查。

　　3.4分公司、项目部负责施工技术资料和本单位管理体系运行记录的编制整理。

　　4.控制程序

　　4.1记录分类

　　4.1.1 施工技术资料（执行《建筑安装工程资料管理规程》的规定）

　　4.1.2施工现场检查评分记录（填写施工现场检查评分记录表1-8）

　　4.1.3质量管理体系运行记录（见质量管理体系运行记录清单）

　　4.1.4环境管理体系运行记录（见环境管理体系运行记录清单）

　　4.2 记录的填写要求

　　4.2.1记录的填写应做到正确、清晰、及时、项目完整。填写时一律用钢笔或签字笔，不得用油笔、铅笔或复写纸，也不得随意补造、涂改。

　　4.2.2记录的形式可以是表格、图表、报告，也可以是磁带、软盘或胶片等。

　　4.2.3签字应按表格规定的人员亲笔签名，不得由他人代签。

　　4.2.4记录表格须采用程序文件和作业指导书及其他文件规定的标准样式。标准表格的批准、发布、修改执行《文件和资料控制程序》。

　　4.2.5记录的填写份数由各要素主管部门根据实际需要在程序文件和作业

　　指导书中规定。

　　4.3记录的标识、收集整理、贮存、保管、归档、处理、查阅

　　4.3.1记录的标识

　　记录的标识以记录的名称、表格编号、表式等表示。

　　a.施工技术资料的标识执行《建筑安装工程资料管理规程》和《建筑安装工程质量检验评定统一标准》的有关规定。管理体系运行记录的标识执行公司程序文件和作业指导书中的规定要求。

　　b. 施工现场检查评分记录的标识，执行《北京市文明安全工地检验评定办法》的规定。

　　4.3.2记录的收集整理

　　各单位均需设专（兼）职资料员，构成集团公司记录的管理网络。资料员根据实际情况及时对单位在质量、环境管理活动中形成的记录进行收集，并分类别、专业、项目或发生时间顺序、施工顺序进行整理，编写资料目录。

　　4.3.3记录的保存、归档、处理

　　a.记录应保存在安全、干燥的地方，防止丢失、损坏、变质。对保存在磁带、软盘中的记录做好防压、防磁、防晒等措施，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

　　b. 施工现场检查评分记录由填写部门保存，到期后自行处理。

　　c.施工技术资料的保存、归档、处理执行《建筑安装工程资料管理规程》和集团公司《档案管理办法》中的有关规定。

　　d.各单位的管理体系运行记录至少保存三年，并按集团公司《档案管理办法》中的有关规定进行归档和处理。

　　4.3.4记录的查阅

　　查阅记录时，由查阅人填写《记录（文件）借阅登记表》（EMS/12-1）。查阅人应爱护记录，不得在记录上写字、涂改或标记，不得撕页、拆装，不得损坏或丢失，应妥善保管及时归还。资料员对归还的记录进行核对，确认无误才能注销。查阅登记。

　　5.相关文件

　　W*/EMSC/A-20**《环境管理手册》

　　W*/EMS/C*/A/07-20**《文件和资料控制程序》

　　DBJ01-51-2000《建筑安装工程资料管理规程》

　　*J/QP/*Z/01-20**《档案管理办法》

　　GBJ300-88《建筑安装工程质量检验评定统一标准》

　　《北京市文明安全工地检验评定办法》

　　6.标准表格

　　EMS/12-1 《记录（文件）借阅登记表》

　　EMS/12-2 《质量（环境）管理体系运行记录监督检查表》