物业管理手册:内部沟通

　　物业管理手册：内部沟通

　　1、目的

　　以各种方式和方法对信息进行传递、沟通，保证公司管理层、各部门之间信息畅通，以便及时解决问题，提高工作效率。

　　2、适用范围

　　适用于公司各部门之间及各部门与公司领导之间有关信息的沟通控制。

　　3、职责

　　3.1总经理负责主持公司办公例会。

　　3.2管理部负责信息的收集、传递和管理。

　　3.3各部门负责公司决议、决定的执行，并把执行情况反馈给公司领导及相关部门。

　　3.4各部门、服务中心负责人负责公司下达的各种指示/文件的传达及沟通，并组织召开本部门会议。

　　4、程序

　　4.1内部沟通的渠道主要有:

　　4.1.1各类文件、通知、通报等。

　　4.1.2各种会议(如例会、办公会、专题会、管理评审会等)。

　　4.1.3公告栏或宣传栏。

　　4.1.4公司网络信息公示。

　　4.2印发文件、通知、通报

　　4.2.1管理部根据公司的决定或公司领导的指示，印发有关文件或通知、通报等公文至各部门，并提出相关的要求。

　　4.2.2各部门根据文件精神及要求负责落实各项工作。

　　4.2.3各部门将实际落实执行的工作情况及所遇到的问题等书面形式上报公司管理部。

　　4.2.4管理部对各部门上报情况进行综合、汇总，上报公司领导。

　　4.2.5公司领导根据各部门的反馈情况做出下一步工作计划或交相关部门协助解决。

　　4.3内部文件处理详见《物业公司内部行文规定》。

　　4.4各种会议

　　4.4.1总经理办公会议

　　4.4.1.1公司研究、贯彻上级指示，分析和确定公司的重大经营行为，决定公司重大事项等重要决策时召开总经理办公会议。

　　4.4.1.2公司总经理、总经理助理、管理部负责人为总经理办公会议正式成员，如会议内容涉及相关部门，由总经理确定列席人员。

　　4.4.2专题会议

　　4.4.2.1公司研究决定经营管理中的某些具体事项或讨论急需解决的问题时，召开专题会议。

　　4.4.2.2专题会议由总经理根据情况确定并主持召开，参加会议人员由总经理决定。

　　4.4.2.3专题会议的内容主要由会议内容涉及的部门负责准备，资料由该部门提供，会议决定的事项由该部门负责完成。

　　4.4.3管理评审会议

　　管理评审会议内容形成会议纪要，具体参照《管理评审控制程序》执行。

　　4.4.4部门周例会

　　4.5.4.1部门周例会：每周由部门负责人主持召开，总结上周、布置本周工作，并形成会议记录。

　　4.4.4.2礼兵周例会

　　一般由礼兵队长主持，每周召开，会议内容为安排、布置工作等。

　　4.4.4.3保洁周例会

　　一般有客服主管主持，每周召开，会议内容为近期卫生清洁注意事项及布置工作等。

　　4.5出版公告栏或宣传栏

　　4.5.1公司管理部应将公司的通知、通报、消息、业务经营管理信息等及时在公司公告栏中或网络上宣传、公布。

　　4.5.2各部门把获取的有关信息用于实际工作中，并把有关情况反馈到相关部门或公司领导。

　　4.5.3公司公告栏由管理部管理，服务中心公告栏、宣传栏由服务中心负责管理。

　　4.5.4公告栏或宣传栏根据实际情况定期或不定期出版。

　　4.6公司网络信息公示

　　4.6.1各部门可将通知、信息，以及传阅或评审的各类文件等，在公司网上予以公示，各部门可通过网络反馈意见。

　　4.6.2管理部建立项目重大节点信息表及顾客投诉处理信息表，随时对信息进行更新。

　　5、相关文件

　　5.1《物业公司内部行文规定》

　　6、相关记录

　　6.1《会议记录》JW/JL-8.2.2-005

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篇2：物业公司程序文件：内部沟通控制程序

　　物业公司程序文件：内部沟通控制程序

　　1.0 目的

　　公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。

　　2.0 范围

　　公司内部各单位、层次之间的沟通。

　　3.0 职责

　　3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。

　　3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并积极与相关单位进行有效沟通。

　　3.3 每位员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。

　　4.0 程序

　　4.1 部门间的沟通

　　4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。

　　4.1.2 例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。

　　4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系，并将联系的情况填写在《内部沟通记录》上。

　　4.1.4 各部门保留本部主动沟通的有关记录，对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。

　　4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种：

　　1)参与对方例会

　　2)与对方人员沟通

　　3)由主管领导组织有关部门主管的会议

　　4.1.6 部门间的问题传递由发现部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。

　　4.1.7 各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理。

　　4.2 部门与管理处的沟通

　　4.2.1 在管理处发现问题后，对一般的问题由管理处电话通知或*到相关部门即可。

　　4.2.2 对较复杂或较严重的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。

　　4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。

　　4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必须及时将有关信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。

　　4.3 管理处间的沟通

　　4.3.1 管理处间应主动加强交流和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。

　　4.3.2 管理处间的沟通应记录在主任和办公室的工作记录上，接待方还应登记在有关表格上，如员工培训记录、出席会议人员签到表等。

　　4.4 信息分为内部信息和外来信息两部分，识别有价值的信息予以登记，并以"*"表示外来信息。

　　4.4.1 管理层每位员工都应建立自己的信息记录，操作层可将有关信息记录在对应表格上。

　　4.4.2 信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在，务必做到记录准确、清晰，有追溯性。

　　4.4.3 对于内部有价值的信息，相关人员以工作日志的形式登记即可。

　　4.4.4 对于外部信息，管理处应登记在《与顾客沟通登记表》上。

　　4.4.5 全体员工都有责任接受信息和记录相关信息，各单位应将信息的处理情况在周例会上进行有关评审，并将评审和处理情况作为会议记录输出。

　　5.0 相关记录

　　QR-5.5.3-01 《内部沟通记录》

篇3：物业公司内部沟通控制程序

　　1.0 目的

　　规定体系内部信息的发布、接收处理，以促进体系的不断改进。对公司内的职能及其相互关系予以规定和沟通，以促进有效的质量环境管理。

　　2.0 适用范围

　　适用于丽江花园物业管理公司对质量环境管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责、权限的规定及沟通。

　　3.0 职责

　　3.1 总经理全面领导公司的日常工作,向公司传达满足业主和住户及法律法规要求的重要性,负责召集和主持管理例会;

　　3.2 管理者代表：向总经理报告质量管理体系的业绩，包括改进的需求,在整个组织内提高满足顾客要求的意识。

　　3.3 技术部、配套服务部负责有关维护和服务质量方面的信息汇总并确认结果，必要时进一步处理。

　　3.4 各责任部门应协助行政部、配套服务部对来自公司内外部的信息进行处理。

　　3.5 行政部负责对各管理处与业主委员会、开发商、社区活动等有关的信息的确认，必要时进一步处理。

　　3.6 在报刊、电台、电视台、INTERNET等新闻媒体上发布的涉及公司的信息由行政部申报，经总经理批准后发布。

　　4.0 定义

　　质量信息：反映产品质量和产、供、销以及服务等各个环节质量活动中的各种数据、报表、资料、文件以及企业外部的有关情报资料等。质量信息是质量管理的反馈情报，也是一种重要的资源。通过收集有关质量信息情报，可以及时掌握产品质量或服务质量的各种因素和生产技术、经营活动的动态，产品的使用状况，国内外产品质量及市场需求的发展动向。它是改进产品质量、改善各环节工作质量最直接的原始资源和信息来源。

　　5.0 工作程序

　　5.1 公司内部在不同层次和职能之间就质量管理体系的过程包括质量方针、目标及完成情况以及实施有效性进行沟通，达到了解、相互信任、实现全员参与的效果。

　　5.2 公司建立管理例会制度，每月按《管理例会规定》要求，至少召开一次管理例会对质量管理工作进行评价，保证产品及服务质量的持续改进，并形成《会议纪要》。

　　5.3 各部门间的沟通可以通过公司发文/部门发文/口头等形式进行。

　　5.4 公司员工对质量管理体系方面的信息和问题向本部门反馈，必要时以书面形式越级申诉。

　　5.5 行政部以受控文件和资料的形式向公司内各部门传达体系方面的信息，各部门应通过适当的培训将相关信息传达给所属员工。

　　5.6 行政部负责就与物业管理行业部门、法律支持、相关业务的信息与外部机构沟通。

　　5.7 财务部负责就公司财、税、收费标准方面的问题与外部机构沟通。

　　5.8 技术部负责就有关供水、电及设施设备年检问题与外部机构沟通。

　　5.9 保安部负责就治安、消防、交通等有关与外部机构沟通。

　　5.10 除上述规定外，各部门必须根据需要与总经理沟通后确定与外部的沟通。

　　5.11 对可能导致体系产生重大不合格的信息必须及时报告管理者代表。

　　5.12 各管理处所涉及的各类维护和服务问题直接与相关职能部门沟通。

　　6.0 相关文件

篇4：公司安全生产外部联系内部沟通制度

　　公司安全生产外部联系与内部沟通制度

　　1、制度包括：职责分工、基本要求、方式内容、范围、反馈及奖励。

　　2、制度要点：

　　（1）基层管理者在向员工分派任务时使用正确任务说明。

　　（2）基层管理者每月与员工就重要安全生产事项进行计划性对话。

　　（3）基层管理的时间、范围、内容召开会议并讨论安全生产事项。

　　（4）基层收集并处理在会议中员工关心的安全生产问题。

　　（5）设置专栏展示安全设备状况和使用情况。

　　3、及时向外界披露重大安全生产事项，外部关注的安全生产事项，外部团体或个人抱怨，直接社会要求，指定人员与外部联系和协调安全生产事项。

　　本制度产生的文件和记录：

　　（1）内部沟通情况表

　　（2）投诉信息交流表

　　（3）外部安全投诉记录

　　合理化建议制度

　　1、内容包括：职责、获取方式、范围、申报与评审、处理及奖励。

　　2、制度要点：

　　（1）合理化建议箱或建议表格放置于醒目位置并方便获取。

　　（2）收集和评估建议并对已采纳的建议进行表扬、认可。

　　（3）对未采纳的建议给予必要的评释。

篇5：地产控股公司内部沟通管理

　　地产控股公司内部沟通管理

　　一、公司提倡良好、融洽、简单的人际关系，提倡个人与公司、个人与个人之间坦诚的沟通与合作。

　　二、公司开通了十一条沟通渠道，鼓励员工对公司提出合理化建议，如果对公司的发展，管理等问题有个人的看法和观点，无论是大的问题、小的细节，公司都希望多提建议。

　　三、公司在员工招聘期、试用期、在职期、离职期进行一系列思想动态信息的收集、跟踪、掌握，并针对此进行汇总、分析、反馈、解决。特别是公司在对员工进行岗位调配时，直接领导及同级HR部门应主动与被调配的员工进行充分的、正式的沟通。主要责任部门由各板块人力资源主管部门负责，并定期向人力资源管理中心汇报。

　　四、若发生公司内部的人事劳资纠纷，员工可依照下列顺序请求调解：中心负责人、人力资源管理中心、分管副总裁、执行总裁。