万科房地产资料管理员职位说明书

　　万科房地产资料管理员职位说明书

　　职位名称：

　　资料管理员

　　所属部门

　　直接上级

　　设计管理部经理

　　直接下级

　　任职资格

　　1.学历、专业知识

　　大学专科及以上，档案管理、信息管理等相关专业知识，熟悉房地产工程资料、各种建筑图纸等各种档案管理知识

　　2.工作经验

　　两年以上房地产企业档案管理经验

　　职责概要

　　全面负责房地产工程资料、建筑图纸的日常管理工作

　　1.做好工程项目资料、建筑图纸及相关合同文本的收集与归档工作

　　2.负责办理工程档案、图纸的查阅、借阅及档案统计工作

　　3.认真做好档案的日常安全管理工作

　　4.完成领导临时交办的其他工作

　　相关说明

编辑：www.pmceo.Com

篇2：机电学院后勤管理处基建办资料管理员岗位职责

　　机电学院后勤管理处基建办资料管理员岗位职责

　　一、协助主任开展工程招标管理及前期手续办理工作。

　　二、及进收集工程资料，并整理归档。

　　三、负责办理合同会签手续。

　　四、整理、保管好学院在建工程的合同、技术资料、会签文本等;建立资料登记薄以及借用、查阅登记薄。

　　五、记录基建办工作例会和各专题会议，并做好与会人员的签到工作。

　　六、收发文件并做好相关文件的传阅工作。

　　七、办理竣工工程资料的报审工作以竣工验收工作的资料准备。

　　八、工程竣工交付使用后，负责向院档案室移交工程资料。

　　九、负责基建办来客接待、电话接听、传真收发、资料打印等日常事务。

　　十、负责办理校园规划、基建工程项目报批手续。

　　十一、负责与财务处联系，办理工程款及甲供材的付款、结算手续。

篇3：阿卡小区业主委员会档案资料管理办法

　　阿尔卡迪亚小区业主委员会档案资料管理办法

　　为保存小区物业管理中的资料、档案，根据相关法律法规，制定本管理办法。

　　第一条 下列资料、档案应当编号造册，并由专人保管：

　　1、物业管理区域内的物业资料;

　　2、《议事规则》、《管理规约》及小区其他公约、规章制度等;

　　3、业主大会成立备案及业主委员会产生、委员产生、备案及更新备案的材料;

　　4、业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;

　　5、业主大会及业主委员会发布的公示、公告、通知等文件;

　　6、各类会议记录、纪要、签到表;

　　7、业主清册及联系方式;

　　8、有关法律、法规和业务往来文件;

　　9、签订的物业服务合同、专项服务合同以及其它合同等;

　　10、业主委员会资产登记表、保修书、说明书等;

　　11、业主和使用人的提议、书面意见、建议书以及接访的登记簿;

　　12、建筑物及其附属设施维修资金收支情况清册;

　　13、利用物业共用部分经营所得收益的收支情况清册;

　　14、业主大会、业主委员会工作经费的收支情况清册;

　　15、其他应当存档保管的文本资料和电子文档。

　　第二条 业主委员会秘书长负责收集、接收、催要经办人所持的上述资料、档案，并进行整理、存档。

　　第三条 文本资料、档案要在文件柜内分类、编号存档，电子文档要进行备份。

　　第四条 文本资料必须按照保密等级进行保存，业主清册资料为最高等级，禁止对外查阅。

　　第五条 查阅档案应办理查阅登记手续，并只能在业主委员会办公地点翻阅。业主委员会委员之外的业主查阅保密档案，必须经业主委员会主任或者副主任同意后方可查阅。

　　本管理办法中的第一条第7、12、13、14项为保密档案。

　　第六条 档案库房必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别，项目进行保管。

　　第七条 因个人原因造成资料档案丢失、业主信息外泄的，由业主委员会追究其相应责任;业主委员会委员违反本制度造成严重后果的，应及时提请业主大会终止其业主委员会委员资格。

　　第八条 本办法经业主委员会会议通过之日起生效。

篇4：业主大会档案资料管理制度(上墙)

　　业主大会档案资料管理制度(上墙)

　　1、业委会应指定一名委员担任档案管理员，负责档案收集、整理、归档等工作，保持档案的完整与安全。

　　2、档案资料应按照类别、项目编号造册。

　　3、以下资料应作为档案长期保存：

　　业主大会和业委会会议的会议通知、会议记录、会议纪要;

　　业主大会、业委会作出的决定;

　　业委会组建和换届的资料及各届业委会的备案证书;

　　业主清册及联系方式;

　　物业管理服务合同;

　　业主和使用人的书面意见、建议、提议;

　　使用维修资金的相关资料;

　　小区工程项目的相关资料;

　　小区小额维修项目的相关资料;

　　印章使用登记表等资料;

　　业委会工作的往来文书;

　　反映业主大会、业委会工作的影(音)像资料。

　　4、档案查阅要进行登记，使用完毕后要及时归还。

　　**小区业主委员会

　　20**年11月**日

篇5：p物业重要资料管理作业指导书

　　p物业重要资料管理作业指导书

　　1.目的：规范重要资料收集、保管工作。

　　2.范围：适用于公司各部门。

　　3.职责

　　3.1营运管理部负责确定质量管理体系标准和适用于各部门的政策法规资料。

　　3.2部门经理对工作现场使用和保存的重要资料负责。

　　3.3各部门指定专人负责收集和保管本部门的工程档案、设备技术资料、物业资料、顾客档案。

　　4.方法和过程控制

　　4.1 重要政策法规的管理

　　4.1.1公司总裁办公室负责收集最新或有效的行业标准、政策法规资料交营运管理部。营运管理部负责确定适用于公司各部门业务的行业标准、政策法规，记录在《重要政策法规清单》上，并标明各部门必须保存的资料。

　　4.1.2涉及到公司目前的业务及管理工作的政策法规资料，营运管理部负责在一周内编制或修改相关文件，经审批后下发至各部门执行。

　　4.1.3营运管理部与总裁办公室每半年核对一次新收集的政策法规资料。

　　4.1.4重要资料过期或作废由存档部门收回，加盖作废章并与有效资料分开保存。

　　4.1.4新成立部门须于一周内向营运管理部申领须保管的重要政策法规资料。

　　4.2工程档案及设备技术资料的管理

　　4.2.1工程档案资料：包括物业竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，附属配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;设施、设备安装、使用和维护保养技术资料。

　　4.2.2 供配电系统图纸资料：包括发电机、高压环网柜、变压器、配电柜、动力柜、控制柜、公共照明、供电线路等资料。

　　4.2.3给排水系统图纸资料：包括管网图、二次电路控制图等资料。

　　4.2.4消防系统图纸资料：包括烟雾、温度探测器、报警装置、消防控制主机、联动柜、消防水泵、消火栓、喷淋管网、防排烟系统、自动灭火系统等资料。

　　4.2.5电梯图纸资料：包括电梯安装图纸、电梯调试记录等资料。

　　4.2.6 空调系统图纸资料：包括冷水机组、空调泵类、冷却塔、空气处理机、新风机、风机盘管、自控箱等资料。

　　4.2.7 电讯系统图纸资料：包括内线电话、闭路监控系统、对讲系统、公用天线及卫星电视系统、紧急广播系统等资料。

　　4.2.8其它设备图纸资料：包括立体车库、防雷系统、娱乐场所及设备、泳池设备、桑拿房及设备、煤气管道、停车场设备等资料。

　　4.2.9各部门负责在项目入住或签约进驻三个月内收集并核对由发展商(或甲方)提供的以上各类工程档案及设备技术资料，如资料不全，应及时向发展商(或甲方)索取，并对相关人员进行培训。

　　4.2.10部门须编制《设备供应商联系表》，将各类设备型号、供应商名称、地址、联系人、联系电话等资料填写清楚，每半年核对一次。

　　4.3 物业资料的管理

　　4.3.1 物业资料包括用地批准文件、项目批准文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设施工许可证、建筑执照、物业质量保证文件、物业使用说明文件、房屋本体和设备的改造变更资料、用电(水)指标批文、管理用房资料、商业用房资料、物业分区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、公用设施资料及园林绿化设施资料等。

　　4.3.2 各部门负责在项目入住或签约进驻三个月内收集并核对由发展商(或甲方)提供的以上物业资料，如资料不全，应及时向发展商(或甲方)索取，并对相关人员进行培训。

　　4.4 顾客档案的管理

　　4.4.1 顾客档案包括顾客基本资料、顾客房屋资料和顾客个性资料。顾客基本资料包括入住通知书、业主委托书、业主(住户)公约、业主(住户)登记卡、服务协议书等;顾客房屋资料包括入住验收文件、装修申请及验收文件、室内维修记录等;顾客个性资料包括顾客爱好、个性化需求等。

　　4.4.2顾客档案按房间或公司分别装袋保管，档案袋封面须填写《袋内档案清单》。

　　4.4.3顾客档案及顾客持有IC卡的电脑资料属保密资料，如需查阅须经部门经理批准。

　　4.4.4 如政府执法机关因工作需要查询顾客档案，档案管理人员须核对其合法证件，并在《借阅登记表》上登记查阅单位、姓名、有效证件名称、编号及其它证明材料等内容，并经部门经理审批后，方可查(借)阅。

　　5.质量记录表格

　　*ZCQ02-03-F1 《重要政策法规清单》

　　*Z-CQ02-03-F2 《设备供应商联系表》

　　*Z-CQ02-03-F3 《袋内档案清单》

　　*Z-CQ01-03-F3 《借阅登记表》