区住建局公文处理制度
区住建局公文处理制度
为切实加强统筹协调工作,明确责任,提高办事效率,结合本局实际制定本制度。
一、公文办理原则
公文处理应严格按照《党政机关公文处理条例》(中办发[20**]14号)和中华人民共和国国家标准GB/T9704-20**《党政机关公文格式》的有关规定执行。公文审核签发按局领导分工负责的原则办理。
二、收文办理
由局办公室视公文的性质和内容,按照规定程序及时分类处理。转送局各站、所、办的文件,各站所必须及时签收。
(一)上级主要领导批示件及重要文件
由办公室主任提出拟办意见和办结时限,经分管领导提出处理意见(如需呈报主要领导签批的则呈报主要领导签批),分管领导或主要领导签署意见后送相关局领导、站、所、办办理。
(二)密级文件
由办公室主任根据性质、内容提出拟办意见和办结时限,报主要领导或分管领导,局领导签署意见后送交相关站、所、办办理。密级文件采用纸质件传递,并按保密要求全程由保密员传递及归档管理。
(三)一般业(事)务文件
1.传阅类文件。由办公室主任提出拟办意见,呈送局领导或站所传阅并回收归档。传阅文件采用纸质件传递。
2.需要办理的文件。由办公室主任提出拟办意见和办结时限,及时呈送分管领导、主要领导或者直接下达各站、所、办。呈送主要领导和分管领导的,按领导批示意见传送相应站、所、办办理,直接下达至各站、所、办的,由各站、所、办直接办理。
(四)会议(活动)通知
由办公室根据会议(活动)通知的内容及要求提出拟办意见,分类处理。
1.城区四家班子主要领导出席(主持)及上级部门举行的重要会议(活动)。在呈交主要领导的同时要报告分管办公室的局领导,并适时提醒领导参加会议(活动)。
2.业(事)务会议(活动)。属一般性会议(活动)的,报告分管领导安排人员参加。属重要业(事)会议(活动)的,需报告主要领导和分管领导,由分管领导或者主要领导决定参加会议(活动)人员。
3.专项会议(活动),由办公室通知对应的分管领导或站所人员参加。
4.参加会议(活动)的人员负责传达、贯彻会议(活动)精神,如会议(活动)内容不属自身职责的应及时通报相关领导。
(五)其它
1.城区党委、政府督查件、群众来信,按需办理的一般性文件办理程序办理。
2.市长、区长公开电话受理单,数字城管派送单等,由办公室副主任提出办结时限,直接分派相应站、所、办办理。
三、发文管理
按照规定程序及时分类处理。
(一)对外发文程序
1.一般性文件。责任站、所、办起草文稿并填写发文笺--站、所、办负责人核稿、签字(涉及多个站、所、办的,由相关站、所、办负责人会签)--分管领导审核、签字--呈主要领导签发--办公室对格式进行审核、确定文件紧急程度--办公室编号后印制--分送。
除按以上程序办理外还须遵照以下原则:
(1)局领导对文稿有修改意见的,起草站、所、办按修改意见修改后再呈局领导签字。
(2)文件经局分管领导审核签字后,由局主要领导或其委托的其他局领导签发。
2.密级文件。除遵照一般性文件办理程序外,增加由办公室主任按保密规定定密环节,责任站、所、办制定专人向局办公室申请全程使用保密专用设备制作。
(二)对内发文程序
根据《党政机关公文处理条例》的规定,局办公室对内发文范围限于局属站所。
四、业务审批(备案)管理
业务审批(备案)类公文按局领导分工由分管领导签发,重大事项或有规定需由法人签字的,由分管领导签署意见后送主要领导签发。
五、责任追究
按照城区问责相关规定和相关文件要求实行责任追究问责制。
(一)局办公室职责:负责外来文件初审,拟出办理意见,上传下达,对外发文格式审核,印章管理,综合性相关工作。
(二)各站、所、办职责:负责业务性工作和综合性工作所涉及站、所、办职能工作,执行局办公室、分管领导或者主要领导批示意见。实行站、所、办负责制,如果工作只涉及单一站、所、办的,由该站、所、办负责所涉及该事项的全部工作(包括现场处置、调查、编写材料、送审、汇报等);如果工作涉及两个或者两个以上站、所、办的,由局办公室、分管领导或者主要领导根据具体情况制定牵头部门(站、所、办),由牵头部门商所涉及部门负责所涉及该事项的全部工作(包括现场处置、调查、编写材料、送审、汇报等)。
(三)分管领导责任:按照权限协调相关工作,负责督促所分管站、所、办按要求完成相关工作任务。
六、办文一般流程和要求
分送部门执行(负责制)
外来文:办公室收文→分管领导批示(→主要领导批示)→办公室→分送各站、所、办执行(负责制)。
发文:责任站、所、办起草文稿并填写发文笺→站、所、办负责人核稿、签字(涉及多个站、所、办的,由相关部门负责人会签)→分管领导对业务内容进行审核、签字→局办公室对格式进行校对(责任站、所、办按局办公室要求进行格式修改)→呈主要领导签发→责任站、所、办按局办公室统一编号进行印制→分送。
文件印送:印发的正式文件除报送相关部门外,相关站、所、办要存档,同时要抄送局办公室存档,重要文件应抄送局领导。
采编:www.pmceo.cOm篇2:房地产集团公司公文处理办法
房地产集团有限公司公文处理办法
第一章 总则
第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作,提高公司内部沟通和外部联系的有效性,确保公文品质和公文处理规范,特制定本办法。
第二条 本办法中的公文,是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。
第三条 本办法中的公文处理,是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理过程中必须注意保密,确保公司利益不受损害。
第六条 综合管理部为公文处理的归口管理部门,负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门,如涉及其他部门的,该部门为此项公文的会办部门。
第七条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章公文种类
第八条公司的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于人员任免和嘉奖。
(二)决议
适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。
(三)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。
(四)通知
适用于批转分、子公司的公文,转发政府机关或行业管理部门的公文,传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
(五)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者事项。
(六)报告
适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作,反映情况,回复政府机关或行业管理部门的询问,适用于部门和分、子公司向公司报告。
(七)请示
适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准;也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。
(八)批复
适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。
(九)意见
适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。
(十)函
适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作,征询和答复问题,请示批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 公司公文按照行文关系、文件去向划分,可分为上行文、平行文和下行文三种。‘
上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文;平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文;下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。
第三章 公文格式
第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
(四)发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。
(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,其结构包括:发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外,一般不用标点符号。
(六)主送单位指公文的主要受理对象,受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前,标题的下面。
(七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前,并注明附件顺序和名称。
(八)公文应当加盖印章。联合上报的公文,由办文单位加盖印章。
(九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发人的签发日期为准。
(十)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十一)公文应当标注主题词。
(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端,于两条等长的平行细实线内书写。抄送单位的写法:抄送给领导单位或领导,可写“呈报”某某;抄送平级单位,可写“抄送”某某;抄送给下属单位,可写“抄发”某某。
(十三) 章程等规定性文件,不写收文单位,在颁发时另加一个命令或通知。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A 4 型(210mm×297mm),左侧装订。
第四章 行文规范
第十二条 行文应当确有必要,注重效用。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十四条 公司各部门依据部门职权可以向分、子公司或相关业务部门行文,一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。
第十五条 同级分、子公司的各部门可以联合行文。
第十六条 向分、子公司或者公司系统的重要行文,可以同时抄送行业管理部门。
第十七条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。
第十八条 受双重领导的公司向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。
第五章 发文办理
第十九条 发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发
(会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。
第二十条 公司各部门要以公司名义对外行文,须经综合管理部审核,报请分管领导审批后办理。
第二十一条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定;
(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短;
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文
单位的职权和与主送单位的行文关系确定;(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度;
(五)人名、地名、数字、引文准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号,日期应当写明具体的年、月、日;
(六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层“(一)”,第三层为“1.”,
第四层为“(1)”,结构层次序数可跳开但不能颠倒使用;
(七)应当使用国家法定的计量单位;
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称;
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十二条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见附件1)。
第二十三条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项,主办部门应当主动与相关部门协商,取得一致意见后交综合管理部核稿;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由,提出建设性意见,并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。
第二十四条 公文送负责人签发前,应当由综合管理部进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十五条 公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门及各分、子公司名义行文的公文,由所在单位负责人签发;以公司名义行文的公文,一般可由分管副总经理签发;涉及全局的综合性公文,由总经理签发;决策性的重要公文由董事长签发。经领导人签发的文稿,如必须改动,应报签发人同意。
第二十六条 签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号,并由综合管理部负责填写《发文登记簿》。
第二十七条公文正式印制前,拟稿人应事先校对,再由综合管理部进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
第二十八条打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、密件要在信封上加盖急、密戳记。
第六章 收文办理
第二十九条 收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、,审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十条 收到分、子公司上报需要办理的公文,综合管理部应安排文秘进行审核。审核的重点是:是否应由公司部门办理;是否符合行文规则;涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十一条 公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后,对符合本办法规定的公文,再印盖收文章登记编号并粘贴《收文处理单》(见附件2),及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
收文日期以收文当天日期为准。
第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回综合管理部并说明理由。
第三十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门和领导协调或裁定。
第三十四条 审阅公文时,对有具体请示事项的,主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期;没有请示事项的,签署表示已阅知。
第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,综合管理要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第三十六条 综合管理部在公文处理时要及时准确,事后落实和监督应到位,在公文流转过程中要注意保密和保管;文件处理完毕,要及时准确注办,包括领导批示和部门处理落实的意见。
所有部门之间不得将收文横向传递,必须经综合管理部进行流转。
第七章 公文归档
第三十七条 公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十八条 公司发文归档时,应保证文件不少于两份,便于备份查阅。
第三十九条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容,与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。
第四十条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理,要保证归档公文的齐全、完整,便于保管和查找利用。公司内部制发公文的整理根据文种划分;外部收文在编号后,应根据收文类别分别进行登记。
第四十一条 联合办理的公文,原件由主办部门整理、归档,其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。
第四十二条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档,应将复印件归档。
第八章 公文管理
第四十三条 公文由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。
第四十四条 公文翻印需经综合管理部负责人批准,绝密级和注明不准翻印的公文除外。
第四十五条 公文被撤销,视作自撤销之日起不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十六条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经综合管理部负责人批准,可以销毁。
第四十七条 部门或分、子公司合并时,全部公文应当随之合并管理。部门或分、子公司撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交综合管理部存档。员工调离工作岗位时,应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。
第九章 附则
第四十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第四十九条 本办法自印发之日起施行。
篇3:房地产管理局公文处理规定2
房地产管理局公文处理规定2
为规范我局机关收文、发文行为,使公文办理迅速及时、准确无误,提高工作效率,特作如下规定:
一、公文的接收和处理
一收件人为市房管局的公文、信函,一律由办公室收发负责人开启、登记和编号。无特殊情况任何人不得随意拆阅。公文来件应在当天办理,防止积压贻误工作。对紧急公文,应力求做到随来随办。
二公文、信函登记后,由收发人员送交主管局长批示,然后送交承办部门或办事人员阅处,签阅后收回,并注销。
三公文、信函一般不予外借。因工作需要的,可以复印。确需借用原件的,必须办理借用手续,事情办妥后,应及时将文件交还,注销登记。
四有关“三密”文件的传阅,按保密制度规定执行。打印室由办公室按保密规定管理,非打印室人员,不得随便进入。
二、拟文和发送
一公文拟稿应使用规范稿纸,文稿首页必须使用“文件稿纸”,并按要求将各项栏目填写清楚。拟稿字样要求规范、工整、清晰。对外发文一律以潮州市房地产管理局的名义发文。各科室原则不对外发文。
二发文由承办单位有关人员起草,单位负责人初审,主管局长审核签名,局长签发。后由局办公室对文件编列文号,安排打印,承办单位负责校对。
三公文的发送,由办公室或承办单位负责。
四公文印章由办公室主任及收发人员负责保管,不得外借。
三、公文归档
一公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。
二凡以局名义制发的公文(包括附件),应留有一式二份,连同领导签发的原稿一并存局办公室,由文档人员装订归档。
三局属下单位应指定一名文书人员,负责管理文书工作。
篇4:E房地产公司公文处理制度
E房地产开发公司公文处理制度
1.0公司文件处理工作,有其自身的规律和程序,关键在于跟踪文件的行程,监督和发挥文件本身应有的功能,起到完成行政管理的作用。
2.0公司文件处理必须经过下列程序:
2.1收文收文是指公文的收进,登记与传阅。
2.1.1文件入门,无论是邮寄件还是送达件,都必须专人仔细清点,接收。
2.1.2对于专人递送的机要、挂号及各种函件,要注意把住外查、验户、清点三关。
2.1.2.1外查,即对机要件、函件的信封信套进行外部检查,查看与发文薄或回执单是否相符。
2.1.2.2验户,即核对收件封套注明的收件单位和姓名是否有误。
2.1.2.3清点,即对投递清单上的件数与实收件数是否一致。签收时,一般都须注明收件的日期,分清责任。
2.2拟办拟办是指对来文进行阅读后提出初步处理意见,由办公室经理负责。
2.2.1收文登记后,要立即阅读,弄清文件的性质、内容、密级、阅读对象、来文份数和具体要求,并且考虑公司领导的分工,各部门的职能和其他实际情况,简明扼要地拟出初步处理意见,签署在文件处理单的拟办意见栏内。
2.2.2拟办意见应明确批阅对象、部门和阅读范围等。
2.2.3送阅(批)后的文件,应注意急件先处理。对特急的送批件,可提出处理时限,需送外单位的,应在信封上注明“急件”字样,限时送达或通知来取。
2.3批办批办是指按照职权范围与分工有权处理与文件相关事项的领导,在阅读文件和拟办意见后,对处理文件、办理文件相关事项提出意见。
属办公室受理范围的文件,可由办公室主任批办。批办意见须明确、具体,要指明承办的部门,办法和承办的期限。需由几个部门共同完成的,须明确牵头或为主者。对已有拟办意见的呈批件,要批明是否同意拟办意见,有何补充或修正意见。
2.4承办承办是指根据拟办和批办意见,具体办理文件涉及的工作事项。
2.4.1承办有两种情况:
2.4.1.1阅知文件精神后,即行贯彻执行。
2.4.1.2须具文回复来文,或者形成文件以及指导具体工作,在接受承办任务后,应迅速根据批办意见,考虑执行的方案和计划(方案和计划需经领导批准同意的,要待批复后再办)。
2.4.1.3凡属几个部门联合承办的事项,由牵头部门主动做好协商工作,争取协办部门的积极配合,对于一段时间内的多项批办的事项,要注意优先处理紧要文件及工作事项。
2.5传阅传阅是指组织有关人员阅读一些不由他们承办的文件,也包括阅读单份或份数有限的文件。
2.5.1传阅一般采用轮辐式的方式,即依次传阅,不应“横传”。
2.5.2传阅文件须建立严格的制度,文件上要贴附文件传阅单,设置专用的卷宗或文件夹,属于机密、紧急的文件应在文件夹上加以区分,以鲜明的标记提醒阅件人。
2.5.3文件传阅过程中要进行必要的催阅,以防文件滞留。如漏阅、漏签,应及时补办。
2.6催办催办是指对文件承办工作的督促和检查,包括对内催办和对外催办两个方面。
2.6.1催办的文件主要有:需要办理的收文,要求回复的发文,与外单位合办的文件和送交领导审批的公文。
2.6.2催办的重点应放在对内催办和对急件、要件的催办上。
2.6.3催办形式可以视情况,或采用直接面询、电话问询、发函问询等方法;或采取检查、汇报、指导等办法。
2.72.7.1公司办事效率在很大程度上取决于办复工作是否及时。凡投诉信件,上级或同级以及不相隶单位等需要答复的材料,承办完毕后,都要对来文单位或个人作一一答复。
2.7.2对所需办复的文件、信件或来访,要件件有着落,事事有回音。凡是电复或面复的,还须注明当事人、时间、情况和答复意见,以便核查。
2.7.3办复之后,有关文字材料即可归卷保管。
3.0归卷程序
3.1编制归卷类目,包括归卷类别和归卷条目。
3.2进行系统的排列,并按次序在归卷公文的箱柜或卷宗封面上编排代号。
3.3将整理好的案卷移交档案管理员归档,需对案卷按照一定顺序进行排列和编号,使卷与卷之间形成一定的联系,清晰地反映出公司的工作情况。
3.4案卷排列编号后,填写《归档案卷移交目录》,双方认真仔细清点、核对无误后,再办理签收手续。
篇5:工程监理公司机关公文处理办法
工程监理公司机关公文处理办法
第一章公文格式
第一条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成:
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前;
(二)秘密公文应当分别标以“绝密”、“秘密”、“绝密”、“机密”,公文应当标明份数、序号,紧急公文应分别标明份数序号;还应分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特急”、 “加急”、“平急”;
(三)发文字号,包括机关代字、年份、序号。年份须使用方括号。联合行文,只标明主办机关发文字号;
(四)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文文种。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;转发文件时,在原文件标题前加转发字样;连续转发可沿用原转发标题,在正文中说明行文机关转发过程;
(五)主送单位应用全称或规范简称;
(六)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前附件顺序和名称。报送、转发、印发、批转件不作为附件处理;
(七)公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合发文时,联合发文机关应按顺序加盖印章;
(八)成文时间以领导人签发的日期为准:联合下文,以最后签发机关领导人的签发日期为准;
(九)上报的公文,应当按照上级机关的公文主题词表标注主题词。上报其他部门和下发的公文,原则上按照交通部公文主题词表标注。主题词标注在抄送栏上左侧,词目之前要有适当的词目间隔;
第二条公文用纸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订,右下缘对齐;
第二章行文规则
第三条本公司的行文范围,上行文指对省高速公路总公司及总公司各部门;平行文指对同级各单位;下行文指对直属各部室及各项目部。如因特殊情况需要超越上述范围行文,可按特例处理;
第四条公司机关各部室之间不得互相行文。公司各部室不得以本单位名义向公司以外的上级机关行文;
第五条请示应逐级上报,无特殊情况不得越级请示。必须越级请示时,应抄报越过的上级机关。对越级请示的公文,除特殊情况外,收文机关有权退回;
第六条“请示”应一文一事,只报一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄报或抄送形式,但不得同时抄送下级机关。对一文数事的请示公文,收文机关有权退回重办。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导个人;
第七条“报告”不得夹带请示事项。对报告中夹带请示的公文,收文机关只按报告处理,不予答复;
第八条上行的公文必须按规定的份数报送。份数不足的,收文机关可要求发文机关补足或退回重报。上报省高速公路总公司的文件不得少于2份,直属各单位上报公司的文件不得少于2份;
第九条公司上报总公司的公文,属于营运管理处职责范围的(包括收费、养护、路政、稽查、中控等),直接报营运管理处,由营运管理处负责处理。需总公司领导批示的,由总公司办公室送领导批阅。涉及财务方面的,要抄送总公司财务处。属于总公司机关其他各处室职责范围的(包括党建、组织、人事、劳资、纪检及行政事务等),主送有关处室的,直接送各有关处室。主送总公司的,直接送总公司办公室,由总公司办公室送领导批示或有关处室办理;
第十条联合上报的公文,主办机关应当主动与有关部门协商一致,并交有关部门会签;如有关方面意见不一致,应当在会签栏如实反映;
第十一条减少重复行文。对需贯彻执行的上级行政机关公文,凡上级文件已有明确规定,本级无需再作具体要求的,可以不行文,而将原文翻印,在复印件上加盖复制单位或部门印章后下发。凡能面对面协商解决的问题以及可以口头、电话请示、报告的问题,应当不行文;
第三章公文办理
第十二条公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、发文、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序;
第十三条收文办理:
(一)签收。收文一律由办公室收发人员签收,按程序办理。除领导同志直接交办的事项外,不得将公文直接报送领导同志个人,领导同志不受理未经文秘收发人员签收的公文。有关领导和各部室人员通过会议等渠道接收的公文。返回单位后,应及时送交办公室文秘收发人员签收;
(二)登记。签收的公文,由文秘收发人员逐件拆封核查,分类登记。登记时,要注意区分急件与平件,注意区分办件、阅件、简报,避免该办的文件漏办;
(三)分发。对不需办理的阅件和简报,按其内容分别送有关领导和业务部门阅知;
(四)拟办。需要办理的公文,由办公室领导按领导人分工或各部室职权范围提出拟办或批办意见。拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文,由办公室复印后,直接批给有关部室办理,并提出办理时限,原件呈公司领导阅示。对需要多个部室承办的公文,应明确一个部牵头;
(五)批办。文秘人员按照拟办意见及时将公文分送有关领导批办。经领导现场批办过的公文,要在来文登记簿上批送给某一部门,并发送有关部门处理;
(六)承办。有关业务部门接到交办的公文,应抓紧办理,并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应按规定时限办结,一般公文在15日内办结,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的,应在2日内退回公司办公室并说明理由;
下级机关请示上级机关或主管部门的公文,上级机关或主管部门应认真负责地研究,及时处理和答复。问题重大或协调处理复杂,不能按时办结的,应主动将办理情况告知呈报机关;
(七)催办。公文处理应建立催、查办制度。由办公室文秘部门签收、登记后分办或送领导批办的公文,由办公室领导或秘书催办。一般公文由办公室每半月催办一次,紧急公文要做到跟踪催办,重要公文及领导同志要求限期办理的公文,应重点催办,并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录,并根据催办记录,每月通报一次公文办理情况;
(八)查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的部门,办公室领导或秘书可直接登门查办,将查办结果予以通报;
第十四条发文办理:
(一)拟稿。应根据领导批示或口头
指示,由办公室或有关部室工作人员负责撰拟。草拟公文应做到:
1.符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;
2.情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅简短;
3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日;
4.结构层次序数,第一层为“一”,第二层“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”;
5.必须使用国家法定计量单位;
6.用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称;
(二)审核。拟文部室负责人负责初审,办公室分管文秘工作的负责人或秘书负责终审,并送有关领导签发,各部门不得越级直送。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定,是否与有关部门协商、会签、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。
经过终审的文稿,如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的,由拟文部室清稿后(交将原稿附后)再送领导签发。
(三)签发。文头为“安徽省高等级公路工程监理有限公司文件”的,由公司领导按工作分工签发。
审批公文,主批人应当签署明确意见,并写上姓名和审批的年、月、日。其他审批人圈阅,应视为同意。非特殊情况,领导人一般不要接收和签发未经办公室审核的公文。
(四)登记。文稿经领导签发后,由办公室文秘收发人员统一编制发文字号、确定印制份数以及对不符合公文格式规定的文稿作技术处理,并写明主题词。
(五)缮印。由办公室文印人员承办。缮印应按照缓急程度排列,一般不超过2天。急件应立即承印。
(六)校对。由拟稿人校对,重要公文要做到三校付印。未经签发人或终审人同意,不得擅自改印公文内容。
(七)用印。由办公室文秘人员负责用印。
(八)分发。缮印好的公文由办公室统一装订、分发、封装。
(九)传递。报送总公司机关的文件,应送总公司公文交换站交换。对于急件、机要件不得通过公文交换站交换。传递公文必须及时、准确、安全、保密。
第十五条立卷。根据《中华人民共和国档案法》有关规定对具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等进行分类整理立卷。
归档。按归档范围和要求进行归档并确定保管期限。每年6月30日前,公司办公室将需要立卷归档的公文、材料整理结束。
各在建工程工地的文件,由各工地文秘人员整理、立卷、归档,待此工程项目结束后,公司档案室归档。
第十六条销毁。对没有归档和存查价值的多余文件,经鉴别清点后,由文秘收发人员集中管理、定期销毁。销毁标密级的公文,应登记造册,由2人监销,确保不丢失、不漏销。
第十七条草拟、修改和签批公文,必须使用钢笔或毛笔。使用符合存档的黑墨水、碳素墨水或蓝黑墨水。严禁使用各色铅笔、圆珠笔、彩色水笔、纯蓝墨水或红墨水。不得在文稿左侧装订线外签批或修改。
第十八条经领导批准,可以采用传真方式行文,按正式公文传递、办理或保存。
第十九条机关工作人员查阅档案必须经本机关文秘人员同意,并做好登记。查阅一般公文案卷,可由文秘部门指定地点、指定案卷及张页查阅;查阅密级公文案卷,需经公司领导或办公室负责人批准,并做好登记。公文案卷禁止外借。