集团档案管理制度

　　集团档案管理制度

　　为加强集团文件档案管理，提高办公效率，防控经营风险，特制定本制度。

　　一、相关部门职责

　　(一)集团行政部归口负责档案管理。

　　(二)专业档案(资质档案、人事档案、车辆档案、技术资料等)可由行政部授权相关部门按照本制度进行管理，行政部负责监督检查。

　　(三)行政部授权相关部门管理的，应明确授权范围，不得出现多头管理和无人管理的现象。

　　(四)各部门负责将本部门工作中产生的档案及时移交档案管理部门存档。

　　二、归档范围

　　(一)证照、资质、章程、股东会决议、荣誉证书等;

　　(二)上级部门下达的与本公司有关的文件材料(通知、通报、纪要、决议、批复、函等);(三)党政机关重要领导人视察时的照片、题词或其它具有保存价值的资料;(四)集团(公司)发布的各种正式文件(通知、通报、请示、决议、函等);(五)集团(公司)重要会议的纪要。

　　(六)对内对外签订的各类合同、协议、证明、承诺、担保文件。

　　(七)集团(公司)制作或引进的各种宣传、培训材料。

　　(八)集团(公司)及各部门制定的规章制度。

　　(九)各级员工录用、转正、定级、调动、降职、晋升、离职、退休、调薪、奖惩、医疗、抚恤、培训、职称评定等工作形成的人事档案材料。

　　(十)各种专业文件材料，如调研报告、勘察报告、技术资料、图纸、说明书等。

　　(十一)集团(公司)解决法律纠纷问题形成的文件材料。

　　(十二)集团(公司)固定资产购置、领用、处置、移交过程中形成的文件材料、证书、证明等。

　　(十三)集团(公司)重要合作伙伴名单、通讯录等。

　　(十四)其它具有保存价值、需要留档以供日后查考利用的文件资料。

　　三、立卷归档要求

　　(一)符合归档范围、需要盖章的档案资料，起草和打印时即应预留一份存档文件，行政部在盖章的同时即归档保存。

　　(二)其它具有保存价值、需要留档以供日后查考利用的文件资料，各部门必须及时(档案管理部门可与各相关部门协商，制定具体的时间范围)向档案管理部门移交，任何部门和个人不得无故拖延和擅自扣留。如工作中需要使用，应先交档案管理部门立卷归档后再办理借阅手续。

　　(三)对外签订的各类合同、协议统一在集团行政部存档。

　　(四)以公司名义盖章发出的各类公文(请示、通知、证明、函件等)由行政部在盖章时留档。

　　(五)归档的文件材料应当真实、完整。

　　四、档案保管

　　(1)档案管理员接收档案时应认真检查档案内容是否齐全、完整。

　　(2)各类档案应按照档案类别、档案内容关联度、归档时间等分类保管。

　　(3)归档的文件材料中，正本与附件、请示与批复、草稿与定稿、转发文件与原件立在一起，便于查阅。

　　(4)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;草稿在前，定稿在后。

　　(5)归档文件必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;卷内文件目录放在卷目。

　　(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容等。

　　(7)档案材料应妥善保管，防水防潮，防火防盗、防虫吃鼠咬。

　　(8)存放档案的档案柜应当整齐摆放，并对每个档案柜和档案格进行编号。各类档案按照类别整齐的放置到档案柜中，严禁乱堆乱放。每个档案柜左上角位置悬挂标签，注明柜内档案目录。

　　(9)有档案室的，档案室应当定期打扫、通风。通道上严禁放置物品。

　　(10)档案应建立电子目录，定期更新，并于每月5日前报主管部门经理、常务副总。

　　四、档案保管与销毁

　　(一)鉴于每个人对同一文件资料重要程度把握的不一致性和文件资料查阅时间的不确定性，除公司特别要求销毁的档案资料外，一般均应长期保存。

　　(二)档案的销毁必须经公司常务副总或总裁批准后方可销毁。

　　五、档案的借阅

　　(一)各单位因工作需要借阅本单位的档案需经本单位负责人批准。

　　(二)公司各单位借阅非本单位的档案须经常务副总或总裁批准。

　　(三)任何借阅档案，必须填写档案借阅登记表，经审批后方可借阅。

　　(四)档案归还时，档案管理员要认真检查、清点档案，检查无误在登记表上注销。

　　(五)借阅档案的人员，严禁将借阅的档案转借他人。

　　(六)借阅时间一般不得超过一周;确有特殊情况的，应征得行政部同意。

　　(七)需要带走的，办理借阅手续时应在借阅登记表上注明。

　　(八)借阅人应妥善保管借阅的档案，不得遗失。

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篇2：X集团公司档案管理制度

　　*集团公司档案管理制度

　　1.总则

　　1.1为规范集团公司档案管理工作，使档案管理工作水平不断提高，有效地为集团公司各项工作服务，特制定本制度。

　　1.2档案管理工作包括分类、归档、保管、借阅及调用、销毁等方面的工作。

　　1.3档案管理工作遵循的原则是：服务企业、规范管理、认真负责、实用方便、完备安全。

　　1.4集团公司档案管理工作由集团公司行政部具体负责。

　　2.档案的管理机构

　　档案管理工作实行分级管理。

　　2.1集团公司的有关档案管理工作由集团公司档案室具体承担。

　　集团公司下属各单位的档案管理工作由各单位自行负责，其中各单位的基本档案除自行保存以外，还应报集团公司档案室存档和管理。各下属单位对常用的集团公司基本材料(营业执照复印件等)也应保留一套备用。

　　2.2集团公司档案室设专(兼)职档案员，承担日常档案管理工作;下属各单位可设置专职或兼职档案员，承担日常档案管理工作。

　　3. 档案的种类：
　　3.1公司基本档案

　　3.1.1集团公司开业登记证件，包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证等。

　　3.1.2集团公司设立登记、变更登记档案(公司历史沿革、设立及变更历次批准文件)。

　　3.1.3集团公司章程(含历次修正案)。

　　3.2公司综合档案

　　3.2.1法规性文件，包括上级发布、需集团公司执行的，或由集团公司发 布的各种标准、规章制度等

　　3.2.2企业的重大决议，包括由集团公司总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　3.2.3计划性文件，包括集团公司发展战略、经营规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　3.2.4总结性文件，包括集团公司年度和月度工作总结、下属部门、公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　3.2.5批示性文件，包括集团公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及各类决定、命令、工作指示等。

　　3.2.6凭证性文书材料，包括集团公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　3.2.7证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、集团公司主要领导人获得的各类荣誉等。

　　3.2.8汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及集团公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料;

　　3.2.9声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业文体活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　3.2.10题赠性资料，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

　　3.3专业档案 3.3.1 人事档案

　　3.3.1.1职员基本材料，包括个人简历及证明、面试、录用、试用与转正。

　　3.3.1.2劳动合同。

　　3.3.1.3任免职、调岗调薪记录。

　　3.3.1.4考核与奖惩记录。

　　3.3.1.5考勤与工资福利发放。

　　3.3.1.6教育与培训记录。

　　3.3.1.7其他人事管理档案。

　　3.3.2财务档案

　　3.3.2.1历年帐册、凭证、报表、预算、审计、税务等会计档案。

　　3.3.2.2财产目录清单。

　　3.3.2.3财产所有权证。

　　3.3.2.4其他财产管理档案。

　　3.3.3法律档案 3.3.3.1各类合同原件。

　　3.3.3.2各类案件的有关法律文书、行文。

　　3.3.3.3其他法律方面档案材料。

　　3.3.4投资项目及工程档案 3.3.4.1投资项目的论证材料;

　　3.3.4.2实施项目的前期材料(两证一书等)及工程(含房地产开发)资料(勘察、设计、施工、竣工、验收等)。

　　3.3.4.3其他有关投资项目及工程的档案、材料。

　　3.3.5购销业务档案

　　包括各类购销合同，有关收发货、收付款、信用证开证与议付、结汇与核销、开票、托运、财产保险、商检报关等凭证单据。

　　3.3.6部门工作档案

　　3.3.6.1各职能部门(包括项目、商贸、国贸业务部门)在工作过程中所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等。

　　3.3.6.2其他有存档价格的资料等。

　　4.归档

　　4.1归档范围：凡属本标准第四条所涵盖的文件资料，均应进行整理、立卷、归档。

　　4.2立卷归档要求

　　4.2.1立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写 清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　4.2.2填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　4.2.3立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　4.2.4立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　4.2.5立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

　　4.2.6立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　4.2.7文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　4.2.8归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、底稿、正文和附件必须立在一起。

　　上述归档材料原则上要以原件或材料正本归档，常用上述材料的部门或人员必须将复印件或副本归档，并注明原件或正本的所在。

　　各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。

　　4.2.9声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　4.3归档时间要求：

　　4.3.1文书档案：每年第一季度，公司各职能部门及各公司将上一年度的需归档材料整理归档。

　　4.3.2会计档案：集团公司财务部负责整理立卷，自行保管三年后向档案 室归档。

　　4.3.3法律档案：在合同履行完成或案件处理完毕后及时归档。

　　4.3.4工程项目档案：工程项目前期手续办完后即将有关证书、材料原件及时归档。工程设计、施工阶段有关材料在工程竣工验收后两个月内整理归档。

　　4.3.5音像档案：音像资料在形成并使用完毕后，及时归档。

　　4.3.6证书、重要文件等：在取得之后及时归档。

　　4.3.7对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　4.4归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交档案室专职档案员签收。

　　4.5档案员应负责催办及接收登记工作，对各部门或各公司不及时办理归档工作的，应上报行政部协调处理。

　　4.1.5人事档案由集团公司人资部门负责管理，并另行制定管理细则。

　　5.档案的保管

　　5.1档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

　　5.2档案员对重要档案资料应重点保管，严防丢失、损坏等现象发生。

　　5.3档案保密要求

　　5.3.1档案员要严守档案秘密，不得向任何人透露档案资料内容，严禁私自将档案资料携带外出。

　　5.3.2档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　5.3.3档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘 密三级。

　　5.3.4有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经集团公司领导批准。档案室工作规定另行制定执行。

　　5.3.5有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经集团公司领导批准。

　　5.3.6对已到保密期限的档案要提请集团公司领导鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　5.3.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直至依法追究刑事责任。

　　5.3.8在职工作人员离职(或调离)时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职(调离)。档案管理员离职(或调离)，应由行政部负责人监督办理，档案交接之后，方能离职(调离)。

　　6.档案借阅、调用

　　6.1借阅档案者需办理借阅登记审批，注明借阅档案的具体名称、用途。

　　财务档案、法律档案及涉及资金往来的原件，必须由相应部门负责人亲自借阅，借阅档案资料不得带出档案室。

　　6.2因工作需要复印档案资料者，需办理复印登记审批，由档案员负责复印后，提供复印件。

　　6.3因工作需要调用档案(原件)者，需办理调用登记审批，注明调用档案的具体名称、用途。

　　6.4外单位人员一律不允许借阅、调用、复印档案资料。

　　6.5借阅、调用的档案资料归还时，档案员应认真检查，并在登记表上注明归还情况，发现有丢失、损坏或被涂改等现象，应及时上报行政部处理。

　　7. 档案销毁

　　7.1档案保存期限应按以下规定执行：

　　7.1.1国家有关规定有明确的，按其规定执行;

　　7.1.2反映公司沿革(包括有时延续关系的档案资料)及主要活动的档案资料永久保存;

　　7.1.3其他档案材料由档案员每年提出销毁意见，经行政部审核，报总裁审批后方可销毁。7.2销毁档案时，由档案员具体负责，行政部机要秘书监督执行。销毁档案一般采用碎纸机粉碎或烧毁方式进行。销毁后应在档案目录上注明“已销毁”字样及销毁日期。

　　8.附则

　　8.1本制度由集团公司行政部负责解释。

　　8.2本制度自发布之日起施行。

篇3：上市公司档案管理制度

　　上市公司档案管理制度

　　一、总则

　　一、本制度根据《中华人民共和国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》及有关部门的规定～结合我公司具体情况制定。

　　二、档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

　　三、本制度适用×××××有限公司档案管理。

　　二、档案管理的体制

　　一、综合管理部是公司档案工作的主管部门。

　　二、公司设臵档案室～由综合管理部专人负责档案管理～统筹、协调和组织公司的建档立卷工作～督促检查指导下属公司档案员对档案资料的收集和管理归档工作～代表本公司对外联系有关档案业务。

　　三、归档采取部门立卷制～公司各部门设臵兼职档案管理员～定期将部门资料视情况移交公司档案室存档～各部门兼职档案员应相互协调～对部门间有串联的文件应严格按照事由发生制原则交事情经办部门归档。

　　四、下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。

　　五、档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定～文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。

　　六、档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主～以各所属电力公司档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求～开展档案业务培训～使公司档案实行规范、标准化管理。

　　三、档案管理

　　(一)文件材料归档要求

　　1、归档的文件材料必须准确地反映本公司及下属公司投资、项目建设、生产营运、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　2、下属公司在生产活动中形成的文件材料～由下属公司档案员负责收集、整理立卷～完好保存～并定期将档案目录上交本公司档案管理部门～以备公司档案室随时调取。

　　3、归档的文件材料必须完整、系统、准确～各项签字手续完备～书写材料要益于长期保管～禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。

　　4、下属发电公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家《电力工业企业档案分类规则》和《电力工业系统技术档案保管期限表》为标准。

　　5、凡本公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料都必须移交档案室归档～任何部门和个人都不得占为已有。

　　6、工作人员因工外出学习、考察及参加各种会议的文件材料～应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。

　　二、档案保管

　　1、接收档案要认真验收～并办理交接手续。

　　2、存放档案必须有专用的档案室～做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境～具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。

　　3、定期检查档案室的安全措施～档案室的温、湿度分别控制在14?-24?和45%-60%。

　　4、档案室内严禁烟火～不准堆放易燃、易爆物品～下班前要切断电源～关闭门窗。

　　5、档案室内案卷排列要科学～便于利用和保管。

　　6、定期进行室藏档案的清理、校对～做好帐物相符。

　　7、凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案～并由档案室负责人在离职单上签字。

　　8、档案管理人员的工作调动～必须要办理档案数量和状况的交接手续。

　　三、档案鉴定与销毁

　　1、根据国家档案局及有关部门规定～编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期,16-50年,、短期,15年以下,三种。

　　2、日常的鉴定工作由档案室负责～对新入库的档案应正确划分保管期限。

　　3、库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行～鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成～对超过保管期限的档案提出存毁意见～由档案部门写出鉴定报告～在保管单位备考表中注明鉴定意见～由小组负责人签名～并注明鉴定日期。

　　4、销毁的档案需严格掌握～销毁前要编制清册～提出销毁报告～经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定～将作废档案送至指定地点监销。

　　5、档案销毁清册要永久保存。

　　四、档案统计

　　1、档案管理要建立健全统计工作～统计数据以原始记录为依据～做到准确可靠。

　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。

　　五、档案信息开发利用

　　1、档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容～要积极开展档案的二次整理和编研～利用档案信息资源～有效地为公司及下属公司的各项工作服务。

　　2、公司档案开发和提供利用～必须严格执行保密制度。

　　3、根据档案的机密程度～确定不同的利用范围～规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅公司档案～应持介绍信～经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄～不准将档案带出公司外。

　　4、利用档案均需办理登记手续～爱护档案～不得折叠、拆卷～随意更改和涂写～如发现损坏、丢失和泄密～应追究责任。

　　5、正本档案均不出借～一律在阅览室查阅～情况特殊者需经领导批准。

　　六、档案管理人员

　　1、档案工作人员要忠于职守～具备专业知识和档案管理知识～熟悉和了解公司的各项管理活动。

　　2、档案管理人员的工作安排要相对稳定～有利积累经验～开展工作。

　　四、文书档案管理

　　文书档案是记述和反映公司及下属公司经营的规划、方针政策、国家法律、法规和生产经营各项活动的真实原始记录～是公司的基本情况和历史面貌的记录～是查考、研究和总结的主要依据。

　　(一)基本任务

　　1、对公司文件材料进行归档。

　　2、公司专职档案员应收集公司及下属公司每年所行成的文件材料～确保文件材料收集齐全、完整。

　　3、文书档案案卷格式执行GB/T9705-88标准。

　　二、文书档案管理的内容

　　1、行政管理方面

　　(1)公司注册成立的相关文档资料。

　　(2)公司召开会议的记录、纪要～讨论通过的文件。

　　(3)项目投资的信息分析、登记、立项相关材料。

　　(4)规定、制度、通知、决定、决议、办法、通报、请示、报告录入。

　　(5)计划、规划、统计报表。

　　(6)工作总结、报告。

　　(7)文档录入。

　　(8)人事管理方面材料。

　　2、经济合同类文件:生产经营活动中形成的相关合同、协议、法律文书等。

　　五、技术档案管理

　　一、技术档案管理的内容

　　1、下属公司工程建设中形成的文件:合同、合同附件、谈判协议、议定书各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验、记录、商检及索赔,电力基建方面,办公、生活福利建筑方面,生产技术管理方面的文件。,详见附件,

　　2、公司及下属公司在生产经营活动中形成的技术文件资料、技术专利、技术科研成果等。

　　二、技术文件的收集办法

　　1、技术文件的收集由各所属电力公司档案员收集完整后由各所属电力公司存放保管～并将档案目录定期上交公司档案室～以备公司档案室调取。档案室在收集技术文件后须及时填写《技术文件入档单》通知有关领导和专业。

　　2、下属公司基建工程应于工程竣工交接验收后～在30天之内由下属公司基建部门将竣工图及工程档案移交下属公司档案室～规模大的工程项目～可分阶段归档～施工图,翻译版和竣工图,均作永久保存～并将档案目录及相关资料报公司档案室。

　　3、下属公司在基建施工、重大技术改进工程项目或每次科研成果进行鉴定验收时～必须有公司技术部门参加～对应归档的技术文件材料进行验收～以保证技术文件的完整性、准确性、系统性。

　　4、下属公司国内购臵或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由下属档案室集中统一收集后～将档案目录交公司档案室。设备开箱时须有档案人员,或兼职人员,参加并负责收集。

　　财务和人事档案由相关部门按各专业的档案管理标准做好档案的整理、立卷、存档工作。

　　六、档案的安全与保密

　　一、档案是公司的机密～档案室是机要室～无关人员一律不得入内。

　　二、档案管理人员不准向有关人员泄漏、散布或谈论档案的内容～一经发现～应视其情节轻重予以严肃处理。

　　七、档案的查阅与借用

　　一、凡本公司有关人员～因工作需要借阅档案者～应做好登记～一般只允许在档案室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经公司综合管理部同意方可查阅。

　　二、本公司有关人员如有实际情况必须借出者～须办好手续～当天归还～如超过两天以上者～须经公司领导批准签字后～才能借出～但须如期归还。

　　三、借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏～不得转借他人或外单位～如有违反者～视情节轻重严肃处理。

　　四、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件～一律不外借。

　　五、外单位借阅我公司档案者～须持单位介绍信～经公司领导签字批准～方可接待～但只限于本室～一律不准外借。

　　八、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。

　　附件:《×××××公司会计档案管理办法》

　　《×××××公司工程档案管理制度》

篇4：食品饮料公司档案管理制度

　　食品饮料公司档案管理制度

　　1、档案管理必须规范、整洁、完整，确保查找资料便捷，内容一目了然。

　　2、档案管理实行专人负责制。

　　3、档案按公司规定分为：收文记录、发文记录及记录三大类。

　　4、档案文件材料按照批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后顺序归档。

　　5、档案文件材料要按时间顺序排列。

　　6、档案封面题名应能准确地反映出卷内文件材料的内容。

　　7、档案首页为“档案文件目录清单”，档案文件没有题名的，由档案人员根据内容拟写标题。

　　8、档案文件禁止使用铅笔、复写纸书写，破损的文件要进行裱糊。

篇5：万科房地产档案管理制度

　　万科房地产档案管理制度

　　第一章 总则

　　第1条 目的

　　为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。

　　第2条 管理部门

　　行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。

　　(1)制定或参与制定档案工作的规章制度。

　　(2)对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

　　(3)做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。

　　(4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

　　(5)提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　第二章 企业档案管理体制

　　第3条 归档范围

　　(1)法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

　　(2)企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

　　(3)本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。

　　(4)本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　(5)证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　(6)财务、会计及其管理方面的文件材料。

　　(7)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。

　　(8)仪器、设备方面的文件材料。

　　(9)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。

　　(10)科研、技术引进、转让方面的材料。

　　(11)声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。

　　(12)本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。

　　第4条 管理部门

　　(1)企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

　　(2)企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理;人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理;财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理;行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

　　(3)各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

　　第三章 平时归卷

　　第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

　　第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条 款必须简明确切，并编上条 款号。

　　第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

　　第8条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条 款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

　　第四章 立卷

　　第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

　　第12条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

　　第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

　　第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

　　第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

　　第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　第五章 档案借阅、利用工作

　　第17条 企业内档案利用的方式

　　(1)提供档案原件。

　　(2)提供档案复印件。

　　(3)提供文献索引资料。

　　第18条 借阅管理

　　(1)凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

　　(2)案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

　　(3)借阅期限不得超过____天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。

　　(4)借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

　　(5)外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

　　第六章 档案销毁管理

　　第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

　　第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　第七章 附则

　　第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施