英达仕公司文档制度​​​​​​​​​​​​​

　　英达仕公司文档制度​​​​​​​

　　(一)图书杂志

　　1.公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。

　　2.文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》

　　3.一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。

　　4.对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。

　　(二)专业资料1.资料分类：

　　1.1公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件;

　　1.2公司由政府主管部门购买的政策法规;

　　1.3公司各类剪报;

　　1.4公司搜集的各类行业(如建材、装饰等)材料

　　2.公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外

　　3.特殊情况需复印者，须填报复印申请批准

　　(三)客户档案

　　1.客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域

　　2.客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本

　　3.客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外

　　4.特殊情况需复印时，须填报复印申请报批

　　5.服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任

　　(四)办公文档

　　1.行政管理部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理

　　2.行政人员办公文档设：工作计划与报告司内行政

　　3.业务人员办公文档设：工作计划与报告司内行政

　　拓展资料谈项目A、B、C......执行项目A、B、C......

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篇2：P物业文档管理作业指导书

　　P物业文档管理作业指导书

　　1.目的：规范各类文档的日常管理。

　　2.范围：适用**物业管理公司。

　　3.定义

　　3.1公司内部发文：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结等文件。

　　3.2公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、上级公司、公司客户、相关业务单位及其它单位往来文件等。

　　3.3部门发文及往来文件：以部门名义发出的组织架构、岗位职责、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结、报告等，对客户、相关业务单位往来文件等。

　　3.4文件分类

　　3.4.1规定：公司或部门发布的、在质量体系文件内容以外的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施等文件。

　　3.4.2决定：公司或部门发布的、对重要事项或重大行动做出安排的文件。

　　3.4.3决议：经公司或部门会议讨论通过并要求贯彻的文件。

　　3.4.4通知：公司或部门发布的、转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的文件。

　　3.4.5通告：公司或部门发布的、向顾客通知和要求遵守的文件。

　　3.4.6通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息的文件。

　　3.4.7请示：向上级请求批示与批准的文件。

　　3.4.8报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文件。

　　3.4.9批复：答复请示事项的文件。

　　3.4.10函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等文件。

　　3.4.11会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的文件。

　　4.职责

　　4.1 总经理办公室负责公司各类文档的发放、传递、用印、保管和立卷归档。

　　4.2 各部门经理或指定专人负责本部门的各类文档发放、保管工作。

　　5.方法和过程控制

　　5.1文件管理要求

　　5.1.1文件处理必须做到准确、及时、安全。

　　5.1.2对内发文须使用公司发文纸格式，对外发文须使用公司信纸格式。

　　5.1.3文件必须盖章或签字后方可生效。

　　5.2文件立卷归档依照《档案资料管理程序》执行。

　　5.3文件格式

　　5.3.1文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成。

　　5.3.3公司内部或部门内部发文须有部门名称。

　　5.3.4多页文件应标明页码。

　　5.3.5文件版面格式以打开一份新文档时的默认设置为准，即：

页面设置		格式
纸张大小	A4	字符间距	100%
上	2.54厘米	段前	0行
下	2.54厘米	段后	0行
左	3.17厘米	行距	1.5倍
右	3.17厘米	缩进	右缩进2个字节
装订线	0厘米	标题字体	黑体三号
页眉	1.5厘米	字号字体	黑体小四号
页脚	1.75厘米	正文字体	华文细黑小四号

　　5.3.6文件格式范例

　　文件名称(黑体、三号，居中)

　　文件字号(黑体、小四号，居中)

　　文件正文(华文细黑体、小四号)

　　之平管理重庆分公司

　　(部门名称)

　　二○○ 年 月 日(日期须用大写汉字)

　　主题词：

　　主送：

　　抄送：张贴时间:

　　拟制：审核：审批：

　　(华文细黑五号)

　　第 页共 页(华文细黑体，小五号，居中)

　　5.4文件字号编码规则

　　5.4.1 以公司名义的发文的字号由总经理办公室统一管理。

　　5.4.2公司对外发文字号编码规则为:

　　之平管理 +渝+ [****]+ ***

　　公司名称 +分公司简称+ 年号 + 流水号

　　如：之平管理渝[20**]001

　　5.4.3公司内部发文(含职能部门联合发文)字号编码规则为:

　　ZPMG-CQ +****+***

　　公司名称代码 + 年号 + 流水号

　　如：ZPMG-CQ[20**]001

　　5.4.4公司各部门发文(含业务部门)字号编码规则为：

　　ZPMG-CQ +*** +****+***

　　公司名称代码 + 部门简称 + 年号 + 流水号

　　如：ZPMG-CQ(人力)[20**]001

　　5.4.5公司各部门简称：总经理办公室--总办，人力资源部--人力，财务管理部--财务，营运管理部--营运，市场发展部--市场。

　　5.4.10业务部门简称：中冶·林荫大道-中冶，鲁能星城七街区-鲁七，鲁能星城八街区-鲁八，鲁能星城十一街区--鲁十一。

　　5.4.7其它临时性文件等可不用编号。

　　5.5制度格式

　　5.5.1 制度封面、制度标题格式、制度标题表头格式、制度正文格式、制度所属表格格式、制度所属表格表头格式依照*Z-CQ01-02《质量体系文件编制作业指导书》执行。

　　5.5.2制度编号为：ZPMG-CQ -**-**(公司名称代码+重庆分公司简称+部门代码+流水号)。

　　5.5.3制度所附表格的编号为：ZPMG-CQ-**-**- F*(公司名称代码+重庆分公司简称+部门代码+制度流水号+F+表格流水号)。

　　5.5.6分公司各部门代码：总经理办公室--ZB，人力资源部--HR，财务管理部--CW，营运管理部--YY，市场发展部-SC。

　　5.5.7业务部门简称：中冶·林荫大道-ZY，鲁能星城七街区-L7，鲁能星城八街区-L8，鲁能星城十一街区-L11。

　　5.6收文

　　5.6.1收文一律使用《文件处理表》。

　　5.6.2外单位来文由公司前台文员负责收文，在《文件登记表》中登记，根据文件属性由总经理办公室及时分送相关部门，并跟踪处理结果，处理完毕后及时归档。

　　5.7办文

　　5.7.1办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

　　5.7.2办文由总经理办公室统一安排并提交相关领导签署《文件处理表》后安排办文，包括文件的分送、传递和催办，办理完毕后及时归档。

　　5.7.3各部门须严格按照时限要求完成，协办部门须积极配合主办部门完成文件处理，总经理办公室负责文件的催办，防止漏办或延误。

　　5.7.4文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

　　5.8 电子文档

　　5.8.1各类电子文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存，重要文件须加密，并备份，在《文件资料目录》备注栏中注明文档保存路径。

　　5.8.2如以电子文档形式传送的文件需对文本文件进行存档时，须将有审批意见的邮件封面打印与文本文件一同存档。如文件内容为质量记录，打印时须保持原质量记录表格的格式。

　　6.质量记录和表格

　　*Z-CQ02-02-F1 《文件处理表》

　　*Z-CQ02-02-F2 《文件登记表》

篇3：公寓项目营销部办公室文档处理程序

　　公寓项目营销部办公室文档处理程序

　　营销部基本上是群体性的工作，而办公室整体运作档案和系统、文书处理等则由营销部秘书负责统筹和管理。

　　1、文件处理

　　营销部文件处理可分为以下三点：

　　（1）营销书信往来

　　处理所有有关客户营销的信件，来源大约分为：

　　①书信往来；

　　②电报、电讯；

　　③图文传真、电子邮件。

　　（２）营销书信回复及处理

　　基本上所有客户合同可分为两大类：商务客户协议书及旅行社合同。所有客户合同均为公司之商业机密，必须由秘书或其指定之文职人员负责统筹编印及存档之工作，任何人员未经许可不得携离公司。所有经客户及公司双方签署生效之合同书，其正本应有一独立之档案保存，而抄送一影印本于专门存放该客户之有资料档案内，以防遗失及备查。

　　２、档案资料处理

　　基于营销部与外界来往之文件比较多，所以档案资料的处理必须系统化。

　　（１）营销书信档案的处理

　　营销书信档案基本上以书信、电报、电传及图文传真等为主，处理方式如下：

　　①以上所有文件均要分门别类独立处理，所有外来之信件按照其类别存放于有关之档案内；

　　②所有营销部发出之信件应有一影印本存放于独立之主档案内；此外，亦须影印一份存放于有关该事项或该公司资料的档案内。

　　（２）团队确认记录档案处理

　　所有团队记录档案的处理包括内部及外部使用的处理如下：

　　①以每年、每月及每日为分隔；

　　②所有有关该团队的文件，除了分派给有关部门外，还要影印一副本并连同该档案一同存放。

　　（３）营销报告档案处理；

　　营销报告档案可分为预算报告、营销探访及旅行社产量贡献报告，处理如下：

　　①每份报告要有独立的档案处理；

　　②营销探访报告须再以其公司之英语字母顺序再行排列存档；

　　签署人：　zz物业管理有限公司

篇4：知名房地产公司客户文档管理规范

　　知名房地产公司客户文档管理规范

　　日期修订状态修改内容修改人审核人批准人

　　1.目的

　　加强客户文档管理，对所有涉及具体客户的文档资料管理实施有效的指导和监督。

　　2.适用范围

　　深圳区域各公司开发楼盘项目的具体客户实物资料的管理，包括住宅及商铺的资料，载体包括纸质、电子、照片、录音、录像等。

　　3.术语和定义

　　3.1.销售资料：指房产销售过程中与具体客户发生的所有相关资料的总称。包括排号协议、认购书、销售变更审批资料、房屋历史销售记录等。

　　3.2.签约资料：指客户购买房产与我公司签订房地产买卖合同及补充协议、与银行签订按揭合同及补充协议等过程中产生的相关资料及附件的总称。

　　3.3.办证资料：指客户委托我公司办理房地产证、蓝印户口提交资料以及我公司办理此项业务过程中发生的签收、送达、邮寄等证明及备案资料。

　　3.4.入伙资料：指房产入伙办理流程中形成的所有记录的总称。

　　3.5.维修资料：指房产在保修期内进行维修的所有记录。

　　3.6.赔付资料：指反映客户提出索赔及退/换房要求及公司处理情况的相关资料，其中包括客户的书面申请、面谈记录；公司领导审批意见、处理意见知会或协议书以及赔付手续完善情况（如客户身份证和收条复印件等）。

　　3.7.诉讼资料：指公司在与客户进行诉讼活动过程中产生的法律文书的总称。

　　3.8.商铺租赁资料：指客户向我公司租赁商铺过程中产生的所有资料的总称。

　　3.9.其他资料：不能归入以上各类的、与具体客户相关的资料。

　　4.职责

　　4.1.各公司总经理办公室是客户文档的主管部门。

　　4.1.1.负责定期整理各部门移交公司的客户文档。

　　4.1.2.负责公司保存的客户文档的借阅管理。

　　4.1.3.负责检查各责任部门日常客户文档管理情况。

　　4.2销售经营部

　　4.2.1负责与客户相关的销售资料的日常管理

　　4.2.2负责客户签约资料及办证资料的日常管理

　　4.2.3负责入伙资料的收集及管理

　　4.2.4按期向总经理办公室移交以上资料。

　　4.3客户服务中心（未设此部门的公司由相应职能部门代为履行此职责）

　　4.3.1负责维修资料及赔付资料的日常管理和按时移交。

　　4.3.2负责监督物业公司移交重要的客户资料。

　　4.4法律室（未设此部门的公司由相应职能部门代为履行此职责）

　　4.4.1负责诉讼资料的收集及按时移交。

　　4.5财务管理部

　　4.5.1负责与具体客户有关的购房、退房相关的财务凭证资料的管理。

　　4.6公司各部门

　　有义务收集并移交相关工作文档。

　　5.工作程序

　　5.1.客户资料的管理原则及基本要求：

　　5.1.1.衡量客户文档资料准确完备的原则

　　a）准确。是指产权来源清楚，证件手续齐备，符合法律政策、记录与实际相符。

　　b）完整。包含两方面内容，一是各种表册资料无缺项；二是各种证件、证明材料无遗漏。

　　c）及时。客户资料随产权的转移变更，房屋、产权情况经常进行更新，随时反映发生了的产权情况，使之符合现状。

　　5.1.2.客户资料按房产建档，一户一档。

　　5.1.3.如同一客户购置多套房产，需要在各档间建立参照，明确关系。

　　5.1.4.客户资料按集中管理原则，各责任部门定期移交总经理办公室。

　　5.1.5.客户资料的密级统一定为公司C级文档，特殊资料有必要提高密级的，由经办部门与总经理办公室共同确定。

　　5.1.6.负有日常管理责任的部门必须安排专人负责客户资料日常管理和移交，所有资料必须以部门为单位管理，不得留存在个人手中。

　　5.2.销售资料的管理及移交

　　5.2.1.各项目销售组负责销售过程中客户资料的收集及管理，包括排号协议、认购书、客户提交的个人资料，以及换房、折扣、延迟付款等销售过程中发生的审批资料。

　　5.2.2.当客户签订认购书后，项目销售组必须于五个工作日内将资料整理并移交销售经营部客户事务组。

　　5.2.3.必要时，销售现场留存复印件以备查考。

　　5.3.签约、办证及入伙资料的管理及移交：

　　5.3.1.销售经营部客户事务组负责入伙前客户资料的管理，包括：销售现场移交的销售资料、房地产买卖合同签署资料、按揭合同资料、入伙通知送达资料、本套房屋历史销售记录、入伙时签订的各类补充协议等客户资料，一户一档。

　　5.3.2.客户事务组于项目入伙集中入伙工作完毕一个月后统一整理移交总经理办公室。

　　5.3.3.集中入伙期后，每季度统一将所有程序均已完备的资料移交总经理办公室。

　　5.4.维修资料、赔付资料及客服工作中相关资料的管理及移交：

　　5.4.1.客户服务中心负责客户房产维修及赔付工作，在日常客户服务工作过程中形成的、与具体客户相关的资料一并归档。

　　5.4.2.客服中心每半年定期将客户资料移交总经理办公室统一管理。

　　5.4.3.必要时客户服务中心留存复印件以备查考。

　　5.5.诉讼资料的管理及移交：

　　5.5.1.与具体客户相关的诉讼资料由法律室负责收集管理，在结案后统一移交总经理办公室管理。

　　5.5.2.诉讼资料单独分类建档，结案证明资料（判决书、仲裁书、调解书等）需复印归入客户档案，并在客户文档中建立指引，明确档案间的关系。

　　5.6.商铺资料的管理及移交：

　　5.6.1.商铺租赁资料：

　　a)包括：租赁预订协议、正式租赁合同、租赁人身份或公司营业证明、营业计划等资料，出租事务办理完毕，资料统一移交总经理办公室管理，后期新形成的资料由销售经营部商业组负责定期移交。

　　b)商铺资料建档编号按5.10.1执行，统一排列在各项目住宅资料后。

　　c)出租的商铺一旦出售，出租期的所有资料一律作为客户资料的一个属类装订成册，归入客户档案，出租资料目录中备注相关档案编号。

　　5.6.2.商铺出租报表、台帐等综合性资料单独分类编号，由销售经营部商

业组负责管理，财务管理部监督。

　　5.7.其他资料的管理要求：

　　5.7.1.在工作中形成的所有与客户相关的资料，各部门及各位职员有义务主动移交总经理办公室，以保证客户资料真实和完整。

　　5.7.2.存于公司财务管理部的与客户购房、退房相关的财务凭证资料按会计档案的统一管理办法执行。

　　5.8.非针对具体业主的资料的管理

　　此类资料分为两类：

　　5.8.1.常规资料，如入伙通知书、工程质量保修书、住宅使用说明书、对全体业主的公告、认购书范本、房地产买卖合同及补充协议范本等作为项目文档的一大类，按项目分类保存。

　　5.8.2.重大投诉及事件的处理过程资料按专题建档，一事一档，主要责任部门负责资料的收集及管理，事件结束后整理移交总经理办公室。

　　5.9.各责任部门日常客户文档的管理要求：

　　各责任部门未到移交时间的客户资料必须安排专人、档案专用装具妥善保管，可按资料类型分别存档，并建立目录，按公司秘密信息管理规范的要求严格控制传播范围。

　　5.10.公司客户档案的整理要求：

　　客户资料移交公司后，统一按以下要求整理立卷：

　　5.10.1.客户文档的编号规则：

　　"具体房号"：按项目实际命名房号表示，包括苑名、栋号、单元号、房间号等，可以用汉字、字母或数字综合表示，具体形式不作规定，但各公司自行编号的形式必须一致。

　　5.10.2.客户文档的属类及整理要求：

　　为规范客户的整理要求，文档实体分为六组整理：

　　a)销售、签约、办证及入伙资料（必备）：装订成册，并按固定目录格式建立档案目录。

　　b)维修/赔付资料：按户整理为活页形式，按次数编写顺序号，建立目录。

　　c)其他资料：包括诉讼结案资料等其他经营管理中与具体客户发生的资料。活页形式整理，编写顺序号，并建立目录。其中诉讼结案资料后要标注具体案件卷宗的编号，以建立参照。

　　d)出租期资料：如是租赁商铺转为出售，出租期资料单独为一组，装订成册。

　　e)销售历史资料：指此房产在出售给最终客户前发生的所有销售情况的记录，包括认购书、房产没收审批、挞定等资料，按发生时间顺序整理并装订成册。

　　5.10.3.总经理办公室根据客户资料移交情况，安排档案集中整理，并负责移交后的资料管理工作。

　　5.10.4.公司客户档案统一编制案卷目录，并注明保存地点。

　　5.10.5.所有资料封面均要标注密级标识及保管理期限：

　　深圳市**房地产有限公司级文件保存

　　内部资料，严禁外传建档日期：

　　5.11.客户资料的借阅管理：

　　5.11.1.建立查阅、借阅登记制度，公司内部调档查阅，必须由统一进行登记，未经许可，一律不得带出档案室。

　　5.11.2.外单位人员查阅客户文档，必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书，并经法律室批准后方能查阅，并要做好登记工作。

　　5.11.3.确保档案资料安全，未经许可，无关人员不得进入档案库房。

　　5.12.客户资料的管理期限及销毁制度

　　5.12.1.客户资料属于公司永久保存的档案，一般不予销毁。

　　6.支持性文件

　　7.相关记录

篇5：工程项目监理文档管理办法

　　工程项目监理文档管理办法

　　为了加强我监理部科技档案的科学管理。并使其纳入标准化、规范化、系统化的轨道。根据部、厅科技档案工作的有关规定，结合本工程项目的实际情况，特制定如下管理办法：

　　1、在正副总监的统一领导下，由综合组负责监理部文档管理工作。

　　2、档案管理人员应不断加强科技档案工作专业知识的学习。认真做好科技文件的形成积累、立卷归档和修改、补充工作。

　　3、及时对往来文件进行登记。并建立收文阅办制度。

　　4、严格执行文档借阅制度。未经同意。不准私自外借。努力做好文档的保密工作。

　　5、在文件资料日常管理工作中。遵循文件资料类别（合同类、图纸类、文件类、原始记录及月报类）进行分类、编号、保存。并建立文件清单。

　　6、年终时应及时对本年度所有文件资料进行清理、统计工作。

　　7、加强对各承包人文档工作进行督促、检查和指导。

　　8、工程竣工时严格按照国家科技档案案卷质量要求分综合类、工程质量类、工程进度类、工程费用类、合同管理类、监理月报、照片和录像七项对监理文件资料进行组卷上报。

　　9、未尽事宜，按业主有关技术档案的编制、审查、归档办法执行。