集团公司文件管理制度

　　集团公司文件管理制度

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　二、公文的签收

　　1、凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　3、公文的编号保管

　　(1)办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　(2)本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　4、公文的阅批与分转

　　(1)凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

　　(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　(3)为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　5、文件的传阅与催办

　　(1)传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　(2)阅读文件应及时，当天阅完后应在下班前将文件归还办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　(3)文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传。

　　(4)办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

物业经理人网 www.pMceo.com

篇2：上市公司收发文件管理制度

　　上市公司收发文件管理制度

　　一、总则

　　一、为提高公司行政事务管理效率～规范收发管理工作～特制定本制度。

　　二、本制度适用于×××××有限公司收发文件管理。

　　二、收发管理体制

　　一、公司所有收发管理工作均由综合管理部统一负责管理。

　　二、公司指定专职或兼职人员负责收发工作。

　　三、收发业务

　　一、收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记～以及特殊文件资料的递送。

　　二、收发人员必须根据有关文件资料～如实填写收件登记簿、发文登记表。

　　三、收发业务文件处理～按照公文处理办法执行。

　　四、收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门～不得延误和积压。

　　五、对公司和员工的信件、资料～负责统一接收管理。

　　六、对贵重物品、汇款、邮包～要进行专门登记～并由个人签字领取。

　　七、未经许可～不得随便代理收发工作～以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料～不得先行使用、阅读。

　　八、对投递错误的邮件～应及时退回。

　　九、对违反公司管理制度或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件～收发人员有权拒绝收发～并将情况报告上级主管。

　　四、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。

篇3：开发公司文件管理制度

　　开发公司文件管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际情况，制订本制度。

　　第二条 本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件，包括：

　　1、外来文件;

　　2、公司公文文件;

　　3、公司管理体系文件;

　　4、工作记录。

　　第三条 文件管理包括文件的收发、保管、作废等。

　　第四条 公司各类文件由办公室归口管理，其他部门负责与其业务有关的文件的管理。

　　第二章 外来文件的管理

　　第五条 外来文件包括：

　　(一)法规性文件，包括国家、省、市颁布的相关法律、条 例、通知以及行业规范、标准等。

　　(二)行业主管部门和相关单位的来函、来文;

　　(三)商务信函、通知。

　　第六条 公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后7日内将文件原件交公司办公室，个人可根据需要保存文件复印件。据为己有或逾期不报的，公司给予口头警告处分。

　　第七条 各部门每月向办公室报送《外来文件登记表》。办公室汇总后，以适当方式予以公布，以便外来文件在公司的共享利用。

　　第八条 公司办公室应指定专人下载法规性文件，并根据文件内容打印、分发给公司高层管理人员和有关部门负责人。公司各部门负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职责相关的法规性文件，并根据文件内容转交给办公室和相关领导。

　　第九条 文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交办公室，由办公室行政秘书拆封。办公室行政秘书根据文件内容，送交公司有关领导、有关部门，并在《外来文件登记表》上做好登记。

　　第十条 文件接收人员在收到各类商务信函后，根据信封的内容分别采取以下处理方式：

　　(一)注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人;

　　(二)注明接收部门的，应直接交部门;

　　(三)收件人是公司的，全部交办公室处理。

　　第十一条 任何人员严禁拆看其他人员的信函。错投或误拆的，应及时转交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。

　　第三章 公文文件

　　第十二条 公文文件是指以公司名义发出的通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。文书文件是公司在经营管理过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级方针、政策，发布规章 制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

　　第十三条 公司发文一般由承办部门拟稿，办公室审核、统一编号，报总经理签批后发文。

　　第十四条 发文的用途

　　(一)公司内部发文主要用途：

　　1、公布公司规章 制度;

　　2、转发主管部门文件;

　　3、公布公司体制机构变动或人事任免事项;

　　4、公布公司重大生产、技术、经营管理等工作的决定;

　　5、发布有关奖惩决定和通报;

　　6、其它有关公司的重大事项。

　　(二)公司对外发文主要用途：

　　1、对行业主管部门呈报申请、请示报告等;

　　2、同业务关系单位联系有关工作联系事宜。

　　第十五条 发文程序

　　(一)公司各部门需要发文，应事先向分管副总经理提出申请。

　　(二)分管副总经理同意发文时，承办部门根据实际需要草拟文件初稿，草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条 理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

　　(三)文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章 、标定日期。

　　(四)办公室应根据公司领导的要求和公司有关规定，对文稿进行审核和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

　　(五)经办公室审查修改后的文稿，送分管副总经理核稿。分管副总经理应对文稿内容、质量负责。需要会签的文稿，应在交付打印前送有关部门会签。

　　(六)文稿审核会签后，按批准权限的规定请公司领导签发。

　　(七)经领导批准签发后的文稿交办公室行政秘书统一编号，印发。文件发放时，做好发放记录。

　　第十六条 公文的格式、字体、字号等应遵循行文规范，办公室核准无误后由总经理签发。

　　第十七条 公文的归档、保管、借阅等参见《档案管理办法》的有关规定。

　　第四章 公司管理体系文件

　　第十八条 公司管理体系文件是指公司为完善治理结构、规范内部管理而颁布、下发的各类规章 制度、规程、程序、作业指导书等制度性文本文件，包括：

　　(一)公司章 程、专业委员会议事规则等公司治理文件;

　　(二)公司各项管理制度;

　　(三)公司其他为规范各项工作过程或项目开发流程而起草的规程、程序、作业指导书等。

　　第十九条 公司管理制度由公司总经理办公室联合各项制度的主控部门沟通起草。

　　第二十条 管理制度会签

　　(一)起草完成后管理制度必须进行会签。

　　(二)公司总经理办公室负责组织文件的主控部门和相关部门的人员进行文件的讨论、修改和会签，或者提请公司总经理进行会议讨论。

　　(三)文件的主控部门起草公文，公司总经理办公室审核后，呈交总经理签发“颁布令”。

　　第五章 工作记录

　　第二十二条 工作记录是指在日常经营管理工作中形成的可验证、可追溯的各种报告、方案、记录表单等。

　　第二十三条 与业务有关的报告、方案书等由各部门负责留存，负责记录表单格式的设计和修改。

　　第二十四条 公司总经理办公室负责与管理制度有关的记录表单的统一管理，包括编制、印刷和发放使用，并在体系文件评审中检查记录表单的及时性、真确性和有效性。

　　第六章 附则

　　第二十五条 文件送达

　　(一)公司对外送达文件时，应由接收人在“文件送达签收记录”上签字。

　　(二)在交接文件时，不能当面交接的，应电话告知接受人。

　　第二十六条 公司文本文件可以电子文件形式进行下发、保存，电子文件与文本文件的效力等同。

　　第二十七条 公司各类文件的立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等执行《档案管理办法》的有关规定。

　　第二十八条 合同、协议等特殊文件的管理执行《经济合同管理办法》的有关规定。

　　第三十条 本制度由办公室负责解释。

　　第三十一条 本制度自颁布之日起施行。

篇4：企业文件管理制度范文4

　　企业文件管理制度范文4

　　(一)总则

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条 公文的签收

　　1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条 公文的编号保管

　　1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

　　2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条 公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条 文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　(三)发文的管理

　　第八条 发文的规定

　　1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

　　3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条 发文的范围：

　　1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.党委、厂部下发文件主要用于：

　　(1)公布全厂规章制度;

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;

　　(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;

　　(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　(5)发布有关奖惩决定和通报;

　　(6)其他有关全厂的重大事项;

　　3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。

　　(四)发文程式与要求

　　第十条 发文程式规定：

　　1.各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;

　　2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

　　3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

　　5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

　　6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

　　7.对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;

　　8.需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签;

　　9.文稿审核会签后，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;

　　10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印;

　　11.文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

　　12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

　　第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　(六)文件的立卷与归档

　　第十五条 文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;

　　(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

　　(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

　　(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

　　(6)叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等;

　　(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;

　　(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

　　(9)工厂日志和大事记;

　　(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条 立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

　　(七)文件的销毁

　　第十七条 对于多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

篇5：公司文件管理制度

公司文件管理制度

1．0 总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

3．0 收文的管理

3．1 公文的签收
3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

3．2 公文的编号保管
3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

3．3 公文的阅批与分转
3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

3．4 文件的传阅与催办
3．4．1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3．4．2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3．4．3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3．4．4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。
3．4．5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3．4．6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

4．0 发文的管理

4．1 发文的规定
4．1．1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
4．1．2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。
4．1．3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4．2 发文的范围
4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4．2．2 公司下发文件主要用于：
① 公布公司规章制度；
② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；
④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
⑤ 发布有关奖惩决定和通报；
⑥ 其他有关公司的重大事项。
4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：
① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4．2．4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
4．2．5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
4．2．6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

5．0 文件的立卷与归档

5．1 文件的归档范围
5．1．1 凡下列文件统一分别由两办负责归档：
① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；
③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；
⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；
⑦ 上级机关领导同志来公

司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；
⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；
⑨ 公司日志和大事记；
⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
5．1．2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
5．2 立卷要求
5．2．1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
5．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
5．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

6．0 文件的销毁
6．1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
6．2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。