集团公司语音信箱使用方法

　　集团公司语音信箱使用方法

　　一、录制对内问候语：

　　作用：内部分机拨打时，如遇电话占线或无人应答振铃4声后，启动“对内问候语”。

　　录制内容：举例：(中文)“您好，我是****** ，请您听到嘀声后留言，我会尽快与您联系，谢谢。”(英文)“Hello, This is ******, Please leave a message and I’ll call back later on. Thank you! ”

　　录制方法：1、摘机按7000;

　　2、按自己的分机号+#;

　　3、按4位数的密码(原设计为本机分机号)+#;

　　4、按8+*;

　　5、按2;

　　6、按2;

　　7、按5(按2可重听留言录制情况);

　　8、录音;

　　9、按#结束(按2可重听留言录制情况)。

　　二、录制对外问候语：

　　作用：外线拨打时，如遇电话占线或无人应答振铃4声后，启动“对外问候语”。

　　录制内容：举例：“您好，我是******，请您听到嘀声后留言，或留下您的联络方式，我会尽快与您联系，谢谢。”(英文)“Hello, This is ******, Please leave a message or your number I’ll call back later on. Thank you! ”

　　录制方法：1、摘机按7000;

　　2、按自己的分机号+#;

　　3、按4位数的密码(原设计为本机分机号)+#;

　　4、按8+*;

　　5、按2;

　　6、按1;

　　7、按5(按2可重听留言录制情况);

　　8、录音;

　　9、按#结束(按2可重听留言录制情况)。

　　三、更改语音信箱(密码的方法)

　　1、摘机按7000;

　　2、按自己的分机号+#;

　　3、按原密码;

　　4、按8+*;

　　5、按4;

　　6、输入新密码+#2遍;

　　7、按原密码+#，确认;

　　四、收听及清除语音信箱留言的方法：

　　1、摘机按7000;

　　2、按自己的分机号+#;

　　3、按密码+#;

　　4、收听;

　　5、收听每条留言后+76，能实现清除该条留言的功能。

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篇2：物业总经理信箱员工投稿箱使用规定

　　物业总经理信箱、员工投稿箱的使用规定

　　为了加强物业管理层与基层员工的信息沟通，增进各部门工作的联络，加大物业宣传工作的力度，现总经理办公室设立总经理信箱、员工投稿箱。具体使用规定如下：

　　1）两个信箱将放置在员工更衣室外；

　　2）总经理信箱主要征集员工对物业发展规划、管理工作的意见和建议、部门重要情况反映等稿件；

　　3）员工投稿箱主要征集反映部门发展动态、好人好事、员工生活等方面情况的稿件及投至《阿波罗报》的稿件，注重反映情况及时准确性、文章的文学性；

　　4）总经理信箱、员工投稿箱由总经理办公室于每周六上午开启；

　　5）总经理信箱中收集到的稿件将由总经理办公室进行整理，呈报总经理知会；员工投稿箱由总经理办公室进行整理，将各类优稿投至《阿波罗报》，或在《阿波罗报》宣传专栏中张贴，以供全体员工传阅；

　　6）两信箱征集到的稿件一经采纳或发表，物业将给予一定表彰，并记录在案，作为员工考核的项目之一；

　　7）信箱收集的稿件都将给予高度重视，做到及时回复、尽快落实。

篇3：物业公司总经理信箱使用和管理规定

　　物业公司总经理信箱的使用和管理规定

　　为了广泛听取广大客户（员工）对改善企业管理、改进工作流程、提高工作绩效和质量、加强人才团队建设、加强企业文化建设、对工作冲突、不良现象、投诉处理等方面的意见或建议，深圳zz物业管理有限公司特设立“总经理信箱”，并置于管理中心一楼考勤机旁边，欢迎大家积极建言献策（请务必留下明确的联系方式）。同时为规范总经理信箱的使用和管理，特作如下规定：

　　一、目的

　　１、完善和畅通公司与客户(员工)的沟通渠道，推动简单、阳光、创新型企业文化建设。

　　２、鼓励客户（员工）发现和指出管理服务工作中存在的问题，推动问题能被及时处理或解决。

　　３、鼓励客户（员工）参与公司的管理建设和创新，对公司经营管理各领域进行监督和提出建议。

　　二、适用范围

　　适用于深圳zz物业管理有限公司所有客户和全体员工。

　　三、工作方法

　　１、公司行政人事部负责总经理信箱管理办法的制定和执行。

　　２、总经理信箱由总经理秘书负责接收和登记，每周开启一次，将所有投于信箱内的书面材料进行整理并呈报总经理。

　　３、根据来信的建议内容或反映情况，总经理秘书按总经理的批示，转交相关部门或项目进行处理，并负责跟进督导。

　　４、对于来信的处理情况，将被及时反馈至本人，或不定期公告。

　　５、客户（员工）来信请务必采用署名的方式，以便深入沟通并及时反馈处理情况。在对来信进行处理时，来信的署名将被先隐去，并受到严格保护。除非征得本人同意，任何情况下都不会公开来信者的个人信息。

　　四、注意事项

　　１、为有效发挥总经理信箱的效率，来信内容应具体、清楚、事实充分，以便于正确及时地对建议进行分析处理。对于内容过于含糊空泛或闪烁其词的来信，可能会无法得到及时处理。

　　２、总经理信箱用于反映客户（员工）意见、心声之用，不得借以对公司、同事、上司、客户等进行个人人身攻击、诬陷、报复等，一经查实，公司将根据相关规定对具有上述行为人员作严肃处理。

　　zz物业总经理信箱自20**年7月6日起开通运行。总经理信箱是客户（员工）参与和监督公司管理事务的重要途径，公司亦能籍此获取发展的动力。总经理信箱运作过程中会出现一些不周到的地方，敬请谅解并欢迎提出批评和建议，以便改善工作程序和方法。

　　深圳zz物业管理有限公司

篇4：物业项目总经理信箱使用管理规定

　　物业项目总经理信箱使用管理规定

　　1.0目的

　　1.1为进一步推进小区和谐建设，增强公司及服务中心的服务理念，通过公司总部与广大客户沟通，全面地掌握客户需求和意见，及时督促公司、职能部门或服务中心改善服务质量，特制定本规定。

　　1.2鼓励全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映存问题，实现全员管理目标，促使公司不断提高管理水平，特制定本规定。

　　2.0范围

　　公司所服务的全体客户和全体员工。

　　3.0权责

　　3.1物业品质部是总经理信箱的归口管理部门，每半月由物业品质部开启信箱一次，开启时间为上半月15日前和下半月28日之前。

　　3.2物业品质部负责告示总经理信箱使用管理说明，负责将所有投放于信箱内的书面材料整理并呈报公司总经理。

　　4.0内容

　　4.1对客户

　　4.1.1《总经理信箱》面向所服务的全体客户，其功能定位是：听取客户对我司物业管理服务的意见和建议;促使服务中心提高服务意识和质量;达到全体客户共同监督物业公司服务工作的目的，共创和谐小区。

　　4.1.5来信人必须遵守中华人民共和国各项法律、法规的规定，反映问题实事求是，不得发表含有猥亵、色情、人身攻击和反政府的言论。

　　4.2对员工

　　4.2.1全体员工可针对公司的经营、管理提出合理的建议，提出意见，反映不良问题。

　　4.2.2总经理信箱用于反应员工意见、心声之用，不得借以对公司同仁、上司进行个人人身攻击，诬陷、报复等，一经查实对具有上述行为人员作严肃处理。

　　4.3为有效发挥《总经理信箱》的效率，来信人在反映情况时，要力求将投诉叙述清晰，意见表达清楚，字迹清晰、实事求是和署名，以便准确及时地掌握情况，便于追溯和尽快做出处理。

　　4.4廉政举报信可以实名亦可匿名，由于调查和取证的时间等不确定因素，廉政举报信可不回复处理的结果和意见。

　　4.5物业公司办公室门口、服务中心办公室室门口、小区主出入口及社区文化宣传栏等位置须设置"总经理信箱"，其他需设置总经理信箱的视具体情况而定。

　　4.6《总经理信箱》由公司品质指定专人负责每月开启两次，并负责登记、办理、回复等工作。对重要的信息及时摘报、专报公司领导，并根据领导的批示督促相关职能部门和所属相关单位跟进处理。一般情况按照"属地管理、分级负责，谁主管、谁负责"的原则转送有关职能部门和所属有关单位妥善处理。

　　4.7特殊情况要在总经理的指导下成立专项调查小组跟进，调查结果直接向公司总经理汇报。

　　4.8一般情况下，在接到来信后的7个工作日内完成处理程序，并将有关处理情况知会来信人。如牵涉到有关政策层面，需要与集团其它单位协调解决等特殊情况，在接到来信后的15个工作日内完成有关处理程序，并将结果知会来信人。

　　4.9对有益于公司经营管理的建议、意见，经公司内部管理小组评定等级，将会对提出者作一定的奖励。

　　4.9.1具有一定的创新性，完全可以实施并且具有重大回报价值的奖励1000元;

　　4.9.2具有一定科学性、可行性，但公司短期内不于实施奖励300元;

　　4.9.3对不良管理者进行揭发经查属实奖励200元;

　　4.9.4其他有价值的建议奖励10-100元不等;

　　4.10为有效监督公司《总经理信箱》的运行情况，实行月度总结制度，对反映问题的数量、类别和办结等情况进行分类统计，及时对客户、员工投诉意见或建议进行反馈，对具有典型性的问题作出情况通报。

　　4.11可以公开的处理结果来信，并具有一定宣传或教育意义的，经总经理批准，将在《**物业人》、《**》杂志或集团网站上给予公布。

　　4.12公司对员工揭发、检举等事项作严格保密。

　　5.0相关记录

　　5.1《总经理信箱开启记录》

　　5.2《总经理信箱信件登记表》

　　5.3《总经理信箱来信处理记录》

　　5.4《总经理信箱来信月度总结》