浅议物业管理标书编制

　　浅议物业管理标书编制

　　随着物业管理行业愈加规范，企业投标工作频次增加，参与投标逐步成为企业获取项目、占有市场份额的主渠道。笔者近期参加了一些评标工作，将业主招标方、企业投标方以及评标方的做法与认识交织在一起，有了一些对企业标书编制工作的思考。

　　招标单位说：标书是说明书，希望看到企业将如何为业主提供管理服务。投标方说：标书是宣言书，它会表明物业管理企业将怎样为业主提供管理服务，将达到怎样的水准。评标方说：标书是判决书，通过物业管理企业的表述，使评委看到企业是否能够实现标书所指的工作。因此说，标书编制的第一环节在于针对性，应针对业主需求、针对项目特点、针对评标人对标书的一些关注点来编制标书，而现存的问题往往是标书针对性不强。

　　俗活说：干活不由东，累死也无功。标书的编制首先要从专业角度去了解顾客需求，分析顾客需求，满足顾客需求，通过标书让业主或招标人感到参加投标的企业准确、全面地了解了业主需求。

　　例如近日参加了一个总部大厦的评标工作，评标前业主单位代表在说明中指出，希望拟聘的物业管理公司符合以下几点：有管理总部物业的经历；有新技术、新方法的管理手段；有满足需求的服务特点；有明确的成本计算明细；有企业人员管理的制度和具有一定专业水准的管理服务团队；有相关经历的人员；有重视企业自身形象和队伍素质管理的做法；有突出细节管理的手段与经验。这些都对企业编制标书起到了指路明灯的作用。遗憾的是参加投标的企业中，有的企业没有对上述需求做出具体动作，响应性较差，偏差明显，影响了投标效果。而胜出企业的响应性却非常突出，不仪把业主的要求变成了方案，写进了标书，而且还通过创新和发挥来解答业主的问题，使响应性更加突出，实现了通过标书与业主进行积极的互动与交流，产生了共鸣，达到了事半功倍的效果。

　　无论是业主方，还是评标方，对于标书的关注点在于五方面，即标书的整体性，人员配置的符合性，费用核算的合理性，承诺的可行性，对业主需求或项目需求的响应忭。标朽编制的过程很大程度上体现出的是竞标企业的专家思想和企业的专业水平。编制好具有专业水准的标书应该注意以下三方面问题：

　　岗位的安排应根据改革法规和行业特点及项目需求而确定。人员的定编应结合岗位的设置，超编设岗与过少配置都将造成不够事业的印象。

　　费用支出是体现专业水准的重中之重。费用的计算过程是专业素质的体现过程，它与管理品质、投入质量相关。因此，应结合服务标准设计服务程序，制定服务投入量，核算服务成本。

　　服务承诺要具有可行性。在以往的评标过程中，有些企业的承诺过于空泛，而有些企业的承诺又让人明显感到难以实现。例如：报修到达时限，十几万平米的项目，接报修后三分钟到达就难以实现；报修返修率为零，难以实现；服务满意率100%，难以实现；食堂餐饮服务满意率100%，不可能实现；既然是让顾客、让评委、让外行内行都感觉难以实现的承诺，就会造成失信。因此，承诺要留有余地，要恰到好处。以上问题集中于一点：即通过专家思想体现专业水平。

　　标书中对企业发展的描述针对性要强。要针对所投项目的特点，在标书中整体介绍公司情况的基础上，重点应该放在相似项目的管理服务方面，目的在于使其体现参照物的作用，使业主更加直观地感受到企业的管理水平。

　　企业要在项目展示的同时注意理念与做法的展示。理念要适宜并具有一定的超前性，做法要恰当且体现细致管理，要在细微之处下功夫，表现与-般的不同，从而引起注意。有些理念和做法有可能引发一些争论，只要坚信丰题正确，原则无误，就要加强对业主和评标方的引导，同时通过对标书内容进一步论述的环节，适度地修改完善，才能取得事半功倍的效果。

　　结合以上四方面的认识，我们应从注意两人问题着手编制标书：

　　一是知己、知彼、知行情。

　　知己：注意公司经营定位与所投项目的档次，明确公司拟要采取的经营战略，并有针对性地结合以往业绩，在标书中体现出公司的理念与创新思想、项日管理策划要点等。

　　知彼：要在接到招标文件之日起注意了解业主、业主需求及项目情况，结合上述做法，首先做好项目现场勘察、答疑等前期工作。注意做好项目特点分析、功能分析、需求分析，注意归纳分析结果，最主要的是将符合应标项目需求的分析分类体现在标书中。

　　知行情：所谓行情，即是在人、机、料、法、环等各个环节中，行业中的相关规定和习惯做法与个性需求。

　　人：人的配置过剩会显示管理设计有误，过少则显得不够专业或优先进入后调整之嫌疑。只要理由充分，即可自信设置。

　　机：机具配置及前期启动费用的计取，工作的安排应有前瞻性，否则不仅影响上作的开展，还会影响双方合作。

　　料：对管理消耗的计划与准备一定要结合项目的档次、业主的需求而定，要量入而出，明确标准。

　　法：要明确管理原则，突出制度，要让业主方通过标书了解到投标方将怎样实施管理，依据何在。要将掌握的专业法规情况，在标书中索引全面，从而增强招标方的信任感。

　　环：管理的环境建设很重要，特别是企业自身的环境建设直接体现企业素质。因此环境投入不可缺少，部分企业投标中经常以牺牲企业前期开力、管理费支出等方面而赢得中标，一旦中标将给项目后期管理造成困难，或为控制成本，降低了服务档次，或苦苦支撑，造成企业损失，二者均不可取。在投标时就应明确列支，无论是外行与内行，只有强调有序服务，标准化管理，业主才会接受对于管理环境的建设。

　　二是忌粗、忌虚、忌硬伤。

　　标书编制是严肃的事，容不得半点马虎，但在多次评标中所反映出的问题恰恰就枉于此。编制过程粗、文字组织粗、原则话多、框架语言多、具体描述少、专业沦据少，给招标方或评委的感觉是不专业、不认真、不可信。更有甚者，在报价中出现计算性错误、小数点位置上的错误、抄用其他标书语言时名称上的错误等等，业内人土称之为“硬伤”。这一“硬伤”轻则失去中标机会，重则败坏企业声誉，影响企业发展，因此要非常注意。

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篇2：物业管理招投标标书制作

　　物业管理招投标标书制作

　　随着《物业管理条例》的颁布实施，物业管理招投标逐渐成为承接物业管理项目的主要方式，无论是物业管理企业还是建设单位、业主和政府行政管理部门，都将面对物业管理招投标的运行规则。面对新形势，物业管理企业除了应该学习、掌握《物业管理条例》、《前期物业管理招投标管理暂行办法》等相关规定外，还要掌握物业管理招投标实务的操作方法，这对于参加投标的物业管理企业是非常重要的。

　　在实际招投标的过程中，投标企业的标书起到了至关重要的作用，标书的制作应该引起广大物业管理企业的高度重视。

　　一、做好标书制作的准备工作

　　对于投标的物业管理企业，及时获得有关项目的招标信息，可以说是展开项目的第一步。因此，获得项目信息的时间越早，就能够争取到越多的时间，中标的可能性就越大，获得招标信息最为常见的途径是招标通告。

　　获得招标信息之后，投标的物业管理企业就应该积极与用户、项目主管单位建立联系，争取在招标通告前，甚至在项目进行评估和可行性研究的阶段介入，及早了解招投标者对物业管理的设想和安排。这些工作的好处体现在三个方面：

　　首先，通过这些工作，投标的物业管理企业可以及早了解业主或建设单位制订的物业管理项目的详细要求，包括招投标项目概况、招标对象、招标说明、“标”或“包”的具体划分、采用的技术规范和对工作的特殊要求等。更重要的是，业主或建设单位在立项、研究和设计等工作的过程中，往往已经形成了一些意向性的想法，包括对物业管理企业的看法等，投标物业管理企业如果在交流中尽量掌握这些信息，就可以有针对性地做好前期工作，及早开展投标的准备工作。

　　其次，投标的物业管理企业可以通过与业主或建设单位的接触，进行充分的技术交流。一方面，可以起到介绍和宣传的作用，让业主或建设单位对物业管理企业及其服务有一个感性认识；另一方面也可以对业主的要求有更深刻的理解，以便在编制投标文件时准确响应或着重加以说明。某些时候，当业主或建设单位尚未确定招标文件某一部分的具体内容及指标时，通过技术交流，可能使用户愿意采用投标物业管理企业提供的服务及管理模式；当业主在设计中有不当之处时，通过技术交流帮助业主作出修改，加深业主对投标物业管理企业的信任，这都会对投标物业管理企业非常有利。

　　另外，在长时间的接触和交流过程中，如果投标物业管理企业能够抓住机会，为业主或建设单位提供一些力所能及的服务，都会给对方留下良好的印象，为将来的合作打下良好的基础。

　　二、标书制作中的几个问题

　　项目招标之后直至开标之前的这段时间，可以说是投标物业管理企业的冲刺阶段。投标物业管理企业在此过程中要注意以下几个方面：

　　1、根据招标文件的要求，制订投标文件的制作进度计划，有条不紊地制作投标文件，以免造成文件的缺失或对招标文件的未响应。要仔细研究招标文件，尤其要注意文件中的一些特殊规定，例如有的招标文件中要求投标物业管理企业所提供的营业执照、财务报表等资格文件必须经过公证机关的公证，如果忽略了这些要求，就可能导致废标。

　　2、针对招标文件中的主要技术问题，多与业主或建设单位联系和沟通，掌握用户的要求和意图。如果用户组织了标前会和现场考察，一定要事先做充分准备，以便及时得到满意的答复和澄清，并在投标文件中给予充分明确的响应。

　　三、投标人在编制投标文件时要注意的问题

　　投标文件是投标方对招标文件的直接响应，投标文件应及时对招标文件提出的实质性的要求和条件做出回答。编制投标文件时要围绕主题进行论述：

　　1、把握主题

　　投标人应当认真研究、正确理解招标文件的全部内容，并在此基础上按要求编制招标文件，切忌偏题。努力围绕“如何能够全面、客观反映招标人本次招标情况”这一出发点去编制投标文件，细化各项条目。

　　2、严格规范

　　投标文件必须对招标文件中有关招标项目的研发内容、技术要求、项目价格、实施计划等主要内容进行填报和说明。投标文件中使用的计量单位，除招标文件中有特殊要求外，应采用法定计量单位。

　　投标单位不得修改招标文件的要求，不能遗漏或回避招标文件中必须回答的问题，更不能提出任何附带条件。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出明确回答。

　　3、真实有效

　　投标文件中阐述的内容、提供的证明材料必须真实可靠，客观反映投标人的情况，不得弄虚作假，必须遵守有关的国家法律、法规和条例。

　　4、统筹考虑

　　投标文件的内容可能牵涉到技术、经济、资信等各方面的问题，因此，投标人要组织相关部门的人员分头编制。同时，整个投标文件的内容应保持一致性和贯彻性，投标书按统一格式书写。

　　5、合理设置文档

　　一份完整合格的投标文件，不仅要有详实的内容，也要有封面、目录、页眉、页脚等，且在页面安排、标题设置、图表说明的字体、字号、色彩的运用上合理得体，既符合项目的严谨性，又要体现自己的特色。在编制技术标书过程中，应避免因偏离要求而影响技术评分，或指标过优而抬高了报价，影响开标结果。而对于用户较为重视的指标，则可以适当地加以优化，并在投标文件相应的部分，加以详细的描述，以引起招标方在评标时的兴趣和重视，有利于争取中标。

　　四、确定投标价格时要注意的几个问题

　　在国际公开招标的情况下，一般来说，按照招标文件规定的评标因素评估的最低价格的投标，即为中标。因此，投标价格是影响评标的关键因素，在确定报价时，应注意以下几个方面：

　　1、在确定报价时，应与业主或建设单位采取双方坦诚相待的原则。很多物业管理企业参加公开招标的经验不足，往往存在侥幸心理，或者希望在价格上留一手，赚取高额利润，或者企图以不合理的低价抢标，有些物业管理企业参与竞争只是为了扩大公司的对外影响，并不在乎企业效益问题，所以亏损也在所不惜。这些行为都是不正当的。投标物业管理企业应确定合理的利润比例，经过努力即使最终未能中标，也不会留有遗憾。

　　2、在确定报价时，要注意分析竞争对手的情况，一般来说，每个投标物业管理企业在作价时，都有自己的原则和规律，因此，在每次投标前，都要尽量摸清其他参与投标的对手的名单，搜寻以往在类似项目中该投标物业管理企业的投标价格，结合当时与现在其他因素的变化，分析测算对手在此次投标中的可能报价范围，从而为自己的最终报价提供参考。

　　3、在确定报价时，还要考虑可能影响中标后项目收益的一些因素，如原材料价格、人工费用、管理费用等，以确定最终的报价。

　　总之，在物业管理招投标过程中，要树立竞争意识、公德意识，除了依靠法律和行政手段规范外，还须倡导建立道德秩序。这种道德秩序就是重视信誉、注重企业形象、遵纪守法、公平参与，自觉抵制不正当竞争，将物业管理招投标引入法制化、规范化、科学化的轨道，保证我国物业管理事业的不断发展。

　　作者系中房集团北京物业管理有限公司总经理 文/邓乃鸿