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物业项目文件收发管理工作规定

编辑:物业经理人2018-10-24

  物业项目文件收发管理工作规定

  1.0目的

  规范文件收发管理工作,确保文件传递的安全性,避免文件丢失,使文件经办责任能安全及时收到文件。

  2.0适用范围

  **集团下属各物业公司。

  3.0职责

  3.1公司总部负责确定意见征询频率,一般情况下每月征询一次,特殊情况另行书面通知。

  3.2服务中心、管理处或项目物业部负责人负责意见征询工作的组织与实施。

  3.3品质部负责意见征询结果的审核、统计、总结与通报,并报公司领导审阅。

  3.4被征询对象包括有项目负责人、负责人助理、行政部、人事部、营销部、策划部、机电部、绿化部、园建、机电、土建、财务等部门及因工作需要征询的其他单位或个人。

  4.0概念

  4.1征询意见设为五个等级,分别为很满意、满意、一般、不满意和很不满意,评价为"很满意"、"满意"视为满意;评价为"一般"、"不满意"及"很不满意"视为不满意。

  4.2在《意见征询表统计结果表》内,用数字作为评标注,分别为:5-很满意;4-满意;3-一般;2-不满意;1-很不满意;0-未作评价。

  4.3单项满意率=评价为"满意"的单位数量/被征询单位总数。

  4.4项目物业负责人是指主管项目的物业公司副总监督/经理、服务中心经理/主任或项目物业部主管负责人。

  4.5意见征询表编号:项目拼音第一个字母缩写+年号+两位数月份+三位数流水号,如YW20**06001,表示**银湾六月份序号为001的意见征询表,序号不能重复。

  4.6综合满意率=单项满意率加权平均值。

  5.0操作规程

  5.1每月10号前发出《意见征询表》,在《意见征询表发放记录》表上做好发放登记工作;发放前填写好《意见征询表发放记录》表的"项目"、"征询表编号"、"部门"、"被征询人"和《意见征询表》表的"编号"、"项目"、"被征询部门"和"被征询人"和预计"收回日期"项;发放时填写好送达人姓名和送达日期,并请被征询部门签收及注明签收日期。

  5.2公司主张发放《意见征询表》时,及时请被征询人对我司物业工作给予评价和提出具体意见,由征询人填写好后请被征询人签名确认。

  5.3 如因各种原因被征询人不能及时提供意见或签收时,被征询人或部门在签收表格时要提醒具体收回日期,一般不超过3个工作日后收回。

  5.4收回《意见征询表》时,收表人负责审核记录是否有项缺,无误后连同填写好《意见征询结果跟进记录》表一并递项目物业负责人审阅,一般情况下《意见征询表》发放人、收回人和《意见征询结果跟进记录》的"被征询人反馈意见"栏的填写人为同一人,便于跟踪和准确的填写被征询人所反馈意见。

  5.5对于评价为"一般"或以下,但被征询人又未提出具体意见的征询表,回收人应主动联系被征询人,了解不满意的原由并在征询表上做好记录。

  5.6项目物业负责人根据收回《意见征询表》填写结果,批示相关意见并组织跟进处理。

  5.7项目物业行政人员负责收回《意见征询表》的统计工作,填写好《意见征询表统计结果》后递项目物业负责人审阅。

  5.8 项目物业负责人确定《意见征询表》跟进责任人,由跟进责任人督促相关部门按项目物业负责人的批示和被征询人所反馈的意见跟进处理,跟进处理结束后回复跟进责任人。跟进责任人根据各部门回复情况填写《意见征询结果跟进记录》的"跟进处理情况"栏,并在回访时回复被征询人。

  5.9 回访形式分面谈交流回访和电话回访两种形式,回访后将《意见征询结果跟进记录》递项目物业负责人批示。

  5.10所有《意见征询表》收回后都应填写《意见征询结果跟进记录》跟进征询结果。

  5.11 每月25日前,项目物业行政人员负责收集齐《意见征询结果跟进记录》,汇同《意见征询表》和《意见征询表统计结果》复印件递总公司品质部。

  5.12品质部在收到《意见征询表》、《意见征询结果跟进记录》和《意见征询表统计结果》后,对收到记录进行审核,对于未达公司要求的给出意见。

  5.13品质部负责对被征询项目进行电话回访,了解对所提意见跟进处理情况是否满意,回访率不应低于25%。

  5.14每月28日前,将《意见征询结果跟进记录》递公司总经理审阅,并附《意见征询表》和《意见征询表统计结果》。

  5.15每月28日前,填写好《项目意见征询报告》递物业公司总经理批示。经批示后递集团总裁审阅,并附《意见征询表统计结果》。

  6.0记录文件管理及存档

  6.1《意见征询表发放记录》由征询单位存档。

  6.2《意见征询表》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。

  6.3《意见征询结果统计表》原件由意见征询单位存档,并复印送品质部备案。

  6.4《意见征询结果跟进记录》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。

  6.5《项目意见征询报告》经公司总经理批示,集团总裁审阅后由品质部存档。

  7.0相关支持文件

  7.1《顾客满意的监视和测量控制程序》

  7.2《服务质量的监视和测量控制程序》

  7.3《意见征询工作流程图》

  8.0相关质量记录

  8.1意见征询表发放记录WY/QR-WY-011

  8.2意见征询表WY/QR-WY-012

  8.3意见征询结果统计表WY/QR-WY-013

  8.4意见征询结果跟进记录WY/QR-WY-014

  8.5项目意见征询报告WY/QR-WY-015

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篇2:房地产公司打字办公文件收发工作细则

  房地产有限公司程序文件

  打字、办公文件收发工作细则

  一、目的:提高文件处理的规范化,并能存储电脑以作备查,为将来企业、领导做出决策时提供重要依据。

  二、范围:工程系统的打印及办公文件的控制。

  三、职责:负责工程系统文件、合同打印存储工作以及办公文件收发、保存、管理工作。

  四、质量:使文件的打印及时、准确、美观,使办公文件的收发在

  第一时间送至主办人手中。

  五、程序:

  1、打印:工程师在写完稿件后附上一张发文处理单(见附页),交由上级领导审批,领导如有意见直接在原稿上进行修改,如同意则签字认可,再由工程师交由打字员打印。打字员按日期进行编号,按工种进行分类打印完毕后,先进行校对,再交拟稿人进行核对,正确无误由工程师签收认可,原稿存档。(特急项目特殊处理)

  2、文件的发放:有两种主要形式e-m ail和fa*。

  a.e-mail适用于公司内部文件,在打印校对后,先发至本部门最高层领导和相关经理,等待领导的信息反馈,如同意再向其他部门的相关领导和人员发送。

  b.fa*适用于外部文件和急件,由工程师们确认后直接向外发放。

  3、标准工作程序文件管理:监督文件发放到应发放人手中,并加盖"受控"章,收件人签收后,文件编制人负责把签收单返回孙颖处存档。如所发放的文件需修改后再次发放给原文件执有人,务必做到以一换一,以旧换新,并做好签收工作,原文件交孙颖处立即进行销毁。

  4、文件的接收:来文先按日期进行登记编号,附来文处理单(见附页)交主办人签收,必要时工程师在签署处理情况后原件返回存档备查。

  六、本程序文件应发放到工程、预算全体人员。

篇3:房地产公司文件收发管理制度

  房地产公司文件收发管理制度

  1.目的:为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。

  2.适用范围:适用本公司所有文件。

  3.职责:文件收发管理由行政办公室统一负责。

  工作内容

  公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。

  公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。

  业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。

  属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。

  已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。

  文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

  公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。

  经签发的文件原稿送办公室存档。

  外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。

  文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。

  附件10.文件借阅登记表

篇4:投资公司文件收发和轮阅管理制度

  投资开发公司文件收发和轮阅管理制度

  一、编制目的

  为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

  二、适用范围

  本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

  三、相关职责

  1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

  2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

  四、文件收发程序

  1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

  2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

  3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

  4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

  5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

  6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

  7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

  五、文件轮阅程序

  1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

  2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

  3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

  六、其他

  1.本制度自签发之日起执行。

  2.本制度最终解释权归综合办公室。

篇5:机关大院文件收发、轮阅制度

机关大院文件收发、轮阅制度

  一、局办公室收发人员应做到收文当天拆阅、分类登记、特件特送,并做到迅速传递,按时归档。

  二、各办、科室收到传阅文件后,应及时传阅,阅后签名,并要求当天阅毕归还办公室;对交办的文件,还应签置办理日期。以便查考。如无时间阅读,应即交办公室送其他办、科室先阅。

  三、传阅者不得擅自载留文件和有关资料,确因工作需要留用一些文件资料的,应向收发人员注明该文件复印的份数及去向,复印的文件资料不得外借、转借,妥善保管。

  四、轮阅文件如当天不能交收发人员时,必须妥善保管,防止遗失。

  五、各办、科室在参加各类会议后带回来的文件、资料应及时交局办公室收发人员登记、传阅。

  六、文件收发、轮阅必须做到安全、迅速、及时。

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