山浦集团采购管理制度

　　山浦集团采购管理制度

　　1.0目的:为规范公司日常采购，加强采购业务工作管理，做到有章 可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益，确保工程装修、产品研发之主辅材料、备品备件、办公用品等一切需外购物品的交货期与数量，并使采购程序纳入规范，采购作业有所依据。确保一切外购物品的质量合格，价格合理。特制定本制度，并适用于公司的日常采购活动。

　　2.0范围:适用于本公司物料采购、行政事务采购申请、审批及过程管理。

　　3.0职责:公司各部门按照规定执行。

　　4.0内容:

　　4.1采购作业原则

　　1、严格执行询议价程序

　　所有物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，将所采购的项目类别的购入单价在公司公示栏白板处公示，如员工有低于所公示之各类物品购入价格的供应商的购入报价，并经行政部门核准真实性后，则高出报价单的差额部分由相关采购专员负责补退公司。临时性应急购买的物品除外。

　　2、采购会审、合同会签制度

　　物品采购，必须有相关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。

　　3、职责分离

　　(1)采购研发部负责新产品开发所需的各项物料及工程装修所需的各种物料的采购;

　　(2)行政部负责日常行政事务的采购、办公设施设备、相关会议活动的物料采购。

　　4、一致性原则采购人员采购的物品必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致，在市场条 件不能满足采购部门要求的或成本过高的情况下，应及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。

　　5、廉洁制--采购人员必须做到：

　　(1)、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。

　　(2)、加强学习，提高认识，增强法治观念。

　　(3)、廉洁自律，不能向供应商伸手。

　　(4)、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

　　(5)、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

　　4.2物料采购申请和审批

　　4.2.1采购研发部负责新产品开发所需的各项物料及工程装修所需的各种物料的采购。

　　4.2.2行政部负责日常行政事务的采购、办公设施设备、相关会议活动的物料采购。

　　4.2.3公司部门领导负责与之相对应类别的采购项目申请单的审批。

　　4.3采购材料分类采购材料分类：

　　A甲类：产品构成的零部件或工程装修主要的材料，即主料。

　　B乙类：除甲类物资外，一般不影响产品的质量，或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的材料，如五金、工具等，即辅料。

　　C丙类：办公用品、办公设施设备和低值易耗品。

　　4.4物料采购流程

　　4.4.1关于《物料申购单》的使用。

　　A.申请部门经办人根据所申购的项目类别按《物料申购单》格式要求填写类别、品名、型号、数量、规格、期限等，经部门经理签字确认后送请至行政部或是采购研发部，经董事长助理或业务总经理签字批准，超过五千元的物品采购需要经董事长批准后方可进行。

　　B.各部门在填写《采购申请单》时，应先根据库存或可调配的资源情况以及本部门的实际需要认真填写，避免资源浪费;

　　C.《物料申购单》经批准后，传送采购部录入电脑系统。《物料申购单》录入电脑系统后，财务、采购、行政等部门可随时查询相关信息;

　　4.4.2采购研发部根据物料申请信息，着手采购询价和谈判，不少于三个商家的价格与货物进行对比，最终确定商家并形成采购文件。

　　A.采购文件的主要形式是采购合同，生产用的材料、辅助材料(可订立长期合作合同)均须签订采购合同。采购合同经部门经理审核后总经理批准后方为有效;

　　B.工程装修材料或产品研发材料之外的零星采购，无需订立采购合同的，由采购部出具订货确认单，其审核、批准程序同采购合同;

　　C.因生产经营急需的零星物料，未能及时开具采购合同或订货确认单的，采购部可先采购，并在三天内补齐采购合同或订货确认单供审批;

　　4.4.3公司分管领导超出授权批准范围的《订货确认单》、《采购合同》须由总经理批准后方为有效。

　　4.4.4订货确认单需在在电脑系统中录入存档。

　　A.由采购研发部负责录入供应商代码、名称、物料编号、品名、规格型号、数量等资料

　　;B.由采购研发部根据已批准的合同或确认单录入采购价格资料;财务部进行审核采购价格。

　　C.采购价格资料更新时，应将原价格转录入“备注栏”或以其他方式保存备案;

　　D.财务部是公司采购价格资料统一的主管部门，其他部门只能是因工作需要了解或查询采购价格，不能任意更新或打印。

　　4.5材料验收

　　4.5.1采购员需在合同中详细说明货物验收的具体方案，无论在供方地址验证还是在收货方地址验证，采购员都应在采购合同中说明。

　　4.5.2采购员在验收时，需协同一名其他人员按照合同内所定事项进行货物的验收，点清货物数量，以及看清货物型号及规格，针对大型设备及主材的验收，应依据物料标准进行验收。

　　4.5.3我方对物料的验证不能免除供方提供合格产品的责任，也不能排除我方对物料拒收的可能。

　　4.6材料入库

　　4.6.1采购产品必须先进行入库，入库人凭借采购合同和采购单据(必须包含供方名称、材料名称、数量、规格型号、单价、用途等)进行入库。物料出库时，取料人员必须填写出库单，经申购部门主管负责人批准方可领用。

　　4.7采购款支付及报销

　　4.7.1三千元以内的采购货款需要采购员填写《借款单》，经部门经理及总经理签字并经财务经理审核后，方可支取货款。采购行为发生后，采购员需填写费用报销单并附上所购物料发票、部门经理证明以及验收人员签字后方可到财务部核销。如果有金额不符情况，则实行多退少补制;凡超过三千元以上的物料采购，或者订立采购合同的物料采购，直接由财务根据合同规定，进行银行打款或者开具支票。

　　4.7.2采购过程中，需要提前支付预付款的(超过三千元以上的由财务直接汇款)，发票可于尾款支付时一并开具。

　　4.7.3采购物料验收后需要付款的，按照4.7.1条 执行。

　　4.7.4针对打样阶段的采购，发生的费用可统一由业务总经理填写费用报销单及附带发票上报财务。

　　4.8补充说明

　　4.8.1采购依据A计划性采购B专项工程采购

　　1)采购部根据专项项目销售合同中规定的材料进行采购，在领导给出用材清单但不规定材料品牌的前提下，采购员可根据实际情况采购既符合材料性能要求又价格合适的材料。在领导指定材料品牌的情况下，则根据具体材料型号选择价格适宜的供货商。

　　2)采购员做出具体的《专项物料采购计划》，经业务总经理批准后，可执行。

　　C零星采购

　　1)由申购部门填写《物料申购单》提供给采购部，由采购部人员填写并出具订货确认单。

　　D紧急采购

　　1)紧急采购情况下，用料部门填写《物料申购单》，经分管经理批准后;用料部门可自主采购也可通过采购员采购，材料可在采购后补办采购手续。

　　4.8.2采购实施

　　A交货定点、合格供方、供货方式、价格商谈等事宜均由具体负责的采购人员商定并提交部门经理批准;

　　B计划性采购和专项项目性采购依据《物料采购计划表》与供方签订的《采购合同》，给部门经理签字并加盖合同章 ，文件生效。

　　C其他零星采购和紧急采购，采购员依据《订货确认单》进行采购，零星采购和紧急采购情况下，尽量签订长期合作合同。

　　D申请用料部门有责任向采购部提供有关物料的详细资料和信息。

　　4.8.4采购进度控制

　　A单件跟催我方已付清全部货款或付清部分货款的供货商，在付款之日起第二天，采购员需向供货方进行催货提示。

　　B定期跟催订货较多的供方，采购员在确认供方的发货信息单后，可以每周进行催货提示。

　　C进度落后措施当订购的物料无法依照计划到货并且影响到生产或工期进度时，采购员应及时向经理反应，并告知申购部门具体的到货时间。

　　五、违约处理

　　(1)、货物出现延期后，行政部或采购部应及时通知相关部门。

　　(2)、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交行政部或采购部处理。行政部或采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。

　　(3)、与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，行政部或采购部负责追索。追索不成，由法院裁决。

　　六、审计监督

　　在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对于采购人员在采购过程发生的违反廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。

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篇2：民族学院采购与招标管理处廉政建设制度

　　民族学院采购与招标管理处廉政建设制度

　　为规范采购与招标工作，维护国家和学校利益，强化采购与招标管理处工作人员政治素质，促进学校廉政建设，根据国家和学校关于党风廉政建设的有关规定，采购与招标管理处建立教育、制度、监督并举的廉政建设措施。具体规定如下：

　　一、教育方面

　　1、采购与招标管理处要将廉政建设放在工作的首要位置，要经常研究廉政建设的有关问题和措施，提高工作人员拒腐防变和抵御风险的能力。

　　2、定期开展廉政教育、警示教育，告诫全体人员保持应有的谨慎。每年至少2次，春季、秋季学期各一次。

　　3、加强全体人员业务学习与业务培训，不断提高工作人员的业务素质和政策水平。

　　4、积极参与党支部召开的民主生活会，结合廉政建设开展批评与自我批评。

　　5、学校主管领导与单位负责人签订廉政建设责任书，单位负责人与全体工作人员签订廉政建设承诺书。

　　二、制度方面

　　1、建立采购项目的主、协办制度。形成互相协作、互相监督的机制。每一个采购项目，必须由2人同时办理，一人为主办人，另一人为协办人，同时明确主办、协办人员各自职责。

　　2、建立和完善供应商信息库，并以此为基础，按照公平、公正、公开的原则，与项目申报单位、归口管理单位一起确定邀请供应商名单和投标人。

　　3、建立采购项目的回避制度。如采购项目的申请者、邀请供应商和投标人中与本处工作人员有亲戚和其他利害关系的，本处工作人员应主动回避。

　　4、建立信息公开制度。采购与招标管理处对数额较大的采购项目的招标信息、招标步骤、中标结果等通过网站或其他方式及时公开。采购与招标管理处及时将国家采购政策和学校的规章制度及采购的有关信息向全校教职工公开。

　　5、建立和完善其他各种内部控制制度和流程。采购与招标管理处对采购项目的申请与受理、任务分派、采购信息发布、确定采购方式、招标文件编制、遴选确定投标人、开标、评标过程、采购档案立卷与归档、采购结果的统计、利用等均制定相关的程序。采购与招标管理处另行制定保密制度、档案制度等。

　　三、监督方面

　　1、认真学习并遵守学校对采购与招标工作的监督管理办法，主动接受学校有关部门、全校教职工及投标供应商的监督。

　　2、每个采购项目，主办人、协办人要进行沟通和商量，在确定采购方式、产生邀请供应商、开标、评标过程等环节上要互相沟通和配合。

　　3、要努力提高服务质量，改进服务态度。要认真受理校内用户的申请。做到热情服务、文明用语，耐心细致。接受用户的监督。

　　4、要维护学校利益和办公室的形象，按照公开、公平、公正、诚信的原则接待供应商。做到平等待人、不卑不亢。认真受理供应商的投诉和意见反映。接受供应商的监督。

　　5、采购与招标管理处工作人员不得有意透露或无意泄露尚属保密的内容：如用户单位的购置计划、项目预算和工程标底、尚在制作的招标文件、评标过程等。

　　6、按照采购与招标管理处的统一安排和部署，参加供应商举办的产品展示会、发布会、答谢会、庆典会。采购与招标管理处工作人员未经允许不得私自参加以上各种活动。

　　7、采购与招标管理处工作人员不得接受供应商、施工单位给予的钱物、支付凭证或有价证券。

　　8、采购与招标管理处工作人员八小时以外，不得私自接受招标代理机构、供应商、施工单位的宴请、旅游或其他各种可能影响公务的娱乐活动。

篇3：民族学院采购与招标管理处保密制度

　　民族学院采购与招标管理处保密制度

　　为了规范采购与招标工作，加强内部管理，促进廉政建设，根据《中华人民共和国保密法》等相关规定，结合学校实际，特制定本制度。

　　保密工作是采购与招投标工作的重要组成部分,保密工作事关学校利益,采购与招标管理处全体工作人员必须严格遵守保密法律法规和规章制度。

　　一、组织领导

　　1、采购与招标管理处要高度重视保密工作，将保密工作纳入议事日程，经常研究、检查，加强领导。采购与招标管理处主任对保密工作负全面责任。

　　2、采购与招标管理处相关业务人员为涉密人员。

　　二、保密内容：

　　1、已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

　　2、已经受理校内单位采购申请，尚在制作中的招标、谈判、询价文件;

　　3、评标、定标的全过程及评标书面报告;未宣布的中标结果;

　　4、开标前设备的预算价格和宣布标底前工程的标底;

　　5、投标供应商响应投标、谈判和询价的报价单、投标书(开标后除外);

　　6、投标供应商或成交供应商特别声明要求保密的报价单、投标书和技术合同或协议;

　　7、评标专家库专家成员名单及评标委员会或评标专家小组成员;

　　8、竞争性谈判的全过程;

　　9、学校采购工作的周、月、年计划;

　　10、上、下级单位的其他涉密文件

　　三、具体措施

　　1、建立学习制度

　　采购与招标管理处定期组织涉密人员学习国家和学校的保密法律、法规和规章，参观有关保密工作的展览、经验交流等，加强办公室人员的保密意识。

　　2、检查制度

　　涉密人员应定期进行保密工作自查。

　　采购与招标管理处领导和涉密人员应每月检查保密制度执行情况。

　　加强涉密人员互查。

　　3、防范制度

　　保密相关资料的传递由专人负责。

　　计算机操作严格执行保密规定。

　　纸质处理严格执行保密规定。

　　4、采购与招标管理处工作人员必须保守秘密，对失密泄密者视情节轻重给予批评教育或纪律处分，乃至法律惩处。

　　z民族学院采购与招标管理处

篇4：民族学院采购与招标管理处档案管理制度

　　民族学院采购与招标管理处档案管理制度

　　第一条 为加强学校采购与招标管理处档案管理，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

　　第二条 采购与招标管理处档案必须严格地执行学校档案管理规章制度，技术整理符合学校档案馆规定的业务技术标准。

　　第三条学校采购与招标管理处档案由采购与招标管理处管理。档案馆负责对采购与招标管理处档案管理的指导、监督。采购与招标管理处负责档案的立卷、归档、保管(移交档案馆前)、查阅、销毁等工作。

　　第四条采购与招投标档案包括以下类别：

　　(一)文书档案类

　　学校及采购与招标管理处有关采购与招投标的相关管理办法、制度、文件、会议纪要、统计报表等。

　　(二)业务档案类

　　1、设备采购类。

　　2、基建工程及维修类。

　　3、教材、图书、药品等综合类。

　　4、服务采购类。

　　第五条业务档案归档清单

　　1、采购申请(含相关领导、部门审批意见等)。

　　2、确定采购方式和邀请供应商名单会议记录表。

　　3、招标文件(邀标文件、竞争性谈判邀请函、询价函等)。

　　4、评标会议评委、监督小组成员及用户签到表。

　　5、供应商签到表。

　　6、开标报价登记表。

　　7、评委评分表。

　　8、评分汇总表。

　　9、评标结果记录表。

　　10、中标供应商的投标文件。

　　11、中心内部的合同审签单。

　　12、采购合同。

　　第六条采购合同签订后，经办人应及时将招投标工作原始记录收集、整理、立卷、移交给立卷员立卷。兼职档案员应在采购合同订立后，及时督促立卷员做好立卷归档工作。

　　第七条 档案的使用。使用招标档案应按《招标投标法》、《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定办理借阅手续。采购与招投标管理处建立档案查阅、复制登记制度，保证档案查阅方便、安全。设立档案借阅登记薄，记载借阅的时间、目的、内容及借阅人。借阅、复制档案须经采购与招标管理处负责人批准并办理登记手续。招投标档案原则上不得外借。

　　第八条 档案室的建设应当符合国家颁发的《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》的要求，应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应当及时采取修补、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。

　　第九条 招投标档案管理有关人员离开工作岗位前，应清理有关工程档案资料及时整理归档;不得擅自处理或带走。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招投标档案。

　　第十条 采购与招标管理处应明确分管负责人、兼职档案员、立卷员的档案管理责任，并定期或不定期对档案管理工作进行检查。档案负责人负责档案管理工作，兼职档案员负责档案的整理、归档和保管，立卷员负责完整、及时地

　　立卷。

　　民族学院采购与招标管理处

篇5：学校食堂管理制度:原料采购索证登记

　　学校食堂管理制度

　　原料采购索证登记制度

　　学校食堂的原料采购是保证学校食品卫生安全的重要环节。为了保证学校师生食品卫生安全，按照《食品卫生法》的规定，特制定伙食团原料采购索证制度：

　　一、伙食团采购人员采购原材料时，为保证全校师生的食品卫生安全，必须定点采购食品。

　　二、不采购不符合食品卫生标准的食品和原料。

　　三、不采购无卫生许可证的食品生产经营者供应的食品及原材料。

　　四、采购农贸市场的食品及原材料应当新鲜，价格合理，并按每天食谱所定数量合理采购，严禁购买病死畜禽等动物食品。

　　五、采购食品，必须向食品经营者索取营业执照、卫生许可证和食品检验合格证复印件，有的食品要有QS标志(质量安全认证)。

　　六、食品采购回来，要有二人以上的人验收，并有验收记载。

　　七、凡无人验收或无验收记录，均视为不符合卫生标准的食品，食堂不得加工、使用。

　　QS认证

　　QS认证制度意即食品安全市场准入制度，它是英文QUALITY SAFE TY即“质量安全”的缩写。

　　我国的食品安全市场准入制度是国家质检总局在20**年推出的。据介绍，该制度主要包括三方面的内容：第一，生产企业必须经过基本生产条件的审查，要有生产该产品的合格条件。第二，产品必须符合国家标准和法律法规规定的要求，是经过检验的合格产品。第三，合格产品到市场出售时，必须有QS标志。

　　食品市场准入标志由“质量安全”英文(Quality Safety)字头“QS”和“质量安全”中文字样组成。标志主色调为蓝色，字母“Q”与“质量安全”四个中文字样为蓝色，字母“S”为白色。

　　每个QS标志都有惟一一串12位数字序列号，上网或打电话可检验QS真伪的。