区住建局档案管理制度

　　区住建局档案管理制度

　　为加强本单位各种档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，特制定本制度。

　　一、档案归档制度

　　(一)归档范围：在各项工作活动中形成、使用的公文、录音、录像、相片和各种报告、总结、计划等，均属归档范围。

　　(二)归档时间：文书档案第二年上半年完成，声像档案在工作活动之后随时归档。

　　二、档案保管制度

　　(一)非档案管理人员不得进入档案室。

　　(二)档案室内严禁吸咽，不得将易燃、易爆物品和其它杂物带入档案室，消防设备经常保持齐备，严防事故发生。

　　(三)档案室内电灯用毕后立即关闭，每日下班后切断电源，并认真检查，发现问题及时处理。

　　(四)档案室内有防虫、防鼠、防火、防潮、防尘、防高温、防强光和通风等设施。

　　(五)档案室内经常保持整齐、清洁，同时根据档案室内气温变化随时通风，调整档案室温湿度。

　　三、档案统计制度

　　(一)建立健全各种工作制度，设立档案收进登记、移出登记等各种记录本。

　　(二)对档案利用情况进行登记，及时填写阅档登记簿。

　　(三)登记统计要实事求是，准确无误，填报人要签名盖章。

　　四、档案借阅制度

　　(一)本单位人员借阅时，一般档案由档案管理人员酌情处理;机密档案需经主管主任批准。

　　(二)非本单位人员借阅时，需持单位介绍信和有关证明，一般档案，由档案员负责;机密档案，必须经分管领导批准后方可查阅。

　　(三)查阅档案，一般只准在指定地点查阅，特殊情况要经

　　主管主任批准，并履行借阅登记手续。借阅时间为当天借当天还，

　　如需延长时间要说明理由，但不得超过三天，用后按期归还。

　　(四)查阅者如需原件的复印件，需经分管领导批准方可复制，机密档案不准复制。

　　(五)借阅档案者应爱护档案，不准损坏、涂改、拆换、勾划，不准加注符号和各种标记。

　　(六)因借阅档案造成损坏、丢失、泄密的，根据情节轻重，给予处罚或依法追究刑事责任。

　　五、档案保密制度

　　(一)档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

　　(二)对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

　　(三)对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

　　(四)凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

　　(五)利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

　　(六)对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

　　(七)发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

　　六、档案移交制度

　　各站所形成的技术档案由各站所按照档案整理的要求进行整理，并在每季度末将整理好的档案材料送局办公室审核。审核通过的档案材料办理移交手续交综合档案室存档;审核不通过的的档案材料退回责任站所按要求重新整理，逾期不交或整理不合格的追究责任站所领导及相关人员的责任。

　　从本制度自下发之日起执行。

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篇2：集团公司人事档案管理制度

　　集团公司人事档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为加强集团人事档案管理工作、提高和完善人事档案管理水平，以更好地为人力资源工作及其它各项工作服务，特制订本制度。

　　第二条 人事档案的管理工作由集团人力资源部负责监督管理，本制度适用于集团人力资源部，各子公司参照执行。

　　第二章 人事档案管理的基本原则

　　第三条 人事档案管理是人力资源管理工作的一个重要组成部分，是选贤举能、知人善任、全面考察了解和正确考评、使用员工的重要依据。

　　第四条 人事档案管理的工作内容包括：制定集团公司人事档案工作规章制度、负责接受、鉴别、整理、保管、转递、提供集团公司员工的人

　　第五条 员工人事档案属于集团公司的机要文件,人力资源部应该依据国家有关档案保密的法规和制度予以管理，确保档案的完整与安全。

　　第六条 人事档案管理人员必须做到：忠诚朴实、坚持原则;责任心强，刻苦钻研业务、努力做好本职工作;严格按规定管理人事档案，不得擅自转移、分散和销毁档案，不得擅自向他人泄露档案内容。

　　第三章 人事档案的内容

　　第七条 人事档案由全面真实反映个人历史情况的材料构成，建立人事档案时需要建立人事档案目录，其内容主要包括：

　　一、新聘员工档案内容：

　　1、员工登记表

　　2、聘录意见表

　　3、个人声明

　　4、应聘人员结构化测试问卷

　　5、体检报告

　　6、凡由集团人力资源部聘用的员工，试聘报到时，均将本人最高学历证书原件、职称证书原件(包括工程、财会、技术等)、上岗证或资格证书原件交集团人力资源部代为保管。

　　7、毕业证原件、学位证原件、上岗证原件、职称证原件等证件代管收据

　　8、个人简历、照片、身份证复印件;毕业证、学位证、上岗证、职称证等复印件

　　9、蓝光实业集团有限公司员工试用期协议

　　10、保密承诺书、技术保密协议

　　11、廉洁自律书

　　二、转正员工档案内容需要增加：

　　12、家访回执单

　　13、经济担保书

　　14、转正申请

　　15、****员工转正意见表

　　16、劳动合同

　　17、保险登记表

　　18、其他

　　三、在职员工档案内容的补充资料

　　19、外培协议(原件)

　　20、体检报告

　　21、任免通知

　　22、奖惩通报

　　23、各种测评

　　24、民主评议

　　25、述职报告

　　26、离职手续

　　27、总结

　　28、其他

　　第八条 各有关部门应主动将平时形成的应该归档的人事档案材料在三个工作日内送交人力资源部归档。

　　第九条 人力资源部可根据需要和档案欠缺材料的情况，要求各部门有关人员补充材料。

　　第十条 个人资料更改后需要在一周内报人力资源部进行有关信息的更改。

　　第四章 人事档案的管辖

　　第十一条 集团人力资源部管辖的人事档案范围：

　　1、集团总部全体人员

　　2、和骏公司中心总经理及以上人员

　　3、嘉宝公司总部中心总经理及以上人员,下属子公司总经理

　　4、蓝光科技公司、和骏物流公司总经理助理及以上人员

　　5、各子公司人力资源部工作人员

　　6、各子公司财务、审计人员

　　第五章 人事档案的借阅

　　第十二条 人事档案的借阅权限是：集团总部各部门总经理级及以上人员，各子公司负责人，可借阅本单位、所属人员的人事档案。

　　第十三条 借阅人事档案需要事先填写《****人事档案借阅申请表》或者《****人事档案借阅登记表》(见附件一、附件二)，集团总部和各子公司经部门负责人、各子公司负责人审批后方可借阅，借阅时间一般不得超过半天。

　　第十四条 人事档案中的员工个人证件的管理与借用，具体规定如下：

　　1、员工任职期间，确因有关部门需对上岗证(资格证)进行年度审验，或其它确有必要的情况，需要临时取用本人的有关证件或者复印件，由本人提出申请，由该单位人力资源部统一填写《员工档案证件(复印件)取用审批表》(附件三)、经部门或子公司负责人书面审批同意，可向人事部门办理临时使用手续。

　　2、借用证件原件有关手续：

　　(1)、凭审批手续借用证件原件。

　　(2)、一般员工交押金1000元/本，部门副总经理及以上人员交押金2000元/本。

　　3、员工未经批准同意离职，员工凭离职手续清单及员工证件代保管收据，在人力资源部取回由公司代保管的证件原件。

　　4、员工未经批准擅自离职的，人力资源部不得返还其证件，并收取每人每天5元的保管费，直至其按规定办完全部离职手续。

　　5、员工未经批准临时取用本人相关证件，时间一般为一周，最多不超过半个月。凡逾期未还者，超过的时间罚款50元/天，由当事人交财务部。

　　第六章 人事档案的调动

　　第十五条 因员工调动，人事档案需要调入或者调出，档案管理人员在收到人员调入或调出通知书后，填写《人事档案移交清单》(附件四)办理档案移交，调入方与调出方人事档案管理人员各执一份。

　　第七章 人事档案的保管与整理

　　第十六条 员工人事档案按规定使用专用档案盒与档案夹进行收集、整理、装订、存放。

　　第十七条 为确保档案的正确性，对员工人事档案建立目录、进行登记和统计，每半年检查、核对一次，发现问题及时解决，保证人事档案的准确性。

　　第十八条 利用微机管理人事档案。建立人事档案电子文档，进行密码保护、定期进行维护，以保证人事档案的安全与保密。

　　第十九条 收集的人事档案材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值，需经集团公司领导审查盖章或由本人签定的，应在盖章、签字后方能归入员工人事档案。

　　第二十条 员工的人事档案材料原则上不得使用圆珠笔、铅笔、红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。

　　第二十一条 对离职人员建立离职人员档案，建立离职人员人事档案目录，对其分类进行整理、保存。

　　第八章 附则

　　第二十二条 本制度由集团人力资源部制定，并负责解释和修订。

　　第二十三条 各子公司应参照本制度，对本单位的人事档案进行科学管理，集团人力资源部负责对各子公司的人事档案进行定期监督与检查。

　　第二十四条 本制度自公布之日起执行。

　　附件：1、《****人事档案借阅申请表》

　　2、《****人事档案借阅登记表》

　　3、《员工档案证件原件(复印件)取用审批表》

　　4、《档案移交清单》

篇3：P有限公司档案管理制度

　　P有限公司档案管理制度

　　一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

　　二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

　　三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

　　四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

　　五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

　　六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

　　七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

　　八、归档资料必须符合下列要求：

　　①文件材料齐全完整;

　　②根据档案内容合并整理、立卷;

　　③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

　　十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

　　十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

篇4：QH物业档案管理制度

　　公司管理制度体系文件

　　文件编号：Q/QHPM-GLZD-0208

　　文件名称：日常办公管理制度

　　内容：档案管理制度

　　QH物业档案管理制度

　　第一条 管理原则：

　　一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。

　　二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。

　　三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。

　　第二条 归集整理：

　　一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。

　　二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

　　三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

　　五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　第三条 分类编号

　　一、档案分类 (一)、档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大采购合同。

　　(二)、各部门档案范围

　　1、行政人事部行政

　　(1)、通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。

　　(2)、公司年度、季度、月份工作计划、总结。

　　(3)、公司部门主管、系统工调函及任免报告。

　　(4)、公司重大事投诉报告、处理决定。

　　(5)、通报表扬。

　　(6)、机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。

　　(7)、公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。

　　(8)、公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。

　　(9)、公司大事记。

　　(10)、公司固定资产说明书。

　　2、行政人事部人事 (1)、中级职称、员工技工职称资料。 (2)、员工培训计划、培训实施方案、考核规定。 (3)、上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。 (4)、员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。 (5)、员工的奖励、处分的决定和通报。 (6)、职工调资、转正、定级、考核等文件。 (7)、员工花名册。 (8)、采购合同。

　　3、安护部 (1)、上级公司消防、治安工作，通知、批复。 (2)、小区重大消防、治安报告及相关文件。

　　4、财务部 (1)、上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。 (2)、小区管理费调整的请示、通知。 (3)、上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。

　　5、工程部 (1)、工程维修保养承包合同及外派工程合同。 (2)、工程重大技改项目、图纸。 (3)、工程重大事故报告。 (4)、工程重大投诉诉处理资料。 (5)、重大意外造成的小区局部损失情况报告。 (6)、小区维修资料。

　　6、客户服务 (1)、合同(防蚁、绿化、清洁)。 (2)、写字楼、商场等管理规定。 (3)、重大投诉、重大事故处理意见。 (4)、用户资料。 (5)、装修指南。(6)、用户手册。

　　二、档案编号：

　　(一)、按照分类大小级别按次序编号。

　　(二)、按照年度时间按顺序编号。

　　(三)、按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。 第四条 立卷目录

　　一、立卷： 就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

　　(一)、根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。

　　(二)、在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成。

　　(三)、制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中;

　　(四)、将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。

　　二、编制目录：

　　(一)、档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

　　(二)、每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中，以便查阅。

　　第五条 档案保管：

　　一、保管期限

　　(一)、档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

　　(二)、各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注

　　(三)、永久保存：1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。

　　(四)、10年保存：1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。

　　(五)、5年保存：1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。

　　(六)、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　(七)、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　二、保管要求

　　(一)、便于查阅。

　　(二)、保证档案的安全。

　　(三)、防止档案的损坏。

　　(四)、采取修复技术，延长档案寿命。

　　三、保管职责：

　　(一)、财务部保管财务档案。

　　(二)、综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。

　　(三)、工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。

　　(四)、各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

　　(五)、各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员。

　　(六)、档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。

　　(七)、档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询。

　　(八、)档案原则上保管原件。

　　第六条 档案保密：

　　一、档案密级 分为三级：绝密、机密、普通;

　　(一)、绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

　　(二)、机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

　　(三)、普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　二、档案查阅 (一)查阅权限

　　1、总经理可查阅公司所有档案。

　　2、总经理助理可查阅分管工作的档案。

　　3、部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　4、其他人员根据审批查阅有关档案。

　　(二)档案的查阅/借阅/复制

　　1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

　　2、档案管理员审核其查(借)阅资格：

　　3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

　　4、权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：

　　5、属部门(财务类除外)的档案，由部门负责人审批;属服务中心的档案，由服务中心总经理审批;属公司的档案，由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

　　6、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

　　7、须复制档案的，绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

　　三、档案的销毁

　　(一)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单位，报综合管理部主管审核。

　　(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。

　　(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

　　(四)、监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

　　第七条 库房管理：

　　一、库房内的档案柜要同样编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。

　　二、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。

　　三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等“七防”措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。

　　四、档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。

　　五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。

　　六、认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。

　　七、阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。

　　八、利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容;要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改;要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。

篇5：CB工厂档案管理制度

　　CB工厂档案管理制度

　　(一)总则

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥档在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 档管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种档、资料。

　　第三条 按照党政分工的原则，全厂各类档分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条 公文的签收

　　1.凡来厂公启档(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要档除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2.对上级机要部门发来的档，要进行信封、档、文号、机要编号的"四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条 公文的编号保管

　　1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"档处理传阅单"，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启档，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

　　2.本厂外出人员开会带回的档及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条 公文的阅批与分转

　　1.凡正式档均需分别由两办主任(或副主任)根据档内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要档应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免档积压误事，一般应在当天阅签完，紧急档要即阅即办。

　　2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的档，应同主办单位联系后再分转处理。

　　3.为加速档运转，机要秘书应在当天或第二天将档送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条 文件的传阅与催办。

　　1.传阅档应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的档不得向外泄露内容。

　　2.阅读档应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将档交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走档夹内任何档及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.档阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5.两办机要秘书对档负有催办检查督促的责任，承办部门接到档、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　(三)发文的管理

　　第八条 发文的规定

　　1.全厂上报下发正式档的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式档。

　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将档底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体档由党委批转。

　　3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的档，须由党委书记或厂长批准签发。其馀档均由分管厂领导批准签发。

　　第九条 发文的范围：

　　1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.党委、厂部下发档主要用于：

　　(1)公布全厂规章制度;

　　(2)转发上级档或根据上级档精神制订的工厂文件;

　　(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;

　　(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　(5)发布有关奖惩决定和通报;

　　(6)其他有关全厂的重大事项;

　　3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部档发布。

　　5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。

　　(四)发文程式与要求

　　第十条 发文程式规定：

　　1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;

　　2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟档初稿;

　　3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明档标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

　　5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

　　6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

　　7.对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;

　　8.需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签;

　　9.文稿审核会签后，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;

　　10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印;

　　11.档列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

　　12.档打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的档，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般档，需经本部门负责人签写便条，对有密级的档须两办主任同意后方可借阅。

　　第十二条 借阅档应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将档带走或全文抄录，不允许拆卷和在档上勾划等。

　　第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂档和上级要求限期清退的档，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现档丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责档收交、保管、保密、催办检查工作。

　　(六)档的立卷与归档

　　第十五条 档的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;

　　(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

　　(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

　　(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

　　(6)叁加上级召开的各种会议带回的档、资料及本厂在会上汇报表言材料等;

　　(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;

　　(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

　　(9)工厂日志和大事记;

　　(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条 立卷要求

　　1.档立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把档的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持档、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的档材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

　　(七)档的销毁

　　第十七条 对于多馀、重复、过时和无保存价值的档，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条 经审核同意销毁的档，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。