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物业程序文件编制及要点

编辑:物业经理人2019-04-01

  (一)程序文件的主要特点

  1.程序文件应阐明影响质量的管理人员、执行人员、验证或评审人员的职责、权力和相互关系;说明实施各种不同活动的方式、将采用的文件及控制方式。

  2.程序文件范围和详细程度应取决于工作的复杂程度,所用的方法,以及这项活动涉及人员所需技能、素质和培训程度。

  3.每一个程序文件都应能回答"5W1H",即做什么(WHAT)、什么时间去做(WHEN)、什么地点或什么场合做(WHERE)、由谁去做(WH0)、为什么这么做(WHY)、以及如何做(HOW)包括如何确定保障条件等。

  4.所有的程序文件都应简练、明确易懂、并规定所采用的方式和合格的判定准则。

  5.每一个程序文件的结构和格式编排都应统一模式化。

  (二)程序文件的编制

  1.对现行文件分析

  收集现行的各种标准、制度和规定等文件,很多都具有程序性质,但也都可能有其不足之处,应该以保证质量体系有效运行为前提,以程序文件的要求为尺度,对这些文件进行一次清理和检查。

  2.编制程序文件清单

  根据质量(来自:www.pmceo.com)体系总体设计和对质量体系要素逐级展开的质量要求,确定应编制的程序文件清单,对照已有的各种文件,确定需新编、改写和完善的程序文件,制定计划逐步编制。

  3.程序文件的结构和格式

  程序文件一般包括:

  a)文件编号和标题;

  b)目的和适用范围;

  c)相关文件和术语;

  d)职责;

  e)工作程序;

  f)质量记录表格。

  (三)程序文件内容与编制要求

  1.文件编号和标题

  编号可以根据活动的层次进行编排,同一层次的程序文件应统一编号,以便识别。标题应明确说明开展的活动及其特点,如"不合格品控制程序"、"内部质量审核程序"等。

  2.目的和适用范围

  一般简单说明为什么要开展这项活动,涉及哪些方面。

  3.相关文件和术语

  相关文件系需引用的或与本程序相关联的文件,术语指本程序涉及到的并需说明的术语或名词。

  4.职责

  明确由哪些人实施此项程序,他们的权责、接口及其相互关系。

  5.工作程序

  一步步地列出开展此项活动的细节,保持合理的编写顺序。明确输入、转换的各环节和输出的内容,其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件,与其他活动接口处的协调措施;明确每一个环节转换过程中各项因素及所要达到的要求,所需形成的记录和报告及相应的签发手续。注明需要注意的任何例外或特殊情况,必要时辅以流程图。

  程序文件应得到本活动有关负责人员同意和接受,并为所有与作业有接口关系的人员所理解,必须经过审批,注明修订情况和有效期。

采编:www.pmceo.cOm

篇2:物业质量记录编制过程及要求

  质量记录的设计应与编制程序文件同步进行,以使质量记录与程序文件协调一致,接口清楚。

  (一)编制过程

  1.编制关于质量记录的总体要求的文件。

  根据质量(来自:www.pmceo.com)手册和程序文件以及质量可追溯性要求,应对质量体系中所需要的质量记录进行规划,同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及质量记录要求作出统一规定。

  2.表卡设计。

  在编制程序文件的同时,分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可将表卡附在程序文件后面。

  3.校审和批准。

  汇总所有记录表式,组织有关部门进行校审。校审的重点,应从质量体系的整体性出发,在各表卡间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性方面进行校审并作相应修改后,报主管领导批准。

  4.汇编成册。

  将所有表式统一编号,汇编成册发布执行,必要时,对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

  (二)编制要求

  1.应建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序;

  2.质量记录应在适宜的环境中贮存,以防止损坏或丢失。保管方式应便于查询,应制定顾客的分承包方查阅和索取所需记录的有关规定;

  3.应明确质量记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁带、磁盘或其他媒介);

  4.按规定表式填写或输入质量记录,做到记录内容准确,填写(输入)及时,字迹清楚整齐;

  5.应根据需要规定质量记录的保存期限。质量记录保存期限一般应遵循的原则是:

  a)有永久保存价值的记录,应整理成档案,长期保管;

  b)合同要求时,记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定;

  c)无合同要求时,产品记录的保存期一般不低于产品的寿命期或责任期。

  此外,还应规定对过期或作废记录的处理方法。

篇3:物业质量体系程序文件

  一、质量体系程序文件的概念

  质量体系程序文件是指为完成质量管理和质量保证活动,而对影响质量活动所作的规定。

  1.质量体系程序文件是质量手册的支持性文件。

  2.质量体系程序文件应包括质量体系中所采用的全部要素的要求和规定。

  3.每一质量体系程序文件应对应于质量体系的一个逻辑上独立的活动。

  二、质量体系程序文件的作用

  1.对影响质量的各项活动作出规定,并规定各项活动的方法、评定的准则,使各项活动处于受控之中。

  2.阐明与质量活动有关人员的责任,即职责、权限、相互关系。

  3.作为执行、验证、评审质量活动的依据。

  三、质量体系程序文件的结构与内容

  1.质量体系(来自:www.pmceo.com)程序文件的结构:封面;刊头;刊尾;修改控制页;正文说明。

  2.质量体系程序文件的内容:

  ①封面:组织的标志、名称;文件编号、文件名;拟制人、审核人、批准人及日期;颁布、生效日期;修改状态/版号;受控状态/保密登记;发文登记号等。

  ②刊头:组织标志、名称;文件编号、文件名;生效日期;修改状态;发文登记号等。

  ③修改控制页:修改单标号;修改人/日期;审批人/日期;修改内容简述。

  ④程序的目的:说明所涉及到的有关部门的活动及控制目的。

  ⑤适用范围:程序所涉及到的有关部门的活动;程序所涉及到的相关人员和产品。

  ⑥职责:规定负责实施该项程序的部门、人员及其责任和权限;规定与实施该项程序相关的部门、人员及其责任和权限。

  ⑦工作程序:按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节;规定应做什么;明确每一项活动的实施者、时间、地点、办法;阐述如何进行质量控制;保留记录字样等。

  ⑧引用相关文件的记录。

  四、质量体系程序文件的类别

  物业管理企业由于涉及到的面相当广,因此,所需要的程序文件的种类较多,一般包括以下类型:

  (1)管理评审程序;

  (2)物业管理方案编制程序;

  (3)合同评审程序;

  (4)文件和资料控制程序;

  (5)物资的采购控制程序;

  (6)分供方的选择及评审程序;

  (7)业主/住户提供维修产品的控制程序;

  (8)产品识别与可追溯性控制程序;

  (9)过程控制程序;

  (10)设备管理控制程序;

  (11)进货检验程序;

  (12)服务质量的评价控制程序;

  (13)物业验收程序;

  (14)检验、测量和试验设备的控制程序;

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篇4:X广场《物业管理方案》编制说明

  某广场《物业管理方案》编制说明

  本物业管理工程为**市**广场管理工程,我公司在取到招标文件后,针对本广场是**市的主要景点和重点形象之一,对招标文件内容进行了认真详细地分析研究,并根据我公司物业管理成功经验,我们坚信我们将确保管理目标符合城市文明创建的要求,做到环境文明、卫生整洁,所有设施运转正常,良好率100%。

  为此,我们在编制物业管理方案过程中,从"保安-保洁-灯光、音响、水系、喷泉-绿化管理-广场的所有设施管理措施-安全措施-管理制度"等方面进行详细的阐述,制定了一系列科学合理的组织管理和技术措施。其中在人员部署章节内,我们重点对组织机构的建立、劳动及机械设备的配备的组织等方面进行计划安排;主要工程管理方案中,我们侧重介绍了影响到设备和设施使用寿命的关键维护、保养管理方法;在管理质量保证措施节内,我们明确了管理质量目标,围绕管理质量目标的实现从管理质量保证体系、管理组织措施、监督制度等方面进行阐述;我们主要从劳动力、使用机具、资金使用等方面进行安排;在安全操作规范等方面进行了布置;在文明管理及环境保护措施一章内,我们要从管理人员职责等方面进行阐述,并按标准化工地要求,提出一系列平面管理措施。

篇5:医院后勤服务管理方案编制说明

  医院后勤服务管理方案编制说明

  1、zz市第一人民医院后勤服务管理项目,按行业划分应属物业管理行业经营范畴,本方案主要以物业管理行业的法规、标准等为依据。

  2、考虑项目所在地zz市物业管理法规的具体情况,对其没有规定或虽有规定操作性较难把握或标准与医院的特殊要求距离较大的内容,编制时参考了国家、广东省zz市、深圳市和**物业**物业的相关法规和标准以及**物业**物业目前正在管理服务且规模相近的其它物业的相关数据。

  3、本方案的主要编制依据如下:

  A、政府有关物业管理、医疗行业政策法规;

  B、zz市中心医院现状;

  C、调研资料;

  D、**物业**物业医院后勤服务多年管理经验;

  (一)、zz市第一人民医院后勤服务管理项目,其主项服务内容既有与物业管理行业相似的常规性;其专项服务内容又与医疗卫生行业有关的特殊性,故本方案主要以物业管理行业的法规、标准等为依据,又充分考虑医院客户的菜单式服务的协议约定。

  (二)、本方案编制时参考了国家、广东省、zz市的相关法规和标准以及依照**物业目前正在管理服务且规模相近的其它物业的相关规定和数据。

  (三)、本方案的主要编制依据如下:

  1、《广东省物业管理条例》;

  2、《zz市住宅区物业管理条例》及实施细则;

  3、深圳市关于《1996-1997年度全市物业管理优秀住宅区(住宅组团)优秀大厦、优秀工业区考评的通知》;

  4、深圳市《关于下达我市物业管理服务收费指导标准的通知》;

  5、医疗行业标准;

  6、《**物业管理手册》。

  (四)、考虑医院目前已有装修、改造等计划,方案编制时在目前实际情况的基础上,适当考虑了装修、改建后的相关情况。

  (五)、由于医院提供的相关资料有限,本方案仅为初步方案,疏漏之外,在所难免,请医院领导专家指正。

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