物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。

　　2.0 适用范围

　　适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。

　　3.0 职责

　　各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。

　　4.0工作程序

　　4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。

　　4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。

　　4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。

　　5.2质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。

　　5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。

　　5.4所有的记录要按各类形存档，记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。

　　5.5对于保存期内的记录要妥善保管，封装时要作出标识。

　　5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。

　　5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式，当有任何更改时应随时更新该总览表。

　　5.8质量记录的填写要求

　　5.8.1操作人员填写记录要清晰及时，不能超过已完成的活动2个小时。

　　5.8.2不能随意涂改质量记录，如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期，否则无效。

　　5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》，按《文件和资料的编号规则》进行标识。

　　5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录，并编目、存放。

　　5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。

　　5.12 质量记录的查阅由部门主管控制，借阅者要登记在《借阅登记簿》上，在规定的时间内归还。

　　5.13在合同有要求时，质量记录可提供给顾客及其代表查阅。

　　5.14增加质量记录的内容、格式更改。

　　5.14.1若取消或增加记录时，应向管理者代表提出申请，参照《文件和资料控制程序》。

　　5.14.2若记录的格式有改变时，应到资料室撤换旧的表格。

　　5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查，以确保现场使用的是最新的记录格式，以及其记录的管理，保存的情况良好。

　　6.0 相关文件

　　6.1 《文件和资料的控制程序》

　　6.1《文件和资料的编号规则》

　　7.0相关记录

　　7.1《质量记录清单》

　　7.2《借阅登记簿》

　　编写：审批：

编辑：www.pmceo.Com

篇2：物业管理公司质量记录控制程序

　　物业管理公司质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　对质量管理体系所要求的记录予以控制。

　　2.0 适用范围

　　适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

　　3.0 职责

　　3.1 品质督察部负责质量管理体系记录的监督与控制。

　　3.2 各部门负责本部门质量记录填写、收集分类，并按期归档。

　　4.0 工作程序

　　4.1 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

　　4.2 质量记录的标识、编号

　　质量记录的标识、编号按《文件控制程序》执行。

　　4.3 质量记录填写

　　4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去，各相关栏目负责人签名不允许空白。

　　4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

　　4.4 质量记录的保存、保护

　　4.4.1 各部门的资料员必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。

　　4.4.2 品质督察部编制《质量记录一览表》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、保存地点等内容，并汇集备案记录的原始样本。各部门应填写本部门的《质量记录清单》，并汇总本部门的质量记录原始样本。

　　4.5 质量记录发放、借阅

　　a. 各部门填写《文件发放/回收登记表》，向品质督察部领用所需记录空白表;

　　b. 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅/销毁申请登记表》，由记录管理人登记备案。

　　4.6 质量记录的销毁处理

　　质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由主管人员填写《文件借阅/销毁申请登记表》，交行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

　　4.7 记录格式

　　4.7.1 各部门的质量记录格式，由各部门负责人组织编制，管理处负责人审批，交品质督察部确认、备案。

　　4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

　　5.0 相关文件

　　5.1 《文件控制程序》

　　6.0 质量记录

　　6.1 《质量记录归档清单》。

　　6.2 《文件发放/回收登记表》

　　6.3 《文件借阅/销毁申请登记表》

　　6.4 《质量记录一览表》

　　6.5 《质量记录清单》

篇3：物业质量记录编制过程及要求

　　质量记录的设计应与编制程序文件同步进行,以使质量记录与程序文件协调一致,接口清楚。

　　(一)编制过程

　　1.编制关于质量记录的总体要求的文件。

　　根据质量(来自:www.pmceo.com)手册和程序文件以及质量可追溯性要求,应对质量体系中所需要的质量记录进行规划,同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及质量记录要求作出统一规定。

　　2.表卡设计。

　　在编制程序文件的同时,分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可将表卡附在程序文件后面。

　　3.校审和批准。

　　汇总所有记录表式,组织有关部门进行校审。校审的重点,应从质量体系的整体性出发,在各表卡间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性方面进行校审并作相应修改后,报主管领导批准。

　　4.汇编成册。

　　将所有表式统一编号,汇编成册发布执行,必要时,对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

　　(二)编制要求

　　1.应建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序;

　　2.质量记录应在适宜的环境中贮存,以防止损坏或丢失。保管方式应便于查询,应制定顾客的分承包方查阅和索取所需记录的有关规定;

　　3.应明确质量记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁带、磁盘或其他媒介);

　　4.按规定表式填写或输入质量记录,做到记录内容准确,填写(输入)及时,字迹清楚整齐;

　　5.应根据需要规定质量记录的保存期限。质量记录保存期限一般应遵循的原则是:

　　a)有永久保存价值的记录,应整理成档案,长期保管;

　　b)合同要求时,记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定;

　　c)无合同要求时,产品记录的保存期一般不低于产品的寿命期或责任期。

　　此外,还应规定对过期或作废记录的处理方法。

篇4：丽江物业质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　对质量记录进行控制和管理，使维护和服务质量符合规定要求，质量管理体系有效运行提供证据。

　　2.0 适用范围

　　适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。

　　3.0 职责

　　3.1 质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。

　　3.2 行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督、检查。

　　4.0 定义

　　4.1 质量 ：产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品;既包括产品内在的特性、也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。

　　4.2 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

　　注：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

　　5.0 工作程序

　　5.1 质量记录分类及其清单

　　5.1.1 质量记录的分类及其清单见《质量记录清单》，各部门必须建立本部门的《质量记录清单》，实时更新。

　　5.1.2 由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入《质量记录清单》，并按本程序要求进行控制。

　　5.2 质量记录的标识

　　质量记录标识由质量记录发生部门按《文件编号规定》中质量记录的编号规定进行。

　　5.3 质量记录的填写

　　填写质量记录时，填写内容要完整、准确，字迹要工整、清晰，签署齐全，不得涂改。

　　5.4 质量记录的收集

　　质量记录的收集由各记录部门按《质量记录清单》上的时间要求自行整理，质量记录一般每月收集一次。行政部负责检查。

　　5.5 质量记录的装订、归档、贮存和保管

　　收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册,并按《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-01的5.7 “文件的管理” 条款的5.7.1项要求进行保管。

　　5.6 质量记录的借阅

　　所有质量记录的借阅实行审批制。本公司人员借阅有关质量记录，由保存部门负责人审批;公司以外人员查阅有关质量记录则由管理者代表审批。所有质量记录的借阅必须填写《质量记录借阅表》。

　　5.7 质量记录的销毁

　　超过保存期需销毁的质量记录，必须先由各部门负责人填写《质量记录销毁审批表》，报经管理者代表批准后由质量记录 的保存部门统一销毁。需作资料留存的，加盖作保留资料章，隔离存放。销毁时，应由两人在场见证，并在审批表上签名。

　　6.0 相关文件

　　6.1 《文件编号规定》 RGPM–4.2.3–C-01-01

　　6.2 《文件控制程序》 RGPM–4.2.3–B-01

　　7.0 质量记录

　　7.1 《质量记录清单》 RGPM–4.2.4–D-01-01

　　7.2 《质量记录借阅表》 RGPM–4.2.4–D-01-02

　　7.3 《质量记录销毁审批表》 RGPM–4.2.4–D-01-03

篇5：物业质量手册-质量记录控制

　　4.2.4 质量记录的控制

　　4.2.4.1质量记录是为证明产品或服务满足质量要求和质量管理体系运行的有效性和符合性向顾客、业主/用户提供证据。对质量记录的分析可为纠正/预防措施提供重要信息。

　　4.2.4.2本公司制订并执行文件化程序《质量记录控制程序》，对质量记录进行收集、标识、编目、归档、保管和处理等作出规定，并确保贯彻执行。

　　4.2.4.3各部门、管理处按《南海市**物业管理有限公司档案管理制度》规定要求对业务范围内的有关质量记录进行管理与控制。

　　4.2.4.4各部门、管理处应具备足够的记录来证实服务和体系运行满足规定的要求。

　　4.2.4.5各部门、管理处指定专(兼)职资料管理员按规定要求对质量记录进行收集、编目、存档和处理。质量记录的标识，归档和保存应方便存取和检索。

　　4.2.4.6质量记录及其表格的修改按《质量记录控制程序》、《质量体系文件和资料控制程序》的规定要求进行。

　　4.2.4.7质量记录表格编码按《质量体系文件编码规定》执行，标注在表格的右上角。

　　4.2.4.8规定各类记录应按规定的时间的要求予以保存，并提供足够的适宜的贮存条件，防止质量记录的丢失或损坏。

　　4.2.4.9本公司所有的质量记录以纸面表格为主。其它媒体形式的记录参照以上规定进行控制。

　　4.2.4.10所有的质量记录均应是真实状况的记载，有关人员应按要求正确、清楚、完整地填写，不得遗失或伪造。

　　4.2.4.11支持性文件

　　《质量记录控制程序》

　　《质量体系文件和资料控制程序》

　　《南海市**物业管理有限公司档案管理制度》