集团公司电话、传真使用规范和管理制度

　　集团公司电话、传真使用规范和管理制度

　　一、受理电话规范

　　1、电话铃声一响，应迅速接听。

　　2、总机接到电话应通报：“您好，**集团” ;部门、子公司接到转入电话应通报姓名：“您好，ΧΧΧ” ，接到电话(包括手机)应视情通报：“您好，**集团，ΧΧ部ΧΧΧ。”

　　3、在受理电话时，要认真听取对方的谈话，必要时应做好详细记录。电话记录包括来电人单位、姓名、职务、电话号码、通话内容、接电时间、接电人。

　　2、在结束通话前，道“再见” 。

　　3、员工应在自己的电话分机上录制对外问候语，具体办法参阅《语音信箱使用方法》。

　　二、发送电话规范

　　1、在发送电话时，首先自己打好腹稿，重要电话，应起草电话稿。

　　2、电话接通后，应通报自己单位、姓名，如：“您好，我是**集团ΧΧ部ΧΧΧ。”请求对方找受话人。

　　3、需要对方记录时，在叙述事由前应提醒对方做好记录准备。

　　4、对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上标明对方接电话人的姓名及

　　通话时间。

　　三、通电话的基本要求

　　1、语气要和蔼，语言要文明。通电话时，要提醒自已“我在代表公司讲话”，“这是公司形象的一部分” 。所以用电话时，一定注意使用语言要文明礼貌，例如：您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。讲话时，声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时，口气尽量婉转：“您贵姓?” “应当怎样称呼您?”

　　2、发音要清楚，语言要准确。通话必须使用普通话，切忌夹杂方言土话、文言古语、避免使用生僻术语。

　　3、内容要扼要，重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意明，使对方能抓住中心。

　　4、按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自已的权限，不可怕“麻烦”就随口答应，应向对方说明情况，待向领导请示后再答复对方。接打电话时，要出言谨慎，识别诈骗电话，防止上当受骗，泄露机密。

　　5、不得在电话里与对方争吵，不得生硬顶撞，不得人在拒听。

　　四、电话、传真的管理制度

　　1、总机在工作时间须有人值班。除前台文秘外，其他人不得用总机接打电话。

　　2、不准过多、过长时间打私人电话，对屡教不改者，给予批评以至处分。

　　3、不得用公司电话拨打私人长途电话。因公打长途电话必须登记。

　　4、接发传真，由行政管理部专人负责，并进行登记。

　　5、电话设备由行政管理部统一管理维护。未经批准，不得安装、移动电话设备。

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篇2：企业电话(传真机)使用规定

　　企业电话(传真机)使用规定

　　第一条 公司电话(传真机)须妥善保管并合理使用。

　　第二条 电话(传真机)使用须遵循必要、节 约的原则。未经允许，外来人员不得使用本公司电话。

　　第三条 严禁公话私用，违者视情况给予经济处罚。

　　第四条 接、拨电话应文明礼貌，不得高声喧闹，不得出语粗俗。接电话时的标准用语为：“您好，***(所在公司或部门名)”。

　　第五条 拨打长途电话尽可能地使用IP拨号方式或其它可节 省话费的方式。行政部门应对员工所拨长途电话和收发传真的情况予以登记，每月统计后列入其所在部门管理费用，超支部分将按有关规定处理。

篇3：X企业集团电话(传真机)使用规定

　　*企业集团电话(传真机)使用规定

　　第一条 公司电话(传真机)须妥善保管并合理使用。

　　第二条 电话(传真机)使用须遵循必要、节约的原则。未经允许，外来人员不得使用本公司电话。

　　第三条 严禁公话私用，违者视情况给予经济处罚。

　　第四条 接、拨电话应文明礼貌，不得高声喧闹，不得出语粗俗。接电话时的标准用语为：“您好，***(所在公司或部门名)”。

　　第五条 打长途电话尽可能地使用IP拨号方式或其它可节省话费的方式。行政部门应对员工所拨长途电话和收发传真的情况予以登记，每月统计后列入其所在部门管理费用，超支部分将按有关规定处理。

篇4：房地产公司传真机复印机使用规定

(一)传真机使用规定
传真机系公司对外联络的一种现代办公设施,公司人员应备加爱惜,妥善使用。
一、传真机应由公司前台文员专人保管,其他任何人不得使用传真机。
二、前台文员秉着责任心、保密性严格履行公司传真机的使用规定。
三、各部门发送市内传真先须将文件资料交前台文员,并由部门主管签字,前台登录后方可发出。
四、国际、国内长途传真的发送,应由总经理签核,方可操作。
五、传真机的所有收发文应由前台文员登记、签收,并于月底前交管理部经理审核。
六、前台文员应严格遵守上述各款,否则予以连带处罚。
七、前台文员应按操作规程使用传真机,保证公司对外联络。
八、前台文员应严格控制,禁止任何人使用传真机电话,违者按行政规定处罚。

(二)复印机使用规定
一、各部门复印应由管理部文员复印,其它任何员工严禁使用复印机。
二、严禁复印公司机密文件和个人材料(复印机密文件需经公司副总以上级领导批准),违者除给违纪者处罚外,[[对公司前台文员也给予连带处罚。
四、复印机由前台文员专人保管使用,其它人员非经允许不得自行开机。
五、复印机由管理部设置密码交行政文员操作使用,同时将密码知会各部门主管,便于下班后,各部急需使用时操作。
六、复印机为公司贵重办公设施,行政文员使用时应倍力爱惜,下班时,应切断电源,防意外事故发生。
七、使用时应节约用纸,避免人为浪费,并详细做好复印登记。